Međunarodna arhivska konferencija „Tuzlanski ahrivski dani“, Tuzla, 27. i 28. septembar 2019. godine Tema: „Elektronski zapisi kao historijski izvori četvrte generacije – značaj, zaštita i korištenje“

1. mag. Aida Škoro Babić
viša savjetnica
Ministarstvo kulture RS,
Arhiv Republike Slovenije

2. Trenutno stanje u organima pravosuđa:
- Digitalizacija i informatizacija kancelarijskog
poslovanja
- Ujedinjavanje i standardizacija podatkovnih baza
- Automatizacija većeg dijela poslovanja.

3. Sa vidika korišćenja građe informatizacija
nudi nekoliko prednosti:
-Elektronička okolina nudi adekvatan sistem
za pohranu, bez obzira na količinu, dostup,
vrstu građe i bez obzira na metapodatke
koje sadrži.
Dokumenti su u dokumentnom sistemu – i
na taj način omogućavaju dostup do svakog
pojedinog dokumenta
-Digitalizacija građe u fizičkom obliku obavlja se prema
propisanim zahtjevima: po pitanju veličine, formata,
rezolucije, metapodataka.
- Korisnici mogu pretraživati i prema sadržaju
dokumenta (zahvaljujući OCR tehnologiji).
- Korisnici mogu pretraživati građu opcijom
pretraživanja punim tekstom.

4. Hibridna građa
European Community Model
Requirements Specification
for Electronic Records
Management (MoReq) kaže:
“Hibridni predmet je set povezanih elektroničkih i
fizičkih zapisa, koji su pohranjeni djelimično u
elektroničkom predmetu/datoteci u elektroničkom
sistemu upravljanja dokumentima i djelimično van
istog”.

5. Koji su izazovi pred nama?
Svakako moramo uzeti u obzir ISO standard, ISO
15489, koji se odnosi na autentičnost in
vjerodostojnost zapisa

6. Hibridna građa – primjer jednog ciklusa
digitalno/
elektronički
potpisan
Ured državnog tužilaštva
Primi digitalnu građu te istu naštampa
u papirnati format
U krivičnim predmetima
svi dokumenti moraju
biti u fizičkom obliku
Sud
MUP - policija
presuda

7. Analiza:
MUP - policija posluje samo elektronički.
Državno tužilaštvo
Posluje digitalno i sa fizičkom
građom.
Sudovi: posluju samo sa dokumentima u fizičkom obliku
(koristeći elektronički upisnik).
Svi su dokumenti pohranjeni pod brojem sudskog
predmeta.
tri različita stvaraoca: MUP-policijska stanica, Državno tužilaštvo
i sud.

8. Dodatne poteškoće
- tri stvaraoca nisu pod nadležnošću istog arhiva –
u jednom predmetu
- slovenački arhivi su samostalni organi – tako u
organizacionom smislu kao stručnom i koji
valorizaciju obavljaju samostalno

9. Ključna pitanja:
Koje od navedenih dokumenata
proglasiti arhivskim?
Kako možemo zagarantovati, da su
dokumenti u sudskom predmetu autentični,
ako su neki od njih originalno kreirani u
digitalnom obliku?
Gdje je zapravo original?

10. Međuarhivska radna grupa za oblast
pravosuđa (imenovao ministar):
• svi nadležni arhivisti iz svih
slovenačkih arhiva, koji su nadležni za
građu pravosuđa
•Ujedinjenje stavova
•Ujedinjenje principa valorizacije (sa
dodatnim lokalnim specifikama … )

11. • Do valorizacije i izdavanja pismenog uputstva
za selekcioniranje građe, se sa svom građom
postupa kao da ima značaj arhivske građe
(znači, ne smije biti promijenjena, izbrisana,
oštećena).
• Arhivska građa u Sloveniji ima status kulturnog
spomenika, a za oštećenje istog zaprijećena je
zatvorska kazna do 8 godina

12. Usaglašeni postupci međuarhivske grupe
• Traži se način odlaganja zapisa odnosno
klasifikacioni plan.
• Traži se informacija, koji su dokumenti u
fizičkom obliku, a koji u papirantom.
• Traži se informacija, da li su svi dokumenti
uključeni u tom planu?

13. Važno:
• Uspostaviti komunikaciju sa
najodgovornijim funkcionerima
kod stvaraoca
• Obrazovanje zaposlenih kod
stvaraoca – pravilno numerisanje
na osnovu klasifikacionog plana
(bez obzira na oblik dokumenta:
bio on u digitalnom obliku ili
papirnatom),
• Opomenuti stvaraoca na zakonske
dužnosti

14. Aktivna saradnja sa stvaraocima na polju
arhivisanja:
- npr. aktivno učešće u obikovanju Državnotužilaškog
reda
- npr. učešće u projektu Vrhovnog suda e-pohrane
- npr. Državno odvjetništvo zaposlit će arhivistu – link
između nadležnog arhiva (arhiviste) i stvaraoca
- Notarska komora prije usposatvljanja dokumentnog
sistema mijenjat će pravilnik o poslovanju notara –
uključuje arhiviste po pitanju arhivisanja

15. Izazovi pred nama:
- Centralizacija poslovanja –
kreiranje jedinstvenih evidencija inače samostalnih organa
(evidencija predmeta više stvaralaca – primjer:evidencija
krivičnih predmeta svih okružnih i osnovnih sudova)
zajednička evidencija zahtijeva zajedničku
zbirku predmeta.
KO JE STVARALAC?
POTREBNO REDEFINIRATI OSNOVNE
ARHIVSKE POJMOVE
ILI UTICATI NA KANCELARIJSKO POSLOVANJE

16. NAJLJEPŠA HVALA
aida.skoro@gov.si