Diese Präsentation wurde erfolgreich gemeldet.
Wir verwenden Ihre LinkedIn Profilangaben und Informationen zu Ihren Aktivitäten, um Anzeigen zu personalisieren und Ihnen relevantere Inhalte anzuzeigen. Sie können Ihre Anzeigeneinstellungen jederzeit ändern.
Pedoman
Manajemen Relawan
Pedoman
Manajemen Relawan
( KS R - T S R )( KS R - T S R )
PEDOMAN
MANAJEMEN RELAWAN
(KSR-TSR)
PEDOMAN MANAJEMEN RELAWAN (KSR-TSR)
Edisi I, Jakarta: Oktober 2008
Hak cipta © Palang Merah Indonesia
PENGARAH
Dr. Hj. Ull...
i
DAFTAR ISI
Daftar Isi i
Kata Pengantar iii
BAB I. PENDAHULUAN 1
BAB II. SISTEM DAN STRUKTUR 13
BAB III. REKRUTMEN 19
BAB...
iii
erakan Palang Merah dan Bulan Sabit Merah sedunia merupakan suatu gerakan
yang memiliki tugas yang sangat luas dan ber...
Pedoman Manajemen Relawan
iv
“Pembinaan PMR & Relawan
berkaitan erat dengan
Pengembangan Organisasi”
(IFRC – Taking Volunt...
Pedoman Manajemen Relawan
v
VOLUNTEERISM
VOLUNTEERING
VOLUNTEER
“is an ancient and global phenomenon. Since the
beginning ...
Pedoman Manajemen Relawan
National Red Cross and Red Crescent Societies shall:
1. Provide a code of conduct approved by th...
Pedoman Manajemen Relawan
9. Ensure that volunteers' views and ideas are actively sought and acted upon at all stages of
p...
Pedoman Manajemen Relawan
1
BAB I
PENDAHULUAN
Gerakan PM/BSM adalah salah satu organisasi kemanusiaan yang terbesar di dun...
Pedoman Manajemen Relawan
2
A MEMBER is an individual who supports the Red Cross by paying a
membership fee and thus being...
Pedoman Manajemen Relawan
3
Hubungan Relawan dan Staf
Dua pertiga Perhimpunan Nasional di dunia melaporkan bahwa hubungan ...
Pedoman Manajemen Relawan
4
Bagi relawan- relawan muda, adalah penting untuk membangun hubungan kerja
dengan staf. Perspek...
Pedoman Manajemen Relawan
5
Apa Kata Mereka???
TSR
KSR
?Susah sekali mau bergabung dengan PMI
?Sudah mendaftar di PMI, tid...
Pedoman Manajemen Relawan
6
Manajemen Relawan PMI (KSR-TSR)
1. Siklus Manajemen Relawan PMI (KSR-TSR)
2. Tujuan Manajemen ...
Pedoman Manajemen Relawan
7
5. Sumber Dana untuk Manajemen Relawan PMI (KSR-TSR)
a. Keuangan dapat diperoleh dari :
?Palan...
Pedoman Manajemen Relawan
8
Rekrutmen
Siklus Kegiatan
?Meningkatkan jumlah Unit KSR dan
Kelompok TSR
?Meningkatkan jumlah ...
9
Pedoman Manajemen Relawan
?Kesiapan PMI Cabang untuk menerima
Relawan
?Pemberdayaan Ranting dalam rekrutmen
?Pemetaan pr...
Pedoman Manajemen Relawan
10
Pengembangan
Kapasitas
Siklus Kegiatan
?Memotivasi anggota Relawan PMI (KSR &
TSR) agar tetap...
11
Pedoman Manajemen Relawan
?Rancangan strategi pengakuan dan
penghargaan
?Data dampak pengakuan dan penghargaan
terhadap...
Pedoman Manajemen Relawan
12
Proses Pengembangan Manajemen PMR dan Relawan PMI (KSR-TSR)
Tahapan yang dilalui :
Nasional
Pedoman Manajemen Relawan
13
BAB II
SISTEM DAN STRUKTUR
A. Ketentuan Umum
Korps Sukarela di PMI Cabang adalah Unit-unit ya...
Pedoman Manajemen Relawan
14
B. Alur Pembinaan
Garis Instruksi
Garis Koordinasi
Pedoman Manajemen Relawan
15
Garis Instruksi
Garis Koordinasi
Pedoman Manajemen Relawan
16
C. Struktur Kepengurusan
?
?
Catatan :
Manajemen kepengurusan Unit diserahkan kepada masing-m...
Pedoman Manajemen Relawan
17
Catatan :
Jumlah Kelompok diserahkan kepada masing-masing Kepengurusan sesuai dengan
kebutuha...
Pedoman Manajemen Relawan
18
Pembina Relawan PMI (KSR-TSR)
Pembina Teknis KSR PMI
Adalah Pengurus PMI Cabang, PMI Daerah, ...
Pedoman Manajemen Relawan
19
BAB III
REKRUTMEN
Tantangan terbesar bagi PMI adalah untuk
memastikan terjadinya proses Rekru...
Pedoman Manajemen Relawan
20
B. Tahapan Perekrutan
Sebelum melakukan rekrutmen, hendaknya pelaku Manajemen Relawan PMI (KS...
Pedoman Manajemen Relawan
21
c. Remaja dan Pemuda (Umur 18-35)
Remaja dan Pemuda dapat menjadi Relawan dalam jangka pendek...
Pedoman Manajemen Relawan
22
Beberapa Perhimpunan Nasional membentuk tim khusus dan panitia untuk
mendeskripsikan dan memb...
Pedoman Manajemen Relawan
23
World Development Report tahun 2007 menyatakan bahwa di usia
tersebut adalah waktu yang tepat...
Pedoman Manajemen Relawan
24
Beberapa Perhimpunan Nasional memberlakukan metode tradisional dalam
melakukan rekrutmen, ant...
Pedoman Manajemen Relawan
25
8) Bersedia menghayati dan mengamalkan serta melakukan diseminasi
Prinsip-prinsip Dasar Gerak...
Pedoman Manajemen Relawan
26
Menanyakan pengalaman dan bagaimana kepuasan relawan dapat
memberikan petunjuk tentang kesesu...
Pedoman Manajemen Relawan
27
3
Materi orientasi untuk (KSR-TSR) memenuhi kurikulum yang meliputi:
Untuk memenuhi kurikulum...
Pedoman Manajemen Relawan
28
8. Memperoleh tanda penghargaan, tanda kehormatan PMI, dari pemerintah
maupun dari lembaga Na...
Pedoman Manajemen Relawan
29
6
Pengesahan Anggota Relawan
1. Pelantikan anggota Relawan PMI (KSR-TSR) dilakukan oleh Pengu...
Pedoman Manajemen Relawan
30
8
Perpindahan Anggota Relawan PMI (KSR-TSR)
1. Perpindahan anggota Relawan PMI (KSR-TSR) dari...
Pedoman Manajemen Relawan
31
BAB IV
PELATIHAN
Pelatihan merupakan proses pembekalan pengetahuan,
keterampilan dan sikap un...
Pedoman Manajemen Relawan
32
Pelatihan Relawan PMI (KSR-TSR) harus diarahkan pada upaya peningkatan
pengetahuan, sikap dan...
Pedoman Manajemen Relawan
33
Berikan dukungan kapanpun dimungkinkan dan selalu kaitkan kegiatan yang dilakukan
dengan pros...
Pedoman Manajemen Relawan
34
f. Tempat dan waktu Pelatihan ditentukan oleh Pengurus Cabang bersama– sama
dengan Unit KSR a...
Pedoman Manajemen Relawan
35
e. Untuk dapat mengikuti pelatihan spesialisasi, seorang anggota Relawan PMI
(KSR-TSR) wajib ...
Pedoman Manajemen Relawan
36
3. Pelatihan Pendukung/ Tambahan
PMI Cabang dapat menyelenggarakan materi tambahan yang dises...
Pedoman Manajemen Relawan
37
13
2. Pelatihan Spesialisasi
Pelatihan Bidang– bidang Spesialisasi yang telah dilakukan oleh ...
Pedoman Manajemen Relawan
38
16
E. Sertifikasi
1. Anggota Relawan PMI (KSR-TSR) yang telah lulus dalam kegiatan Pelatihan ...
Pedoman Manajemen Relawan
39
BAB V
PENUGASAN DAN MOBILISASI
Kegiatan Relawan telah menjadi Jantung Kehidupan Gerakan
Palan...
Pedoman Manajemen Relawan
40
I. Berdasarkan supervisi dibeberapa PMI Cabang Penugasan / Mobilisasi
Relawan dilaksanakan le...
Pedoman Manajemen Relawan
41
PMI
dalam pengembangan
program PSP,evaluasi, dll
dalam pengembangan
program kesiapsiagaan
PMI...
Pedoman Manajemen Relawan
42
Bagian penting dalam setiap operasi tanggap darurat adalah mobilisasi Relawan.
Tanpa relawan,...
Pedoman Manajemen Relawan
43
Sulitnya mendapatkan jumlah dan kategori Relawan yang tepat, konsisten, dan terkini,
terjadi ...
Pedoman Manajemen Relawan
44
Gaya dan Budaya Manajemen Relawan
Pada fase awal Operasi Tsunami, banyak delegasi dari bebera...
Pedoman Manajemen Relawan
45
Prosedur / informasi untuk mobilisasi Relawan
?Klarifikasi peran, tugas dan tanggung jawab re...
Pedoman Manajemen Relawan
46
?Hal ini menimbulkan semacam persaingan yang tidak sehat (sesama dan antar
Relawan) dan dalam...
Pedoman Manajemen Relawan
47
2. Kerelawanan SAAT Operasi Tanggap Darurat Bencana
Untuk memastikan Manejemen Relawan yang e...
Pedoman Manajemen Relawan
48
Apakah relawan telah diberi tugas yang jelas dan terinci?
Dalam respon tanggap darurat dibutu...
Pedoman Manajemen relawan
Pedoman Manajemen relawan
Pedoman Manajemen relawan
Pedoman Manajemen relawan
Pedoman Manajemen relawan
Pedoman Manajemen relawan
Pedoman Manajemen relawan
Pedoman Manajemen relawan
Pedoman Manajemen relawan
Pedoman Manajemen relawan
Pedoman Manajemen relawan
Pedoman Manajemen relawan
Pedoman Manajemen relawan
Pedoman Manajemen relawan
Pedoman Manajemen relawan
Pedoman Manajemen relawan
Pedoman Manajemen relawan
Pedoman Manajemen relawan
Pedoman Manajemen relawan
Pedoman Manajemen relawan
Pedoman Manajemen relawan
Pedoman Manajemen relawan
Pedoman Manajemen relawan
Pedoman Manajemen relawan
Pedoman Manajemen relawan
Pedoman Manajemen relawan
Pedoman Manajemen relawan
Pedoman Manajemen relawan
Pedoman Manajemen relawan
Pedoman Manajemen relawan
Pedoman Manajemen relawan
Pedoman Manajemen relawan
Pedoman Manajemen relawan
Pedoman Manajemen relawan
Pedoman Manajemen relawan
Pedoman Manajemen relawan
Pedoman Manajemen relawan
Pedoman Manajemen relawan
Pedoman Manajemen relawan
Pedoman Manajemen relawan
Pedoman Manajemen relawan
Pedoman Manajemen relawan
Pedoman Manajemen relawan
Pedoman Manajemen relawan
Pedoman Manajemen relawan
Pedoman Manajemen relawan
Pedoman Manajemen relawan
Pedoman Manajemen relawan
Pedoman Manajemen relawan
Pedoman Manajemen relawan
Pedoman Manajemen relawan
Pedoman Manajemen relawan
Pedoman Manajemen relawan
Pedoman Manajemen relawan
Pedoman Manajemen relawan
Pedoman Manajemen relawan
Pedoman Manajemen relawan
Pedoman Manajemen relawan
Pedoman Manajemen relawan
Pedoman Manajemen relawan
Pedoman Manajemen relawan
Pedoman Manajemen relawan
Pedoman Manajemen relawan
Pedoman Manajemen relawan
Pedoman Manajemen relawan
Pedoman Manajemen relawan
Pedoman Manajemen relawan
Pedoman Manajemen relawan
Pedoman Manajemen relawan
Pedoman Manajemen relawan
Pedoman Manajemen relawan
Pedoman Manajemen relawan
Pedoman Manajemen relawan
Pedoman Manajemen relawan
Pedoman Manajemen relawan
Pedoman Manajemen relawan
Pedoman Manajemen relawan
Pedoman Manajemen relawan
Pedoman Manajemen relawan
Pedoman Manajemen relawan
Pedoman Manajemen relawan
Pedoman Manajemen relawan
Pedoman Manajemen relawan
Pedoman Manajemen relawan
Pedoman Manajemen relawan
Pedoman Manajemen relawan
Pedoman Manajemen relawan
Pedoman Manajemen relawan
Pedoman Manajemen relawan
Pedoman Manajemen relawan
Pedoman Manajemen relawan
Pedoman Manajemen relawan
Pedoman Manajemen relawan
Pedoman Manajemen relawan
Pedoman Manajemen relawan
Pedoman Manajemen relawan
Pedoman Manajemen relawan
Pedoman Manajemen relawan
Pedoman Manajemen relawan
Pedoman Manajemen relawan
Pedoman Manajemen relawan
Nächste SlideShare
Wird geladen in …5
×

Pedoman Manajemen relawan

14.471 Aufrufe

Veröffentlicht am

Buku Pedoman Manajemen Relawan
Palang Merah Indonesia
2008

Veröffentlicht in: Leadership & Management
  • Als Erste(r) kommentieren

Pedoman Manajemen relawan

  1. 1. Pedoman Manajemen Relawan Pedoman Manajemen Relawan ( KS R - T S R )( KS R - T S R )
  2. 2. PEDOMAN MANAJEMEN RELAWAN (KSR-TSR)
  3. 3. PEDOMAN MANAJEMEN RELAWAN (KSR-TSR) Edisi I, Jakarta: Oktober 2008 Hak cipta © Palang Merah Indonesia PENGARAH Dr. Hj. Ulla Nuchrawaty Usman , MM Ketua Bidang Penguatan Sumber Daya PMR dan Relawan PENYUSUN Juliati Susilo PMI PUSAT Nur SalamAS PMI PUSAT Rina Utami PMI PUSAT Dheni Prasetyo PMI PUSAT DoddyAlfitra PMI PUSAT PujiAstuti PMI PUSAT Asep Mulyadi PMI PUSAT Endra Setyawan TSR Pengurus, Staf, Relawan dan PMR yang telah memberikan kontribusi terhadap Buku Manajemen PMR dan Relawan PMI (KSR-TSR) Marlina Suriawan PMI PUSAT Lita Sarana PMI PUSAT Aswi Nugroho PMI PUSAT Arifin Muh. Hadi PMI PUSAT Teuku Alaidinsyah,Ir, M.Eng PMI Daerah NAD Darusman, SH. PMI Daerah NAD Dhian Dharma Prayuda PMI Daerah NAD Zatul Fadli PMI Daerah NAD Rudi Surya Saputra PMI Daerah NAD Pratiwi Pangestu Harso PMR PMI Daerah NAD Yose Rizal Mochtar, SKM, M.Kes PMI Daerah Bengkulu Joni Saputra, SP. PMI Daerah Bengkulu Syaiful Ibrahim PMI Daerah Bengkulu Martini PMI Daerah Bangka Belitung Radmida Damam SH PMI Daerah Bangka Belitung Sofian PMI Daerah Bangka Belitung Mayang Puspita Bastian PMR PMI Daerah Bangka Belitung Patahila, SE. PMI Daerah Jambi Husin PMI Daerah Jambi Moh. Basir, H PMI Daerah Lampung I.S Bunari, MSc PMI Daerah Lampung Moeh. Halim PMI Daerah Lampung Suci Hady Surya Ginting, Drs, Msi PMI Daerah Sumatera Utara Ayzuin Nasution, Amd. PMI Daerah Sumatera Utara Edward Syamsuddin, Drs PMI Daerah Sumatera Utara Sri Endang Ropi Astusi, SH. PMI Daerah Sumatera Selatan Abdul Hamid , H, BA. PMI Daerah Sumatera Selatan Daryati, SPd. PMI Cabang Sumatera Selatan Nurhayati, SPd. PMI Daerah Sumatera Barat Azis Salim, SH. PMI Daerah Sumatera Barat Zulhardi Z. Latif, SH PMI Daerah Sumatera Barat Darmansyah, H, Drs PMI Daerah Riau Rosmawati, Hj, Dra, APT PMI Daerah Riau Amrina Ramli PMI Daerah Riau Akhyar PMI Daerah Riau Suwarna Sastramihardja, Drs, H PMI Daerah Jawa Barat Denny Chandrasyah, H PMI Daerah Jawa Barat Erlan Suherlan PMI Daerah Jawa Barat Dedi PMI Daerah Jawa Barat Syamsul Qomar, Drs, H PMI DKI Jakarta Suryalana, H PMI DKI Jakarta Rano Sumarno PMI DKI Jakarta Henri A. PMI DKI Jakarta Deni Nurdiana PMI DKI Jakarta Sulaeman PMR PMI DKI Jakarta Imam Triyanto, Dr PMI Daerah Jawa Tengah Wurí Widiyanti PMI Daerah Jawa Tengah Budi Purwanto PMI Daerah Jawa Tengah Moh. Santoso S.pd PMI Daerah Jawa Tengah Efi Riana PMR PMI Daerah Jawa Tengah Siswanto , Drs, S.pd PMI DI Yogyakarta Rustamaji PMI DI Yogyakarta Rahmat Arif Susilo PMI DI Yogyakarta Wasito Adi, H, SH PMI Daerah Jawa Timur Susilo Tondo Widodo PMI Daerah Jawa Timur Tri Mulyana PMI Daerah Jawa Timur Ani Rahmat PMI Daerah kalimantan Barat Adi sumariadi, ST PMI Daerah kalimantan Barat Beny Thanheri PMI Daerah kalimantan Barat David Sianipar, Dr PMI Daerah kalimantan Barat Mesdiono PMI Daerah kalimantan Timur Siwi Arianti, S.pd PMI Daerah kalimantan Timur Adief Mulyadi PMI Daerah kalimantan Timur Jumiati, Dra PMI Daerah kalimantan Timur Arnold Singarimbun, Dr PMI Daerah Kalimantan Tengah Tiel Jabar, Dr PMI Daerah Kalimantan Tengah Ane Yuliana PMI Daerah Kalimantan Tengah M. Ma'ruf Abdullah, , H,SH.,MM PMI Daerah Kalimantan Selatan Muhammad Aini. A, H PMI Daerah Kalimantan Selatan Ahmad Iqbal W, S.hut PMI Daerah Kalimantan Selatan Tjok. Gde Agung Adnjana, SMHK PMI Daerah Bali Budi Suharjo PMI Daerah Bali Taufan Kristanto PMI Daerah Bali Edy Suprayitno PMI Daerah Bali Misbahuddin Ahmad, M.S, Drs, H PMI Daerah Sulawesi Selatan Faizal Burhanuddin PMI Daerah Sulawesi Selatan Abd. Gafur, S.Pd, M.Pd PMI Daerah Sulawesi Selatan Fajar Bakri PMI Daerah Sulawesi Selatan Iswan Gani PMI Daerah Gorontalo Jusuf S. Puhi, S.Pd PMI Daerah Gorontalo Suwandi Musa PMI Daerah Gorontalo Lalu Hasbullah, Drs PMI Daerah NTB Agus, SE PMI Daerah NTB Jufri, SE PMI Daerah NTB Mathelda A. Parera PMI Daerah NTT CH. Amelia Maley PMI Daerah NTT Siti Samir PMI Daerah NTT Jamsir Nimu, Drs PMI Daerah Sulawesi Tenggara Syamsu Alam PMI Daerah Sulawesi Tenggara Kusmiranti PMI Daerah Sulawesi Tenggara Altin Mongi, Dr PMI Daerah Sulawesi Tengah Romus Kalaena, S.Pd PMI Daerah Sulawesi Tengah Fuad. A.Yado PMI Daerah Sulawesi Tengah Butje W.F Purukan, Drs PMI Daerah Sulawesi Utara Tommy Sampelan PMI Daerah Sulawesi Utara Irwan G. Lalegit PMI Daerah Sulawesi Utara Muhammad Husain Tjaone, H PMI Daerah Sulawesi Barat Dahlan P, Drs, MM PMI Daerah Sulawesi Barat Abdul Majid. S PMI Daerah Sulawesi Barat Dorkas PMR PMI Daerah Sulawesi Barat Samsuddin Senen, SE PMI Daerah Maluku Utara Fahri R. PMI Daerah Maluku Utara Anarti Fatmawati PMI Daerah Maluku Utara John Ruhulessin, DR PMI Daerah Maluku Felly De Fretes PMI Daerah Maluku Hans Maurits Nikijuluw PMI Daerah Maluku Editor : Juliati Susilo (Markas Pusat PMI) Dheni Prasetyo (Markas Pusat PMI) Desain & Layout : Fajar Bakri (PMI Daerah Sulawesi Selatan) Disusun atas dukungan : Federasi Palang Merah dan Bulan Sabit Merah Internasional (IFRC) Komite Palang Merah Internasional (ICRC) Palang Merah Jepang Palang Merah Jerman Palang Merah Amerika
  4. 4. i DAFTAR ISI Daftar Isi i Kata Pengantar iii BAB I. PENDAHULUAN 1 BAB II. SISTEM DAN STRUKTUR 13 BAB III. REKRUTMEN 19 BAB IV. PELATIHAN 31 BAB V. PENUGASAN DAN MOBILISASI 39 BAB VI. PENGEMBANGAN KAPASITAS 67 BAB VII. PEMANTAUAN DAN EVALUASI 75 BAB VIII. PENUTUP 79 Lampiran 81 82 Formulir Pendaftaran Relawan 84 Format buku Induk Panduan Arsip dan Keanggotaan KSR PMI 88 Contoh Buku Pencatatan Surat Masuk Unit KSR/ Kelompok TSR 88 Contoh Surat Permohonan Pembentukan KSR PMI Unit PT 89 Contoh Kerangka Laporan 90 Contoh Format Kerangka Acuan (TOR) sebuah kegiatan 91 Contoh Lembar Laporan Kegiatan Relawan 92 Contoh Surat Pengantar Pindah ke Cabang Lain 93 Contoh Surat Pengantar Pindah ke Unit KSR Lain 94 Contoh Rekapitulasi Data Base (Manual) 95 96 97 KTA dan Atribut 98-103 Jabaran tugas staf yang membidangi PMR & Relawan Alur Pelaporan Relawan PMI (KSR-TSR) 86 Contoh Format Buku Induk 87 Konsep proposal Contoh Rencana Kerja Surat-Surat Keputasan / Kerja sama 104 Form-form Kuesioner 111
  5. 5. iii erakan Palang Merah dan Bulan Sabit Merah sedunia merupakan suatu gerakan yang memiliki tugas yang sangat luas dan bervariasi khususnya di bidang kemanusiaan. Dalam melakukan tugas kemanusiaan gerakan ini memiliki Gkeunikan yaitu semua kegiatan utamanya dilakukan oleh relawan. Relawan menjadi tulang punggung kegiatan Palang Merah Indonesia, mulai dari yang masih muda dan belum memiliki pengetahuan sampai mereka yang sudah memiliki keahlian khusus dan sangat berpengalaman. Pengembangan kapasitas Sumber Daya Manusia dalam tubuh Palang Merah Indonesia tidak terlepas dari mengoptimalisasikan kemampuan dan peran relawan Palang Merah Indonesia. Oleh karena itu PMI Pusat menganggap sangat perlu adanya penyempurnaan Pedoman Relawan. Dalam Pedoman Manajemen Relawan (KSR-TSR) ini perlu dimasukkan unsur manajemen modern, termasuk pertimbangan perkembangan zaman dan teknologi. Pedoman Manajemen Relawan (KSR-TSR) ini diharapkan memberikan panduan dan arahan bagi seluruh jajaran PMI mulai dari Pusat sampai ke Ranting. Semua pengurus, staff maupun relawan harus memiliki pandangan dan visi yang sama mengenai kerelawanan. Kapasitas relawan yang baik akan memastikan peningkatan kualitas organisasi dan berjalannya roda organisasi dengan baik sehingga pada akhirnya diharapkan kapasitas dan kinerja PMI akan meningkat . Sebagai penutup yang perlu diingat bahwa buku ini hanya merupakan pedoman tertulis. Pelaksanaan dan keberhasilan pembinaan relawan sepenuhnya tergantung dari komitmen Pengurus dan kompetensi staf sebagai pelaksana, mengingat mereka inilah yang menjalankan kegiatan manajemen markas dan organisasi. Terima kasih kepada IFRC, ICRC, Japanese Red Cross, Danish Red Cross, German Red Cross, American Red Cross, yang telah memberikan masukan dan kontribusi sehingga buku pedoman ini akhirnya dapat diterbitkan. Terima kasih juga kepada pengurus dan staf PMI Daerah dan Cabang di seluruh Indonesia yang telah memberikan masukan, revisi, pengembangan dan finalisasi buku ini dalam berbagai kesempatan. Terima kasih juga kepada semua relawan PMI, baik dengan masukan, ide dan berbagai sumbangan lainnya dan khususnya bantuan yang terus menerus kepada kegiatan PMI. Jakarta, 26 Desember 2008 Pengurus Pusat PALANG MERAH INDONESIA Ketua Bidang Penguatan Sumber Daya PMR dan Relawan, Dr. Hj. Ulla Nuchrawaty Usman, MM KATA PENGANTAR
  6. 6. Pedoman Manajemen Relawan iv “Pembinaan PMR & Relawan berkaitan erat dengan Pengembangan Organisasi” (IFRC – Taking Volunteer Seriously) Banyak contoh yang dapat kita ambil. Namun kesimpulan secara keseluruhan tentang “Relawan” adalah: • Relawan saat ini, berhadapan pada dunia yang sedang berubah dengan pesat membuat mereka semakin paham, bukan hanya terhadap dunia, juga terhadap dirinya sendiri. Kepercayaan dan pandangan diri mereka cukup tinggi, mereka paham atas tanggung jawab juga haknya. Mereka ingin berkontribusi, dan mempunyai keinginan kuat untuk “dilihat”, “didengar” dan “diakui”. Mereka tidak ingin diperlakukan sebagai “warga kelas dua” dalam segala kegiatannya, apalagi dalam organisasi. Hal ini harus dijadikan pertimbangan kita. • Komitmen; dalam membina Relawan, Perhimpunan Nasional butuh bermacam metode untuk memperkuat kemampuannya dalam memandang sesuatu “dari kacamata Relawan”. Hal ini sangat penting terkait operasi darurat dimana Relawan cenderung mengalami ancaman tekanan mental dan fisik. • Budaya/ Manajemen organisasi yang lebih perhatian dibutuhkan dalam kedaan tertentu. Dalam hal ini, dibutuhkan integrasi yang lebih baik pada program pengembangan 'Relawan' sebagai Sumber Daya Manusia organisasi dan sebagai bagian integral dari Manajemen Sumber Daya Manusia, tidak hanya sebatas peraturan dan prosedur, tapi juga memberikan Relawan status yang lebih diakui sebagai bagian organisasi. Fakta ini sejalan dengan salah satu proses Key Actions of the 2006-2010 Federation of the Future yang menunjukkan kebutuhan “implementasi pendekatan yang sesuai terhadap manajemen sumber daya manusia, termasuk Relawan.” “IFRC, Volunteer Management Cycle”
  7. 7. Pedoman Manajemen Relawan v VOLUNTEERISM VOLUNTEERING VOLUNTEER “is an ancient and global phenomenon. Since the beginning of civilization, a fundamental human value has been people helping people, learning and actively participating in communities.” (Volunteerism and Legislation Gudance Note) Volunteering in the Red Cross and Red Crescent Movement is an activity that is: • Motivated by the free will of the person volunteering, and not by a desire for material or financial gain or by external social, economic or political pressure • Intended to benefit vulnerable people and their communities in accordance with the Fundamental Principles of the Red Cross and Red Crescent • Organized by recognized representatives of a National Red Cross or Red Crescent Society (Volunteering Policy) “A Red Cross or Red Crescent volunteer is a person who carries out volunteering activities for a National Red Cross or Red Crescent Society, occasionally or regularly” (Volunteering Policy) adalah fenomena global yang telah berlangsung sejak zaman dahulu. Sejak masa awal peradaban, nilai dasar kemanusiaan adalah saling menolong, pembelajaran dan partisipasi aktif dalam masyarakat. Definisi Ke-Relawan-an dalam Gerakan Palang Merah dan Bulan Sabit Merah adalah kegiatan yang: • Dilakukan secara sukarela, tanpa adanya keinginan untuk mendapatkan keuntungan materi maupun finansial serta tanpa adanya tekanan sosial, ekonomi maupun politik. • Mendatangkan manfaat bagi masyarakat rentan beserta lingkungannya sesuai dengan Prinsip- Prinsip Dasar Gerakan Palang Merah dan Bulan Sabit Merah Internasional. • Terorganisasi oleh Perhimpunan Nasional yang diakui. “Pengertian Relawan dalam lingkungan organisasi PMI adalah seseorang yang melaksanakan kegiatan kepalangmerahan baik secara tetap maupun tidak tetap sesuai dengan prinsip-2 dasar Gerakan Palang Merah dan Bulan Sabit Merah Internasional serta diorganisasikan oleh Palang Merah Indonesia (PMI).”
  8. 8. Pedoman Manajemen Relawan National Red Cross and Red Crescent Societies shall: 1. Provide a code of conduct approved by the national governing body that sets out the rights and responsibilities of both the National Society and its volunteers 2. Recruit volunteers for specific, explicitly described roles or tasks 3. Recruit volunteers on the basis of their commitment and potential 4. Actively seek to recruit volunteers irrespective of their race, ethnicity, sex, religious belief, disability, age 5. Ensure that there is appropriate participation of men and women in National Society volunteer programmes for effective and gender-sensitive delivery of services and activities 6. Provide appropriate training that will enable a volunteer to meet his or her responsibilities towards the Movement, the specific task or role they were recruited to carry out, and for any emergency response activity they may be asked to carry out 7. Provide appropriate equipment for the task or role they are asked to carry out 8. Reward and recognize volunteers whenever possible and appropriate, and provide appropriate personal development opportunities Perhimpunan Nasional harus: Menyediakan “Kode Perilaku yang disetujui Pengurus yang menyatakan Hak dan Kewajiban Perhimpunan Nasional dan Relawannya Merekrut Relawan untuk peran dan tugas yang spesifik Merekrut Relawan berdasarkan komitmen dan potensinya Secara aktif merekrut Relawan tanpa mempertimbangkan suku, etnis, jenis kelamin, keagamaan, keterbatasan tubuh, dan umur Memastikan adanya partisipasi seimbang antara Pria dan Wanita dalam Program Relawan untuk efektifitas pelayanan dan kegiatan yang sensitif -gender. Menyediakan pelatihan yang sesuai, sehingga Relawan dapat memenuhi peran dan tanggung jawabnya terhadap Gerakan, peran dan tugas spesifik untuk dijalankan, dan untuk kegiatan darurat apa saja mereka akan ditugaskan Menyediakan peralatan yang memadai untuk peran dan penugasan Relawan Menghargai dan mengakui Relawan, dan menyediakan kesempatan pengembangan diri 1 Mandat Kebijakan Relawan (IFRC Volunteering Policy) 1 IFRC,VolunteeringPolicy vi
  9. 9. Pedoman Manajemen Relawan 9. Ensure that volunteers' views and ideas are actively sought and acted upon at all stages of programme design, development, implementation and evaluation 10. Reimburse reasonable expenses incurred by volunteers in the course of carrying out approved volunteering tasks 11. Provide appropriate insurance protection for volunteers 12. Ensure that volunteering work does not substitute for, and lead to loss of, paid employment 13. Ensure that, when people need to be paid to perform a task or work, they are recognized as employees, contract workers or casual labour. As such, they should be covered and protected by any relevant employment legislation applicable, such as minimum wages, contract protection and other legal rights and responsibilities 14. Provide appropriate training and development opportunities for existing and potential governance volunteers 15. Seek to promote cooperation and partnerships with organizations in civil society and public and private sectors that encourage volunteering Memastikan bahwa pendapat Relawan dan idenya diperhatikan/ didengar pada proses perancangan, pengembangan, pelaksanaan, dan evaluasi program Mengganti pengeluaran yang dibutuhkan oleh Relawan dalam menjalankan tugasnya sesuai kesepakatan Menyediakan perlindungan asuransi untuk Relawan Memastikan bahwa kerja Relawan tidak menggantikan, dan mengarah/ mengerjakan fungsi staf Memastikan bahwa, saat seseorang ingin dibayar atas tugas/ pekerjaan yang dilakukan, mereka bukan Relawan tetapi termasuk kategori staf, pegawai kontrak atau buruh lepas. Implikasinya, mereka harus dilindungi oleh hukum ketenagakerjaan yang berlaku, seperti gaji minimum, perlindungan kontrak, serta Hak dan tanggung jawab yang legal Menyediakan kesempatan pelatihan dan pengembangan untuk Relawan yang ada dan mungkin menjadi Pengurus Memperhatikan untuk menjalin kerjasama dan jejaring dengan organisasi kemasyarakatan dan sektor swasta yang mendukung Kerelawanan. vii
  10. 10. Pedoman Manajemen Relawan 1 BAB I PENDAHULUAN Gerakan PM/BSM adalah salah satu organisasi kemanusiaan yang terbesar di dunia, terdapat 185 Perhimpunan Nasional yang diakui dan jaringan di masing- masing Negara mulai dari Provinsi (Daerah), Kabupaten/ Kota (Cabang) hingga Kecamatan (Ranting). Jangkauannya jauh melebihi organisasi manapun, tetapi mengalami kesulitan saat menunjukkan kapasitas. Jumlah Relawan dan jam kerja mereka tidak dapat memberikan gambaran yang utuh, tetapi memberikan dampak yang signifikan dalam menunjukkan kapasitas gerakan. Dalam organisasi kemanusiaan manapun, mempergunakan sumber daya dengan cara terbaik sangat diperlukan untuk dapat memberikan pelayanan terhadap masyarakat rentan sebanyak- banyaknya. Program Relawan seharusnya, se-efisien mungkin. Walaupun Relawan bekerja tanpa imbalan, sebuah program yang melibatkan Relawan tetap membutuhkan biaya. Analisa investasi Relawan adalah salah satu cara untuk mengidentifikasi kinerja Relawan terkait dengan sumber daya yang digunakan untuk implementasi sebuah program. Beberapa perhimpunan Nasional telah menjalankan cara yang sederhana dalam membina Relawan, meskipun belum mengarah pada kualitas; dampak program Relawan, atau nilai suatu program, memberikan arti dan dampak yang besar bagi masyarakat dibandingkan dengan anggaran yang dibelanjakan untuk mengembangkan Kerelawanan. Sejak 1999, Kerelawanan telah didiskusikan pada pertemuan General Assembly dan banyak konferensi regional. Sejumlah keputusan dan komitmen telah dihasilkan. Diantara keputusan yang dilaksanakan adalah pembentukan Kelompok Kerja Kerelawanan dan masalah Kerelawanan sebagai poin penting dalam Kepengurusan. Staf yang membidangi Relawan memegang peranan penting dengan tanggung jawab dalam rekrutmen, wawancara, orientasi, melatih, memilih sesuai kompetensi, menugaskan, supervisi, evaluasi, pengakuan dan penghargaan Relawan. Mereka harus mengerti dan mengapresiasi Gerakan. Mereka harus berpengalaman dalam Manajemen Sumber Daya Manusia, tahu bagaimana bekerja dengan berbagai individu dan kelompok, dilatih dalam Manajemen Program dan kompeten dalam prinsip dasar marketing. Jelasnya, staf yang membidangi Relawan membutuhkan pelatihan yang sesuai. Sementara pelatihan Relawan adalah hal yang biasa, pelatihan untuk staf yang membidangi Relawan merupakan hal yang relatif baru di banyak PMI Daerah. Seiring adopsi “Kebijakan Relawan” dan “Manajemen Relawan”, banyak penyesuaian dan pengembangan harus dilakukan. Tetapi beberapa PMI Daerah dan Cabang bahkan tidak mempunyai staf yang membidangi Relawan. Ada kebutuhan simultan di PMI Daerah dan Cabang karena pada saat yang sama mereka harus menangani relawan sementara kondisi saat ini pengurus daerah dan pengurus cabang sedang dalam proses membangun struktur untuk menguatkan manajemen. Staf yang membidangi Relawan membutuhkan pelatihan yang sesuai.
  11. 11. Pedoman Manajemen Relawan 2 A MEMBER is an individual who supports the Red Cross by paying a membership fee and thus being registered as such. He/she regularly renews such membership on an annual basis but has no interest and/or time to get involved in the actual activities of the national society. ANGGOTA adalah individu yang mendukung PM/BSM dengan membayar iuran keanggotaan dan terdaftar sebagai anggota. Dia secara regular memperbaharui keanggotaannya setiap tahun tetapi tidak mempunyai ketertarikan/ atau waktu untuk terlibat dalam kegiatan aktual organisasi. (Volunteering in Emergencies) A VOLUNTEER is an individual who does not have to be a member or a donor but instead; he/she makes a contribution to the national society's work through giving his/her time and expertise for voluntary service. A volunteer can simultaneously choose to be a member. RELAWAN adalah individu yang tidak harus menjadi anggota atau donor; dia berkontribusi terhadap organisasi dengan memberikan waktu dan keahliannya untuk pelayanan kerelawanan. Seorang Relawan dapat memilih untuk menjadi anggota. (Volunteering in Emergencies) A PAID STAFF is a person who has signed a contract -subject to labour law- for a paid work in a specific Red Cross Red Crescent activity, for a regular number of hours per day. STAF adalah orang yang menandatangani kontrak, terkait peraturan ketenagakerjaan, untuk mengerjakan tugas spesifik dalam kegiatan Palang Merah Bulan Sabit Merah, terhitung dengan jumlah jam dalam satu hari. (Volunteering in Emergencies)
  12. 12. Pedoman Manajemen Relawan 3 Hubungan Relawan dan Staf Dua pertiga Perhimpunan Nasional di dunia melaporkan bahwa hubungan antara Relawan dan staf merupakan sebuah tantangan. Dalam Negara berkembang, terdapat banyak permasalahan terkait pendapatan keuangan untuk membayar staf. Di Negara lain, jumlah staf yang terlalu sedikit dapat menjadi masalah bila dibandingkan dengan program dan pelayanan yang harus dilakukan. Kalimat yang mengganggu adalah; “staf tidak dapat menuntut Relawan”, “staf diperlakukan seperti pesuruh”, “Relawan tidak dihargai”, “Relawan bila tidak dikendalikan dapat menjadi masalah”, sehingga “harus ada kejelasan antara kebijakan dan kegiatan” (tugas, dan tanggung jawab Staf dan Relawan) yang menunjukkan klarifikasi fungsi Staf dan Relawan. Lebih jauh, PMI harus menyadari pentingnya perencanaan bersama yang menyesuaikan pandangan Relawan dan Staf untuk menjaga keseimbangan tanggung jawab, serta membangun “semangat kebersamaan”. Relawan dan Staf idealnya menjadi tim dimana setiap orang yang terlibat berkomitmen terhadap tujuan organisasi dan kegiatan yang direncanakan, dilaksanakan dan dievaluasi. Budaya Organisasi menggambarkan suasana dalam lingkungan kerja yang ditentukan oleh gaya kepemimpinan dari Pengurus dan Staf. ?Meningkatkan kualitas pelayanan, dan membantu pengembangan program di masyarakat ?Sebuah penghargaan saat Relawan diberi kesempatan untuk berperan dalam pengembangan organisasi. ?Relawan merasa waktu yang diberikan sangat berharga untuk organisasi, namun terkadang tatanan Manajemen belum siap untuk “membina” relawan. ?Dapat memilih untuk terus bersama atau meninggalkan organisasi. ?Terkait dengan Program dan Pelayanan yang ada. ?Bekerja bersama staf dalam tim ? ? ? ?Mengerjakan tugas- tugas yang terkait dengan manajemen ?Terikat dengan kontrak atau aturan kepegawaian yang berlaku sesuai dengan lingkup kerja dan jabaran tugas. ?Kejelasan jabaran tugas, “keamanan kerja”, menjadi motivasi yang kuat. ?Menjabarkan kebijakan- kebijakan organisasi ke dalam bentuk program ?Memberikan saran dan pendapat terkait pengembangan organisasi kepada pengurus ?Penentu kebijakan- kebijakan dan pengembangan organisasi ?Memastikan keberlangsungan hidup organisasi melalui pengembangan sumber daya ?Mendengarkan dan tanggap terhadap usulan dari staf dan relawan ?Memberikan evaluasi terhadap pencapaian target suatu Program (Penerima manfaat, pelaksana, dan efektifitas pelaksanaan RELAWAN STAF PENGURUS
  13. 13. Pedoman Manajemen Relawan 4 Bagi relawan- relawan muda, adalah penting untuk membangun hubungan kerja dengan staf. Perspektif relawan akan berkembang dari Idealis kearah Realistis. Hal ini dapat terjadi apabila staf dapat memberikan pandangan dalam analisa dan evaluasi lingkungan yang demokratis. Mengekang kegiatan relawan akan menutup komunikasi dan membangun perlawanan. Kepercayaan diri para relawan- relawan muda sangat dipengaruhi oleh keterlibatan mereka dalam kegiatan- kegiatan dimana mereka bebas untuk belajar dan berkembang. Sinergi, dimana efek hasil kerja tim lebih besar dari efek hasil kerja individual. Kerja tim akan menghasilkan semangat kebersamaan dan pengakuan. Hal ini dapat terjadi pada saat setiap kegiatan Relawan maupun Staf, berkontribusi terhadap pencapaian misi organisasi. Memastikan bahwa pembagian tugas untuk semua posisi Relawan dan Staf memperhatikan kesempatan peran dan tanggung jawab Relawan dan Staf untuk mencapai tujuan dalam berbagai prioritas organisasi. Konsultasi dan dialog yang harmonis antara Relawan dan Staf dapat terjadi apabila dipengaruhi oleh keputusan yang proaktif, bukan solusi yang reaktif. Permasalahan atau isu terkait pembentukan lingkungan yang menjamin penghargaan terhadap relawan Kesepakatan kerja yang realistis Anggota Biasa dapat bergabung dalam wadah Korps Sukarela (KSR) atau menjadi Tenaga Sukarela (TSR). (AD/ART PMI) Korps Sukarela - ? ? ? ? Definisi Adalah kesatuan di dalam perhimpunan PMI, yang merupakan wadah kegiatan atau wadah pengabdian bagi Anggota Biasa PMI yang menyatakan diri dan memenuhi syarat menjadi anggota KSR PMI - Usia 18 – 35 Tahun - Pembekalan Pengetahuan dan Keterampilan; Orientasi Pelatihan Dasar (120 jam) Pelatihan Spesialisasi Pelatihan Pendukung Tenaga Sukarela - Definisi Adalah individu yang secara sadar dan sukarela mendaftarkan diri sebagai Anggota Biasa PMI untuk berperan aktif dalam memperkuat manajemen pengembangan organisasi dan pelayanan kepalangmerahan sesuai keahlian yang dimiliki. - Usia 18 Tahun – Tak terbatas - Pembekalan Pengetahuan dan Keterampilan; Orientasi Pelatihan dasar sesuai Spesialisasi yang akan diambil Pelatihan Spesialisasi Pelatihan Pendukung ? ? ? ?
  14. 14. Pedoman Manajemen Relawan 5 Apa Kata Mereka??? TSR KSR ?Susah sekali mau bergabung dengan PMI ?Sudah mendaftar di PMI, tidak pernah dihubungi lagi oleh PMI/dimanfaatkan ?Saya tidak tahu harus berbuat apa… ?Hak dan kewajibannya tidak dijelaskan ?Pengurus dan staf tidak terbuka dan relawan merasa terbebani ?Mau ketemu staf di PMI Cabang tidak ada ?Terlalu “Birokrasi” ?Kalau diberi proposal, jawabnya selalu; “PMI tidak punya uang…, tanpa penjelasan lebih lanjut” ?Tidak pernah ditugaskan setelah dilantik ?Pelatihannya tidak standar, terlalu keras/militeristik ?Tidak mampu menyediakan pelatih/fasilitator yang memadai ?Meminta bayaran untuk pelatih/fasilitator pada kegiatan DIKLATSAR atau kegiatan lainnya
  15. 15. Pedoman Manajemen Relawan 6 Manajemen Relawan PMI (KSR-TSR) 1. Siklus Manajemen Relawan PMI (KSR-TSR) 2. Tujuan Manajemen Relawan PMI (KSR-TSR) 3. Hasil yang diharapkan dari Manajemen Relawan 4. Pelaksana Manajemen Relawan PMI (KSR-TSR) Memberikan pemahaman mengenai proses yang terintegrasi dan berkesinambungan dari mulai Rekrutmen, Pelatihan, Penugasan, Pengakuan & Penghargaan, serta Pemantauan & Evaluasi dalam setiap tahapan siklus pembinaan Relawan PMI (KSR-TSR). ? Meningkatnya kuantitas Relawan PMI (KSR-TSR) dan kualitas Pembinaan Relawan PMI (KSR-TSR), yang dilaksanakan oleh PMI di semua tingkatan (Ranting, Cabang, Daerah, dan Pusat). ? Pengakuan dan Penghargaan “Relawan PMI (KSR-TSR) sebagai Tulang Punggung Organisasi” Pembinaan dan pengembangan Relawan PMI (KSR-TSR) dilaksanakan oleh Pengurus dan Staf PMI di masing- masing tingkatan dan pihak- pihak terkait. ?Relawan memberikan nilai tambah bagi Perhimpunan Nasional dalam banyak aspek, namun nilai tambah ini sering terabaikan. ?Banyak orang berpikiran bahwa Kerelawanan adalah alternatif murah untuk menjalankan fungsi staf, tapi Relawan dapat menawarkan nilai yang jauh lebih besar, kualitas dan kesempatan daripada staf. ?Kerelawanan harus dipandang tidak sebagai alternatif yang menggantikan staf, juga sebaliknya. ?Relawan dan Staf saling melengkapi: yang satu akan meningkatkan nilai dan kekuatan yang lain
  16. 16. Pedoman Manajemen Relawan 7 5. Sumber Dana untuk Manajemen Relawan PMI (KSR-TSR) a. Keuangan dapat diperoleh dari : ?Palang Merah Indonesia ?Instansi/ Perguruan Tinggi/ Organisasi/ Lembaga yang bersangkutan. ?IuranAnggota KSR-TSR PMI. ?Sumbangan pihak lain yang sifatnya tidak mengikat. ?Usaha-usaha lain yang tidak bertentangan dengan Prinsip Dasar Gerakan Palang Merah dan Bulan Sabit Merah Internasional serta ketentuan organisasi PMI. b. Pengelolaan keuangan harus di pertanggungjawabkan kepada: ?Anggota Relawan PMI (KSR-TSR) ?Pengurus PMI Cabang ?Instansi/ Perguruan Tinggi/ Organisasi/ Lembaga yang bersangkutan. Tantangan untuk PMI (Pusat-Daerah-Cabang) Tantangan yang telah diidentifikasi dalam melaksanakan Manajemen Relawan: 1. Masyarakat yang belum memahami Gerakan Palang Merah dan Bulan Sabit Merah 2. Kurangnya pemahaman mengenai Kerelawanan dan sensitif gender 3. Terbatasnya kapasitas dan sumber daya organisasi. Beberapa Perhimpunan Nasional di banyak wilayah dipandang masyarakat sebagai organisasi pemerintah, elit, kuno atau fokus pada tanggap darurat, melakukan rekrutmen hanya kepada segmen tertentu di masyarakat. Beberapa Perhimpunan Nasional mempunyai kapasitas terbatas untuk menerima pembaharuan, keterbukaan terhadap kelompok yang berbeda sangat bervariasi. Kurangnya sumber daya finansial dan strategi rekrutmen, lemahnya struktur dan kondisi geografis, kadang- kadang menyulitkan (persyaratan) untuk orang yang ingin menjadi Relawan sehingga membatasi rekrutmen dan keragaman Relawan. Situasi keamanan dan kebudayaan di beberapa Negara, seperti Afghanistan, menolak Relawan Wanita. Di Afrika, kemiskinan berarti kebanyakan Relawan adalah pemuda dan tidak punya pekerjaan, dan insentif keuangan menjadi masalah. Teknologi modern, asosiasi profesi/ keahlian, tradisi Kerelawanan lokal dan populasi yang termarginalisasi tetap menjadi sumber daya yang belum tersentuh. Tingginya partisipasi wanita dalam program- program sangat kontras dengan tingginya partisipasi pria dalam kepengurusan di beberapa Perhimpunan Nasional. (IFRC – Taking Volunteers Seriously) Relawan adalah Tulang Punggung Organisasi
  17. 17. Pedoman Manajemen Relawan 8 Rekrutmen Siklus Kegiatan ?Meningkatkan jumlah Unit KSR dan Kelompok TSR ?Meningkatkan jumlah anggota KSR dan TSR ?Analisa Kebutuhan Relawan sesuai dengan program pelayanan PMI ?Promosi dan publikasi ditingkat Pusat, Daerah, dan Cabang ?Perekrutan Unit KSR dan Kelompok TSR oleh PMI Cabang ?Perekrutan anggota KSR dan TSR oleh PMI Cabang beserta Unit KSR dan Kelompok TSR ?Orientasi Relawan PMI (KSR & TSR) ?Pelantikan oleh PMI Cabang ?Pendataan dan pelaporan oleh PMI Cabang, Daerah, & Pusat Bagaimana cara melakukanMengapa Orientasi/ Pelatihan Meningkatkan kualitas dan keterampilan anggota Relawan Penugasan/ Mobilisasi ?Melibatkan anggota Relawan PMI (KSR & TSR) untuk mendukung peningkatan kapasitas organisasi dan pelayanan PMI ?Karya dan bakti anggota Relawan PMI (KSR-TSR) di masyarakat ?Pendataan dan pelaporan Relawan (termasuk Pembina PMR) yang mempunyai kapasitas sebagai pelatih dan fasilitator oleh PMI Pusat , Daerah , dan Cabang ?Pelatihan pelatih dan fasilitator oleh PMI Daerah atau Cabang ?Penugasan pelatih dan fasilitator untuk memenuhi kebutuhan unit - unit KSR dan Kelompok TSR oleh PMI Cabang ?Memfasilitasi Pelatihan KSR oleh PMI Cabang dan unit KSR ?Program terintegrasi antara Bidang PMR- Relawan dengan Pelayanan (PB dan Kesehatan) serta Kapasitas Organisasi (Organisasi dan Komunikasi) untuk mengidentifikasi jenis kegiatan yang dapat dilakukan Relawan PMI (KSR-TSR) untuk mendukung program-program tersebut. ?Dilakukan ditingkat Pusat, Daerah, dan Cabang ?Pelibatan Relawan dalam pembinaan & pengembangan anggota remaja PMI ?Rancangan kegiatan pelayanan oleh Unit KSR dan Kelompok TSR, yang dikoordinir PMI Cabang ?Pelaksanaan kegiatan pelayanan oleh unit KSR dan Kelompok TSR di PMI Cabang ?Pendataan dan pelaporan kegiatan Pelayanan dan penugasan TABEL PEMBINAAN & PENGEMBANGAN RELAWAN
  18. 18. 9 Pedoman Manajemen Relawan ?Kesiapan PMI Cabang untuk menerima Relawan ?Pemberdayaan Ranting dalam rekrutmen ?Pemetaan program pelayanan PMI ?Menganalisa jumlah relawan aktif dan kebutuhan Relawan sesuai program pelayanan PMI ?Pemetaan Perguruan Tinggi, Perusahaan, dan kelompok- kelompok potensial di masyarakat ?Rancangan strategi perekrutan ?Media serta metode promosi dan publikasi ?Tim promosi dan publikasi yang terdiri dari pengurus, staff, anggota relawan ?Kerangka acuan, Media promosi dan publikasi ?Formulir pendaftaran ?Data program pelayanan PMI yang ada dan rencana ?Data Relawan Aktif dan Pasif, serta jumlah dan spesialisasi yang dibutuhkan terkait program pelayanan PMI ?Data Perguruan Tinggi, Perusahaan, dan kelompok potensial di masyarakat yang mungkin bergabung menjadi Relawan ?Data peningkatan jumlah Relawan PMI ?Adanya Database Relawan yang selalu actual dan “Up to date” Apa yang diperlukan Apa yang dicapai ?Pelatihan sesuai standarisasi pelatihan PMI dan kebutuhan pelayanan yang ada ?Data jumlah serta kebutuhan pelatih dan fasilitator untuk PMI dan unit KSR/Kelompok TSR ?Standariasasi pelatihan ?Kurikulum pelatihan ?Panduan fasilitator ?Media dan metode pelatihan ?Rencana tindak lanjut paska pelatihan ?Pemantauan dan Evaluasi ?Pelatihan Dasar & Spesialisasi bagi Relawan PMI (KSR & TSR) sesuai minat, kompetensi, dan kebutuhan program PMI ?Meningkatnya Keterampilan anggota Relawan PMI dalam melakukan pelayanan ?Adanya pemetaan kompetensi Relawan PMI (KSR & TSR) yang actual ?Kerangka acuan ?Forum Relawan PMI ?Pendekatan Youth Centre ?Program kerja PMI ?Data kegiatan pelayanan dan penugasan ?Mekanisme penugasan Relawan ?Pencatatan kegiatan masing- masing individu Relawan ?Pemantauan dan Evaluasi ?Kegiatan penugasan yang mendukung program pelayanan PMI dan kapasitas organisasi ?Relawan PMI “Terdepan” dalam melaksanakan tugas- tugas PMI “Back to Basic”
  19. 19. Pedoman Manajemen Relawan 10 Pengembangan Kapasitas Siklus Kegiatan ?Memotivasi anggota Relawan PMI (KSR & TSR) agar tetap bersama dengan PMI ?Memberikan rasa bangga dan kesadaran akan kualitasnya dalam berperan untuk kemanusiaan ?Meningkatkan kepercayaan diri dan komitmen ?Meningkatkan kualitas kegiatan kepalangmerahan ?Pendataan dan pelaporan terkait prestasi dibidang perekrutan, pelatihan, dan Tri Bakti oleh PMI Pusat, Daerah, Cabang, dan unit KSR / Kelompok TSR ?Identifikasi jenis serta cara penghargaan dan pengakuan oleh PMI Pusat, Daerah, dan Cabang ?Pemberian pengakuan dan penghargaan Bagaimana cara melakukanMengapa Pemantauan & Evaluasi ?Mengukur pencapaian dalam proses pembinaan dan pengembangan Relawan, sehingga menghasilkan usulan untuk perubahan atau perbaikan. ?Fungsi yang melekat diseluruh tahapan siklus Manajemen Relawan PMI Jejaring & Kerjasama ?Meningkatkan kerjasama untuk mendapatkan hasil pembinaan dan pengembangan Relawan PMI (KSR-TSR) yang lebih baik ?Pembentukan tim pemantauan dan evaluasi yang terdiri dari pengurus, staf, anggota relawan, dan PMR baik ditingkat Pusat, Daerah, dan Cabang ?Identifikasi kelompok sasaran, metode, media pemantauan dan evaluasi ?Pembentukan tim jejaring dan kerjasama yang terdiri dari unsur pengurus, staf, anggota Relawan, PMR. ?Identifikasi kelompok potensial yang akan dijajaki dalam jejaring dan kerjasama ?Mengembangkan metode, media jejaring dan kerjasama
  20. 20. 11 Pedoman Manajemen Relawan ?Rancangan strategi pengakuan dan penghargaan ?Data dampak pengakuan dan penghargaan terhadap pencapaian tujuan ?Piagam, sertifikat, pin ?Pemantauan dan evaluasi ?Pengakuan dan Penghargaan PMI terhadap anggota Relawan PMI ?Peningkatan komitmen dan motivasi Relawan ?Peningkatan citra Relawan PMI Apa yang diperlukan Apa yang dicapai ?Rancangan sistem pemantauan dan evaluasi ?Kerangka acuan ?Metode dan media Pemantauan dan Evaluasi untuk setiap kegiatan ?Rekomendasi pembinaan dan pengembangan Relawan PMI (KSR-TSR) ?Peningkatan kualitas pembinaan dan pengembangan Relawan PMI (KSR-TSR) ?Kerangka acuan ?Data pihak potensial/Kelompok potensial untuk berjejaring dan bekerjasama ?Adanya Kesepakatan bersama ?Meningkatnya kualitas dan kinerja PMI ?Terjalinnya komunikasi dan koordinasi (vertical dan horizontal) di setiap jajaran PMI
  21. 21. Pedoman Manajemen Relawan 12 Proses Pengembangan Manajemen PMR dan Relawan PMI (KSR-TSR) Tahapan yang dilalui : Nasional
  22. 22. Pedoman Manajemen Relawan 13 BAB II SISTEM DAN STRUKTUR A. Ketentuan Umum Korps Sukarela di PMI Cabang adalah Unit-unit yang dapat dibentuk di: 1. Lingkungan Markas Cabang disebut KSR PMI Unit Markas Cabang. 2. Lingkungan Perguruan Tinggi/ Lembaga Pendidikan disebut UKM Kepalangmerahan/ KSR PMI Unit Perguruan Tinggi. 3. Lingkungan Instansi/ perusahaan disebut KSR PMI unit perusahaan/instansi. 4. Lingkungan masyarakat umum disebut KSR PMI unit kelompok masyarakat. 5. Jumlah anggota KSR PMI Unit minimal 15 orang. 6. Bila tidak/ belum (dalam proses pembentukan) memenuhi jumlah minimal, pembinaan dilakukan langsung di PMI Cabang. Tenaga Sukarela 1. Anggota Biasa dan Anggota Luar Biasa PMI yang memiliki keterampilan/ keahlian khusus yang dapat dimanfaatkan untuk menunjang kegiatan PMI dapat menjadi Tenaga Sukarela (TSR). 2. Anggota TSR PMI dikelompokkan sesuai dengan keahlian/ keterampilan yang dimiliki, misalnya : catatan :Sibat, RKD adalah sebutan Relawan di Desa untuk kepentinganProgram namun sesungguhnya mereka adalah anggota TSR 3. Untuk mempermudah koordinasi, anggota- anggota TSR dapat membentuk kepengurusan yang dipimpin oleh seorang koordinator, membawahi masing- masing kelompok yang ada. Pelayanan Kesehatan Dokter, Paramedis, Psikolog, Bidan, Sanitarian, Ahli Gizi, dll. Pendidik Guru, Dosen, Tokoh Agama, dll. Komunikasi dan Informasi dan Relasi Publik Wartawan, Penterjemah, Reporter/Presenter, Komputer, Desain, IT, dll. Ekonomi Pengusaha, Akuntan, Banker, dll. Seniman Penyanyi, Pemain Film, Pemusik, Penari, dll. Keahlian khusus Penjahit, Supir, Montir, Juru Masak/ Tata Boga, Tukang Kayu, dll. Profesi Pengacara, Ahli Hukum, Diseminator, Insinyur, dll. Di Masyarakat Kelompok Keahlian/Profesi Relawan di Desa, Perusahaan, Pabrik, Institusi
  23. 23. Pedoman Manajemen Relawan 14 B. Alur Pembinaan Garis Instruksi Garis Koordinasi
  24. 24. Pedoman Manajemen Relawan 15 Garis Instruksi Garis Koordinasi
  25. 25. Pedoman Manajemen Relawan 16 C. Struktur Kepengurusan ? ? Catatan : Manajemen kepengurusan Unit diserahkan kepada masing-masing Unit sesuai dengan kebutuhan, dengan ketentuan tidak melanggar struktur yang telah ada. Seksi : Pelayanan, Organisasi, Komunikasi, (menyesuaikan dengan struktur markas) STRUKTUR KEPENGURUSAN UNIT-UNIT KSR PEMBINA KSR PEMBINA TEKNIS KSR KETUA KSR WAKIL KETUA KSR SEKRETARIS BENDAHARA SEKSI SEKSI SEKSI SEKSI A N G G O T A Garis Instruksi Garis Koordinasi
  26. 26. Pedoman Manajemen Relawan 17 Catatan : Jumlah Kelompok diserahkan kepada masing-masing Kepengurusan sesuai dengan kebutuhan, dengan ketentuan tidak melanggar struktur yang ada. STRUKTUR KEPENGURUSAN TENAGA SUKARELA PEMBINA TSR KOORDINATOR WAKIL KOORDINATOR SEKRETARIS BENDAHARA KELOMPOK KELOMPOK KELOMPOK KELOMPOK A N G G O T A Garis Instruksi Garis Koordinasi
  27. 27. Pedoman Manajemen Relawan 18 Pembina Relawan PMI (KSR-TSR) Pembina Teknis KSR PMI Adalah Pengurus PMI Cabang, PMI Daerah, PMI Pusat yang membidangi Relawan dan atau seseorang yang ditunjuk oleh Ketua PMI Cabang, Daerah, Pusat, sebagai pengarah kebijakan pembinaan Relawan. Adalah Pejabat Instansi di Perguruan Tinggi/ Universitas setempat yang ditunjuk oleh Pembina KSR PMI dengan diberi wewenang dan tanggung jawab untuk melakukan pembinaan teknis operasional Unit KSR. 1. Melegitimasi kehadiran Unit KSR atau kelompok TSR di Kampus/ Lembaga/ Instansi/ Perusahaan selama tidak bertentangan dengan ketentuan organisasi PMI dan ketentuan kelembagaan. 2. Dukungan sarana prasarana 3. Alokasi dana pembinaan 4. Dukungan program 5. Narasumber Fasilitator 6. Membangun jaringan kemitraan 7. Koordinasi yang baik dengan PMI 8. Memberi Penghargaan dan pengakuan D. Peran Pihak Terkait (Perguruan Tinggi/ Lembaga/ Instansi/ Perusahaan) Anggota KSR-TSR PMI dapat bersama – sama membentuk Forum Komunikasi Relawan, dengan difasilitasi oleh PMI Cabang, Daerah dan Pusat.
  28. 28. Pedoman Manajemen Relawan 19 BAB III REKRUTMEN Tantangan terbesar bagi PMI adalah untuk memastikan terjadinya proses Rekrutmen relawan, sesuai dengan Kebijakan Relawan. Relawan mempunyai kemampuan, keterampilan dan kesadaran untuk hadir di masyarakat melaksanakan tugas- tugas. PM/BSM memberi kesempatan kepada Relawan untuk menyadari aspirasinya sendiri, guna memberi nilai tambah dalam pelayanan di masyarakat. A. Alur ANALISA KEBUTUHAN SOSIALISASI DAN PUBLIKASI PENDAFTARAN SELEKSI ORIENTASI PENGUMUMAN HASIL SELEKSI ALUR REKRUTMEN RELAWAN PMI (KSR-TSR)
  29. 29. Pedoman Manajemen Relawan 20 B. Tahapan Perekrutan Sebelum melakukan rekrutmen, hendaknya pelaku Manajemen Relawan PMI (KSR- TSR) mempertimbangkan hal- hal berikut: Relawan dapat membantu staf dalam proses rekrutmen dengan memberitahukan kepada calon- calon relawan tentang pengalaman-pengalaman mereka dan kebanggaan sebagai relawan PMI. Pelaku rekrutmen yang terbaik, strategi rekrutmen yang optimal adalah dikembangkan dan dilakukan oleh sebuah Tim Rekrutmen Relawan yang didukung oleh Pengurus dan Staf yang membidangi Relawan. a. Jangka Pendek; tidak secara langsung berhubungan dengan organisasi maupun tujuannya, tapi cenderung menjadi kelompok Relawan atau individu- individu dengan waktu yang terbatas. Mereka menginginkan tugas yang jelas sesuai waktunya yang pendek dan termotivasi untuk pencapaian tujuan individual atau profesional. Relawan ini dapat dibawa kedalam project yang spesifik atau tim dengan membawa nilai tambah pengalaman untuk pribadi maupun organisasi. b. Jangka Panjang; berhubungan dengan organisasi dan cenderung untuk menetap dalam periode waktu yang lebih lama. Mereka termotivasi oleh organisasi, membaur/afiliasi, mengenali tujuan organisasi. Seiring waktu, mereka akan tumbuh dan berkembang dalam budaya organisasi dan dapat menggantikan posisi kepemimpinan dan pengambil kebijakan. 1. Apa tugas yang akan dilakukan oleh Relawan? 2. Berapa Relawan yang dibutuhkan? 3. Apakah peran Relawan? 4. Keterampilan/ Keahlian apa yang dibutuhkan? 5. Pelatihan apa yang dibutuhkan? 6. Bagaimana cara melakukan rekrutman? 7. Siapa yang bertanggung jawab? 8. Bagaimana rentang waktu penugasannya? 9. Siapa yang mengevaluasi prosesnya? 1. Analisa kebutuhan Relawan Perekrutan diperlukan untuk mempertahankan kesinambungan anggota. PMI Cabang perlu memperhatikan kapasitasnya dalam menentukan rekrutmen anggota Relawan PMI (KSR-TSR), karena setiap anggota berhak untuk mendapatkan proses pembinaan secara menyeluruh (sesuai siklus manajemen pembinaan Relawan PMI). PMI melakukan pemetaan terhadap kebutuhan relawan di wilayahnya, berdasarkan program pelayanan PMI dan pengembangan organisasi. Hasil studi juga menunjukkan bahwa rasa memiliki dan persahabatan adalah motivator yang kuat untuk menjadi relawan ANALISA KEBUTUHAN SOSIALISASI DAN PUBLIKASI PENDAFTARAN SELEKSI ORIENTASI PENGUMUMAN HASIL SELEKSI
  30. 30. Pedoman Manajemen Relawan 21 c. Remaja dan Pemuda (Umur 18-35) Remaja dan Pemuda dapat menjadi Relawan dalam jangka pendek maupun jangka panjang, dikemudian hari diharapkan dapat berorientasi jangka panjang dengan menggunakan pendekatan sebaya, mereka dapat saling mengkomunikasikan dan menjadi sumber informasi tentang gerakan dan pengalaman mereka. Sebuah studi (“Youth Views on Voluntary Service Learning from the Chicago Area Youth Poll, Popowski, Karen J.”) menghasilkan bahwa penghormatan, pengakuan dan penghargaan sering ditawarkan sebagai motivasi utama untuk membuat Kerelawanan populer dikalangan remaja. Pelajar memandang pengalaman adalah nilai yang sangat berharga. Mereka mempertimbangkan untuk penugasan, Hasil survey juga menunjukkan bahwa adalah Kampanye pada proses rekrutmen harus dilakukan dengan berbagai macam kegiatan yang menggabungkan pengalaman dan perkembangan pribadi, serta peranan relawan dalam meringankan penderitaan sesama manusia. d. Diatas umur 35 tahun (termasuk manula dan pensiunan) Orang yang lebih tua mempunyai pengakuan dalam banyak komunitas dan dapat berperan sebagai penasehat dan pembimbing kepada yang lebih muda. Mereka mempunyai komunikasi antar generasi yang baik. Orang yang lebih tua banyak dalam jumlah, sehingga sebagai Relawan mereka mempunyai pengalaman, keahlian, dan berpendidikan. Nyatanya orang yang lebih tua akan lebih berhasil dalam Rekrutmen. Materi rekrutmen harus diberikan kepada orang -orang yang terlibat dalam pertemuan komunitas, perkumpulan arisan, perpustakaan. Beberapa perusahaan mendukung pegawainya untuk direkrut sebagai Relawan. e. Etnis Alasan Etnis kadang- kadang menjadi dasar untuk bersikap fanatik, diskriminasi dan membatasi diri dalam organisasi apapun. Prinsip Dasar Gerakan mengarahkan Perhimpunan Nasional untuk merangkul kebudayaan minoritas sebagai perwujudan keterwakilan mereka dalam populasi SDM PM/BSM Internasional. ketersediaan kegiatan kontribusi, peningkatan kepercayaan diri dan kesempatan sosial sebagai nilai lebih. rasa memiliki dan persahabatan motivator yang kuat. 4 Prinsip Utama dalam Pengembangan Kerelawanan: 1. Kerelawanan adalah bagian dari pengembangan Program Pelayanan 2. Kerelawanan adalah mewakili dan menyesuaikan dengan kebudayaan/ adat istiadat lokal 3. Relawan tidak mendapatkan keuntungan secara ekonomis atau mengalami kerugian sebagai implikasi melakukan kegiatan Kerelawanan 4. Pada saat normal, Relawan bekerja maksimal 3 jam dalam 1 Minggu IFRC Volunteering Policy Implementation Guide
  31. 31. Pedoman Manajemen Relawan 22 Beberapa Perhimpunan Nasional membentuk tim khusus dan panitia untuk mendeskripsikan dan membuat kebudayaan organisasi yang baik dimana Relawan dari kebudayaan yang berbeda merasa, tidak hanya diterima, tetapi juga dirangkul. PM/BSM menyampaikan program dan pelayanan kepada kelompok kebudayaan yang berbeda, difasilitasi oleh Relawan dengan latar belakang kebudayaan yang berbeda. f. Populasi/ Komunitas tertentu Kita telah mulai mengerti dan menghargai kontribusi individual dengan kebutuhan tertentu dilihat dari keadaan fisik, mental dan emosional. Rencana rekrutmen harus memasukkan asesmen terhadap individu yang mempunyai masalah fisik (secara fungsional). Sering rencana ini dibuat bekerjasama dengan organisasi masyarakat yang mempunyai mandat untuk mengintegrasikan penempatan untuk orang cacat. Memastikan kenyamanan mereka adalah penting. Akses transportasi, akses ke gedung dan segala fasilitasnya, dapat membuat perubahan antara pengalaman Relawan (yang berarti dan yang tanpa toleransi). Orang cacat memberikan kontribusi dalam banyak cara yang berarti terhadap organisasi. g. Lingkungan Sosial, Kebudayaan dan Ekonomi Keputusan Federasi Internasional, pada pelaksanaan General Assembly ke 12 Tahun 1999, untuk menganalisa situasi terkini, status Relawan dan identifikasi area dimana dibutuhkan perubahan untuk meningkatkan pelayanan kepada yang membutuhkan. Pengaruh perubahan Sosiokultural dan ekonomi terhadap Relawan berbeda ditiap negara. Setiap Perhimpunan Nasional membutuhkan analisa keadaan dan tindakan yang sesuai. 1. Pilihan Kerelawanan yang Fleksibel Waktu yang tersedia untuk melakukan kegiatan Kerelawanan tergantung pada mobilitas Relawan dan kondisi sosial ekonomi. Pilihan Kerelawanan yang fleksibel menawarkan tugas yang spesifik dan ada batas waktunya. dengan orang yang membidangi Relawan. Pengakuan terhadap cara kerja ini cukup efisien dan menghasilkan kinerja yang lebih baik. 2. Perubahan Demografi Banyak Negara berkembang, telah menghasilkan desain program untuk bersentuhan dengan orang yang telah memasuki usia pensiun dan manula.Di saat yang sama di Negara berkembang populasi mayoritas sebesar (1.3 Miliar) pemuda adalah berusia dibawah 25 tahun. Memperkenankan Relawan, untuk dapat menyelesaikan tugasnya secara online (email), Orang yang bertanggung jawab atas Pembinaan Relawan (Pengurus dan Staf) memegang peranan penting dalam Organisasi untuk memastikan ketersediaan Relawan yang terlatih dan terampil serta mempertahankannya
  32. 32. Pedoman Manajemen Relawan 23 World Development Report tahun 2007 menyatakan bahwa di usia tersebut adalah waktu yang tepat untuk melatih para pemuda secara efektif menjadi masyarakat yang aktif. . Manajemen Relawan saat ini mengharuskan adanya cara yang lebih efektif seperti; rotasi pengurus, memberikan kesempatan pada Relawan baru yang lebih muda untuk mengembangkan perannya dan melibatkan kotribusi yang berarti dari Relawan yang lebih tua. 3. Keragaman Populasi Kerelawanan dapat memperkuat pembauran sosial dan mengurangi eksklusifitas. Tantangan yang dihadapi PMI dengan banyak kebudayaan adalah kebutuhan sektor kerelawanan untuk “membawa” keragaman ini didalam Sistem Rekrutmen dan Manajemen Relawan. Imigran, kelompok muda, pengungsi, kelompok marginal, mewakili sumber daya manusia yang belum tersentuh. Keragaman program relawan dapat menolong integrasi sosial antar kelompok- kelompok tersebut. 4. Relawan Perusahaan Banyak perusahaan telah mempunyai kebijakan “tanggung jawab sosial perusahaan” (Corporate Social Responsibility) dan program relawan- relawannya untuk pegawai yang terkait dengan strategi bisnisnya. Pegawai bisa mendapatkan keahlian baru dan meningkatkan kepercayaan diri mereka untuk berintegrasi dengan pelayanan di masyarakat. Perusahaan mendapatkan keuntungan untuk meningkatkan citra di masyarakat. Disisi lain mendapat keuntungan untuk dengan memanfaatkan pegawai dari perusahaan tersebut yang mempunyai kompetensi dalam : Teknologi Informasi, Teknik pemasaran, keterampilan bhs inggris, manajemen keuangan, kehumasan dll. Sosialisasi perlu dilakukan untuk menarik minat masyarakat atau pihak– pihak yang menjadi target dari perekrutan. Dilakukan melalui media cetak dan elektronik, leaflet, spanduk, baliho, mading, pameran, atraksi kegiatan PMI, dll. Organisasi dapat menemukan Relawan yang akan bertahan pada peran tradisional (hanya dipelayanan) atau posisi kepemimpinan (Pengurus) Saat ini, Perusahaan dituntut untuk mempunyai peran aktif di masyarakat, bukan hanya melalui kegiatan donasi, tetapi pada partisipasi dalam pengembangan masyarakat. PMI meningkatkan kapasitas organisasinya 2. Sosialisasi/ Publikasi Tujuan utama rencana rekrutmen adalah memastikan ketersediaan Relawan; tujuan kedua adalah menciptakan Relawan potensial untuk dimobilisasi dalam keadaan darurat/ emergensi. Pengalaman membuktikan bahwa Relawan adalah pelaku jejaring dan promosi yang efektif. Beberapa Perhimpunan Nasional mengungkapkan bahwa keberadaan Relawan akan membuka peluang pada ketersediaan sumber daya manusia yang berpotensi menjadi staf. ANALISA KEBUTUHAN SOSIALISASI DAN PUBLIKASI PENDAFTARAN SELEKSI ORIENTASI PENGUMUMAN HASIL SELEKSI
  33. 33. Pedoman Manajemen Relawan 24 Beberapa Perhimpunan Nasional memberlakukan metode tradisional dalam melakukan rekrutmen, antara lain; ?Tidak Langsung berarti komunikasi satu arah dengan menggunakan poster, brosur, media cetak dan elektronik, pengumuman publik dan majalah organisasi. ?Langsung berarti rekrutmen yang melibatkan kontak pribadi. ?Terwakili berarti melibatkan kelompok Relawan, klub pelayanan, sekolah, dan institusi lain untuk berbagi tanggung jawab dalam merekrut relawan dengan organisasi sponsor. Trend masa kini dalam rekrutmen di beberapa wilayah dengan memanfaatkan komitmen sektor komersial untuk bekerja sama. Untuk itu PMI perlu membuka kerjasama dan membangun jejaring dalam sistem. Perusahaan/ Institusi dapat menyemangati karyawannya untuk mendedikasikan sebagian waktu kerjanya dalam pelayanan Kerelawanan sebagai pilihan mereka. Hasil usaha kolaboratif dalam membentuk citra positif untuk perusahaan adalah dengan menyediakan Relawan- relawannya yang terlatih sesuai kebutuhan organisasi. Contoh: Perusahaan Perhotelan, dalam organisasi PMI menyediakan karyawan untuk menjadi Relawan PMI dengan melatih karyawannya “Pertolongan Pertama”. Kebanyakan orang tidak pernah melakukan kegiatan Kerelawanan hanya karena mereka tidak pernah diajak untuk itu. Saat seorang atasan atau perkumpulan mendukung kegiatan Relawan, hal ini akan menyediakan kesempatan dan energi kepada karyawannya untuk terlibat. 3. Pendaftaran a. Mengisi formulir pendaftaran (Blanko formulir terlampir). Formulir disediakan di PMI Cabang/ Unit KSR/ Kelompok TSR. b. Pengembalian formulir, waktu pengembalian formulir oleh para pendaftar ditentukan oleh panitia penerimaan anggota Relawan. 2 Syarat Keanggotaan 1. Umum 1) Bertaqwa kepada Tuhan Yang Maha Esa 2) Setia kepada Pancasila dan UUD 1945 3) Berumur minimal 18 tahun; dan untuk anggota KSR maksimal 35 tahun. 4) Bagi anggota KSR Perguruan Tinggi/ Perusahaan/ Institusi, harus masih berstatus sebagai mahasiswa di Perguruan Tinggi yang bersangkutan. Jika telah lulus/ pindah/ keluar dari tempat di terdaftar, untuk melaporkan diri ke PMI Cabang sesuai domisili. 5) Berkelakuan baik dan tidak terlibat organisasi terlarang. 6) Atas kesadaran sendiri dan sukarela bersedia mendaftarkan diri sebagai anggota Relawan PMI (KSR-TSR). 7) Bersedia mengikuti Orientasi Kepalangmerahan, serta pendidikan dan pelatihan. 2 Lihat Pedoman Keanggotaan PMI ANALISA KEBUTUHAN SOSIALISASI DAN PUBLIKASI PENDAFTARAN SELEKSI ORIENTASI PENGUMUMAN HASIL SELEKSI
  34. 34. Pedoman Manajemen Relawan 25 8) Bersedia menghayati dan mengamalkan serta melakukan diseminasi Prinsip-prinsip Dasar Gerakan Palang Merah dan Bulan Sabit Merah Internasional,AD/ART PMI dan ketentuan Organisasi. 9) Bersedia mematuhi ketentuan- ketentuan KSR-TSR PMI, ikut menjaga nama baik KSR-TSR PMI khususnya dan nama baik PMI pada umumnya. 10) Bersedia menandatangani surat pernyataan pengabdian di PMI minimal 3 tahun. 2. Bagi Warga NegaraAsing (WNA) a. Mempunyai keahlian khusus yang dibutuhkan/ sesuai dengan Program Pelayanan PMI dan Pengembangan Organisasi. b. Mempunyai dokumen keimigrasian yang lengkap c. Patuh/taat pada peraturan perundang-undangan yang berlaku di Indonesia d. Bersedia menghayati dan mengamalkan Prinsip-prinsip Dasar Gerakan Palang Merah dan Bulan Sabit Merah Internasional,AD/ART PMI e. Bersedia mengikuti orientasi kepalangmerahan f. Bersedia mengabdikan dirinya di PMI minimal selama 1 tahun Waktu Perekrutan Waktu perekrutan dapat dilakukan setiap saat, diharapkan dapat dilakukan minimal 1 (satu) kali dalam satu periode Kepengurusan. 4. Seleksi Rangkaian Seleksi a. Administrasi (meliputi: formulir pendaftaran, pernyataan kesediaan mengabdi di PMI, pernyataan kesediaan mengikuti Pelatihan, persetujuan/ izin orang tua/ keluarga) b. Wawancara (meliputi : untuk menjadi Relawan PMI pada khususnya dan ketertarikan pada PMI serta hal lain yang dianggap perlu dan relevan dengan tujuan perekrutan) Wawancara dengan relawan yang potensial idealnya dilakukan dalam 2 (dua) minggu setelah menyerahkan formulir pendaftaran. Wawancara menentukan kandidat yang cocok. Untuk melindungi organisasi, “penerima pelayanan” (masyarakat), mereka yang akan bekerja dengan Relawan, dan Relawan itu sendiri, adalah penting untuk melakukan proses analisa latar belakang (screening). Wawancara harus dilakukan oleh orang yang berpengalaman, yaitu individu yang sensitif yang memahami relawan dan organisasi, PMI serta orang yang memahami kebutuhan masyarakat. . penggalian informasi mengenai motivasi dan komitment ANALISA KEBUTUHAN SOSIALISASI DAN PUBLIKASI PENDAFTARAN SELEKSI ORIENTASI PENGUMUMAN HASIL SELEKSI
  35. 35. Pedoman Manajemen Relawan 26 Menanyakan pengalaman dan bagaimana kepuasan relawan dapat memberikan petunjuk tentang kesesuaian kandidat. Bakat special yang mungkin terkait dengan tugas tertentu dapat dimasukkan dalam pilihan mereka, bila tujuannya adalah untuk menyesuaikan relawan yang tepat sesuai tugas. Misalnya: TSR dengan bakat memasak, dapat direkrut dalam Tim SATGANA. Tujuan wawancara adalah untuk menyesuaikan relawan dengan posisinya dalam melaksanakan tugasnya. Relawan mengetahui bahwa mereka akan memberi kontribusi dan keahlian mereka untuk tujuan yang terbaik. Wawancara dan seleksi, bersama dengan orientasi dan pelatihan, dirancang dengan tujuan untuk menentukan keahlian dan prospek relawan yang sesuai. 5. Orientasi K S R ?Sebelum mengikuti Pendidikan dan Latihan (Diklat) Dasar KSR, Calon anggota harus mengikuti Orientasi Kepalangmerahan sesuai dengan kurikulum Standarisasi Pelatihan PMI. ?Bagi alumni PMR Wira yang mendaftarkan diri sebagai calon anggota KSR, pemberian materi Gerakan perlu disesuaikan karena mereka telah memperoleh materi tersebut. (Metode dan penugasan) Penyegaran materi dapat dilakukan bila dianggap perlu. T S R ?Untuk menjadi anggota TSR harus m e n g i k u t i O r i e n t a s i Kepalangmerahan sesuai dengan kurikulum Standarisasi Pelatihan PMI. ?Namun bagi mereka yang sebelumnya berasal dari KSR (telah berumur lebih dari 35 tahun), maka tidak perlu lagi m e n g i k u t i O r i e n t a s i Kepalangmerahan karena telah melewati jenjang pelatihan pada saat masih di KSR. Penyegaran materi dapat dilakukan bila dianggap perlu. ANALISA KEBUTUHAN SOSIALISASI DAN PUBLIKASI PENDAFTARAN SELEKSI ORIENTASI PENGUMUMAN HASIL SELEKSI
  36. 36. Pedoman Manajemen Relawan 27 3 Materi orientasi untuk (KSR-TSR) memenuhi kurikulum yang meliputi: Untuk memenuhi kurikulum tersebut dapat dilakukan dengan sistim bertahap sesuai kesepakatan dengan calon anggota Relawan dan menggunakan metode yang beragam, misalnya di kelas dengan sistem presentasi, diskusi dan penugasan atau di luar ruangan dengan metode role play, outbound, dan studi kasus. 4 Hak Relawan 1. Mendapat Kartu TandaAnggota 2. Menggunakan atribut sesuai dengan ketentuan 3. Memperoleh/ mendapat kesempatan untuk mengikuti pendidikan dan pelatihan guna mengembangkan pengetahuan, sikap dan keterampilan. 4. Mendapatkan pembinaan dan pengembangan kapasitas. 5. Menyampaikan pendapat dalam perencanaan, pelaksanaan dan evaluasi program PMI. 6. Memiliki Hak Suara dalam setiap musyawarah di Tingkat Cabang, dan setiap rapat di tingkat Ranting. 7. Memilih dan dipilih sebagai Pengurus PMI. Catatan : Hak Relawan tidak bertentangan dengan ketentuan dalamAD/ART PMI 3 Lihat Panduan Pelatihan untuk Fasilitator/pelatih dan Kumpulan materi Pelatihan TSR terbitan Markas Pusat PMI. 4 Lihat Pedoman Keanggotaan PMI. Topik Sub Topik Pengantar ?Pre Test ?Perkenalan ?Penyusunan Norma, Harapan dan KAP ?Penjelasan alur Orientasi Pengantar PMI, Struktur, Sistem & Prosedur, Visi & Misi serta Renstra. ?Bentuk organisasi dan batasan tugas PMI. ?Tugas pokok, kegiatan dan struktur organisasi PMI. ?Visi – Misi PMI ?Renstra PMI Gerakan Palang Merah & Bulan Sabit Merah Internasional. ?Pengertian Gerakan ?Komponen-komponen Gerakan (ICRC, IFRC, NS). ?7 Prinsip Dasar dan HPI. ?Code Of Conduct dan Safer Acces ?Pengertian dan kebijakan Relawan ?Tugas, peran dan fungsi Relawan dalam organisasi ?Siklus Pembinaan Relawan (KSR/TSR) Manajemen Relawan
  37. 37. Pedoman Manajemen Relawan 28 8. Memperoleh tanda penghargaan, tanda kehormatan PMI, dari pemerintah maupun dari lembaga Nasional dan Internasional sesuai dengan ketentuan. 9. Menggunakan fasilitas PMI sesuai dengan ketentuan yang berlaku 10. Mengikuti kegiatan kepalangmerahan bersama dengan PMI Cabang/ Daerah/ Pusat di Unit atau Kelompok yang bersangkutan. 5 Kewajiban Relawan a. Menjalankan dan menyebarluaskan Prinsip-pinsip Dasar Gerakan Palang Merah dan Bulan Sabit Merah Internasional b. Memahami dan mematuhi ketentuanAD/ART dan ketentuan organisasi PMI. c. Mempromosikan kegiatan PMI. d. Berpartisipasi aktif dalam kegiatan pelayanan kepalangmerahan sesuai dengan ketrampilan/ keahlian yang dimilikinya, secara terkoordinir dan terarah. e. Membantu pengembangan organisasi PMI dalam pembentukan citra positif PMI, promosi PMI, penggalangan dana, peningkatan kapasitas kinerja organisasi, dan pembinaan PMR. f. Setiap anggota Relawan PMI wajib menjaga nama baik PMI dan meningkatkan kualitas diri dan Unit/ Kelompoknya. g. Memelihara hubungan yang harmonis dengan seluruh unsur PMI di segala tingkatan. h. Membayar Iuran Keanggotaan PMI Cabang bersama Unit KSR dan Kelompok TSR mengelola secara transparan iuran keanggotaaan yang dipergunakan untuk Pemberian/perpanjangan KTA, asuransi, dll. 6. Pengumuman Hasil Seleksi Pengumuman Hasil Seleksi calon anggota Relawan dilakukan secara terbuka dengan diketahui oleh PMI Cabang, Pembina Teknis KSR dimasing-masing U n i t , d a n k e l o m p o k - kelompok TSR. Memperhatikan faktor- faktor; alur administratif, birokrasi, waktu, biaya, dan kapasitas masing- masing PMI Cabang/ Daerah yang berbeda, maka: ?PMI Daerah/ PMI cabang dapat membuat sendiri KTA, formulir, dan pin untuk anggotanya apabila hal itu memungkinkan untuk dilakukan di wilayahnya. ?PMI Pusat menetapkan format standar KTA, bentuk pin, formulir pendaftaran, (terlampir). Dengan demikian PMI Cabang tidak perlu mengirimkan 20 % IuranAnggotanya kepada PMI Pusat. 5 Lihat Pedoman Keanggotaan PMI ANALISA KEBUTUHAN SOSIALISASI DAN PUBLIKASI PENDAFTARAN SELEKSI ORIENTASI PENGUMUMAN HASIL SELEKSI
  38. 38. Pedoman Manajemen Relawan 29 6 Pengesahan Anggota Relawan 1. Pelantikan anggota Relawan PMI (KSR-TSR) dilakukan oleh Pengurus PMI Cabang atau Pembina Relawan PMI. 2. Pelantikan dapat dilakukan di Unit KSR atau Kelompok TSR, atau secara gabungan di PMI Cabang. 3. Pengesahan keanggotaan (dalam bentuk Surat Keputusan) dikeluarkan oleh Pengurus PMI Cabang, ditandatangani bersama dengan Pejabat Perguruan Tinggi/ Instansi/ Perusahaan terkait Unit KSR/ Kelompok TSR. 4. Pengesahan anggota dilakukan setelah mengikuti Orientasi. 5. Tercatat dalam buku keanggotaan PMI Cabang. 6. Memiliki KTAyang dikeluarkan oleh PMI Cabang. 7. KTA untuk anggota KSR diberikan setelah selesai mengikuti proses Pelatihan Dasar, untuk anggota TSR diberikan setelah mengikuti Orientasi. 7 Keanggotaan Relawan PMI (KSR-TSR) berakhir karena 1. Meninggal dunia 2. Minta berhenti/ mengundurkan diri 3. Diberhentikan karena : a. Mencemarkan nama baik PMI b. Melanggar ketentuan-ketentuan yang berlaku di PMI dan pelanggaran hukum yang berlaku di Indonesia. c. Terlibat Organisasi Terlarang d. MelanggarAD/ART PMI e. Berakhirnya masa keanggotaan Relawan PMI dan tidak melakukan perpanjangan keanggotaan (KTAberlaku untuk setiap 2 tahun sekali). 4. Untuk anggota KSR yang telah melewati batas usia maksimum 35 tahun. (Setelah melewati batas usia 35 tahun, anggota KSR dapat mendaftarkan diri di PMI Cabang menjadi anggota TSR). Saat relawan menerima posisi tertentu, relawan tersebut harus taat terhadap peraturan, pedoman, petunjuk pelaksanaan, dan SOP yang berlaku. Tetapi, kesalahan dalam penugasan dapat saja terjadi, dan hal ini harus ditangani dengan bijaksana. Bila perubahan sikap yang dibutuhkan tidak dapat dilakukan, maka Perhimpunan Nasional, melalui Pengurus & Staf yang membidangi relawan dapat melakukan Perlu diperhatikan saat relawan secara sadar menentukan untuk menyimpang dari Prinsip Dasar Gerakan, Kebijakan atau peraturan yang ada, sikap ini tidak dapat diterima karena dapat berimbas pada citra organisasi maupun moral relawan lain. pemutusan keanggotaan. 6 Lihat Pedoman Keanggotaan PMI 7 Lihat Pedoman Keanggotaan PMI
  39. 39. Pedoman Manajemen Relawan 30 8 Perpindahan Anggota Relawan PMI (KSR-TSR) 1. Perpindahan anggota Relawan PMI (KSR-TSR) dari satu cabang ke cabang yang lain harus membawa rekomendasi dari Pengurus PMI Cabang tempat semula dia tergabung. 2. Melaporkan/ mendaftarkan kembali ke PMI Cabang di tempat tinggalnya yang baru. 3. PMI Cabang/ Daerah membantu memfasilitasi perpindahan Relawannya. C. Pelaksana Perekrutan Relawan PMI (KSR-TSR) dilakukan oleh PMI Cabang bersama dengan Unit KSR atau Kelompok TSR dengan sepengetahuan Pengurus PMI Cabang/ Perguruan Tinggi/ Instansi/ Perusahaan. D. Pembagian Peran Peran yang jelas dari relawan akan menimbulkan kesepahaman antara Relawan dan Organisasi. Berdasarkan tugas dan peran relawan tersebut, PMI dapat menetapkan Pelatihan yang dibutuhkan. 8 Lihat Pedoman Keanggotaan PMI
  40. 40. Pedoman Manajemen Relawan 31 BAB IV PELATIHAN Pelatihan merupakan proses pembekalan pengetahuan, keterampilan dan sikap untuk dapat melaksanakan tugas – tugas kepalangmerahan sesuai dengan prinsip dasar gerakan Palang Merah dan Bulan Sabit Merah Internasional . Pelatihan di PMI mempunyai 3 (tiga) tujuan; pertama untuk mengembangkan misi organisasi, kedua, memenuhi kebutuhan pembelajaran terhadap suatu program atau pelayanan, ketiga, memenuhi kebutuhan pembelajaran Relawan. Penelitian menunjukkan bahwa organisasi yang mempunyai program Orientasi dan Pelatihan aktif serta menganalisa dan mengembangkan kebutuhan pelatihan adalah organisasi yang mempunyai Relawan dengan jumlah yang terus bertambah. Tujuan Pelatihan harus dapat diukur, disesuaikan dan dapat dikendalikan. Seorang pelatih, bersama- sama dengan Staf markas, mengidentifikasi kebutuhan, Merencanakan, memfasilitasi dan mengadakan evaluasi pelatihan. Orang dewasa yang berpartisipasi dalam pelatihan karena mereka ingin belajar dan mengharapkan materi yang sesuai dan model pembelajaran yang efektif. Mereka harus mengetahui dan memahami tujuan pelatihan dan diberikan kebebasan untuk berbagi pengalaman dan pengetahuan. Maslow menyimpulkan lima kebutuhan dasar Pembelajaran secara psikologis seseorang dalam urutan kepentingan. Kebutuhan orang pada tingkat yang paling bawah haruslah dipenuhi sebelum kebutuhan pada tingkat diatasnya dapat diusahakan. Kebutuhan pertama pembelajar adalah physiological (fisiologi) dimana hal ini dapat dipenuhi dengan memastikan mereka dalam keadaan yang nyaman secara fisik. menyusun waktu pelatihan dengan memperhatikan cukup waktu untuk istirahat. Periksa tempat pelatihan, kenyamanan, pengaturan tempat duduk, dan pencahayaan cukup. Kebutuhan kedua adalah keamanan fisik dan emosional. Apakah peserta pelatihan merasa bahwa lokasi pelatihan cukup aman? Apakah mereka merasa adanya keterikatan dalam kelompok? Apakah mereka merasa didukung untuk mengemukakan pendapat dan memberikan kontribusi terhadap pengalaman mereka? Kebutuhan ketiga adalah sosial. Pelatih membuat lingkungan dimana aspek pertukaran dan interaksi terjadi dalam pelatihan. Memfasilitasi pengalaman dan lingkungan yang saling berbagi. Kebutuhan keempat adalah kepercayaan diri. Pengalaman dan pengetahuan dari Relawan yang telah berpengalaman saat berbagi dengan yang lain akan membangkitkan rasa kepercayaan diri peserta pelatihan. Kebutuhan kelima adalah aktualisasi diri, merupakan keadaan dimana kebutuhan lain telah terpenuhi. Pembelajar akan merasa termotivasi untuk mendapatkan pencapaian tujuan pelatihan dengan cara yang sangat mungkin dan
  41. 41. Pedoman Manajemen Relawan 32 Pelatihan Relawan PMI (KSR-TSR) harus diarahkan pada upaya peningkatan pengetahuan, sikap dan keterampilan teknis pelayanan kepalangmerahan dan pengembangan organisasi. Anggota Relawan PMI (KSR-TSR) dapat mengikuti Pelatihan sesuai minat dan bakat, untuk dapat menjalankan tugasnya dalam Program Pelayanan PMI dan Pengembangan Organisasi. 9 Ukuran 1 jam pelajaran berlangsung selama 45 menit. Menurut pedoman Federasi, terdapat beberapa waktu dalam melaksanakan Pelatihan sesuai Siklus Manajemen Relawan; Pelatihan Pra-Pelayanan/ Orientasi dimulai saat Pengurus dan Staf yang membidangi Relawan pertama kali bertemu dengan Relawan. Sementara melakukan wawancara, disampaikan informasi mengenai Organisasi, visi dan misinya, struktur, dan Kebijakan yang terkait kerelawanan. Pedoman Manajemen Relawan dapat memberikan informasi lebih menyeluruh kepada Relawan. Orang dewasa datang dengan banyak pengharapan, sehingga Langkah- langkah yang harus dilakukan oleh adalah: - Mencari tahu harapan dari Relawan yang ada - Telaah harapan Relawan dengan model Pelatihan yang ada di PMI - Tidak mungkin untuk memenuhi seluruh kebutuhan, jadi harus diperjelas kepada peserta pelatihan apa yang dapat dan tidak dapat dipenuhi. - Tentukan tujuan pencapaian Pelatihan bersama dengan peserta. - Pastikan bahan dan materi tersedia dan sesuai dengan standar. - TSR Profesi dan KSR yang berpengalaman dapat dilibatkan untuk berdiskusi dalam merancang, menjadi pelatih/ fasilitator, dan memberikan solusi perbaikan. - Kembangkan metode-metode pelatihan untuk meningkatkan pemahaman, melalui referensi, diskusi, observasi, wawancara, bahkan film dan video. - Beri penekanan yang diperlukan, terutama untuk materi penting yang merupakan kunci dari Pelatihan. Sering terjadi, materi yang disampaikan berasal dari sumber yang tidak up to date. “Pada awalnya, saya hanya percaya pada nilai dari suatu program pelayanan PMI, tapi seiring waktu berjalan, saya mulai menyadari betapa bernilainya organisasi ini kepada saya maupun orang lain.” Aku dengar dan aku lupa Aku lihat dan aku ingat Aku lakukan dan aku mengerti 9 Lihat Standarisasi Pelatihan PMI
  42. 42. Pedoman Manajemen Relawan 33 Berikan dukungan kapanpun dimungkinkan dan selalu kaitkan kegiatan yang dilakukan dengan proses belajar dan tujuan pelatihan. Diskusi antar peserta Pelatihan memberikan keterbukaan pemahaman dan persamaan persepsi. Evaluasi regular mengukur rentang kompetensi antar peserta. Jadwal fleksibel yang mempertimbangkan review dan kebutuhan akan pemahaman. Ketepatan jadwal, mulai tepat waktu dan ketersediaan waktu yang cukup untuk setiap topik yang dibahas. Pelatihan pada saat Pelayanan dibangun dengan dasar menyediakan informasi baru dan kesempatan untuk mengembangkan kerja tim. Pertemuan rutin bulanan , dimana Relawan dapat berbagi pengalaman dan saling menyemangati; sesi masukan, dimana rencana dibuat, atau kesempatan untuk menghadiri pertemuan-2 PMI memberikan semangat baru dan motivasi positif bagi Relawan. Survey Tahunan Relawan dapat digunakan untuk menentukan kekuatan dan kelemahan Manajemen Relawan. Pelatihan Transisi memberikan dukungan pada Relawan yang berpengalaman untuk berpindah pada kesempatan baru dalam organisasi. Relawan dapat merasa membutuhkan bimbingan. Pengurus dan Staf yang membidangi Relawan harus sensitif terhadap tanda- tanda 'non verbal' dari Relawan, lalu menginisiasi dialog yang menjelaskan kebutuhan dan keinginan Relawan. Kecenderungan memberi kesempatan kepada Relawan yang sama untuk mengikuti setiap pelatihan yang diadakan oleh PMI dapat menimbulkan ketidakadilan dan rasa cemburu. termasuk mendukung penguatan dan arah pembinaannya. Staf yang membidangi Relawan harusnya bertindak sebagai pembimbing terhadap Relawan yang potensial, A. Macam Pelatihan 1. Pelatihan Dasar KSR a. Pelatihan Dasar KSR diadakan sesuai program kerja Pengurus Cabang dan Unit KSR. 10 b. Jumlah total jam pelajaran adalah 120 jam (120 x 45' JPL) termasuk perkenalan, penyusunan norma dan harapan serta evaluasi, atau 12 hari efektif jika dilaksanakan terus-menerus (jika rata – rata dalam sehari berlangsung 10 Jam). c. Untuk memenuhi jumlah kurikulum 120 jam tersebut, PMI Cabang dan Unit KSR dapat melakukannya dengan sistim bertahap, memperhatikan ketersediaan waktu, kemampuan personil (Pelatih dan Fasilitator), ketersediaan perlengkapan dan dana. d. Sertifikat dan Kartu Tanda Anggota (KTA) akan diberikan oleh PMI Cabang kepada KSR PMI yang telah mengikuti keseluruhan materi Pelatihan Dasar sesuai Standarisasi Pelatihan PMI. e. Anggota TSR dapat mengikuti materi Pelatihan Dasar KSR, apabila materi tersebut dibutuhkan untuk menunjang pelayanan yang akan dilakukan. 10 Lihat Pelatihan Dasar KSR, Panduan Fasilitator/ Pelatih
  43. 43. Pedoman Manajemen Relawan 34 f. Tempat dan waktu Pelatihan ditentukan oleh Pengurus Cabang bersama– sama dengan Unit KSR atau Kelompok TSR, Pejabat Perguruan Tinggi, Lembaga, Instansi, Perusahaan atau badan swasta yang membutuhkan. g. Pada saat h. Untuk dapat membantu mengetahui dengan baik bakat/ minat KSR ybs dapat diberikan test psikologi (dapat dilakukan oleh TSR psikolog yang dipunyai oleh PMI Cabang/ Daerah). i. Pedoman terkait Pelatihan Dasar KSR dapat melihat di Buku: ?“Pelatihan Dasar KSR, Panduan Fasilitator/ Pelatih” ?“Pelatihan Dasar KSR, Kumpulan Materi” 2. Pelatihan Spesialisasi a. Pelatihan Spesialisasi diselenggarakan sesuai kebutuhan pelayanan PMI di wilayahnya, dengan memperhatikan kemampuan anggota Relawan. b. Dalam rangka “Back to Basic” ke mandat pelayanan PMI, Spesialisasi yang harus dimiliki oleh PMI Cabang adalah: Catatan: ?Relawan (KSR-TSR) dengan Spesialisasi pada Prioritas I wajib dimiliki oleh PMI Cabang, terutama PMI Cabang di daerah Rawan Bencana. ?Apabila kapasitas PMI Cabang mendukung, maka dapat menyiapkan Relawan (KSR-TSR) dengan kompetensi Spesialisas lainnya (Prioritas II dan Prioritas III) c. Anggota KSR dapat mengikuti Pelatihan Spesialisasi apabila telah mengikuti Pelatihan Dasar KSR terlebih dahulu d. Anggota TSR yang akan mengikuti Pelatihan Spesialisasi, harus mengikuti materi Dasar terlebih dahulu Contoh; Setelah mengikuti materi Pertolongan Pertama Dasar 30 Jam, baru dapat mengikuti Pelatihan Spesialisasi Pertolongan Pertama 70 Jam. Pelatihan Dasar KSR, telah mulai diidentifikasi kemampuan masing- masing anggota untuk mengikuti Pelatihan ke jenjang yang lebih lanjut. Prioritas I Prioritas II Prioritas III ·Asesmen ·Pertolongan Pertama dan Evakuasi korban bencana ·Pemulihan Hubungan Keluarga ·Komunikasi dan Kehumasan ·Dapur Umum ·Pelayanan Kesehatan ·Pelayanan Ambulans ·Psycho-sosial Support ·Penampungan dan Pengungsian ·Air dan Sanitasi ·Distribusi Relief
  44. 44. Pedoman Manajemen Relawan 35 e. Untuk dapat mengikuti pelatihan spesialisasi, seorang anggota Relawan PMI (KSR-TSR) wajib mengikuti beberapa kegiatan/ penugasan PMI serta tercatat aktif dalam menunjang program kegiatan PMI selama minimal 1 tahun. f. Anggota KSR yang telah mengikuti Pelatihan Spesialisasi dan anggota TSR yang 11 memiliki kompetensi tertentu dapat bergabung dalam Wadah SATGANA . g. PMI Cabang/ Daerah/ Pusat, Unit KSR maupun Kelompok TSR dapat melaksanakan Pelatihan Spesialisasi, sesuai kurikulum yang ada pada Standarisasi Pelatihan PMI dan dimonitor oleh Pelatih Utama bersama- sama dengan PMI di semua tingkatan. h. Diklat KSR spesialisasi dilaksanakan minimal 1 kali dalam 1 periode kepengurusan PMI, atau sesuai kebutuhan PMI Cabang. Apabila dalam pendataan relawan yang telah mengikuti pelatihan spesialisasi tidak ada lagi di PMI Cabang ybs. atau tidak aktif, maka PMI Cabang harus mengisi/ melatih relawannya agar pelayanan PMI tetap dapat dilakukan. i. Adanya jejaring antara Unit KSR, Kelompok TSR, disatu atau PMI Cabang, Daerah dan Pusat dalam melaksanakan Pelatihan spesialisasi. Apabila PMI Cabang akan mengadakan suatu pelatihan spesialisasi, maka dapat bekerjasama dengan PMI Cabang lainnya atau difasilitasi oleh PMI Daerah. Lihat contoh dalam bagan dibawah ini. Penjelasan bagan: PMI Cabang: ?Melaporkan kepada PMI Daerah jumlah Relawan serta kompetensinya, sehingga PMI Daerah dapat melakukan pemetaan Relawan di wilayahnya. ?Menyampaikan kepada PMI Daerah untuk mengadakan Pelatihan Spesialisasi dengan peserta gabungan dari Cabang- cabang (Budget Sharing). PMI Daerah: ? Dapat menyelenggarakan Pelatihan Spesialisasi dengan peserta dari Cabang A1,A2, danA5. ? Mengundang PMI Cabang lain untuk mengirimkan peserta sesuai kriteria. ? Pelatih dapat dimobilisasi dari Cabang- cabang di wilayahnya sesuai dengan aturan Standarisasi Pelatihan PMI. ? Asisten Pelatih dapat berasal dari Cabang A3 dan A4, yang telah mengikuti Pelatihan Spesialisasi dan tercatat aktif dalam program pelayanan PMI. Sebelum melaksanakan proses Pelatihan Spesialisasi; ?PMI Cabang harus mempunyai Data Relawan (KSR-TSR) secara lengkap, termasuk keaktifannya ?PMI Daerah harus memetakan Relawan (KSR-TSR) di PMI Cabang yang telah mengikuti Pelatihan Dasar dan pelatihan spesialisasi serta pemetaan Pelatih 11 Lihat Petunjuk Pelaksanaan SATGANA PMI
  45. 45. Pedoman Manajemen Relawan 36 3. Pelatihan Pendukung/ Tambahan PMI Cabang dapat menyelenggarakan materi tambahan yang disesuaikan dengan kebutuhan program dan pelayanan PMI di wilayahnya. Contoh: Pertolongan gedung bertingkat, Pertolongan diAir, Bahasa, komputer, dll. 12 A. Materi Pelatihan 1. Pelatihan Dasar KSR Anggota Relawan dapat mengikuti pelatihan-pelatihan yang diselenggarakan oleh PMI sesuai dengan ketentuan. 12 Lihat Pedoman Pelatihan PMI
  46. 46. Pedoman Manajemen Relawan 37 13 2. Pelatihan Spesialisasi Pelatihan Bidang– bidang Spesialisasi yang telah dilakukan oleh PMI Pusat antara lain: a. Pertolongan Pertama (PP) b. Perawatan Keluarga (PK) c. Kesehatan Remaja (PRS) d. Psycho-Social Support Program (PSP) e. Restoring Family Link (RFL) f. Water and Sanitation (Watsan) g. Assesment h. Dapur Umum (DU) i. Logistik dan distribusi j. Komunikasi-kehumasan k. Pengungsian/ Shelter (Sphere Project). l. Manajemen Bencana Koordinasi dengan PB m. Kompetensi lainnya yang dapat menunjang pelayanan PMI (pengaturan tentang kebijakan tersebut akan diatur Pengurus Pusat/ Bidang Pelayanan, Bidang Penguatan Organisasi, dan Pusdiklat PMI). 14 C. Metode Pelatihan Metode yang dipakai dalam Pelatihan PMI ialah metode partisipatif dengan bentuk antara lain : ?Ceramah dan tanya jawab ?Brainstorming ?Studi kasus ?Role play ?Diskusi ?Praktek ?Outbound ?Penugasan ?Presentasi ?Simulasi lapangan 15 D. Media Pelatihan 1. Materi pelatihan : buku, brosur, gambar dan lain – lain. 2. Media Visual : OHP, film, slide, dan lain – lain 3. MediaAudio) : Radio, tape recorder, dll. 4. Perlengkapan pelatihan untuk materi teknis ( PP, PK, DU, tenda, PRS, dan lain– lain ). Salah satu unsur yang dapat mempengaruhi hasil pelatihan, apabila didukung oleh media pelatihan yang memadai. Kemajuan teknologi bukan menjadi ukuran media yang memadai, tapi keterampilan dan kreatifitas pelatih untuk menggunakan apapun media yang tersedia sesuai dengan topik yang disampaikan. 13 Lihat Pedoman Pelatihan PMI 14 Lihat Pedoman Pelatihan PMI 15 Lihat Pedoman Pelatihan PMI Keterampilan dan kreatifitas pelatih dalam memilih metode dan media pelatihan yang tepat untuk menyampaikan materi akan pengaruhi hasil pelatihan.
  47. 47. Pedoman Manajemen Relawan 38 16 E. Sertifikasi 1. Anggota Relawan PMI (KSR-TSR) yang telah lulus dalam kegiatan Pelatihan (Dasar maupun Spesialisasi) berhak mendapatkan sertifikat dari PMI Cabang/ Daerah/ Pusat. 2. Untuk Pelatihan Tambahan, sertifikat dapat dikeluarkan oleh Lembaga/ Instansi penyelenggara Pelatihan. F. Tanda Spesialisasi 1. Tanda Spesialisasi diberikan setelah mengikuti pelatihan Spesialisasi dan dinyatakan lulus. 2. Tanda Spesialisasi adalah PIN dan diberikan sesuai spesialisasi yang ditempuh oleh seorang anggota Relawan PMI (KSR-TSR). G. Penyegaran Materi 1. Penyegaran materi diperlukan sebagai upaya untuk mengingatkan atau menyegarkan kembali materi pelatihan yang telah diperoleh dan menambah materi yang mengalami pengembangan terbaru. 2. Penyegaran materi dilaksanakan minimal 1 kali dalam satu periode kepengurusan dan dapat dilaksanakan oleh Unit KSR, Kelompok TSR, PMI Cabang, Daerah, Pusat maupun Instansi terkait. 3. Penyegaran materi dapat dilaksanakan dalam bentuk pertemuan/ latihan rutin, latihan bersama/ latihan gabungan, diskusi, seminar, temu relawan, dll. 17 3. Bentuk tanda spesialisasi terlampir. 16 Lihat Pedoman Pelatihan PMI 17 Lihat Lampiran Alur Pelatihan DIKLAT DASAR PELANTIKAN/SERTIFIKASI LATIHAN TAMBAHAN PENUGASAN DIKLAT SPESIALISASI SERTIFIKASI PENUGASAN TUGAS DAN TANGGUNG JAWAB PENGURUS UNIT KSR & PIMPINAN PT/ INSTANSI/ LEMBAGA TUGAS DAN TANGGUNG JAWAB PMI CABANG, DAERAH, PUSAT DAN PIMPINAN PT/ CALON ANGGOTA
  48. 48. Pedoman Manajemen Relawan 39 BAB V PENUGASAN DAN MOBILISASI Kegiatan Relawan telah menjadi Jantung Kehidupan Gerakan Palang Merah dan Bulan Sabit Merah sejak pertama kali didirikan. Meskipun lingkungan kerelawanan berkembang, kegiatan Relawan pada Peperangan di Solferino terus menginspirasi dan memandu Gerakan untuk memperbaiki kehidupan masyarakat rentan. Memobilisasi Relawan untuk melayani masyarakat rentan harusnya menjadi Kompetensi Kunci Perhimpunan Nasional. Kemampuan ini 18 secara terus menerus dipertanyakan . Dalam rangka tugas – tugas kepalangmerahan, Pengurus PMI Cabang menugaskan Relawan PMI (KSR-TSR) sesuai dengan prosedur organisasi, keahlian dan kebutuhan. Para Relawan PMI (KSR-TSR) telah dipersiapkan melalui Pelatihan sehingga mampu untuk ditugaskan sesuai kompetensinya pada tugas-tugas kepalangmerahan (Pelayanan & Pengembangan Organisasi) baik secara mandiri maupun dengan pendampingan. A. Jenis Penugasan & Mobilisasi Relawan 18 IFRC, Taking Volunteers Seriously 19 Lihat Pedoman Youth Centre PENGEMBANGAN KAPASITAS Mendukung pengembangan kapasitas organisasi dan citra organisasi
  49. 49. Pedoman Manajemen Relawan 40 I. Berdasarkan supervisi dibeberapa PMI Cabang Penugasan / Mobilisasi Relawan dilaksanakan lebih banyak mengarah pada kegiatan-kegiatan pelayanan PMI dimasyarakat sementara penugasan Relawan untuk Pengembangan organisasi masih sebatas sebagai pelatih / Fasilitator dalam pembinaan PMR II. Apabila PMI sudah menyatakan bahwa Relawan adalah “Tulang Punggung Organisasi” maka penugasan Relawan dalam Pengembangan Organisasi perlu ditingkatkan untuk menjawab tantangan dimasa depan kunci keberhasilan penugasan Relawan terletak pada keterampilan staf di PMI Cabang dalam melakukan identifikasi : Kompetensi - Komitmen - Leadership Relawan diwilayahnya agar dapat dimobilisasi sesuai dengan bakat - minatnya. III. Diperlukan komunikasi yang baik dan hubungan yang harmonis antara staf dan Relawan apabila PMI berharap Relawan dapat meningkatkan kapasitas organisasi PMI. PMI pusat telah memulai mengikut sertakan Relawan (sesuai dengan mekanisme organisasi) dalam penyusunan : Pedoman, kerangka acuan, Program kerja, disain buku-2 PMI, evaluasi kegiatan-2 ditingkat nasional, dan hasilnya cukup positif. Disisi lain Relawan merasa ‘diakui dan dihargai” kontribusinya untuk Organisasi. IV. PMI Cabang yang belum mempunyai banyak kegiatan pelayanan sementara jumlah Relawannya cukup besar maka perlu memikirkan penugasan Relawan tersebut dalam pengembangan organisasi. Apabila mereka tidak ditugaskan atau dilibatkan dalam kegiatan-2 PMI setelah dilatih atau diberi orientasi maka lama kelamaan mereka akan “meninggalkan organisasi” satu demi satu, sehingga “aset yang sudah ditanamkan oleh organisasi juga akan hilang. V. Staf yang membidangi PMR dan Relawan di PMI Cabang harus melaksanakan tugasnya terintegrasi dengan bidang-2 lainya di Markas Cabang , demikian juga sebaliknya, bidang pelayanan apabila akan memulai program dalam proses rekrutmen hingga Penugasan Relawan, maka staf bidang Relawan harus terlibat untuk memastikan bahwa sistim manajemen Relawan dapat dilaksanakan. Terlampir Tanggung Jawab dan Jabaran tugas Divisi/Bidang/Unit di Pusat- Daerah-Cabang dalam merencanakan, melaksanakan, memantau dan mengevaluasi pembinaan dan pengembangan Relawan.
  50. 50. Pedoman Manajemen Relawan 41 PMI dalam pengembangan program PSP,evaluasi, dll dalam pengembangan program kesiapsiagaan PMIPMI Apakah mereka menjadi bagian dari perencanaan B.Kerelawanan saat situasi emergensi/ darurat
  51. 51. Pedoman Manajemen Relawan 42 Bagian penting dalam setiap operasi tanggap darurat adalah mobilisasi Relawan. Tanpa relawan, PMI tidak mempunyai kapasitas untuk respons. Agar relawan dapat memberikan kontribusi secara efektif, mereka harus dilatih sehingga memiliki keterampilan yang memadai, diberikan peran, dan jabaran tugas yang jelas, di kelola dengan baik, diperlakukan dan diakui. Manajemen Relawan SEBELUM (kesiapsiagaan), SAAT (tanggap darurat) dan SETELAH bencana (rehabilitasi), harus dipandang sebagai tugas dasar setiap perhimpunan nasional. sistem manajemen relawan yang baik di Indonesia dan Philippines, 1. Kerelawanan SEBELUM terjadi Bencana a. Sistem Manajemen Relawan Apakah Manajemen Relawan telah dijalankan dengan baik? Setiap Perhimpunan Nasional harus memiliki Kebijakan Relawan, dan mempunyai keterkaitan dengan Kebijakan Relawan Federasi (Federation Volunteering Policy - 1999), tetapi disesuaikan dengan kondisi dan situasi wilayah masing- masing. Setiap Perhimpunan Nasional harus dilengkapi dengan Pedoman Manajemen Relawan, yang mengatur seluruh aspek dalam Siklus Manajemen Relawan. Hal ini termasuk menjelaskan posisi Relawan dalam Struktur Organisasi dan menjelaskan kapasitas manajerial yang dibutuhkan untuk menangani permasalahan Relawan seperti keterkaitan Bagian Manajemen Relawan dengan Bagian Sumber Daya Manusia. Dari 4 (empat) Negara yang disurvei oleh IFRC, para konsultan melihat bukti jelas mengenai yang kurang di Pakistan dan Papua New Guinea (PNG). Namun demikian, di Pakistan and PNG sedang mengusahakan peningkatan manajemen Relawan. Definisi, Jumlah, dan Kategori Relawan Sangat penting untuk PMI menjaga keakuratan dan memperbaharui data Sumber Daya Manusianya melalui Database Staf, Relawan, dan Anggota. Hal ini akan memudahkan dalam: Menyediakan informasi akurat tentang Relawan, seperti fakta Relawan yang aktif serta angka/ jumlah kategori Relawan (KSR / TSR). Menganalisa perkembangan dan peningkatan terkait jumlah, tempat tinggal, dan kompetensi Relawan Meningkatkan akurasi perencanaan program dan anggaran. Secara akurat mempunyai data kemampuan Relawan dalam Tanggap Darurat dan Relawan yang mempunyai kapasitas respons terkait Rencana Kontingensi, hal ini akan sangat memudahkan mobilisasi Relawan kapanpun terjadi Bencana. Saat ini, Manajemen Relawan lebih dari sekedar pembentukan struktur, sistem, dan prosedur. Hal yang sama pentingnya adalah, budaya organisasi, gaya manajemen, dan aspek Manajemen yang lebih berorientasi pada unsur manusianya, serta kemampuan untuk lebih “melihat” Relawan! (IFRC – Taking Volunteer Seriously)
  52. 52. Pedoman Manajemen Relawan 43 Sulitnya mendapatkan jumlah dan kategori Relawan yang tepat, konsisten, dan terkini, terjadi karena adanya ketidakjelasan/ ketidaksamaan pemahaman staf dan Relawan. Indikasi Jumlah Relawan di Perhimpunan Nasional yang disurvey Ada anggapan sementara dari beberapa pengurus/ staf bahwa PMR adalah Relawan/ Volunteer. PMR bukan Relawan, PMR adalah anggota Remaja PMI yang dipersiapkan dengan Pembentukan Karakter untuk menjadi Relawan di masa depan. Tetapi mereka dapat diikutsertakan dalam melaksanakan kegiatan pelayanan (Volunteering) dan mempunyai jiwa Kerelawanan (Volunteerism) PMI pada tingkat Cabang belum memiliki Sistem Pendataan Relawan yang memadai, sehingga tidaklah mengherankan bahwa pada tingkat nasional belum bisa memberikan data yang akurat. Saat Bencana besar melanda, dari catatan beberapa PMI Cabang, mengidentifikasi dari sejumlah Relawan yang tinggal di daerah rawan dan terkena bencana, hanya beberapa yang akhirnya dapat dimobilisasi. Sisanya tidak dimobilisasi atas banyak alasan. Hal ini terjadi karena adanya mobilisasi Relawan dari wilayah lain, dan - bahkan – rekrutmen ditempat (orang belum terlatih yang 'datang' dan ingin menolong). 18 Tahun
  53. 53. Pedoman Manajemen Relawan 44 Gaya dan Budaya Manajemen Relawan Pada fase awal Operasi Tsunami, banyak delegasi dari beberapa PNS diakomodasi dalam bangunan yang relative mempunyai standar yang baik sementara sejumlah Relawan PMI menetap ditempat (yang menurut delegasi yang diwawancara sebagai “kondisi kumuh”) yang tidak jauh dari bangunan tersebut. Delegasi tersebut kemudian mengusulkan kepada rekan kerjanya bahwa mereka harus melakukan sesuatu terhadap kondisi kehidupan relawan (demi menciptakan kehidupan yang layak dan kondusif, kondisi kerja yang layak, kehormatan dan harga diri), yang dijawab oleh rekan kerjanya dengan: Banyak Relawan telah mempunyai sejarah kerelawanan yang menimbulkan pertanyaan perbandingan seperti, 'apakah relawan sekarang berbeda dengan dulu, beberapa dekade yang lalu?'. Jawaban dari pertanyaan ini dapat seperti yang digambarkan seorang 'veteran relawan', yang mengatakan, “Ya, dulu relawan hanya ingin melayani masyarakat. Sekarang mereka punya ekspektasi yang tinggi, mereka ingin 'mendapatkan' sesuatu, juga, lebih ber-orientasi- insentif dan lebih sadar terhadap segala hal”. Juga terdapat perbedaan besar saat berdiskusi mengenai permasalahan relawan dengan orang yang berasal dari anggota Regional Disaster Response Teams (RDRTs), atau dari Perhimpunan Nasional Negara lain/ Partner National Societies (PNS) yang mempunyai latar belakang relawan atau telah menerima pelatihan tentang kerelawanan. Mereka mempunyai pemahaman yang lebih baik, juga kepekaan kemanusiaan dalam hubungannya dengan kerelawanan. b. Rencana Kontingensi PMI telah mempunyai Rencana Kontingensi komprehensif dimana masalah Manajemen Relawan saat keadaan darurat telah dimasukkan dengan baik. Bagaimanapun, untuk meningkatkan kesiapsiagaan, adalah penting untuk memastikan adanya rencana untuk Relawan saat darurat, sebagai pedoman kesiapsiagaan Relawan yang terpisah maupun sebagai unsur yang terintegrasi dalam rencana kontingensi keseluruhan. Beberapa spesifikasi yang harus dimasukkan dalam Rencana kontingensi adalah: ?Informasi terkait kapasitas Relawan (jumlah dan keragaman relawan, lokasinya, data keahlian/ keterampilan, bagaimana mereka diorganisir, jejaring Relawan, dll.) “Tapi mereka kan hanya relawan…!” Apakah masalah Relawan telah masuk dalam Rencana Kontingensi di PMI ?? Apabila kita adalah organisasi kemanusiaan, maka kita juga harus manusiawi terhadap Sumber Daya Manusia (PMR, Relawan, Staf, Pengurus) kita sendiri
  54. 54. Pedoman Manajemen Relawan 45 Prosedur / informasi untuk mobilisasi Relawan ?Klarifikasi peran, tugas dan tanggung jawab relawan yang terlibat ?Dukungan yang dipersiapkan saat operasi terkait transportasi, perlengkapan, akomodasi, makanan dan uang saku/ tunjangan operasional lainnya ?Prosedur perlindungan asuransi ?Deskripsi struktur manajemen relawan saat operasi (garis pelaporan) ?kemampuan manajerial staf untuk menangani masalah terkait Relawan yang ada maupun Relawan yang 'baru masuk'. ?Prosedur Briefing/ Debriefing untuk memastikan bahwa sudut pandang Relawan dimasukkan sebagai bahan pertimbangan dalam perencanaan, implementasi, evaluasi dan pelaporan. ?Peraturan mengenai jangka waktu penugasan, rotasi tugas dan dukungan yang tersedia untuk menangani stress. ?Ketentuan mengenai pengakuan dan penghargaan ?Peraturan dan prosedur untuk penunjukan Relawan dari mitra (Federasi, PNSs, Organisasi/ Institusi lain) ?Undang- undang ketenagakerjaan, aturan Kerelawanan dan regulasi/ peraturan lain yang harus dipertimbangkan, sebagai contoh dalam hubungan dengan cuti seorang pegawai untuk dimobilisasi saat operasi tanggap darurat, dan dalam kasus Relawan yang sementara menjadi 'staf kontrak' di PM/BSM, dll. ?Deskripsi kapasitas, sistem dan prosedur untuk menangani 'Relawan yang baru', contoh; orang yang ingin menjadi Relawan (seleksi/ pendaftaran, orientasi/ pelatihan, penugasan, monitoring dan debriefing, tindak lanjut setelah tanggap darurat) ?Pedoman untuk prosedur anggaran dan keuangan terkait dengan Relawan dalam operasi tanggap darurat. Sebagian besar dari operasi tanggap darurat yang berskala kecil akan ditangani oleh PMI Cabang sendiri. Mobilisasi pada saat tanggap darurat bencana tercantum dalam prosedur tetap Tanggap Darurat Bencana PMI. Ada beberapa bencana skala besar yang menyebabkan perhimpunan nasional membawa sistem tanggap darurat Federasi, termasuk beberapa perhimpunan nasional negara lain dan pelaku-pelaku internasional lainnya. Pada Bencana bersekala besar yang menyebabkan PMI mengikut sertakan tim tanggap darurat Federasi maka biasanya Relawan Palang Merah / Bulan Sabit Merah akan ikut bergabung. Tidak ada yang salah dengan hal ini, namun hal tersebut mengutamakan mengenai berbagai aspek dari operasi tanggap Darurat, termasuk permasalahan yang terkait dengan manajemen relawan. Pengalaman yang didapatkan dan hasil evaluasi terkait operasi seperti Tsunami, Apakah permasalahan koordinasi dan harmonisasi dengan mitra telah dipertimbangkan? perlunya koordinasi dan harmonisasi, mekanisme yang solid antara perhimpunan nasional dan mitra
  55. 55. Pedoman Manajemen Relawan 46 ?Hal ini menimbulkan semacam persaingan yang tidak sehat (sesama dan antar Relawan) dan dalam hal ini, menurunkan semangat Kerelawanan. Satu dari “virus terburuk” adalah cara pemberian kompensasi keuangan terhadap Relawan. Pentingnya hal ini sebagai permasalahan kesiapsiagaan dapat digambarkan dalam kasus di Indonesia. Kurangnya koordinasi dan harmonisasi antar mitra saat awal terjadi operasi tsunami dan kerusakannya hari ini cukup jelas bagi semua orang. Usaha besar harus dilakukan untuk mengurangi aspek negatif, dan walaupun masih jauh dari sempurna, diharapkan situasi berangsur- angsur menjadi lebih baik. 17 bulan setelah Tsunami di Aceh, kembali terjadi bencana yang dahsyat, Gempa di Yogyakarta. Federasi, sejumlah PNSs dan organisasi internasional kembali datang. Kali ini, pengalaman dan mekanisme yang diperoleh saat operasi tsunami menghasilkan koordinasi keseluruhan berupa Persetujuan Kerangka Kerja (Framework Agreement) terhadap Gerakan, berarti PMI dan Federasi dalam posisi lebih baik untuk melakukan koordinasi dan harmonisasi pada seluruh mitra gerakan dari awal. Hal ini meningkatkan efisiensi dan efektifitas untuk operasi tanggap darurat, termasuk Manajemen Relawan. Berdasarkan penjelasan di atas, setiap perhimpunan nasional harus mengatasi hal ini dengan cara yang terkoordinir, terpadu dan secara jelas harus mengakui adanya hubungan antara manajemen relawan yang baik, kesiapsiagaan yang memadai dan tanggap darurat yang efektif. Alasan untuk megungkapkan permasalahan kordinasi dan harmonisasi adalah untuk menekankan pada: ?Pertama, kebutuhan untuk secara jelas mengindentifikasi Negara- Negara/perhimpunan nasional di mana ada kemungkinan terjadi becana yang sedemikian besar sehingga kesiapsiagaan bagi keterlibatan mitra luar menjadi relevan. ?Kedua, untuk menjamin bahwa dalam kasus-kasus tersebut isu-isu koordinasi dan harmonisasi dengan/di antara mitra ditangani dengan jelas, khususnya dalam konteks perencanaan kontigensi, seperti dalam konteks kesiapsiagaan. ?Ketiga, bahwa semua aspek yang relevan dari manajemen relawan dalam hubungannya dengan mitra disertakan ke dalam bagian khusus dari rencana kontigensi.
  56. 56. Pedoman Manajemen Relawan 47 2. Kerelawanan SAAT Operasi Tanggap Darurat Bencana Untuk memastikan Manejemen Relawan yang efektif saat operasi tanggap darurat (dan mempertimbangkan siklus Manajemen Relawan), PMI telah mengidentifikasi beberapa masalah: ?Orang baru, Relawan Spontan: Apa yang harus dilakukan dengan orang dari luar organisasi yang ingin menolong ? ?Pembagian peran: Apakah Relawan telah diberikan jabaran tugas yang jelas? ?Rotasi Relawan dan bagaimana mengatasi 'depresi/ kejenuhan' Relawan? ?Relawan yang terkena dampak bencana: Apa yang harus dilakukan dengan Relawan yang juga terkena dampak bencana ? Seperti digambarkan dalam siklus Manajemen Relawan, orang yang ingin menjadi relawan harus diberi kesempatan, diwawancarai, diseleksi, dilatih, ditugaskan, dimonitor, dievaluasi, dan diakui. Kesemuanya, harus dilakukan ditengah- tengah keadaan darurat. Bagaimana menjawab dan membentuk pemahaman dari keinginan ini pada saat itu sangatlah penting. Pada saat yang sama, kehadiran mereka menjadi tantangan bagi organisasi, terkait dengan bagaimana memanfaatkan sumber daya ini, dalam waktu yang terbatas, mereka Orang baru membutuhkan waktu untuk membangun rasa memiliki dan cara kerja menurut Prinsip Dasar dan Nilai- nilai Gerakan. Mereka perlu dilatih terkait penugasan yang diberikan sesuai rencana kontingensi. Bila hal ini berjalan dengan baik, aspek Manajemen Relawan tersebut akan berdampak positif terhadap operasi tanggap darurat secara keseluruhan. Kebutuhan Manajemen Relawan saat awal terjadi bencana semakin jelas. Hal ini menjadi semakin penting dalam bencana yang lebih besar, dimana program yang lebih besar dilaksanakan karena adanya dana Internasional. Dalam rangka mengatasi hal ini, PMI dapat menunjuk seseorang untuk mengelola Relawan, orang ini harus mempunyai kemampuan untuk mengelola Relawan, terlatih dan mempunyai kapasitas untuk mengatur kebutuhan spesifik Relawan dalam operasi tanggap darurat bencana. Mereka yang bertanggungjawab harus secara jelas mengetahui kebutuhan nyata dan kemampuan PMI pada saat tersebut untuk menjamin bahwa sistem tidak kewalahan. Apa yang harus dilakukan dengan orang dari luar organisasi yang ingin menolong? Saat bencana terjadi, banyak orang menuju lokasi untuk menolong, atau mendekati PMI dan menawarkan bantuan. mengintegrasikan dengan Relawan yang sudah ada dan terlatih bukanlah hal yang mudah. Siklus Manajemen Relawan harus flexible untuk beradaptasi terhadap situasi tanggap darurat bencana. Rekrutmen, Pelatihan dan Penugasan Relawan harus dilakukan dengan cepat, efisien, dan yang paling penting, harus terdata dengan baik. Bagaimana pun juga, bertambahnya jumlah Relawan potensial secara mendadak mungkin melebihi kemampuan PMI untuk menyerap mereka kedalam sistem. Relawan yang potensial dapat diarahkan ke organisasi lain yang
  57. 57. Pedoman Manajemen Relawan 48 Apakah relawan telah diberi tugas yang jelas dan terinci? Dalam respon tanggap darurat dibutuhkan keahlian mulai dari dokter, perawat, hingga distribusi barang bantuan, dari orang yang terlatih dan tim professional hingga Relawan individual. Untuk setiap tahap pemanfaatan dan distribusi waktu Relawan, peran dan tanggung jawab harus dipikirkan dengan baik dan dipertimbangkan dalam sistem tanggap darurat dan rencana kontingensi. Bila sistem manajemen relawan yang baik terwujud, database serta keterampilan Relawan tersedia untuk dapat menyesuaikan posisi yang dibutuhkan, diharapkan operasi tanggap darurat dapat berjalan dengan baik (seperti; pengemudi, petugas gudang, penterjemah, komunikasi, manajemen pengungsian, dll.) Dalam Rencana Kontingensi, harus menyertakan rincian tugas, jumlah Relawan yang dibutuhkan untuk setiap wilayah, dan pelatihan yang dibutuhkan pada saat itu. Pengetahuan Relawan terhadap kondisi medan, infrastruktur, budaya, bahasa, dll., dalam masyarakat adalah faktor yang tak ternilai. Seperti telah disebutkan sebelumnya bahwa d Bagaimanapun, terkait struktur hirarki PMI dimana keputusan diambil pada tingkat Pengurus dan dalam waktu terbatas yang dipengaruhi bencana maka perencanaan kolektif pada umumnya harus dilaksanakan sebelum terjadi bencana. Meningkatnya kompetisi PMI dengan organisasi kemanusiaan lain serta meningkatnya spesialisasi dan kualifikasi orang yang dimobilisasi saat terjadi bencana, menyadarkan kita semua akan kebutuhan “Manajemen Relawan” yang se-profesional mungkin dalam tanggap darurat. PMI harus meyakinkan bahwa relawannya, telah dilatih dengan baik dan ditingkatkan kapasitasnya untuk dapat dimobilisasi saat respon tanggap darurat, juga harus dipastikan bahwa peran dan tanggung jawab relawan dalam bencana telah diuraikan dengan jelas. PMI harus memperhatikan peran antara Relawan pria dan wanita, dalam operasi tanggap darurat bencana alam perencanaan, perancangan dan monitoring operasi relief, Relawan harus dilibatkan secara aktif. Tim SATGANA di Indonesia dan ERU di Filipina adalah contoh tim Relawan yang terlatih dan berkualitas dengan peran yang jelas dalam keadaan darurat. Pada umumnya Relawan mempunyai pemahaman mengenai apa yang perlu dilakukan, dan peran mereka dijelaskan dalam satu suatu Petunjuk Pelaksanaan (Lihat Juklak SATGANA).

×