La gestión de almacén involucra procesos como adquisiciones, almacenamiento, distribución y planificación. Incluye recibir, inspeccionar, almacenar, preparar pedidos y entregar mercancías, usando documentación y considerando factores como espacio, equipos, personal y características de los productos. Los inventarios existen para apoyar las operaciones y clientes de una organización.

1. Gestión de
Almacén

2. Proceso Logístico
Proceso de
Adquisiciones
Proceso de
Almacenamiento
Proceso de
Distribución
Cálculo de
Reaprovisionamiento
Cálculo de
Reaprovisionamiento
Proceso de Planificación
Grafica

3. La gestión de almacén es desarrollada por el área de
logística y supervisada por área de contabilidad de costos;
definiéndose como la administración adecuada del registro
de compras e ingresos a los ambientes de almacenamiento
dentro de la empresa.
Una empresa suele desarollar la gestión de almacén para
mantener un número mínimo de stock que haga frente a
aumentos de demanda, y ha su vez disponer del material
necesario para continuar con el plan de producción; y que no
genere ninguna pausa en la operatividad.
Definición

4. El inventario se refiere por definición a las existencias de
todo artículo o recurso usado por una organización de
cualquiera de las siguientes formas:
• Materias primas
• Artículos en proceso
• Artículos terminados
• Partes componentes
• Suministros
• Activos Fijos
Los inventarios existen para que las empresas operen y
cumplan con los requerimientos de los clientes. Su razón
principal es la operación continua y la protección contra la
incertidumbre de los proveedores. El inventario demanda la
utilización realista y máxima de equipos y personal.
Inventario

5. Descarga Transporte Recepción Clasificación
Pre despacho
Despacho/
Entrega
Distribución
Estiba
Control
Inspección
Operatividad en almacenes

6. Habiendo establecido el Qué , el Cuándo y el Cómo, producto
de la negociación en la compra, el almacén deberá estar
dispuesto y en condiciones de recibir la mercadería de acuerdo
a los parámetros establecidos, para lo cual deberá contar con
el personal adecuado e idóneo para la recepción, y los
recursos para la manipulación.
Recepción

7. Los materiales o equipos requieren de una inspección especial
y exhaustiva según sus características y la naturaleza, para lo
cual se debe contar con personas entendidas e instrumentos
de medición (inspección técnica) que permitan verificar las
características y el estado de la mercadería recibida.
Independientemente de la inspección de las cualidades de la
mercadería, esta debe ser revisada para verificar que se
cumplan la cantidad adecuada y la fecha pactada de entrega
de acuerdo a lo estipulado en la Orden de Compra.
De no cumplirse con la cantidad pactada; anota en la Guía de
Remisión, se deberá indicar claramente en este documento.
En caso de incumplimiento del plazo, se deberá informar a
Compras para aplicar la penalidad correspondiente.
Inspección

8. Esta función poco conocida pero muy significativa cobra vital
importancia según el tipo y el tamaño de almacén.
Se refiere al movimiento de mercaderías para ubicarlas en el
espacio físico que se ha dispuesto para su almacenaje en el
recinto.
Debe considerarse el volumen y peso de la mercadería, tipo
y tamaño del embalaje, su nivel de rotación, los accesos de
manipulación y limpieza, las condiciones especiales de
conservación (ejemplo: Temperatura), los planes de
contingencia, la seguridad, entre otros a fin de lograr una
rápida distribución posterior para atender a los usuarios
internos o externos.
Estiba

9. Sin un adecuado sistema de control, que debe ser ejercido
en forma estricta y permanente, ninguna de las otras
funciones se hacen posibles.
Implica el establecimiento de procedimientos y funciones
para todas las acciones de almacén, las cuales deben
orientarse a mantener las condiciones optimas de
almacenamiento mediante la constante inspección, viéndose
reflejada esta acción de control en un sistema de información
que permita conocer a toda la empresa la disponibilidad de
bienes almacenados.
Tipos de toma de inventarios de existencias
• Inventario Cíclico
• Inventarios Generales
Control

10. Instancia previa al despacho en la cual el personal de
almacén prepara el despacho de los pedidos formulados
por los clientes internos y externos en forma anticipada.
Implica contar con un sistema de información adecuado
que unifique los criterios de información cliente.
Almacén, además del especio necesario para la
preparación de los pedidos a fin de tenerla lista en el lugar
convenido (dock) en el plazo establecido.
Esta actividad requiere de mucha planificación y estudio de
los tipos y movimientos de almacén.
Pre-desacho

11. El ciclo del servicio de almacén se ve parcialmente
culminado con la función de entrega o despacho de las
mercaderías, que implica la entrega física de la
mercadería a los usuarios de acuerdo a las condiciones
coordinadas.
Implica la entrega al usuario de toda la información
necesaria para el uso y transporte de la mercadería
(catálogos, protocolos, actas de inspección, guías de
remisión, nota de salida o entrega, etc.).
Debe mantenerse permanente actualizado el flujo de
información.
Implica además la transferencia de la responsabilidad de
la custodia de la mercadería.
Despacho

12. Cada producto tiene propiedades físicas, comportamientos
químicos e incluso biológicos que deben ser contemplados y
respetados en su presentación al consumidor y en su
introducción en las cadenas de distribución, en particular en
los procesos de almacenamiento y transporte.
Se distinguen 3 elementos de protección al producto:
– El envase, que presenta el producto al consumidor. En este se señalan las
características distintivas del producto, su identificación, normas de manejo
y posibles riesgos.
– El empaque, que integra lotes comerciales del producto envasado. Se
señalan normas para su manejo y colocación al transportarse, condiciones
ambientales a respetarse, riesgos de manipulación y la cantidad de envases
incluidos.
– El embalaje, que permite adicionar lotes de productos empacados en
unidades de carga para su transporte y en fracciones de esta para su
almacenamiento.
Protección de productos

13. • Superficie suficiente
• Equipos de desplazamiento y apilamiento
• Dispositivos de almacenamiento
• Recurso humano disponible
• Volúmenes y cantidades de los artículos a almacenar
• Peso de los artículos a almacenar
• Rotación de los artículos a almacenar
• Seguridad: riesgos de accidentes, explosión,
incendios, etc.
• Áreas de circulación
• Áreas de manipulación de materiales
• Sistemas de control de cantidad (kárdex visible)
• Toma de inventarios
• Zonas de despacho y acomodo
Criterios disposición

14. • Nota de Ingreso por orden de compra.
• Nota de Ingreso por devolución.
• Nota de Ingreso por ajuste de inventario.
• Nota de Salida por atención de requerimientos.
• Nota de Salida por cambio de código.
• Nota de Salida por ajuste de inventario.
• Nota de Salida por emergencia.
• Nota de Transferencia entre almacenes del mismo centro.
• Nota de Transferencia entre almacenes de distinto centro.
• Guías de Remisión.
• Constancia de salida manual.
Documentos

15. Inventario general – AL-012
Personal de
inventario
Almacén
Contabilidad
Generación de
Reporte para
toma de
inventario
Impresión de
reporte Ejecución de toma
de inventario
Digitación de
datos de
inventario
Generación de
reporte
preliminar de
diferencias
Ejecución de
recuento
Digitación de
datos de
recuento
Generación de
reporte de
diferencias por
sustentar
Impresión de
reporte
Impresión de
reporte
Elaboración de
informe de
sustento de
diferencias
2
1
2
3
4 5
6
7
8
9
10
11
NO
16
13
SI
Digitación de
últimos datos (en
base al informe)
Impresión de
reporte
2
14
Generación de
reporte de
diferencias
definitivas
AL-003 /
AL-006
12
Informe
aprobado?
15
Toma de inventarios