Dokumen tersebut membahas tentang tata cara penanganan surat masuk di sebuah organisasi, meliputi pengertian surat masuk, perlengkapan yang dibutuhkan, tahapan pengelolaan surat masuk, tugas penerima surat, manfaat dan kerugian bila surat tidak ditangani dengan baik.

1. TATA CARA PENANGANAN
SURAT MASUK
OLEH
ANNISA NURRAHMATULLAH
XI PERKANTORAN 1

2. surat adalah alat komunikasi
tertulis yang berasal dari satu
pihak dan ditujukan kepada pihak
lain dengan tujuan menyampaikan
informasi.

3. PENGERTIAN SURAT-SURAT MASUK
Surat Masuk adalah surat-surat yang
diterima oleh suatu
organisasi/perusahaan yang berasal dari
seseorang atau dari suatu organisasi.

4. PERLENGKAPAN PENANGANAN SURAT
MASUK
1. Buku Agenda Surat masuk
2. Lembar Pengantar Surat Masuk, Lembar Pengantar
Surat Rahasia
3. Secreaties Desk File
4. Alat tulis
5. Kertas dan Amplop
6. Alat Pembuka Surat
7. Stempel
8. Formulir Tanda Terima/ Buku Ekspedisi Intern dan
Ekstern
9. Lembar Disposisi

5. Indeks :
Rahasia :
Penting :
Biasa :
Kode : Tanggal Penyelesaian :
Tgl./No. : …………………………………..
Asal : …………………………………..
Isi Ringkas : …………………………………..
…………………………………..
Instruksi/Informasi
Diteruskan Kepada :
1. ……………………..
2. ……………………..
3. ……………………..
Sesudah dipergunakan harap segera kembali :
Kepada : …………………………………………………
Tanggal : …………………………………………………

6. PENGELOLAAN SURAT
MASUK
1. Penyortiran surat
2. Pembukaan sampul
3. Mengeluarkan surat dari sampul
4. Pembacaan surat
5. Pencatatan surat
6. Pembagian surat

7. TUGAS PENERIMA SURAT
MASUK1. Mengumpulkan dan menghitung jumlah surat yang
masuk
2. Meneliti ketepatan alamat si pengirim surat
3. Menggolong-golongkan surat sesuai dengan
urgensi penyelesaian surat
4. Menandatangani bukti pengirimaan sebagai tanda
bahwa surat telah diterima.

8. KERUGIAN KERUGIAN BILA SURAT TIDAK
DITANGANI DENGAN BAIK
1. Surat dan informasinya bisa hilang
2. Kantor menjadi tidak rapi karena banyak
tumpukan kertas yang tidak tertata
3. Surat sulit ditemukan jika dicari, karena
letaknya tidak disusun dengan teratur

9. MANFAAT PENANGANAN SURAT
1. Surat akan tercatat dengan baik
2. Prosedur penanganan surat jelas
3. Surat akan tersimpan baik, sehingga mudah
untuk ditemukan
4. Rahasia surat akan terjaga

10. JANGAN DENGARKAN HINAAN ORANG KARENA
HINAAN ITU PERTANDA KALAU MEREKA IRI
DENGAN DIRI KITA DAN KARENA MEREKA TIDAK
MAMPU MENJADI SEPERTI KITA.