Artevelde De Functie Evenementen Binnen Een Kmo
•Als PPT, PDF herunterladen•
0 gefällt mir•272 views
Presentatie voor de studenten Communicatiemanagement aan de Arteveldehogeschool in het kader van hun vak \'Events\'. Presentatie over de positieve punten en valkuilen van een marketing -events functie binnen een kleinere KMO.
Empfohlen
Weitere ähnliche Inhalte
Andere mochten auch
Ähnlich wie Artevelde De Functie Evenementen Binnen Een Kmo
Ähnlich wie Artevelde De Functie Evenementen Binnen Een Kmo (16)
Artevelde De Functie Evenementen Binnen Een Kmo
- 1. De functie ‘Events’ binnen een KMO Arteveldehogeschool 8 maart 2010
- 3. Verschil KMO – MULTINATIONAL KMO MULTINATIONAL Geen aparte functie Aparte functie / afdeling Geen outsourcing Evenementenbureaus Kleine budgetten Grote budgetten Lokale basic events ‘Sexy’ events Personeelsfeest – Degustatie – Opendeur Product Launch – Kick-offs – Stunts – Media-acties
- 5. CASE: • KMO • Familiebedrijf • Gavere • < 50 werknemers • FMCG > charcuterie
- 6. Bedrijfsstructuur DIRECTIE (IVAN DEKEYSER) STAFFUNCTIES ADMINISTRATIE (4) COMMERCIEEL (1 verantwoordelijke) MARKETING (1) KWALITEIT & MILIEU (2)
- 7. MARKETING • Jonge functie (2004) • Verantwoording + eindbeslissing > zaakvoerder • Taken > divers en uitgebreid, ‘vuilbak’ • Events = klein onderdeeltje
- 8. PERSONEELSFEEST BREYDELFEESTEN OPEN BEDRIJVEN DAG SNEUKELTOEREN DEGUSTATIES LOKALE SPONSORINGEN KOOKSESSIES BEURZEN Onder de kerktoren !
- 10. Imagovormend Proeven Streekgebonden ‘Ambachtelijk’ Geen rode draad Vriendjespolitiek Geen echte strategie aanwezig!
- 11. Moeilijkheden?
- 12. • Contact zaakvoerder • Bewegingsvrijheid • Timing / voorbereiding / opvolging • Eenduidigheid / reglement • Budget
- 13. • Ondersteuning • Promotiemateriaal • Teveel > netwerk van je baas… • Hulp: ‘One man/woman Show’
- 16. • Definitie • Wekelijks 3 à 4 • In diverse winkels • Team > +/- 10 personen +/- 160 per jaar, exclusief beurzen/kleine events
- 17. TAKEN?
- 18. –Samenstellen team / sollicitaties –Opleiding team –Opvolging/ evaluatie/motivatie –Materiaal + producten + kledij –Promotiemateriaal –Jaarplanning leveranciers
- 19. –Nieuwe verkoopsacties –Individuele planning team –Briefing team –Evaluatie achteraf –Controlebezoeken 1 dag per week!
- 20. PROBLEMEN?
- 21. –Last-minute cancelling –Stalen/ materiaal –Spanningen binnen team –Last-minute acties –Uniformiteit –Controle! –Tijdsdruk
- 23. • Breydelstop • Ism stad Oudenaarde • Zondag > augustus • 3000 Deelnemers
- 25. TAKEN?
- 26. –Meetings vooraf met partners –Aanpak? Actie? Promotie? –Materiaal? Transport? –Personeel? –Promotiemateriaal?
- 28. PROBLEMEN?
- 29. –Contact andere partners –Timings te krap –Personeel –Slecht weer –Goodiebags –Slechte afspraken
- 31. • 2 onafhankelijk zelfstandigen • Onderaanneming • Marktwagen vs. Beurscafé • Verkoop > zelfstandigen • Promotie > Breydel
- 32. TAKEN?
- 33. –Planning –Inschrijving –Overleg / Afspraken –Contracten / Reglement –Bestelling / promotiemateriaal –Controlebezoeken + evaluatie
- 34. PROBLEMEN?
- 35. –Geen eigen personeel –Imago bewaken –Afspraken –Controle –TIJD > research
- 37. • Eetfestijnen • Sportploegen • Verenigingen • Lokale events • Familie/ vrienden zaakvoerder • …
- 38. TAKEN?
- 39. –Planning / kalender –Personeel eetfestijnen + briefing –Bestelling –Afspraken –Klaarzetten materiaal –Opruimen materiaal –Evaluatie
- 40. PROBLEMEN?
- 41. –Geen reglement –Geen strategie –Weinig return –Grote inspanning > geen hulp –Uitlenen materiaal –Imago –TIJD
- 42. CONCLUSIES
- 43. • Theorie ↔ Praktijk • KMO ↔ Grotere bedrijven • Events > onderdeel marketing • Onderschat / minderwaardig! • TIJD!
- 44. TIPS
- 45. • Strategie! • Planning / Tijdsverdeling • Wees creatief! • Uitbesteding / ondersteuning • Communicatie van het event! • Blijf realistisch • Help zelf mee!
- 47. VRAGEN?
Hinweis der Redaktion
- Breydel heeft geen duidelijke evenementenstrategie. De events zijn heel uiteenlopend en divers. Er zijn ook enorm veel events per jaar, waarbij het ‘lokale’ aspect duidelijk opvalt en gestuurd wordt vanuit de top.
- Breydel is een typisch voorbeeld van een kleinere KMO, gevestigd in Gavere en met een lokaal beleid. Core business = charcuterie en erkende streekproducten. Zaakvoerder Ivan Dekeyser is een veertiger zonder ervaring in marketing/events en met een authentieke visie…
- Breydel heeft een heel beperkte en eenvoudige structuur, met slechts enkele verantwoordelijken in het KADER. Marketing is hier een staffunctie en ook hier is slechts 1 persoon verantwoordelijke en verder geen andere medewerkers of afdelingen. Er moet ook vanuit de marketing enkel en alleen rechtstreeks overleg gepleegd worden met de zaakvoerder, zonder ondersteuning van andere afdelingen.
- De marketing ‘afdeling’ bestaat slechts sinds 2004, ervoor werd alles gedaan door de zaakvoerder zelf (zonder ervaring). Er moet echter nog steeds rechtstreeks onderhandeld en beslist worden door de zaakvoerder. De taken voor de marketingverantwoordelijke zijn heel divers en uitgebreid zoals een ‘manusje van alles’ of een ‘vuilbak’ voor het bedrijf. Events is hier slechts een klein onderdeeltje van dat er nog wordt bij genomen zonder veel aandacht of duidelijke richting/visie.
- Breydel heeft geen duidelijke evenementenstrategie. De events zijn heel uiteenlopend en divers. Er zijn ook enorm veel events per jaar, waarbij het ‘lokale’ aspect duidelijk opvalt en gestuurd wordt vanuit de top.
- Breydel heeft geen duidelijke evenementenstrategie. De events zijn heel uiteenlopend en divers. Er zijn ook enorm veel events per jaar, waarbij het ‘lokale’ aspect duidelijk opvalt en gestuurd wordt vanuit de top.
- Events worden bij Breydel enkel beschouwd als ‘goed voor het imago’. Ze willen hun ambachtelijke producten ook op een ambachtelijke manier brengen tot bij de mensen. Enkel door te proeven kunnen mensen volgens Breydel overtuigd worden van de producten. Verder is het regionale karakter heel typerend, hoewel ze willen bekend zijn in gans Vlaanderen. Er is geen structuur of rode draad in de evenementencommuniatie en vaak krijgen eigen familie – vrienden – verenigingen voorrang. Hier zou dus dringend een duidelijke strategie en eenduidigheid moeten komen!
- Breydel heeft geen duidelijke evenementenstrategie. De events zijn heel uiteenlopend en divers. Er zijn ook enorm veel events per jaar, waarbij het ‘lokale’ aspect duidelijk opvalt en gestuurd wordt vanuit de top.
- Op het vlak van evenementen heeft de marketingverantwoordelijke het hier heel moeilijk gezien de platte structuur en de ‘ambachtelijke’ visie van de zaakvoerder. Verder is er door een hele boel andere even belangrijke marketingzaken en taken heel weinig tijd voor een degelijke voorbereiding. Dus geen tijd voor een gedetailleerd budget – plan – draaiboek…Verder is het meestal ook ‘grote’ dingen te proberen realiseren met weinig budget en dus creatief proberen zijn! Er is ook geen echt reglement of selectievoorwaarden voor het aanvaarden of realiseren van events!
- Er komt heel weinig ondersteuning vanuit de andere afdeling en outsourcing is helemaal uit den boze wegens kleine budgetten. Het is dus de taak en eindverantwoordelijkheid van 1 en dezelfde persoon. Verder zijn er teveel evenementen per jaar en krijgen de echt belangrijke evenementen hierdoor te weinig aandacht en voorbereiding, waardoor het vaak misloopt. Ook budget voor degelijk materiaal ontbreekt, zodat er moet gewerkt worden met verouderde beursstanden en promotiemateriaal.
- Degustaties zijn een belangrijk onderdeel binnen het gebied ‘events’. Het zijn momenten waarop er in de diverse winkels als Carrefour/Delhaize rechtstreeks contact wordt gelegd met de eindconsument door hen te laten proeven van de producten. Dit gebeurt door een team van een 10-tal degustratrices, meestal oudere dames. Er zijn zo’n viertal degustaties per weekend, wat in totaal maar liefst 160 degustaties per jaar oplevert die allemaal voor de marketing zijn.
- De taken voor de marketing/ eventverantwoordelijke zijn heel divers en uitgebreid voor 1 persoon namelijk: Recrutering – opleiding – opvolging en motiveren van een team van 10 personen. Zorgen voor de bewaking van het imago door het juiste materiaal – kledij – stand.
- Verder ervoor zorgen dat er een volledig jaaroverzicht wordt gemaakt in samenspraak met alle winkels en dat hier ook aparte verkoopsstimulerende acties worden voor opgezet in samenwerking met de afdeling ‘Sales’. Verder moet elk teamlid nog een aparte planning krijgen, rekening houdende met hun wensen/verlofperiodes. Het team moet aan het begin van elke week gebrieft worden over de nieuwe degustaties, verder moeten tijdens de week dan de juiste producten en het juiste promotiemateriaal bij de juiste winkels geleverd worden. De degustaties moeten ook regelmatig zelf bezocht worden voor een goede opvolging en controle en verder moet alles ook nog maandelijks geëvalueerd worden qua omzet – personeel – inzet – winkels…
- De grootste problemen zijn vooral tijd – diverse karakters van het personeel en planning met de diverse partners (winkels – chauffeurs – sales – degustatieteam). Verder is het moeilijk om telkens de controle te bewaken, gezien niet elke degustatie kan bezocht worden en uniformiteit binnen het personeel is soms moeilijk en hierdoor kan het imago moeilijk bewaakt worden. Verder is het een probleem om alles op de juiste manier en op tijd bij de juiste persoon te krijgen, omdat je afhankelijk bent van andere factoren/leveranciers. Kortom: teveel voor 1 persoon, rekening houdende dat dit slechts 1 van de vele taken is!
- Een tweede voorbeeld zijn de vele events die Breydel uit eigen initiatief organiseert of actief aan deelneemt zoals het grote fietsevenement Zomertoeren van Radio2, waaraan meer dan 3000 mensen deelnemen. Breydel is hier één van de hoofdpartners en heeft dus ook een eigen Breydelstop.
- Bij dergelijk evenement komt veel meer kijken dan verwacht: eerst en vooral een duidelijke partnership overeenkomst opstellen met een goede return en visibiliteit. Verder controle van deze return en drukwerk. Daarnaast de voorbereiding van de dag zelf: hoe vallen we op, welk cadeautje geven we, wat voor hapje geven we, wie helpt mee, welk materiaal is nodig en hoe geraakt dit daar tijdig,… Verder zijn er ook nog andere partners met andere stops en moet alles dus perfect op elkaar worden afgestemd. Hier gaan dan ook diverse tijdrovende meetings aan vooraf met Stadsbestuur – sponsors – veiligheidsdiensten – Radio2- …
- Ook tijdens de dag zelf moet er nog heel wat zelf gedaan worden, zoals de volledige opbouw van de stand op de locatie, de coördinatie en motivatie van het personeel en het bijspringen tijdens de grote drukte en tenslotte het afbreken en terugbrengen van al het materiaal achteraf. Dit is dus een dag van ‘s morgens vroeg tot ‘s avonds laat. Nadien moet dan nog een grondige evaluatie gemaakt worden en moet er gekeken worden of het winstgevend genoeg was…
- Gezien de afhankelijkheid van diverse partners, kan heel laattijdig gestart worden met de voorbereidingen. Ook hier is TIJDSDRUK dus opnieuw een probleem, want de andere taken lopen ook verder. Bovendien is het heel moeilijk om gemotiveerd personeel te vinden op een zondag, waardoor je uiteindelijk ook zelf moet bijspringen om broodjes te smeren en dergelijke. Bovendien moeten meer dan 3000 goodiebags samengestoken worden door beroep te doen op jezelf opnieuw samen met enkele vrijwilligers, wat heel tijdrovend is. Verder speelt het weer een enorm grote rol want door slecht weer moet een noodoplossing gezocht worden tijdens het evenement zelf en moet opnieuw heel wat extra werk verzet worden. Doordat sommige actoren zich ook niet aan de afspraak hielden, wordt sommige dingen vergeten of lopen ze niet zoals het moet waardoor het extra stress geeft…Conclusie: ook hier teveel werk voor 1 persoon en outsourcing zou hier geen slecht idee zijn.
- Breydel neemt ook regelmatig deel aan diverse beurzen. Door gebrek aan personeel wordt dit uitbesteed aan 2 onafhankelijke partijen die ofwel een marktwagen ofwel een beurcafé uitbaten. Zij mogen dan voor hun rekening producten / broodjes van Breydel verkopen, in ruil voor een goede vertegenwoordiging van het merk tijdens de beurs of het evenement.
- Ondanks het uitbesteden komt hier heel wat extra werk bij kijken achter de schermen, te beginnen met het plannen en zoeken van de juiste markten/beurzen en de inschrijving hiervoor (beursplan – standoppervlakte – voorzieningen…). Verder moet er regelmatig overleg gepleegd worden met de zelfstandigen en moet een duidelijk reglement worden opgesteld zodat ze het imago van Breydel niet besmeuren en zodat beide partijen er beter van worden. Voor een beurs moet dan telkens een realistische bestelling geplaatst worden voor vlees en moet gezorgd worden voor voldoende en degelijk promotiemateriaal of promotieacties. Ook hier is regelmatige controle een vereiste en moet na elke beurs de rendabiliteit geëvalueerd worden met de partners!
- Bij de kleinere evenementjes en sponsoringen ‘onder de kerktoren’ ontstaan de meeste problemen op vlak van communicatie met de zaakvoerder – nood aan een degelijk reglement of sponsoringcriteria. Verder stopt het niet met enkel wat vlees te sponsoren: er wordt namelijk ook kostbaar materiaal uitgeleend zoals vleesmessen – bakplaten – wokpannen… waarbij duidelijke afspraken vereist zijn. Beschadiging of verlies van materiaal is hier geen uitzondering, gezien het gebrek aan tijd / controle / reglementering /waarborgen. Ook is het heel moeilijk om op al deze evenementjes aanwezig te zijn en te controleren of het imago van Breydel wel overeenstemt (wat vaak niet het geval is). Verder is het ook de taak van de marketingverantwoordelijke om alle materiaal per evenementje en per weekend te gaan klaar zetten voor afhaling en bij terugbrenging ook opnieuw te gaan controleren en te gaan opruimen, opnieuw zonder hulp van binnen of buiten het bedrijf! Alles samen geteld kost ook dit maar liefst een volledige dag per week, terwijl dergelijke sponsoringen vaak heel weinig return of winst opleveren voor het bedrijf zelf, enkel voor het imago van de top.
- De grootste conclusie is hier dat de theorie over evenementen heel vaak in de praktijk en de bedrijfswereld helemaal niet overeenkomt. Het is vaak idealistisch dat de diverse stappen voor het organiseren van een evenement grondig kunnen uitgevoerd worden in de praktijk. Dit omdat bedrijven vaak het moeite – tijd en organisatie van een evenement onderschatten en dat hier vaak te weinig tijd wordt voor gegeven. Een bijkomstig probleem is dat in veel bedrijven Evenementen nog steeds een bijkomstigdheid is die bij één of andere afdeling wordt gevoegd, waardoor er vaak weinig budget en tijd wordt aan gegeven. Er ontbreekt ook vaak een duidelijke strategie en het effect van goede evenementen voor een bedrijf wordt vaak miskend… Goede grote evenementen zijn immers cruciaal voor het imago van een bedrijf en hier moet echt werk van gemaakt worden door een goede voorbereiding – selectie – samenwerking met het volledige bedrijf of hulp van buitenaf!
- Wie in een bedrijf terechtkomt en met evenementen geconfronteerd wordt zou ik zeker het volgende aanraden: Maak de top duidelijk dat evenementen belangrijk zijn en stel samen een duidelijke strategie op Probeer hiervoor voldoende budget vrij te maken en hou rekening met alle factoren als promotiemateriaal – outsourcing… Geef het niet te snel op want de aanhouder wint Steek zelf ook de handen uit de mouwen Zorg voor een goede tijdsverdeling en inschatting per evenement Probeer ondersteuning te zoeken uit diverse hoeken Blijf vooral realistisch: evenementen voor een kleiner bedrijf zijn vaak beperkt en bescheiden. Een aanpak zoals voor VTM of Coca-Cola zal hier dus niet werken ! Probeer van elk evenement iets unieks te maken, waarbij het imago van het bedrijf het beste naar voren komt! Wees creatief met kleine budgetten en probeer zoveel mogelijk te besparen op onnodige zaken. Zorg voor een goede ondersteuning en communicatie per event!