Skriv smart
Effektiva texter på intranätet
Intranätverk 2015
Anna Hass, textexpert, Expressiva

2
Så här vill vi att det ska kännas
foto: Dee Dee

3
Inte så här
foto: Hannah K

4
Effektiva texter gör sitt jobb
Olika språkliga dimensioner:
• Rätt eller fel
• Fint eller fult
• Bra eller dåligt – är det användbart, funktionellt?
”Om de med ekonomiskt bistånd och de med a-kasseersättning
bedöms olika härvidlag eller om det finns andra faktorer, än de
som XX och YY har kontrollerat för, som förklarar skillnaden i
sannolikheterna att delta i program, liksom de olika bedöm-
ningarna av vem som kan söka och ta arbete, är en öppen fråga.”

5
Ditt mål med texterna: att användarna
• hittar rätt text
• förstår vad och hur de ska göra
• blir motiverade, så att de gör det de ska, på rätt sätt
• känner sig nöjda med texterna.

6
Har du sett en dålig text någon gång?

7
Rehabiliteringsåtgärder
Arbetsgivarens rehabiliteringsansvar går inte längre än
att vidta sådana åtgärder som syftar till att medarbetaren
ska kunna återgå i arbete hos arbetsgivaren.
Arbetsgivaren har inom ramen för den allmänna
försäkringen en skyldighet att överväga alla de
arbetslivsinriktade rehabiliteringsåtgärder som kan
genomföras inom eller i anslutning till arbetsgivarens
verksamhet. Vilka åtgärder som sedan måste vidtas får
bedömas från fall till fall med beaktande av flera faktorer,
till exempel arbetsplatsens storlek och medarbetarens
egen medverkan. Arbetsgivarens skyldigheter att vidta
rehabiliteringsåtgärder är i och för sig inte begränsade
till sådana åtgärder som kan vidtas på arbetsplatsen,
utan åtgärderna ska vidtas ”i eller i anslutning till den
egna arbetsplatsen”.
I detta ligger att det kan krävs att arbetsgivaren
medverkar till till exempel arbetsprövning, arbetsträning
eller omskolning utanför arbetsplatsen, detta under
förutsättning att syftet är att medarbetaren ska komma
tillbaka till arbetsgivaren igen.
Inom ramen för rehabiliteringsansvaret är arbetsgivaren
skyldig att överväga flera olika möjligheter att söka
hjälpa den sjuke eller arbetsskadade medarbetaren. Det
kan bli fråga om anpassning av arbetsmiljön, ändring i
arbetet, omplaceringsåtgärder eller arbetslivsinriktade
åtgärder som till exempel arbetsträning. Konsekvenserna
av detta är att arbetsgivaren inte anses ha uppfyllt sitt
ansvar om sådant övervägande inte skett. Undantag är
om det redan från början framstår som uppenbart
onödigt på grund av att det står klart för arbetsgivaren
från början att medarbetaren ändå inte kan komma
tillbaka till något arbete av betydelse hos arbetsgivaren.
Vid denna bedömning bör även medarbetarens egen
uppfattning om situationen beaktas.
Angående arbetsgivarens skyldighet att ändra
arbetsorganisation ansåg AD i en dom …
Rehabiliteringsåtgärder
Som arbetsgivare ska du göra det som behövs för att en
sjuk eller arbetsskadad medarbetare ska kunna återgå i
arbete hos dig.
Gör det som kan göras hos er för att personen
ska kunna komma tillbaka
Du ska överväga alla former för arbetslivsinriktad
rehabilitering som kan genomföras i eller nära er
verksamhet. Vilka åtgärder du sedan ska vidta får du
bedöma utifrån till exempel arbetsplatsens storlek och
medarbetarens egen medverkan.
Du kan behöva medverka till arbetsträning eller
omskolning även utanför arbetsplatsen, om syftet är att
medarbetaren ska komma tillbaka och arbeta hos dig
igen.
Överväg flera olika möjligheter
Du är skyldig att överväga flera olika möjligheter att
hjälpa medarbetaren, till exempel om du ska
- anpassa arbetsmiljön
- ändra arbetet
- omplacera personen
- erbjuda arbetslivsinriktade åtgärder som arbetsträning.
Men du behöver inte göra det om det redan från början
är uppenbart att medarbetaren ändå inte kan komma
tillbaka till något arbete av betydelse hos dig. Om du gör
den bedömningen bör du också väga in medarbetarens
egen uppfattning om situationen innan du beslutar dig
för att inte erbjuda rehabilitering.
Överväg att fördela om arbetsuppgifter
Du har också viss skyldighet att ändra
arbetsorganisationen om det behövs, till exempel genom
att fördela om arbetsuppgifter, så att den sjuka eller
arbetsskadade medarbetaren kan få nya uppgifter. AD
ansåg i en dom …
Skillnader i syfte, struktur, perspektiv, språk

8
Effektiva texter
• Syfte: Bestäm vilka effekter du vill ha,
se till att svara på läsarnas frågor
• Struktur: Ge texten en användbar, synlig struktur
• Perspektiv: Låt texten handla om läsaren, inte om er, och
använd gärna tilltal och uppmaningar.
• Språk: Skriv effektiva meningar och vanliga ord
effekt!
sändare mottagare
(mo*agaren gör rä*)

9
Förslag till persona
• nyanställd
• stressad
• sovit dåligt
• annat förstaspråk än svenska
• aldrig har sett ett intranät tidigare

10
foto: Chris Harrisson

11 foto: Laura Blankenship

12
HITTAR
DE DIN
TEXT?
foto: Derek Gavey

13
Ett gott bemötande:
användarna upplever att texten
• är relevant
• har deras perspektiv
• går lätt att läsa
• går lätt att förstå
• är lätt att använda
• är trevlig.

14
Svara på läsarnas frågor.
Hur ska vi göra?
Arbetsmiljöverket ska arbeta med metoden jämställdhetsintegrering, som betyder
att vi ska synliggöra kvinnor och män på alla nivåer och i alla steg i en process.
Det innebär att vi från och med nu ska ha ett jämställdhetsperspektiv i de
arbetsformer vi har för att till exempel säkerställa att både färre kvinnor och män i
arbetslivet drabbas av olyckor, belastningsskador och psykisk ohälsa. Det vill säga
att vi ska ta hänsyn till kvinnor och män när vi analyserar, planerar och beslutar
inom vilka områden vi ska bedriva inspektion, vilka regler vi ska ha eller vilka
kommunikationsinsatser vi ska genomföra. För stöd i arbetet med analys i
planeringsarbetet se ”metodstöd planeringsprocessen 2015 enhet” i ALGs
arbetsrum samt Insidans underlag för analys i planeringsarbetet.
För att kunna synliggöra skillnader i förutsättningar för en god arbetsmiljö för både
kvinnor och män behöver vi bryta mönster som finns i verksamheterna. Det kan t ex
handla om att ändra attityder och synsätt genom att jobba två och två, man och
kvinna, med erfarenhet från vård och omsorg respektive teknik så att man
kompletterar varandra. Det handlar också om att inspektörer som vanligen
inspekterar i kvinnodominerade branscher går in och inspekterar i mansdominerad
verksamhet och tvärtom.
Vilken är nyttan med arbetet?
Nyttan med jämställdhetsintegrering är att säkerställa att kvinnor och män
får en arbetsmiljö på lika villkor samt att vi synliggör hur vi organiserar vårt arbete.

15
Läsarens perspektiv
Stöd till personligt biträde får lämnas med högst 60 000 kronor
per år. Om du är företagare med funktionsnedsättning som medför
stora kommunikationssvårigheter får stöd lämnas med högst 120
000 kronor per år.
Du kan få upp till 60 000 kronor per år i stöd till personligt biträde.
Du kan få upp till 120 000 kronor per år om du är företagare och har
mycket svårt att kommunicera på grund av funktionsnedsättningen.

16
INTERNT SPRÅK
BLÖDER ALLTID UT
foto: Ma;a Belle;

17
foto: Stefan Zdzialek

18
Gör som de gamla grekerna:
Övertyga med pondus, känslor, fakta

19
Balansera argumenten
foto: nist6dh

20 foto: cdrussorusso

21
Inte så lättanvänt uppställt. Inga uppmaningar.

22
Skriv bra instruktioner:
1. Ställ upp texten överskådligt.
2. Komplettera texten med
bilder, skärmdumpar med
pilar, flödesscheman osv.
3. Gör det tydligt i vilken ordning läsaren ska göra sakerna. Gärna
med en numrerad lista.
4. Använd uppmaningsform och du-tilltal. Då känner läsarna
tydligare att texten rör dem.
5. Motivera läsarna att göra rätt, genom att påpeka hur det är bra
för dem att göra rätt. Till exempel kommer deras e-
postkommunikation gå smidigare om de alltid skriver det
viktiga redan i ärenderaden.
6. Prata inte så mycket om tekniken bakom effekten.

23
Vilken instruktion vill du helst följa?
Redovisa de utgifter du har betalat med privatkortet:
1. Skanna kvittona från dina utgifter.
2. Gå in i Agresso resor eller utlägg och redovisa dina utgifter.
3. Bifoga filerna med skannade kvitton.
4. Lämna originalkvittona och andra fakturaunderlag till din
lönehandläggare.
När företagsupphandlade privatkort använts för betalning ska de utgifter
som har uppkommit i tjänsten redovisas. Kortinnehavaren lämnar en
redovisning av utgifterna i Agresso resor och/eller utlägg.
Originalkvittona ska scannas in och bifogas uppgifterna och
originalkvittona lämnas tillsammans med fakturaunderlag till
lönehandläggare.

24
Vilken vill du helst följa?
1. Ha som mål med sammanfattningssamtalet att
övertyga arbetsgivaren att frivilligt och omedelbart
börja åtgärda de brister du har sett.
2. Redovisa vilka risker och brister du har sett.
3. Redovisa och förklara de krav och råd vi har,
om du kommer att skicka ett
inspektionsmeddelande till arbetsgivaren.
4. Motivera din bedömning, så att arbetsgivaren
förstår vilka åtgärder som behövs.
5. Var tydlig med vad vi vill att arbetsgivaren ska
göra, och vad vi vill uppnå med det.
6. Se till att både arbetsgivaren och
skyddsombudet har fått svar på sina frågor och
funderingar, och se till att det inte finns några
missuppfattningar.
7. Var tydlig med att arbetsgivaren är skyldig att
följa alla krav i lagstiftningen, även de du inte tagit
upp vid just denna inspektion.
8. Om du behöver återkomma med en bedömning
efter inspektionen, så se till att arbetsgivaren och
skyddsombudet får reda på bedömningen innan
du skickar inspektionsprotokollet eller
inspektionsmeddelandet.
Sammanfattning efter inspektionen
Sammanfattningen är ett mycket viktigt skede eftersom det
är här som inspektören genom sitt professionella uppträ-
dande övertygar arbetsgivaren om att frivilligt åtgärda de
synliggjorda bristerna. Inspektörens ambition bör vara att
förmå arbetsgivaren att omedelbart sätta igång med genom-
förandet av de åtgärder som berörts under inspektionen.
Sammanfattningen genomförs tillsammans med arbets-
givaren eller dennes representant och skyddsombudet.
Detta gör det möjligt att också undanröja eventuella miss-
uppfattningar om verksamhetens arbetsmiljöförhållanden.
Vid den muntliga sammanfattningen bör inspektören alltid
redovisa de risker och brister som kan leda till ohälsa eller
olyckor samt i de fall inspektionen kommer att följas av ett
inspektionsmeddelande så långt som möjligt formulera våra
krav och råd.
Inspektören bör motivera sina ställningstaganden. Detta
motverkar missförstånd när arbetsgivaren ska genomföra
åtgärderna. I första hand gäller det att få igång arbetsgiva-
rens egen aktivitet både när det gäller det systematiska
arbetsmiljöarbetet som direkta arbetsmiljöförbättringar. Det
är väsentligt att betona vad vi vill uppnå.
Om en slutlig bedömning i en viss fråga inte kan göras vid
inspektionen bör inspektören meddela arbetsgivaren och
skyddsombudet sin bedömning innan inspektionsprotokoll
eller inspektionsmeddelande expedieras. Inspektören bör
också klargöra att arbetsgivaren alltid är skyldig att följa
arbetsmiljölagstiftningen och de föreskrifter som utfärdats
med stöd av denna, oavsett vilka krav vi ställt eller inte ställt
vid en inspektion.

25
SLUTA TYCK
OM SPRÅK!
DET FINNS
FORSKNING!

26
foto: George Lu

27
Skriv subjekten! Vem ska göra vad?
En semesterplan ska lämnas till personalenheten senast under första
vecka i maj. Planen ska innehålla medarbetarnas planerade
sommarsemester. Om någon medarbetare inte godkänt den planerade
förläggningen ska detta framgå av planen. Planen utgör inget beslut
om semester utan semesteransökan görs och beslut meddelas på
sedvanligt sätt i Egenrapportering.
Varje enhetschef ska lämna en semesterplan till personalenheten
senast under första veckan i maj. Planen ska innehålla medarbetarnas
planerade sommarsemester. Om någon medarbetare inte godkänt
planen för hur semestern ska läggas, ska detta framgå av planen.
Planen är inget beslut om semester, utan varje anställd ansöker
om semester och chefen meddelar beslut på sedvanligt sätt i
Egenrapportering.

28

29
Låt verbet komma senast 7 ord in
För att ge individer beslutsunderlag för eventuellt branschbyte,
regioner planeringsunderlag för utbildningsdimensionering,
företag underlag för sin framtida personalförsörjning och
Arbetsförmedlingen underlag att marknadsföra arbetssökande
beslöt Arbetsförmedlingen att ta fram en uppdaterad
generationsväxlingsanalys.
Arbetsförmedlingen beslöt ta fram en uppdaterad
generationsväxlingsanalys för att ge individer beslutsunderlag för
eventuellt branschbyte, regioner planeringsunderlag för
utbildningsdimensionering, företag underlag för sin framtida
personalförsörjning och Arbetsförmedlingen underlag att
marknadsföra arbetssökande.

30
foto: Lisa Omaral

31
En utgångspunkt är, enligt Tillväxtverkets sätt
att se det, att det ska vara attraktivt att bedriva
näringsverksamhet på en plats. Kommunerna
måste vara delaktiga. Likaså politiken på lokal
nivå. Tillväxtverket menar att om inte den
politiska viljan finns blir det svårt. Kommunerna
bör, utifrån ett tillväxtperspektiv prioritera och
finansiera en viss grundläggande nivå vad avser
service för företagen men även för medborgarna.
Det måste finnas en strategi hos kommunerna
när det gäller den här frågan.
Tillväxtverket anser också att det måste finnas
en långtgående samverkan och samhandling
mellan det offentliga, privata och ideella på den
lokala nivån när det gäller olika slag av
servicelösningar. Det kanske till och med är så
att kommunerna, tillsammans med företagen
och den idéburna sektorn måste samfinansiera
en viss del av servicen för att erhålla en viss
grundläggande nivå av densamma.
Vidare skulle det, såsom Tillväxtverket ser det,
från den statliga nivån finnas en tydligare
styrning när det gäller den regionala och natio-
nella nivån att de i högre utsträckning än idag
ska delta inom det här området. Inte minst när
det gäller de aktörer på regional nivå som har ett
tillväxtansvar men även myndigheter ---
Kommunerna och den lokala politiken
måste vara delaktiga. En utgångspunkt är,
enligt Tillväxtverkets sätt att se det, att det ska
vara attraktivt att bedriva näringsverksamhet
på en plats. Likaså politiken på lokal nivå.
Tillväxt- verket menar att om inte den
politiska viljan finns blir det svårt.
Kommunerna bör ...
Det behövs samverkan lokalt mellan
det offentliga, privata och ideella. Det
kanske till och med är så att kommunerna,
tillsammans med företagen och den idéburna
sektorn måste samfinansiera en viss del av
servicen för att erhålla en viss grundläggande
nivå av densamma.
Regionala och nationella aktörer
behöver tydligare styrning. Tillväxtverket
bedömer att det krävs, från den statliga nivån
en tydligare styrning när det gäller den
regionala och natio- nella nivån att de i högre
utsträckning än idag ska delta inom det här
området. Inte minst när det
gäller de aktörer på regional
nivå som har ett tillväxtansvar
men även myndigheter ---
Lyft fram slutsatserna så de syns. Variera inte språket! Var konsekvent, i både ordval och uppställning.

32
tonalitet
such focus
very wow
such hype

33
Jaha, har du gjort rätt nurå?
Granska och bearbeta utkastet!
• Vilka är de 3 viktigaste meningarna i texten? Lyft fram dem!
• Har du svarat på läsarnas frågor?
• Kan du vara ännu tydligare med vad läsarna ska göra?
analysera skriva
bearbeta
Skrivarbetet har 3 faser.
Du måste planera in att granska
och bearbeta utkastet. Ta gärna
hjälp av en kollega.

34
Använd klarspråksgreppen
• spar tid
• spar pengar
• bygger förtroende
www.språkrådet.se/testet

35
Om ni ska välja bara en grej att lägga tid och pengar på, rekommenderar jag
KLARSPRÅK
kontrollerar för 38 språkliga faktorer,
till exempel innehållsurval, överskådlighet, styckeindelning, disposition,
läsarhjälp, innehållsrika mellanrubriker, punktlistor, logiska samband, perspektiv,
pronomenbruk, förtydligande illustrationer, bruk av subjekt, ordföljd i meningar,
inskjutna satsdelar, stavning, ordval…
VALIDERATEXT
kontrollerar för 3–6 faktorer som berör stavning och
ordval, men förutsätter att ni har bra ordlistor
Det kontrollerar lix också = meningslängd och ordlängd, men det är
ett trubbigt och ibland missvisande mått, du kan kolla det gratis på
lix.se och det ger ändå inget stöd att göra texten bättre.
foto: Tambako
foto: Gravinese

36

37
Trött? Snabba texttips:
• börja varje text med
”du kan”
• använd många
uppmaningsverb
• sätt jättemånga
kommatecken, där du tar
en paus om du läser upp
texten högt
• granska och förbättra
utkastet innan du skickar.
foto: nathanmac87

38
Lycka till!
www.textexperten.se
foto: It’s Michael