Pres från tävlingskonferens västmanlands ridsportförbund 15-16 januari 2011

1. Effektiv tävlingsarrangör Tävlingskonferens 15-16 januari 2011 Västmanlands/Sörmlands Ridsportförbund Anneli Sjödin

2. Presentation Vem är jag? Anneli Sjödin

3. Presentation passet (övergripande) Effektivitet – vad ÄR det? Processen – tävlingen ur ett sekretariatsperspektiv IT-stöd; när, var, hur, varför Konkreta exempel och tips Erfarenhetsutbyte Anneli Sjödin

4. Vad är effektivitet? Vad är en effektiv tävling? Ur arrangörsperspektivet (inre) Ur ryttarperspektivet (yttre) Definition (SAOL) Effektiv: verkningsfull, verksam, dugande… ”att göra rätt saker och göra saker rätt” Anneli Sjödin

5. Att mäta effektivitet Mät det du vill uppnå Man vill att något skall gå snabbare Man vill att något skall bli bättre Man vill göra det man gör billigare. Man vill kunna göra mer Varför bli ni bli effektivare? (diskutera) Anneli Sjödin

6. ”En bra administratör är en lat administratör”Anneli Sjödin Anneli Sjödin

7. Koll på flödet….eller Sekretariatet ur ett processperspektiv Från ansökan om tävling till…. …att resultaten är rapporterade Anneli Sjödin

8. Tävlingsprocessen - sekretariat Anneli Sjödin Prel startlistor Sena ändringar Ryttarmeddelande Definitiva startlistor Premier Återbetalningar Rapportera resultat Tävlingsansökan Proposition Ordinarie anmälan Efteranmälan Avanmälan Ändringar i anmälan Tidtagning Resultatinmatning Resultatvisning

9. IT-stöden Anneli Sjödin TDB Prel startlistor Sena ändringar Ryttarmeddelande Definitiva startlistor Premier Återbetalningar Rapportera resultat Tävlingsansökan Proposition Ordinarie anmälan Efteranmälan Avanmälan Ändringar i anmälan Betalning Tidtagning Resultatinmatning Resultatvisning Equipe RS Pro Joyride Kontors- Program (word, excel) TDB

10. Anneli Sjödin IT-stöden Prel startlistor Sena ändringar Ryttarmeddelande Definitiva startlistor Premier Återbetalningar Rapportera resultat Tävlingsansökan Proposition Ordinarie anmälan Efteranmälan Avanmälan Ändringar i anmälan Betalning Tidtagning Direktinmatning Korrigeringar Resultatvisning Equipe Kontorsprogr (RM) TDB TDB Anneli Sjödin

11. Anneli Sjödin Publicera tävlingen Tips! Ha inte en ”egen” propp utlagd på er hemsida. Ha ALLTID länken till proppen i TDB

12. Anneli Sjödin Ta emot anmälningar Tips! Låt anmälaren göra allt jobb med strykningar, klassbyten etc . Håll anmälan öppen länge, även för e-anmälningar.

13. Anneli Sjödin Anmälningar in   Lotta prel startlistor Färdigställa startlistor Tips! Tänk redan nu på hur du vill resultatredovisa. On-line  använd on-linevisning

14. Anneli Sjödin Pågående klass Pågående ritt Mata in resultat Tips! Använd alltid datorn som huvudtidtagare. Mycket uppskattat med resultatmonitor t.ex. i caféet, vid sekr.

15. Anneli Sjödin Resultatredovisning till TDB direkt från Equipe. Premier och återbetalningar Avsluta tävlingen Tips! Gör det på en gång! Tänk på! Premier till efter-anmälda ,som betalat kontant görs enklast på plats

16. Gör sekretariatet tillgängligt Förekom genom att ”svara” på frågorna innan de ställs (RM, välkomstlapp på parkeringen, tydlig skyltning/anslag) Gör inte mer än ni måste/hitta andra sätt (t.ex. licenskontroll och vaccinationstyg) Skapa utrymme i sekretariatet för de svårare frågorna och mer komplicerade uppgifter On-lineresultat minskar telefonsamtalen under dagen Anneli Sjödin

17. Den samlade effekten…. Effektivitet uppstår inte i en (1) processgenomlöpning utan i upprepade Utvärdera varje tävling Hitta förbättringar Inför dessa till nästa tävling Små förbättringar är också förbättringar Bannlys ”Så har vi alltid gjort….” Anneli Sjödin

18. Fler tips! Skaffa ett datornätverk  All info tillgänglig på alla platser samtidigt Träna på programvaran (pay and jump, klubbtävlingar) Anneli Sjödin

19. Tack! Anneli Sjödin