1. Diagramas de flujo de sistemas de contabilidad y control interno Concepto Descripción gráfica concreta de un sistema contable que sirva de base para evaluar el control interno y para la planeación y diseño de una auditoria. Preparación Decidir que aspectos del sistema del cliente son importantes, o sea aquellos que tienen importancia para la auditoria Preparar diagramas resumidos para aquellos sistemas que implican gran cantidad de detalle Preparar diagramas de flujo detallados que incluyan las fases tanto manuales como computarizadas Preparar diagramas complementarios y materiales analíticos adicionales cuando sea necesario Llevar a cabo y documentar la verificación de la descripción del sistema y modificar los diagramas según sea necesario Símbolos básicos DocumentoPreparación de documentoDocumento/ ReporteProducido por computadora Documento de envioFlujo físico de los documentos o Flujo secuencial de la informaciónFlujo de la informaciónAcceso al azar de un archivoBifurcación(posibilidades de alternativas)Transmisión de información vía telecomunicacionesProcesoAlmacenamiento en forma secuencialDatos almacenadosTerminal de pantalla de videoUnidad de entrada de datos manualTerminal (abandona el sistema diagramado)ANACArchivo permanente de documentos(alfabético A, numérico N, o cronológico C)NANAN¡NCV O XVerificación de secuencia Vno importante y no verificada Ono verificada pero importante X ANACAArchivo temporal de documentosAnexadoIInicialadaFFirmaRegistro auxiliar·(1)·(2)·(3)Claves de notas aclaratorias simples12En el extremo interior derecho sombreado indica un documento en el momento de su preparación. Los números en el extremo superior indican que se trata de la 1ª y 2ª copia, también pueden identificarse mediante la anotación de colores.12OCLas letras mayúsculas dentro del rectángulo indican el documento involucrado Al clienteA estudios de tiemposCuando un documento es enviado ya sea a una fuente o algún departamento interno.Fuente de registro como diario de ventas, listado de vales , etc.iUn pequeño cuadro con una i indica que el documento es inicialado, una f indicará que es firmado.FORMASOC Orden de compraNE Nota de entradaCH ChequeEB Estado de cuenta En el diagrama de flujo deben definirse las letras o abreviaturas empleadas para describir los documentos, reportes, archivos. Guía para dibujar diagramas de flujo de datos: En esta sección es un resumen de los pasos necesarios para dibujar un diagrama de flujo de datos para un sistema existente o propuesto. Identificar las entidades externas involucradas. Esto involucra decidir los límites del sistema preliminar. Identificar las entradas y salidas que se pueden esperar y agendar en el curso normal de los negocios. Marcar las entradas y salidas relacionadas con errores y excepciones. Identificar las indagaciones y requisitos de información que puedan surgir, en donde un flujo de datos especifica que le es dado al sistema y un segundo flujo que es requerido por el sistema. Tomar una larga hoja de papel y dibujar los flujos de datos que surgen y los almacenes de datos que puedan ser requeridos. Seguir las reglas de notación. Hacer el primer borrador a mano concentrándose en escribir todo. Aceptar que se necesitaran al menos tres borradores de los flujos de datos de alto nivel. Cuando se tiene el primer borrador, revisar el contenido de la lista de entradas y salidas para asegurarse que se ha incluido todo. Producir un segundo borrador utilizando un molde para los símbolos. Para reducir cruces, primero duplicar las entidades externas si fuera necesario y luego duplicar los almacenes de datos, después usar los flujos de datos para cruzar. Si se tiene un usuario representativo, hacerle llegar un bosquejo para que lo analice. Producir una explosión de cada proceso de segundo nivel definido en el segundo borrador, acorde a la convención ya especificada. Trabajar con el manejo de errores y excepciones. Producir una copia artística y refinada del diagrama de nivel superior ya finalizado. Esto servirá en la presentación para los usuarios, implementadores y todos los relacionados con el sistema.