Principales características de Access que se necesita para elaborar tablas, consultas e informes.

1. DEPARTAMENTO DE CIENCIAS ECONÓMICAS ADMINISTRATIVAS Y DE COMERCIO
DISCIPLINA DE ESTUDIO: COMPUTACIONAVANZADA
Tema: Principales características de Access que se necesita para elaborar
tablas, consultas e informes.
Nombre: Mero Murillo Angie Yulecsi
Fecha de entrega: Sangolquí, 26 de enero de 2017

2. PRINCIPALES
CARACTERISTICAS
PARA ELABORAR
UNA TABLA EN
ACCESS

3. PRINCIPALES CARACTERISTICAS PARA ELABORAR UNA TABLA EN ACCESS
• Una tabla es un objeto de base de datos que usa para almacenar datos sobre un tema en
concreto, como empleados o productos. Una tabla consta de registros y campos.
• Cada registro contiene datos sobre una instancia del asunto de la tabla, como un empleado
en particular. Un registro también se denomina normalmente una fila o una instancia.
• Cada campo contiene datos sobre un aspecto del asunto de la tabla, como el nombre o la
dirección de correo electrónico. Un campo también se denomina normalmente una columna o
un atributo.
• Un registro se compone de valores de campo, como Contoso, Ltd. o alguien@example.com.
Un valor de campo también se denomina normalmente un hecho.

4. PRINCIPALES CARACTERISTICAS PARA ELABORAR UNA TABLA EN ACCESS
• Propiedades de tabla y campo
Las tablas y los campos también tienen propiedades que puede establecer para
controlar sus características o su comportamiento.
• Las propiedades de la tabla se establecen en la hoja de propiedades de tabla, en
la vista Diseño.
• Una propiedad de campo se aplica a un campo determinado en una tabla y
define una de las características del campo o un aspecto del comportamiento
del campo.

5. PRINCIPALES CARACTERISTICAS PARA ELABORAR UNA TABLA EN ACCESS
• Tipos de datos
Cada campo tiene un tipo de datos. El tipo de datos de un campo indica el tipo de
datos que almacena el campo, como una gran cantidad de texto o archivos
adjuntos.
• Un tipo de datos es una propiedad de campo, pero es diferente de otras propiedades
de campo de la siguiente manera:
•Establezca el tipo de datos de un campo en la cuadrícula de diseño de la tabla, no
en el panel Propiedades del campo.
•El tipo de datos de un campo determina qué otras propiedades tiene el campo.
•Debe establecer el tipo de datos de un campo al crear el campo.

6. PRINCIPALES CARACTERISTICAS PARA ELABORAR UNA TABLA EN ACCESS
• Relaciones de tabla
Aunque cada tabla almacena datos sobre un tema diferente, las tablas de una base de datos
suelen almacenar datos sobre asuntos que están relacionados entre sí. Por ejemplo, puede que
una base de datos contenga:
 Una tabla de clientes con los clientes de su empresa y sus direcciones.
 Una tabla de productos con los productos a la venta, incluidos los precios e imágenes de
cada artículo.
 Una tabla de pedidos en la que se realice un seguimiento de los pedidos de los clientes.
• La correspondencia de valores entre campos principales es la base de la relación de una tabla.
La relación de una tabla se puede usar para combinar datos de tablas relacionadas.

7. PRINCIPALES CARACTERISTICAS PARA ELABORAR UNA TABLA EN ACCESS
Ventajas de las relaciones
Mantener los datos separados en tablas relacionadas ofrece las siguientes ventajas:
•Coherencia Dado que cada elemento de datos se registra solo una vez en una sola tabla,
existen menos posibilidades de ambigüedad o incoherencia. Por ejemplo, almacena el nombre de
un cliente solamente una vez en una tabla sobre clientes en lugar de hacerlo en reiteradas
ocasiones (y posiblemente sin coherencia) en una tabla que contenga datos de pedidos.
•Eficacia Registrar los datos en una sola ubicación implica el uso de menos espacio en disco.
Además, las tablas de menor tamaño tienden a proporcionar datos más rápidamente que las de
mayor tamaño. Por último, si no usa tablas diferentes para asuntos diferentes, especificará
valores nulos (ausencia de datos) y redundancias en las tablas; en ambos casos, estará
desaprovechando el espacio y obstaculizando el rendimiento.
•Comprensibilidad El diseño de una base de datos es más fácil de comprender si los asuntos
está separados en tablas de manera apropiada

8. PRINCIPALES
CARACTERISTICAS
PARA ELABORAR UN
INFORME EN ACCESS

9. PRINCIPALES CARACTERISTICAS PARA ELABORAR UN INFORME EN ACCESS
• Un informe es un objeto de base de datos que se usa para mostrar y resumir datos. Los informes
proporcionan una manera de distribuir o archivar instantáneas de los datos, ya sea mediante su
impresión, su conversión a archivos PDF o XPS, o su exportación a otros formatos de archivo.
• Los informes pueden ofrecer detalles sobre registros individuales, resúmenes de varios registros
o ambos. También se pueden usar los informes de Access para crear etiquetas para correo u
otros fines.

10. PRINCIPALES CARACTERISTICAS PARA ELABORAR UN INFORME EN ACCESS
• Informes del cliente frente a informes web
 Access 2010 proporciona una nueva característica que permite crear una "base de datos web"
mediante la publicación de una base de datos de Access en un servidor de SharePoint que
ejecuta Servicios de Access. Al crear una base de datos web, los informes de Access se
representan en el explorador mediante SQL Server Reporting Services. Esta conversión
presenta algunas limitaciones en las características que se pueden usar en los informes que
desea representar en el explorador. Sin embargo, si no le preocupa la representación del
informe en el explorador, puede usar el conjunto completo de características proporcionado
por el diseñador de informes de Access.
• En Access, el diseño de los informes se divide en secciones. En una base de datos cliente, se
puede ver el informe en vista Diseño para mirar sus secciones. En vista Presentación, las secciones
no son tan obvias, pero siguen ahí y se pueden seleccionar mediante el uso de la lista desplegable
en el grupo Selección de la ficha Formato.

11. PRINCIPALES CARACTERISTICAS PARA ELABORAR UN INFORME EN ACCESS
• Crear un informe en Access 2010 es un proceso muy similar a la creación de un informe en Access
2007. Sin embargo, en Access 2010 existen algunas características nuevas relacionadas con los
informes:
 Galería de imágenes compartida En Access 2010, ahora se puede adjuntar una imagen a una
base de datos y, a continuación, usar la imagen en varios objetos. Al actualizar la imagen única,
esta se actualiza en todos los lugares donde se usa en la base de datos completa.
 Temas de Office En Access 2010, ahora se pueden usar temas estándar de Microsoft Office para
aplicar conjuntos de fuentes y colores con diseños profesionales para todos los informes y
formularios de Access a la vez.

12. PRINCIPALES CARACTERISTICAS PARA ELABORAR UN INFORME EN ACCESS
• Crear un informe en Access 2010 es un proceso muy similar a la creación de un informe en Access
2007. Sin embargo, en Access 2010 existen algunas características nuevas relacionadas con los
informes:
 Formato condicional más avanzado Access 2010 incluye más herramientas más avanzadas
para resaltar los datos de un informe. Se pueden agregar hasta 50 reglas de formato condicional
para cada control o grupo de controles y, en los informes de cliente, también se pueden agregar
barras de datos para comparar los datos de los registros.
 Diseños más flexibles En Access 2010, el método de diseño predeterminado para los informes
es colocar controles en los diseños. Estas cuadrículas ayudan a alinear y cambiar el tamaño de
los controles fácilmente y se requieren para cualquier informe que se vaya a representar en un
explorador. Si bien los diseños mismos no son nuevos en Access 2010, hay algunos cambios en la
forma de usarlos para mover, alinear y cambiar el tamaño de los controles.

13. PRINCIPALES
CARACTERISTICAS
PARA ELABORAR
CONSULTAS EN
ACCESS

14. PRINCIPALES CARACTERISTICAS PARA ELABORAR CONSULTAS EN ACCESS
• Con las consultas, es más fácil ver, agregar, eliminar y cambiar datos en una base de datos de
Access. Otros motivos para usar consultas:
 Encontrar datos específicos rápidamente, filtrándolos según criterios concretos (condiciones)
 Calcular o resumir datos
 Automatizar tareas de administración de datos como, por ejemplo, revisar de vez en cuando
los datos más actuales.
• Con una consulta, se puede extraer información de diversas tablas y ensamblarla para mostrarla
en el formulario o informe. Una consulta puede servir para pedir resultados de datos de la base de
datos, para llevar a cabo una acción relativa a los datos o para ambas cosas.
• También sirve para obtener una respuesta a una pregunta sencilla, efectuar cálculos, combinar
datos de distintas tablas o agregar, cambiar o eliminar datos de una base de datos. Dada su
enorme versatilidad, existen muchos tipos de consulta y el tipo que se cree depende de la tarea
que quiera realizarse.

15. PRINCIPALES CARACTERISTICAS PARA ELABORAR CONSULTAS EN ACCESS
• CONSULTAS DE SELECCIÓN
El tipo de consulta de selección es la opción adecuada si tiene intención de revisar datos de solo
algunos campos de una tabla, revisar datos de varias tablas a la vez o, sencillamente, ver los datos de
acuerdo con determinados criterios.
 Revisar los datos de determinados campos
 Revisar los datos de varias tablas relacionadas a la vez

16. PRINCIPALES CARACTERISTICAS PARA ELABORAR CONSULTAS EN ACCESS
• CONSULTAS DE PARAMETROS
 Especificar los tipos de datos de los parámetros
 También puede especificar qué tipo de datos debe aceptar un parámetro. Puede
establecer el tipo de datos de cualquier parámetro, pero es especialmente importante
establecer el tipo de datos en los datos numéricos, de moneda o de fecha y hora.
Cuando se especifica el tipo de datos que debe aceptar un parámetro, los usuarios ven
un mensaje de error más específico si facilitan un tipo de datos equivocado como, por
ejemplo, texto cuando se espera moneda.

17. PRINCIPALES CARACTERISTICAS PARA ELABORAR CONSULTAS EN ACCESS
• CONSULTAS DE TOTALES
 La fila Total de una hoja de datos es muy útil pero, para cuestiones más complejas, se usa una
consulta de totales, que es una consulta de selección que permite agrupar y resumir los datos
(como cuando quiere ver las ventas totales por producto). En una consulta de totales, puede
usar la función Suma (una función de agregado) para ver las ventas totales por producto.
 Hacer cálculos basados en los datos
 Mostrar datos resumidos o agregados

18. PRINCIPALES CARACTERISTICAS PARA ELABORAR CONSULTAS EN ACCESS
• CONSULTAS DE TABLA DE REFERENCIAS CRUZADAS
 Para mostrar los subtotales de un producto y los subtotales de productos de un mes, use una
consulta de tabla de referencias cruzadas.
• CONSULTA DE CREACIÓN DE TABLA
 Puede usar una consulta de creación de tabla para crear una nueva tabla a partir de datos
almacenados en otras tablas.

19. PRINCIPALES CARACTERISTICAS PARA ELABORAR CONSULTAS EN ACCESS
• CONSULTAS DE DATOS ANEXADOS
 Puede usar una consulta de datos anexados para recuperar datos de una o varias tablas y agregar esos
datos a otra tabla.
 Al iniciar una consulta que devuelve una gran cantidad de datos, puede aparecer un mensaje de error
que indica que la consulta no se puede deshacer. Pruebe a aumentar el límite del segmento de
memoria a 3 MB para que la consulta se procese correctamente.

20. PRINCIPALES CARACTERISTICAS PARA ELABORAR CONSULTAS EN ACCESS
• CONSULTAS DE ACTUALIZACIÓN
 Puede usar una consulta de actualización para cambiar los datos de las tablas y para escribir los
criterios a fin de especificar las filas que deben actualizarse. Las consultas de actualización
permiten revisar los datos actualizados antes de realizar la actualización.
 Las consultas de acciones no se pueden deshacer. Conviene que haga una copia de seguridad de
las tablas que vaya a actualizar con una consulta de actualización.
 Puede usar una consulta de actualización para eliminar los valores de campo con una cadena
vacía ("") o un valor NULO en la fila Actualizar a.

21. PRINCIPALES CARACTERISTICAS PARA ELABORAR CONSULTAS EN ACCESS
• CONSULTAS DE ELIMINACIÓN
 Puede usar una consulta de eliminación para eliminar datos de las tablas o para introducir los
criterios que especifiquen las filas que se deben eliminar.
 Las consultas de eliminación permiten revisar las filas que se van a eliminar antes de llevar a
cabo la eliminación.

22. REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS:
https://support.office.com/es-es/article/Introducci%C3%B3n-a-las-
consultas-a9739a09-d3ff-4f36-8ac3-5760249fb65c
https://support.office.com/es-ES/article/Introducci%C3%B3n-a-los-
informes-en-Access-E0869F59-7536-4D19-8E05-7158DCD3681C
https://support.office.com/es-ES/article/Introducci%C3%B3n-a-las-
tablas-78FF21EA-2F76-4FB0-8AF6-C318D1EE0EA7