Este documento presenta varias estrategias para la conservación de documentos electrónicos, incluyendo la preservación de la tecnología, la conversión y la emulación. Explica los desafíos de la conservación digital como la obsolescencia tecnológica y propone estrategias como copias de seguridad, migración a estándares y uso de metadatos para garantizar el acceso a largo plazo.

1. Universidad del Quindíoprograma ciencia de la información, la documentación, bibliotecología y archivísticaix semestre cidbamarzo de 2011la conservación de los documentos electrónicos

2. ASIGNATURA ARCHIVOS DIGITALES – GRUPO VIRTUAL LA CONSERVACIÓN DE LOS DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS GRUPO EJE TEMÁTICO # 4 INTEGRANTES: ANA LUCIA CONTRERAS YALENIS PATRICIA AGAMEZ YORLADIS FORERO PARTICIPANTES GRUPO ASIGNADO: CARMEN ELISSA OCAMPO ZORAIDA VANEGAS PROFESOR: JORGE MARIO ZULUAGA

3. INTRODUCCIÓN Hoy en día existe una gran preocupación respecto a la conservación del patrimonio digital ya que se considera que a medida que vayan pasando las generaciones, ésta podría perderse si no se elaboran nuevas técnicas y políticas específicas para su conservación. Con la base de este estudio, queremos compartir con ustedes señores foristas y lectores en general, todo lo relacionado con los métodos de preservación, las estrategias más convenientes para la perdurabilidad del patrimonio digital, las ventajas y desventajas técnicas actuales, los temas Organizacionales que atañen a éste tema como parte importante en la Gestión Documental y los planes y programas que mejor se pueden diseñar en general para la preservación del mundo digital.

5. Preservar el contenido intelectual de un documento, ya que este hace parte del acervo histórico de una entidad.

9. Impulsar la cooperación, sensibilización y creación de capacidades y proponer directrices éticas, jurídicas y técnicas normalizadas para apoyar la preservación del patrimonio digital; ....Las estrategias para preservar la accesibilidad no son autónomas, sino que son respaldadas por otras responsabilidades. Además, pueden combinarse varias estrategias para obtener mejores resultados. La preservación digital supone la selección y puesta en práctica de un conjunto evolutivo de estrategias con objeto de lograr el tipo de accesibilidad anteriormente mencionado, considerando las necesidades de preservación de las diferentes capas de los objetos digitales. Para más comprensión de las directrices, puede estudiarse el resumen ejecutivo: DIRECTRICES PARA LA PRESERVACIÓN DEL PATRIMONIO DIGITAL de fecha Febrero de 2005

10. ¿PORQUE CONSERVAR LA INFORMACION DIGITAL? POR SU FACILIDAD DE DIFUSION POR SU VALOR Administrativo Redes de comunicación – Internet - Informativo Legal Planes de Digitalización de Documentos Cultural

11. R E T O S D E L A P R E S E R V A I Ó N Colaborar con los productores (creadores y distribuidores) para aplicar normas que prolonguen la vida efectiva de los medios de acceso y reduzcan la variedad de problemas desconocidos que deben ser tratados. Superar la dependencia del Software. Reconocer que no es realista tratar de preservar todo y que hay que seleccionar el material que debe ser preservado. Guardar el material en un lugar seguro. Controlar el material utilizando metadatos estructurados y otros documentos que faciliten el acceso y ayuden durante todo el proceso de preservación. Proteger la integridad y la identidad de los datos. Se calcula que el plazo de legibilidad de un documento digital oscila entre 10 y 20 años en el caso de hardware y entre 5 y 10 años en el caso de software. Elegir los medios apropiados para proporcionar acceso pese a los cambios tecnológicos. Administrar los programas de preservación para que alcancen sus objetivos de manera económica, oportuna, global, dinámica y responsable.

12. PROBLEMAS QUE SE PRESENTAN EN LA CONSERVACION DIGITAL La información digital no ha sido pensada para su mantenimiento en el tiempo. Esto es, que a diferentica de los materiales tradicionales que se desaparece con el paso del tiempo, la información digital simplemente existe o no existe. Las amenazas tales como la obsolescencia del hardware, el software, los formatos, el envejecimiento o deterioro físico de los soportes digitales, adicional a las amenazas dentro de cada Organización, llevan la Conservación Digital a ser muy frágil y con altas posibilidades de pérdida de los datos. A causa de la rapidez de los cambios tecnológicos, el lapso de tiempo en que se deben considerar los problemas de preservación y conservación de los documentos digitales se acorta considerablemente. El tiempo transcurrido entre la producción de los documentos y la necesidad de definir estrategias de preservación de los mismos es mucho más corto en el entorno electrónico que en el impreso.

13. Conjunto de acciones planificadas en el tiempo que se llevan a cabo para lograr un determinado fin. Proviene del griego ΣΤΡΑΤΗΓΙΚΗΣ Stratos = Ejército y Agein = conductor, guía. Proceso regulable, conjunto de las reglas que aseguran una decisión óptima en cada momento. ESTRATEGIA ESTRATEGIAS PARA LA PRESESERVACIÓN DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS Las estrategias y el diseño de sistemas para la preservación de los documentos digitales o electrónicos, debe abordarse en forma global contemplando todo el ciclo de vida de los documentos .

14. ESTRATEGIAS Y SUS DESVENTAJAS PARA LA PRESESERVACIÓN DIGITAL

15. ESTRATEGIAS Y SUS DESVENTAJAS PARA LA PRESESERVACIÓN DIGITAL

17. Debe contar con reglas y procedimientos a seguir

18. Requiere un esfuerzo periódico y planificado

19. Los temas asociados con la prolongación de la durabilidad requieren ser discutidos y evaluados desde el principio en cualquier iniciativa de digitalización de objetos

20. Las soluciones exitosas requieren la integración de consideraciones administrativas y técnicas

22. Actualización. Se refiere a la copia de información digital de un soporte de almacenamiento a largo plazo a otro del mismo tipo, sin ningún cambio en los documentos (por ejemplo, la copia de un viejo CD-RW a otro nuevo). Metadatos. En el momento de la conservación existe un consenso entre los expertos al afirmar que es una buena práctica la creación de metadatos en el momento mismo de la producción de los documentos o, como mínimo, crear unos metadatos básicos que luego serán aumentados en la fase de catalogación e identificación. Preservación de la tecnología. Se basa en la preservación del entorno técnico que hace funcionar el sistema, incluyendo sistemas operativos, software de aplicaciones original, controladores de medios, etc. En cierta forma se trata más de un tipo de estrategia de recuperación después de un desastre de objetos digitales que no han estado sometidos a una conservación adecuada.

23. Migración. Se utiliza para copiar o convertir datos desde una tecnología a otra, Tanto si se trata de hardware como de software, conservando las características Esenciales de los datos. Utilización de estándares. Se puede afirmar que la utilización de estándares es al software lo que los soportes perdurables son al hardware. Se trata de buscar una forma de codificar y formatear los objetos digitales adhieréndose a estándares reconocidos y favoreciéndolos en lugar de los más desconocidos y menos soportados. Almacenamiento. El almacenamiento es a menudo tratado como un estado pasivo en el ciclo de vida, pero los soportes de formatos de almacenamiento van cambiando. La solución más común a este problema es cambiar los medios de almacenamiento es la migración a nuevos sistemas de almacenamiento. Para la conservación de los objetos digitales no solo debe tenerse en cuenta los aspectos financieros sino también la accesibilidad, perdurabilidad, legibilidad y preservación de la autenticidad.

24. CONSERVACION DE LOS DOCUMENTOS ELECTRONICOSESTRATEGIAS PLANTEADAS ESTRATEGIA 1: PRESERVACION DE LA TECNOLOGIA Objetivo: creación de verdaderos museos cibernéticos o informáticos que recojan tanto los hardware como los software obsoletos. Propuesta por David Bearman. PRETENSION mantener el contexto de la tecnología para Conservar la tecnología congelar el estado de la técnica mantener el acceso continuo a los objetos digitales.

25. INCONVENIENTES No sólo se debe conservar el hardware y software originales, sino que hay que ocuparse de mantenerlos en funcionamiento cuando su obsolescencia sea ya completa. Opción económicamente inviable e irreal. Posible aplicación a corto y medio plazo o medida extrema en el caso de información de gran importancia e imposibilidad de migrarla a un nuevo entorno tecnológico actualizado. Principales críticos de esta estrategia: Jeff Rothenberg y Terry Cook. “La probabilidad de conseguir que una pieza de la maquinaria continúe funcionando durante décadas no es muy elevada; ya que los recambios, chips y software serían difíciles de reproducir. Un sistema informático es mucho más complejo que una máquina de vapor” (Palabras de Terry Cook).

26. ESTRATEGIA 2: CONVERSION Esta estrategia está diseñada para resolver tres retos La gran variedad de paquetes software y formatos de almacenamiento en uso. La rápida sustitución de las aplicaciones software por nuevos productos. La dependencia del software de muchos objetos digitales. Podemos hablar de tres tipos de estrategias de conversión distintas:retos Conversión a formatos estándar. Conversión a modalidades de software independientes. Conversión a papel o microfilm.

27. Críticos: Para Jeff Rothenberg se trata de un “método útil intermedio, mientras se está desarrollando una solución a largo plazo”. Ya que, en palabras de David Bearman, “aún no existen métodos informáticos estándar que demuestren ninguna probabilidad de ser válidos siempre; en realidad, muchos de ellos han quedado completamente obsoletos en el transcurso de un par de generaciones de software”. Conversión a formatos estándar. Margaret Hedstrom proponía la utilización de una serie de formatos que se atienen a normas no propietarias y que pueden exportar, y por tanto garantizar la conservación, de los objetos digitales sin una pérdida sustantiva de la funcionalidad del software. En la actualidad los formatos preferidos se construyen sobre la base de metalenguajes como SGML o XML.

28. Conversión a papel o microfilm. Consiste en crear copias de los objetos digitales en papel o en microfilm. Motivo: son más estables químicamente que los soportes digitales. Ventaja: conserva la accesibilidad al contenido. Inconveniente: pierde las funcionalidades del objeto digital original. Conversión a modalidades de software independientes Consiste en convertir los objetos digitales a formatos “planos” independientes del software (texto simple ASCII). Ventaja: se transfieren los objetos digitales fuera de una modalidad de software dependiente. Asegurando su accesibilidad por largos períodos de tiempo. Inconveniente: la pérdida de códigos usados para la representación o formato del documento.

29. ESTRATEGIA 3: EMULACION 1. El principal defensor de la emulación de la tecnología es Jeff Rothenberg. 2. La teoría de la emulación parte la posibilidad de poder recrear la apariencia y la funcionalidad originales de un objeto digital mediante la utilización de aplicaciones que emulen (emuladores) el funcionamiento de los programas (software) originales con los que fueron creados cuando éstos están ya obsoletos. 3.Es una manera de conservar los objetos digitales en sus formatos originales. Conservar emuladores de cada software no tiene sentido, pues también se quedarían obsoletos. 4. Debemos conservar asociado al objeto la información necesaria para saber cómo desarrollar un emulador que permita leerlo. Propuesta Encapsulación de tres tipos de información junto con cada objeto digital.

30. Proceso Anotación Encapsulación Transliteración Emulación Construir una estructura lógica que contenga todos los elementos citados. Crear las explicaciones sobre el contexto del documento y sobre cómo abrir y usar la encapsulación. Actualizar periódicamente las anotaciones textuales para mantenerlas inteligibles. Abrir la encapsulación, crear el emulador específico y hacerlo funcionar en el ordenador futuro. Se creará un emulador para cada formato de objeto, no para cada objeto.

31. ESTRATEGIA 4: MIGRACIÓN Definición: la transferencia periódica de materiales digitales de una configuración de hardware / software a otra o de una generación de tecnología a la siguiente Se trata de la solución más aceptada Objetivo: que los objetos digitales sean accesibles por los sistemas informáticos existentes en cada momento, es decir, que los usuarios puedan recuperar, presentar y usar estos objetos independientemente del constante cambio de la tecnología Solución: migración periódica de éstos a formatos inteligibles por los sistemas actuales.

33. Se debe impulsar la cooperación, sensibilización y creación de capacidades y proponer directrices éticas, jurídicas y técnicas normalizadas para apoyar la preservación del patrimonio digital.

34. La preservación digital supone la selección y puesta en práctica de un conjunto evolutivo de estrategias con objeto de lograr el tipo de accesibilidad mencionado en esta exposición, considerando las necesidades de preservación de las diferentes capas de los objetos digitales.

36. http://www.juntadeandalucia.es/cultura/archivos/html//sites/default/contenidos/general/revista/numeros/Numero_1/galeria/01-02_Alejandro_Delgado_Gxmez.pdf

37. www.ugr.es/~aangel/BellasArtes/Estrategiasconservacion.ppt

38. http://unesdoc.unesco.org/images/0013/001300/130071s.pdf

39. ww.gedsa.es/gedsa_files_/conservacion.pdf

40. sylvi17.wordpress.com/.../recopilación-y-conservacion-del-patrimonio-digital/

41. http://portal.unesco.org/es/ev.php-URL_ID=17721&URL_DO=DO_PRINTPAGE&URL_SECTION=201.html