Como fazer o seu PMO sobreviver em Tempos de Crise
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Webinar apresentado por Americo Pinto no portal ProjectManagement.com, do PMI (Project Management Institute).
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- 1. 1 COMO FAZER O SEU PMO SOBREVIVER EM TEMPOS DE CRISE Uma poderosa metodologia de 8 passos para criar ou reinventar o seu PMO Americo Pinto, Chairman, PMO Global Alliance Janeiro de 2016
- 2. 2 Agenda Neste webinar você vai: • Ser desafiado em relação a tudo o que você acredita sobre PMOs; • Entender porque devemos acabar com os mitos que destroem o valor de um PMO; • Descobrir como estabelecer um PMO realmente comprometido com a criação de valor para a organização. Como fazer o seu pmo sobreviver em tempos de crise
- 3. 3Como fazer o seu pmo sobreviver em tempos de crise De onde vem tudo isso • Origina-se em um programa de pesquisa iniciado em 2009 e concluído em 2015; • Está fundamentado no trabalho dos mais notáveis pesquisadores e na experiência de um grande grupo de profissionais em PMOs, com larga experiência de mercado; • É resultado de um amplo trabalho colaborativo, envolvendo mais de 120 profissionais que estão na “frente de batalha, vivendo o dia-a-dia de alguns dos PMOs mais bem sucedidos do mundo.
- 4. 4Como fazer o seu pmo sobreviver em tempos de crise • O que é um PMO? • O PMO é um “provedor de serviços”. • O PMO possui clientes, que têm necessidades específicas. • Atender as necessidades dos seus clientes é a melhor maneira de ter o seu valor reconhecido. • O PMO cumprirá esse objetivo provendo seus serviços da melhor forma possível. Então vamos começar!
- 5. 5Como fazer o seu pmo sobreviver em tempos de crise O PMO VALUE RING • Uma metodologia inovadora para criar ou redesenhar um PMO; • Baseado em um banco de dados de benchmarking formado pela experiência de líderes de PMOs em todo o mundo; • Foco em fazer com que o valor do PMO seja reconhecido pela organização.
- 6. 6Como fazer o seu pmo sobreviver em tempos de crise MITO 1 “Cada organização deve escolher o seu tipo de PMO: PMO de Controle; PMO de Suporte; PMO Diretivo, PMO Estratégico, Centro de Excelência, etc.”
- 7. 7Como fazer o seu pmo sobreviver em tempos de crise • Identifique os benefícios esperados pelos clientes do PMO. • Cada serviço tem uma probabilidade de gerar cada benefício. • O mix de serviços do PMO irá maximizar a probabilidade de atender as expectativas de seus clientes. • Fica alerta a mudanças significativas na organização. Elas podem influenciar o mix de serviços do PMO. Passo 1 Definir os serviços do PMO
- 8. 8Como fazer o seu pmo sobreviver em tempos de crise MITO 2 “Prover metodologia e ferramentas para o gerenciamento de projetos são as mais importantes funções para um PMO.”
- 9. 9Como fazer o seu pmo sobreviver em tempos de crise Passo 2 Balancear o mix de serviços do PMO • Gerar valor percebido é algo importantíssimo para um PMO bem sucedido. • Cada serviço do PMO gera uma diferente percepção de valor ao longo do tempo. • Entender como o PMO irá gerar valor no tempo é importante para manter o apoio dos seus clientes. • O mix de serviços do PMO deve ser definido considerando a sua capacidade de gerar valor percebido no curto, médio e longo prazo.
- 10. 10Como fazer o seu pmo sobreviver em tempos de crise MITO 3 “Estabeleça a equipe do PMO e depois defina o que o PMO irá fazer.”
- 11. 11Como fazer o seu pmo sobreviver em tempos de crise Passo 3 Estabelecer os processos do PMO • Como um provedor de serviços, o PMO deve estabelecer formalmente os seus processos. • Processos formais serão úteis como referência para estabelecer SLAs (Service Level Agreements) com seus clientes, contribuindo para o alinhamento de expectativas. • Cada serviço corresponde a um processo, o qual deve ser descrito e adaptado de acordo com as necessidades específicas da organização.
- 12. 12Como fazer o seu pmo sobreviver em tempos de crise MITO 4 “O sucesso dos projetos demonstra o sucesso do PMO.”
- 13. 13Como fazer o seu pmo sobreviver em tempos de crise Passo 4 Definir os indicadores de desempenho (KPIs) do PMO • É impossível demonstrar valor sem mensurar desempenho. • O desempenho dos projetos nem sempre demonstra o desempenho do PMO. • Cada serviço do PMO deve ser medido de forma específica. • O conjunto de indicadores de desempenho selecionado deve ser utilizado para monitorar o desempenho do PMO e a sua capacidade de gerar valor percebido para a organização.
- 14. 14Como fazer o seu pmo sobreviver em tempos de crise MITO 5 “As competências de um profissional em PMOs e de um gerente de projetos são as mesmas.”
- 15. 15Como fazer o seu pmo sobreviver em tempos de crise Passo 5 Definir o headcount do PMO e as suas competências • As competências de um profissional em PMOs não são, necessariamente, as mesmas de um gerente de projetos. • As competências necessárias para um PMO dependerão de quais serviços estão sendo oferecidos para os seus clientes. • Os profissionais mais adequados devem ser selecionados para cada serviço, considerando a relevância de cada competência.
- 16. 16Como fazer o seu pmo sobreviver em tempos de crise MI TO6 “O PMO deve evoluir a sua maturidade do nível operacional para o nível estratégico.”
- 17. 17Como fazer o seu pmo sobreviver em tempos de crise Passo 6 Identificar a maturidade do PMO e planejar a sua evolução • Maturidade do PMO e maturidade da organização são conceitos diferentes. • Ser estratégico ou operacional não é um sinal de maturidade, mas apenas um resultado das necessidades dos clientes do PMO. • O PMO maduro oferece serviços com um alto nível de sofisticação e, como consequência, é capaz de gerar mais valor percebido.
- 18. 18Como fazer o seu pmo sobreviver em tempos de crise MITO 7 “É impossível calcular o retorno financeiro do PMO.”
- 19. 19Como fazer o seu pmo sobreviver em tempos de crise Passo 7 Calcular o ROI (Return on Investment) do PMO • Calcular o retorno financeiro de um PMO é um grande desafio, devido a variabilidade do fenômeno. • Considere a premissa de que o PMO existe para reduzir perdas e que, em cada organização, essas perdas são causadas por diferentes problemas. • Cada serviço possui uma probabilidade específica de contribuição para a redução das perdas da organização. • O mix de serviços do PMO irá determinar a sua habilidade de reduzir as perdas observadas.
- 20. 20Como fazer o seu pmo sobreviver em tempos de crise MITO 8 “O Balanced Scorecard pode ser utilizado apenas para monitorar o desempenho estratégico das organizações.”
- 21. 21Como fazer o seu pmo sobreviver em tempos de crise Passo 8 Estabelecer o BSC do PMO • O BSC é uma técnica muito útil para o PMO. • O mapa estratégico do PMO será a principal referência para gerar valor efetivo para os seus clientes e para a organização como um todo. • Todas as tradicionais perspectivas do BSC podem ser aplicadas a um PMO, exceto uma delas. • Todos os passos anteriores farão parte do mapa estratégico do PMO, e serão integrados em uma visão única, com foco na geração de valor.
- 22. 22Como fazer o seu pmo sobreviver em tempos de crise O que você nunca deverá esquecer se quiser ser bem sucedido • Nunca siga tipos e modelos de PMOs pré-estabelecidos. Eles são “ótimos para vender livros, porém são também o caminho mais curto para o fracasso. • O segredo do sucesso é ser suficientemente flexível para se adequar as necessidades de seus clientes. • Não há certo ou errado em PMOs. Há apenas o que o seu PMO deve fazer para ter o seu valor reconhecido por sua organização. • Não tenha medo – ou preguiça – de reavaliar e reinventar o seu PMO sempre que necessário.
- 23. 23Como fazer o seu pmo sobreviver em tempos de crise Metodologia PMO VALUE RING www.pmovaluering.com
- 24. 24Como fazer o seu pmo sobreviver em tempos de crise • A metodologia já possui mais de 3.500 usuários em 60 países diferentes. • Todas as funcionalidades essenciais estão disponíveis gratuitamente para a comunidade mundial de gerenciamento de projetos. • A metodologia pode ser utilizada por organizações, profissionais, consultores, professores, e todos que tenham interesse em PMOs. Metodologia PMO VALUE RING
- 25. 25Como fazer o seu pmo sobreviver em tempos de crise • Americo Pinto • Web: http://www.pmoga.com • Email: americopinto@pmoga.com • LinkedIn: http://www.linkedin.com/in/americopinto • Twitter: http://twitter.com/americopinto • Facebook: http://www.facebook.com/americopinto Obrigado!
Hinweis der Redaktion
- In this slide I will tell how the following content was created, about the research it was based and the methodologies used. The audience will find out what the main lines of research on PMOs in the world and how they were used in this study.
- In this slide I will present the basic concepts that define the PMO VALUE RING methodology, encouraging the audience to reflect on a new perspective on the phenomenon PMO.
- In this slide I will present and overview of the PMO VALUE RING framework, preparing the audience for the information what will come next.
- In this slide I will talk about the importance of understanding the needs of the PMO clients and how they are key factor to define which functions the PMO should provide. I will also discuss some real examples that will give the audience a better understanding of the application of the model in their day-by-day.
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- In this slide will encourage the audience to think about how the PMO can generate value over time and what influence the mix of functions can have on the perceived value of the PMO. We will also discuss some practical applications of this concept.
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- In this slide I will address the practical application of the using of SLAs in PMOs and the importance of establishing a formal catalog of services for the PMO in order to maintain the alignment of expectations.
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- In this slide we will discuss what is the best way to evaluate the performance of a PMO, and how different PMOs configurations can influence this goal.
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- In this slide I will encourage the audience to think about how different skills are required for a project manager in comparison to a PMO team member. I will show through real examples how you can assess the competences of the PMO team and how you should use this information to establish the most suitable team to achieve the expected results.
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- In this slide we will discuss about a PMO myth: Strategic PMOs are mature. The audience will face and discuss the factors that really make a mature PMO and they will find out that maturity is related to how the PMO provides services and not related to what services the PMO provides.
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- In this slide we will discuss how complex is the task of calculating the financial return of a PMO. I will present how create correlations that can adjust this objective to each type of PMO and the specificities of each organization.
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- In this slide the audience will be challenged to imagine how the traditional concept of BSC can be adapted for PMOs. We will discuss the concept of value and how it applies to PMOs, based on real cases.
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- In this slide I willsummarize the main points of the presentation, contributing with insights that will be useful for the audience.
- In this slide I will present the PMOTOOLS.ORG website, where all the models presented are available for using of the worldwide project management community. Also I will invite the audience to participate in future research and to contribute with their expertise.
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