Cum intocmim Bugetul companiei folosind un sistem ERP: 6 pasi simpli. 1. Sablonul de buget. Descarcati Sablonul de Buget 2014 format Excel din sistemul Pluriva ERP. Sablonul tabelar XLS descarcat din aplicatie, din Modulul Contabilitate, contine Centrele de cost si Articolele de buget pentru fiecare linie de business specifice firmei dvs., dupa cum au fost definite si cum sunt utilizate in sistemul Pluriva ERP. Bugetul poate fi realizat si urmarit lunar sau trimestrial.

1. Crearea si urmarirea Bugetului
companiei, diviziei si grupurilor
de firme folosind un sistem ERP
Din cuprins:
Cum intocmim Bugetul companiei folosind un sistem ERP:
6 pasi simpli
De ce isi intocmesc companiile Bugetul anual?
Opinia Expertului Financiar
Opinia Consultantului ERP
Cele mai frecvente intrebari si raspunsuri referitoare la realizarea
Bugetului companiei pentru anul in curs
Ce perioade pot fi utilizate in realizarea bugetelor?
Ce fel de Bugete pot fi urmarite in sistemul ERP Pluriva?
Departamentul de Marketing Pluriva ERP
Noiembrie 2013
Colectia “Ghid ERP”

2. Crearea si urmarirea Bugetului companiei
Pentru a fi cu adevarat „cel mai important instrument de control al costurilor si de
masurare a performantei firmelor, departamentelor si diviziilor”, Bugetele trebuie sa
indeplineasca trei conditii: sa fie intocmite la timp, pana la inceputul anului, sa reflecte
corect business-ul companiei si obiectivele strategice si sa tina cont de factorii interni si
externi.
Managerii urmaresc de obicei Bugetul consolidat la nivel de firma ori de firme dintr-un
grup, dar si Bugetele departamentelor sau diviziilor, ce intra in componenta bugetului
general.
Cum intocmim Bugetul companiei folosind un sistem
ERP: 6 pasi simpli
1. Sablonul de buget. Descarcati Sablonul de Buget format Excel din sistemul
Pluriva ERP. Sablonul tabelar XLS descarcat din aplicatie, din Modulul Contabilitate,
contine Centrele de cost si Articolele de buget pentru fiecare linie de business specifice
firmei dvs., dupa cum au fost definite si cum sunt utilizate in sistemul Pluriva ERP. Bugetul
poate fi realizat si urmarit lunar sau trimestrial.
2. Rapoarte pentru intocmirea bugetului. Analizati rezultatele financiare din
anul precedent si din ultimii ani, pentru a avea o baza de pornire in construirea
bugetului. Firmele care folosesc sistemul Pluriva ERP au acces in timp real la rapoartele
privind rezultatele financiare din anul precedent si la rapoartele din alti ani. Aceste
rapoarte sunt structurate conform Liniilor de business, Centrelor de cost si Articolelor
de buget specifice firmei, adica structura lor este foarte asemanatoare cu cea a
sablonului XSL descarcat la Punctul 1.
1.

3. 3. Imagine unitara. Completati, cu ajutorul sefilor de divizii si departamente,
sablonul de Buget pentrul anul curent. Realizarea Bugetului pentru anul curent este un
efort de echipa, ce poate dura mai multe saptamani. La el participa sefi ai
departamentelor, directori de vanzari si marketing, consultanti financiari si alte
persoane din firma. Divizati in mai multe parti sablonul de Buget general descarcat din
sistemul Pluriva ERP. Trimiteti fiecarui sef de departament rubricile pe care el trebuie sa
le completeze. In functie de drepturile configurate in sistemul Pluriva ERP, managerii
departamentelor din firma pot avea acces la rapoartele privind rezultatele din anul
curent sau din cel precedent.
4. Buget consolidat. Obtineti bugetul general al firmei pentru anul curent. De
obicei, managerul financiar al firmei aduna toate bugetele de la managerii
departamentelor si le agrega in fisierul Excel sau direct in sistemul ERP. Daca bugetul
este „batut in cuie”, urmeaza operatiunea de Validare a Bugetului companiei pentru
anul curent in Modulul Contabilitate – Pluriva ERP.
5. Evolutie parametrii cheie. Analizati evolutia viitoare a companiei: acul curent
vs. alti ani. Sistemul Pluriva ERP va ajuta sa extrageti automat parametrii cheie ai
business-ului dvs. pentru intreg anul curent, asa cum reies din fisierul de Buget incarcat
in Modulul de Contabilitate: Cifra de afaceri, Profit realizat , Rata profitului net.
Comparati acesti parametrii cu rezultatele din anii precedenti, pentru a anticipa
evolutia firmei dvs.
6. Control. Urmariti respectarea bugetului, incepand chiar din prima zi a anului
curent. Prin inregistrarea riguroasa a cheltuielilor si veniturilor pe Linii de business,
Centre de cost si Articole de buget corecte, veti avea in anul curent o imagine foarte
precisa a Bugetului firmei, iar in cazul in care exista diferente intre ceea ce s-a bugetat
si ceea ce s-a realizat, puteti afla exact de unde provin aceste diferente, la nivelul de
detaliu dorit. Toate aceste rapoarte de buget sunt disponibil in Modulele Contabilitate
si Financiar ale sistemului Pluriva ERP.
De ce isi intocmesc companiile Bugetul pentru anul in
curs?
„Controlul afacerii” este principalul beneficiu mentionat de catre clientii Pluriva ERP ce
folosesc sub-modulul Bugete al sistemului Pluriva ERP pentru intocmirea si urmarirea
Bugetului companiei. Acest control asupra evolutiei activitatii se bazeaza pe
Rapoartele in timp real incluse in aplicatie: bugetat vs. realizat pe mai multe
dimensiuni, pe Centre de cost, pe Articole de buget. Daca intr-o anumita perioada sunt
diferente mari intre ceea ce s-a bugetat si ceea ce s-a realizat, managerii afla in timp
real de unde provin aceste diferente si actioneaza apoi in cunostinta de cauza pentru
a tine compania si bugetul ei sub control.
2.

4. Opinia Expertului Financiar
Cel mai important beneficiu obtinut de firmele care
realizeaza si urmaresc bugetul companiei este ca pot
decide in cunostinta de cauza asupra business-ului. Cu
ajutorul informatiilor despre buget, orice companie va
crea premisele atingerii obiectivelor propuse, va
identifica strategia potentiala si o va putea evalua; in
plus, va putea alege alternative de actiune si
implementare pe termen scurt (luna), mediu (semestru),
lung (an) daca ne referim la bugetul unui an. Toate
acestea conduc pe o perioada de trei – cinci ani la
definirea coerenta a unui proces de planificare.
Mirela Serban, Managing Partner R&M Audit –
Contabilitate
Opinia Consultantului ERP
Beneficiul major al realizarii si urmaririi bugetului firmei
vine din controlul pe care-l obtineti, la nivel de detaliu,
asupra tuturor veniturilor si cheltuielilor inregistrate de
companie si din posibilitatea de a preveni decalajele
acestora fata de plan – prin analiza trendului veniturilor
si cheltuielilor realizate comparativ cu ceea ce a fost
planificat. Absolut toti clientii nostri care au utilizat o data
sub-modulul Bugete pentru a-si intocmi bugetul anual, au
devenit apoi utilizatori permanenti ai acestor
functionalitati, adica isi creeaza si urmaresc bugetul an
de an in sistemul Pluriva ERP.
Georgian Rosu, General Manager Pluriva ERP
Cele mai frecvente intrebari referitoare la realizarea
Bugetului companiei pentru anul in curs
Ce perioade pot fi utilizate in realizarea bugetelor?
La intocmirea Bugetului companiei, puteti completa valori lunare sau trimestriale.
Apoi, in cursul anului, puteti urmari in sistemul ERP Pluriva urmatoarele informatii:
bugetul in luna curenta, bugetul de la inceputul anului pana la data curenta, bugetul
de la inceputul trimestrului pana la data curenta, bugetul de la jumatatea anului pana
la data curenta.
3.

5. Intrebare pentru expertul financiar: Cum trebuie evaluate sumele
solicitate in bugetul aprobat, dar necheltuite din diverse motive?
Nu intotdeauna reducerea costurilor in bugetele realizate este o solutie profitabila. O
greseala frecvent intalnita in practica este necheltuirea unor sume solicitate in bugetul
aprobat pentru un departament/divizie. Divizia considera ca a facut economii si
coordonatorii se bucura; in anumite situatii poate fi o resursa, dar in alte situatii acest
aspect trebuie analizat cu mare atentie pentru ca, in realitate, poate fi o pierdere
pentru companie. Daca firma ar fi alocat din start acele resurse altui departament este
posibil ca acesta sa fi putut genera noi profituri; daca insa sumele au fost
blocate/nefolosite, mai ales in contextul in care au provenit din linii de credit, atunci
avem un cost si mai mare. De aceea, recomandarea noastra este analiza permanenta
si luarea deciziilor rapid, prin ajustari de buget care- dublate de o analiza riguroasa
de cash flow- pot urmari corect “devoratorii de profit”. Mirela Serban, Managing
Partner R&M Audit – Contabilitate
Daca in firma mea nu am mai realizat niciodata un buget anual de
companie, credeti ca vom reusi din prima?
Din experienta noastra in diferite companii in care am implementat sistemul ERP
Pluriva, bugetele cele mai precise le intocmesc cei care isi cunosc cel mai bine
business-ul. Dupa doi-trei ani consecutivi de realizare si urmarire a bugetului anual,
orice organizatie ajunge la maturitatea necesara realizarii unui buget precis.
Mai pot modifica in timpul anului bugetul din anul in curs, adica in
timpul desfasurarii executiei bugetare?
Rectificarea Bugetului anual este o operatiune frecventa in cadrul companiilor.
Sistemul Pluriva ERP ofera functionalitatile necesare pentru rectificarea bugetului la
trei luni, la sase luni sau la alt interval – inclusiv pentru automatizarea generarii
documentelor necesare. Orice modificare in sistem este inregistrata in sistem.
Cine poate modifica Bugetul anual in timpul desfasurarii executiei
buget are?
Bugetul anual poate fi rectificat de catre utilizatorii care au drepturi in acest sens.
Ce fel de Bugete pot fi urmarite in sistemul ERP Pluriva?
Cei mai multi utilizatori Pluriva ERP urmaresc Bugetul de Venituri si Cheltuieli. In ultima
perioada companiile au inceput sa fie mai atente si la realizatul si previzionatul
Incasarilor si Platilor (cashflow).
4.

6. Ce efort presupune crearea si urmarirea Bugetului anual?
In primul rand trebuie sa existe responsabili pentru fiecare departament sau linie de
business. Apoi este nevoie de o structura de buget, stabilit de fiecare companie in
functie de organizarea activitatii si de modul in care si-a definit Articolele de buget si
Centrele de cost. Sablonul personalizat se descarca din sistemul Pluriva ERP si se
completeaza de catre manageri. Pentru urmarirea bugetului in timpul executiei
bugetare, trebuie ca fiecare cheltuiala si fiecare venit sa fie inregistrate corect pe
dimensiunile Centre de cost si Articole de buget.
Cine poate vedea bugetul firmei?
Exista trei mari grupe de utilizatori in ceea ce priveste dreptul de a urmari bugetul:
utilizatori care au acces la intreg bugetul companiei, utilizatori care au acces la
bugetul departamentului sau diviziei de care se ocupa si utilizatori care nu au acces la
informatii despre buget.
Cum se impart cheltuielile si veniturile indirecte?
Sistemul Pluriva ERP va ofera modalitati de repartizare automata pe centre de cost a
cheltuielilor si veniturilor indirecte. De exemplu cheltuielile de regie se pot imparti
automat pe centre de cost directe pe baza unor procente prestabilite, cum ar fi
numarul de angajati dintr-un centru de cost (departament) sau cifra de afaceri
generata.
Care sunt cele mai frecvente articole de buget urmarite?
Articole de buget: cheltuieli de personal, taxe, deplasari, materii prime, chirii, leasing,
marketing, transport, energie, protocol, servicii bancare etc.
PLURIVA SRL A: Bulevardul Iuliu Maniu nr. 6, Sector 6, Cod postal 061102, Bucuresti
T: +4 037 214 92 04 F: +4 0372 870 413 E: office@pluriva.com
www.pluriva.com www.plurivaerp.com