El SMMP (Strategic Meetings Management Program) es una estrategia que busca mejorar la eficiencia de las reuniones y eventos en una empresa mediante la reducción de costos, número de reuniones y asistentes. Implementa un enfoque disciplinado para la gestión de reuniones que alinea los objetivos de negocio con los objetivos estratégicos de la organización. Algunas ventajas del SMMP incluyen ahorros generados, prevención de gastos innecesarios y mejora en la eficiencia de procesos.

1. SMMP, herramienta para sus eventos
Este es un recorrido paso a paso por el SMMP, una estrategia de planeación y optimización de
reuniones y eventos dentro de la organización, así
como por las claves para implementarlo en
cualquier empresa.
por Alejandra García Vélez
La planeación es un componente fundamental de
cualquier proceso en una empresa, por eso no es
de extrañar que los expertos en organización de
eventos recomienden un modelo como el SMMP
(Strategic Meetings Management Program) para
optimizar el proceso de organización de
reuniones dentro de una compañía.
Las bases
En primer lugar, vale la pena anotar que el SMMP se define como una estrategia que busca mejorar
la eficiencia de las reuniones y eventos en su sentido más amplio, abarcando todos los sectores de
la empresa, según lo asegura Alexandra Araujo, especialista en Gestión en Proyectos Culturales y
Organización de Eventos.
Según relata Araujo, la función básica del programa es la consolidación del área de eventos con una
estrategia para reducir costos, en la que se incluyen métodos como la reducción del número de
reuniones, la cantidad de asistentes y los proveedores utilizados.
Por su parte, Rodolfo Macedo, director regional de GBTA México, lo define como un "enfoque
disciplinado para la gestión de reuniones de toda la empresa, las actividades del evento, los
procesos, los proveedores y los datos con el fin de alcanzar los objetivos de negocio medibles que
se alinean con los objetivos estratégicos de la organización, su visión, y ofrecer un valor en forma
de indicadores cuantitativos de ahorro, reducción del riesgo y calidad del servicio".
Esta estrategia tiene varios componentes a los que hay que prestar especial atención para garantizar
el éxito: registro del evento y evento en sí; aprobación, contratación y adquisición; planeación y
ejecución; pagos y reconciliación de gastos; análisis de datos y reportes. Aunque, estos son los
componentes básicos, a medida que el programa madura el SMMP debe ser evaluado
constantemente, así mismo, el modelo debe adaptarse a las necesidades particulares de cada
compañía.
Eso sí, no se pueden negar las ventajas que trae su implementación. Para Araujo el principal aporte
del SMMP es que “permite tener un mejor control, reducir los gastos manteniendo la calidad y
sobre todo es una manera de involucrar a todas las áreas de la empresa haciéndolos parte activa del

2. proceso”.
Mientras que para Macedo las ventajas se encuentran en la generación de ahorros, la prevención de
gastos innecesarios, la mejora en la eficiencia de los procesos, la participación directa en la
reducción del riesgo al involucrar el tema de términos y condiciones de contratos, y la posibilidad
de ayudar a la administración en situaciones de crisis.
Punto a punto
Otra pregunta que vale la pena plantear es ¿por qué debe una empresa implementar un SMMP? La
respuesta la ofrece una de nuestras invitadas, Alexandra Araujo, quien comparte un planteamiento
muy sencillo y lógico: así como la empresa tiene una política de viajes, es necesario también tener
una política de eventos.
En ese sentido, el primer paso cuando se quiere establecer una política de eventos es definir el
problema u oportunidad que se busca abordar, incluyendo el alcance de la iniciativa. Como
segundo paso, se recomienda medir y evaluar; hablar con los responsables para determinar el
estado actual de procesos, políticas, y el personal involucrado en la planeación de eventos y
reuniones. De igual forma, es necesario explorar las finanzas en cuanto a los datos de viajes,
gastos, uso de tarjetas de crédito, registro de proveedores y hoteles.
El tercer paso debe ser analizar e identificar las oportunidades de reducción de costos, eficiencia de
procesos y acciones de reducción de riesgos; es clave determinar el costo de implementar un
SMMP en comparación con los beneficios que implicaría.
A continuación, habría que involucrar a la empresa en el intercambio de conocimiento e ideas,
desarrollar un mapa de procesos y documentación de soporte, así como determinar las prioridades
en el sentido de dónde y cómo comenzar el proceso. Finalmente, llegaría la fase de implementación
en la que se educa, mercadea, mantiene y mejora la nueva estrategia de trabajo.
Araujo, anota también que lo mas importante, en la preparación de una política de eventos, es tener
en mente la cultura de la empresa y la utilización prudente de los ítems mandatorios o absolutos,
siendo también recomendable contemplar cláusulas que orienten acciones de excepción. "En
síntesis, el lenguaje de una política de eventos que tenga plena aceptación debe estar alineada a las
otras políticas de la organización", afirmó.
http://www.gerenciadeviajes.com/201107194599/articulos/viajes-corporativos/smmp-herramienta-
para-sus-eventos.html