Описание функционального решения по организации технического архива на базе DocsUp. www.DocsUp.ru

1. Упорядоченная информация бесценна, а неупорядоченная — напротив, никому не нужна.<br />Электронный технический архив<br />-475615923290<br />5427980175260<br />452755-705485В современном мире конкурентоспособность и успех любой организации во многом зависят от того, насколько быстро их сотрудники получают доступ к информации, хранящейся в корпоративных архивах и во внешних источниках, насколько оперативно проводятся все необходимые согласования, утверждения. Поэтому упорядоченная информация бесценна, а неупорядоченная — напротив, никому не нужна.Человечество нарабатывало опыт проектирования и строительства несколько тысяч лет. Постепенно опыт примененных архитектурно-строительных решений, эксплуатации инженерных коммуникаций и использования технологий производства проектных и строительных работ начал складываться в систему. Были выделены основные стадии работ и требования к ним. Были разработаны требования к оформлению, полноте и непротиворечивости проектной документации. Также были разработаны требования к хранению, нашедшие отражения в различных советских и российских стандартов, среди них особо стоит отметить необходимость выполнения регулятивных требований ГОСТ 2.051-2006 quot;
Единая система конструкторской документации ЭЛЕКТРОННЫЕ ДОКУМЕНТЫquot;
, ГОСТ 2.501-88 Единая система конструкторской документации. Правила учета и храненияquot;
.<br />На западе в течение последних 25 лет все больше и больше проектирование и эксплуатация изделий и выходная документация по ним стала храниться исключительно в электронном виде.В России развитием механизма электронного взаимодействия в области проектирования и эксплуатации явилось создание ГОСТа 2.053-2006, который ввел понятие электронная структура изделия: Конструкторский документ, содержащий состав сборочной единицы, комплекса или комплекта и иерархические отношения (связи) между его составными частями и другие данные в зависимости от его назначения с уточнением, что ЭСИ - конструкторский документ, выполняемый только в электронной форме и предназначенный для использования в компьютерной среде-2857564770<br />Подсистема технического архива позволит иметь единое централизованное хранилище с организацией хранения документов в соответствии с ГОСТ 2.501-88 Единая система конструкторской документации. Правила учета и храненияquot;
.<br />311785-705485В соответствии с ГОСТ ЭСИ используют для: представления информации о составе изделия и об иерархии его составных частей;представления интегрированной разнотипной информации о свойствах (характеристиках) изделия и его составных частей;представления вариантов состава и структуры изделия;организации и структурирования проектной и рабочей конструкторской документации на изделие;представления информации о правилах применяемости и заменяемости (в том числе взаимозаменяемости) СЧ;классификации и формирования обозначений изделия и его составных частей;управления разработкой изделия;документирования изменений в конструкцию изделия и его СЧ, их свойства (характеристики) и соответствующую документацию;получения текстовых документов на изделие и его СЧ (детали, сборочные единицы, комплексы, комплекты) в электронной и/или бумажной формах<br />100469118806Подсистема обеспечивает соблюдение регулятивных требований по хранению эксплуатационных документов в соответствии с ГОСТ 2.501-88 . Доступ по каждому элементу хранения строго разграничен матрицами доступа<br />Для инженера, конструктора, специалиста эксплуатирующей организации очень важно иметь в структурированном виде архивную информацию, содержащую чертежи, сметы, формуляры, эксплуатационную документацию. Для конструкторского отдела важно разделить электронные документы, находящиеся на стадии проектирования/внесения изменений от готовых, которые были отправлены заказчику или переданы в производство.Сотрудникам эксплуатационных организаций использование централизованного хранилища для базы технической, эксплуатационной документации позволяет не только сохранить время нахождения нужной информации, но и держать постоянно актуальные материалы: с течением времени эксплуатируемое оборудование меняется, при этом модификация может быть как незначительной, так и сильно меняющее спецификацию конкретного изделия, часто бывает, что при ремонтах, заменах в организации не остается (теряется) вся документация, относящаяся к изменениям.Использование технического архива вкупе с принятыми регламентными процедурами по обязательному отражению в архиве всех проводимых изменений, внесению всей монтажной, проектной документации значительно упрощает дальнейшие эксплуатацию, модернизации и ремонты. Информационный архив представляет собой единое, доступное через веб-браузер защищенное структурированное хранилище, служащее для хранения и управления всех документов, требуемых для поставки, эксплуатации, сервисного сопровождения. Встроенные механизмы организации ракурсов (ссылок) позволяют любому сотруднику организовать для себя индивидуальную подборку материалов по ремонту или эксплуатации, с которыми он работает длительное время(например, инженерные коммуникации определенного дома).В организациях часто происходит <br />194310-704850Специфика построения электронного архива как промышленного предприятия, так и проектной организации заключается в необходимости хранения большого числа схем, чертежей (как в векторных, так и в растровых форматах), связанных с ними документов (спецификаций, результатов испытаний, технической документации и т. п.). В любой проектной или эксплуатирующей организации имеются следующие процессы: ведение учета поступающей проектной и конструкторской документации; ведение учета разрабатываемой проектной и конструкторской документации; формирование рассылки документов;регистрацию результатов согласования документов; регистрацию выдачи документов; регистрация поступления и возврата документов;ведение учета входящей и исходящей корреспонденции; ведение учета поручений или работ связанных с зарегистрированными документами; ведение учета движения документов, представленных на бумажных носителях; поиск и отображение информации о зарегистрированных документах, а также содержимом этих документов; формирование комплектов документов;формирование структуры указателя документов и распределение документов по разделам указателя («Указатель»); регистрация работ (в том числе, связанных с документами) и контроль их исполнения; подготовка и печать отчетов. <br />28575210820<br />Внешний вид системы технического архива документов напоминает пользователю стандартный проводник, к работе с которым он привык. Использование привычного для пользователя представления работы с документами позволяет обеспечить интуитивно понятный интерфейс и ускорить понимание системы, построенной на платформенных сервисах. Система обеспечивает обработку полного жизненного цикла документа. Жизненный цикл документа – это состояния, которые проходит документ с момента его формирования до момента передачи в архив (на хранение) или уничтожения. На каждом этапе жизненного цикла документ имеет свои характерные особенности, обычно называемые «типом поведения документа». Например, если документ находится в состоянии «Черновик» - его могут редактировать, если же состояние документа «На подписи» - редактировать его нельзя, т.к. он находится на визировании руководителя. <br />311785-716915Электронные конструкторские документы (ДЭ) в соответствии с ГОСТ 2.051-2006 quot;
Единая система конструкторской документации ЭЛЕКТРОННЫЕ ДОКУМЕНТЫquot;
выполняют на стадии разработки изделия и применяют на всех стадиях жизненного цикла изделия. ДЭ получают в результате автоматизированного проектирования (разработки) или преобразования документов, выполненных в бумажной форме, в электронную форму. ДЭ имеют два представления - внутреннее и внешнее:Во внутреннем (подлинном) виде ДЭ существует только в виде записи информации, составляющей электронный документ, на электронном носителе и воспринимаемом только программно-техническими средствами.Внешним является представление ДЭ в доступной для визуального восприятия форме. Для получения формы внешнего представления внутреннее представление ДЭ должно быть преобразовано к требуемому виду различными техническими средствами отображения данных (дисплеями, печатающими устройствами и др.). ДЭ состоит из двух частей: содержательной и реквизитной.Содержательная часть состоит из одной или нескольких информационных единиц (ИЕ), содержащих необходимую информацию об изделии. Содержательная часть может состоять раздельно или в любом сочетании из текстовой, графической, аудиовизуальной (мультимедийной) информации. Реквизитная часть состоит из структурированного по назначению набора реквизитов и их значений. <br />194945-716915Система позволяет хранить документы в полном соответствии с ГОСТ 2.102-68:Вид документаОпределениеЧертеж деталиДокумент, содержащий изображение детали и другие данные, необходимые для ее изготовления и контроляСборочный чертежДокумент, содержащий изображение сборочной единицы и другие данные, необходимые для ее сборки (изготовления) и контроля. К сборочным чертежам также относят чертежи, по которым выполняют гидромонтаж и пневмомонтажЧертеж общего видаДокумент, определяющий конструкцию изделия, взаимодействие его составных частей и поясняющий принцип работы изделияТеоретический чертежДокумент, определяющий геометрическую форму (обводы) изделия и координаты расположения составных частейГабаритный чертежДокумент, содержащий контурное (упрощенное) изображение изделия с габаритными, установочными и присоединительными размерамиЭлектромонтажный чертежДокумент, содержащий данные, необходимые для выполнения электрического монтажа изделияМонтажный чертежДокумент, содержащий контурное (упрощенное) изображение изделия, а также данные, необходимые для его установки (монтажа) на месте применения. К монтажным чертежам также относят чертежи фундаментов, специально разрабатываемых для установки изделияУпаковочный чертежДокумент, содержащий данные, необходимые для выполнения упаковывания изделияСхемаДокумент, на котором показаны в виде условных изображений или обозначений составные части изделия и связи между нимиСпецификацияДокумент, определяющий состав сборочной единицы, комплекса или комплектаВедомость спецификацийДокумент, содержащий перечень всех спецификаций составных частей изделия с указанием их количества и входимостиВедомость ссылочных документовДокумент, содержащий перечень документов, на которые имеются ссылки в конструкторских документах изделияВедомость покупных изделийДокумент, содержащий перечень покупных изделий, примененных в разрабатываемом изделииВедомость разрешения применения покупных изделийДокумент, содержащий перечень покупных изделий, разрешенных к применению в соответствии с ГОСТ 2.124Ведомость держателей подлинниковДокумент, содержащий перечень предприятий (организаций), на которых хранят подлинники документов, разработанных и (или) примененных для данного изделияВедомость технического предложенияДокумент, содержащий перечень документов, вошедших в техническое предложениеВедомость эскизного проектаДокумент, содержащий перечень документов, вошедших в эскизный проектВедомость технического проектаДокумент, содержащий перечень документов, вошедших в технический проектПояснительная запискаДокумент, содержащий описание устройства и принципа действия разрабатываемого изделия, а также обоснование принятых при его разработке технических и технико-экономических решенийТехнические условияДокумент, содержащий требования (совокупность всех показателей, норм, правил и положений) к изделию, его изготовлению, контролю, приемке и поставке, которые нецелесообразно указывать в других конструкторских документахПрограмма и методика испытанийДокумент, содержащий технические данные, подлежащие проверке при испытании изделий, а также порядок и методы их контроля<br />311785-716915 Вид документаОпределениеТаблицаДокумент, содержащий в зависимости от его назначения соответствующие данные, сведенные в таблицуРасчетДокумент, содержащий расчеты параметров и величин, например, расчет размерных цепей, расчет на прочность и др.Эксплуатационные документыДокументы, предназначенные для использования при эксплуатации, обслуживании и ремонте изделия в процессе эксплуатацииРемонтные документыДокументы, содержащие данные для проведения ремонтных работ на специализированных предприятияхИнструкцияДокумент, содержащий указания и правила, используемые при изготовлении изделия (сборке, регулировке, контроле, приемке и т.п.)Карточка документа технического архива содержит все необходимые данные, соответствующие регулятивным требованиям ГОСТов<br />-50165308610<br />Состав атрибутивных полей элемента хранения архива полностью соответствует ГОСТ 2.501-88 ПРАВИЛА УЧЕТА И ХРАНЕНИЯ раздел 2.3 УЧЕТ И ХРАНЕНИЕ ПОДЛИННИКОВ):<br />число листов в документе; формат документа по ГОСТ 2.301 (А0-А4); кем выпущен документ;подпись о приемке документа на хранение. примечание (при необходимости).инвентарный номер документа; дата регистрации; обозначение документа; наименование;<br />182880-775335Для архива эксплуатационной документации системой также поддерживается полный набор элементов хранения в соответствии с соответствии с ГОСТ 2.601-2006 ЭКСПЛУАТАЦИОННЫЕ ДОКУМЕНТЫ :Вид документаОпределениеРуководство по эксплуатацииДокумент, содержащий сведения о конструкции, принципе действия, характеристиках (свойствах) изделия, его составных частях и указания, необходимые для правильной и безопасной эксплуатации изделия (использования по назначению, технического обслуживания, текущего ремонта, хранения и транспортирования) и оценок его технического состояния при определении необходимости отправки его в ремонт, а также сведения по утилизации изделия и его составных частейИнструкция по монтажу, пуску, регулированию и обкатке изделияДокумент, содержащий сведения, необходимые для монтажа, наладки, пуска, регулирования, обкатки и сдачи изделия и его составных частей в эксплуатацию на месте его примененияФормулярДокумент, содержащий сведения, удостоверяющие гарантии изготовителя, значения основных параметров и характеристик (свойств) изделия, сведения, отражающие техническое состояние данного изделия, сведения о сертификации и утилизации изделия, а также сведения, которые вносят в период его эксплуатации (длительность и условия работы, техническое обслуживание, ремонт и другие данные)ПаспортДокумент, содержащий сведения, удостоверяющие гарантии изготовителя, значения основных параметров и характеристик (свойств) изделия, а также сведения о сертификации и утилизации изделияЭтикеткаДокумент, содержащий гарантии изготовителя, значения основных параметров и характеристик (свойств) изделия, сведения о сертификации изделияКаталог деталей и сборочных единицДокумент, содержащий перечень деталей и сборочных единиц изделия с иллюстрациями и сведения об их количестве, расположении в изделии, взаимозаменяемости, конструктивных особенностях, материалах и др.Нормы расхода запасных частейДокумент, содержащий номенклатуру запасных частей изделия и их количество, расходуемое на нормируемое количество изделий за период их эксплуатацииНормы расхода материаловДокумент, содержащий номенклатуру материалов и их количество, расходуемое на нормированное количество изделий за период их эксплуатацииВедомость комплекта запасных частей, инструмента и принадлежностейДокумент, содержащий номенклатуру, назначение, количество и места укладки запасных частей, инструментов, принадлежностей и материалов, расходуемых за срок службы изделияУчебно-технические плакатыДокументы, содержащие сведения о конструкции изделия, принципах действия, приемах использования, техническом обслуживании, областях технических знаний с необходимыми иллюстрациямиИнструкции эксплуатационные специальныеДокументы, содержащие специальные требования, относящиеся к использованию по назначению, техническому обслуживанию, текущему ремонту, хранению, транспортированию и утилизации, оформленные в виде самостоятельных частей ЭД или в виде приложений к нимВедомость эксплуатационных документовДокумент, устанавливающий комплект эксплуатационных документов и места укладки документов, поставляемых с изделием или отдельно от него<br />253365-728345<br />Нормоконтроль документации в соответствии с ГОСТ 2.111-68 (редакция 2006 года)<br />Нормоконтролю подлежит конструкторская документация на изделия основного и вспомогательного производства независимо от форм собственности, подчиненности и служебных функций организаций, выпустивших указанную документацию.Нормоконтроль является завершающим этапом разработки конструкторской документации. В соответствии с этим передачу подлинников документов отделу технической документации или заменяющему его подразделению производится только после нормоконтроля.Суть этой, регламентируемой ГОСТом операции, состоит в контроле выполнения конструкторской документации в соответствии с нормами, требованиями и правилами, установленными нормативными документамиОбъектом нормоконтроля является вся разрабатываемая и выпускаемая организацией конструкторская документация.Введение нормоконтроля в организации оформляется организационно-распорядительным документом, в котором также утверждается состав подразделения нормоконтроля и положение о его работе. Подразделения или отдельные инженерно-технические работники, занимающиеся нормоконтролем, должны находиться, как правило, в составе службы стандартизации организации. Если эти подразделения и лица находятся в составе других подразделений, то они должны подчиняться руководителю службы стандартизации функционально.<br />190504781<br />2679700788670<br />288290-751840Система позволяет как организовывать в рамках организационно - штатной структуры отдельный отдел нормоконтроля, так и указывать лиц (нормоконтролеров) как роль в процессе.<br />18415-113665В зависимости от количества и содержания разрабатываемой в организации конструкторской документации нормоконтроль может проводиться одним нормоконтролером или нормоконтролерами, специализированными:<br />а) по характеру данных, содержащихся в конструкторских документах. При этом специализированные нормоконтролеры последовательно проверяют в каждом документе оформление, соблюдение правил изображения, обозначения и сортаменты материалов, унификацию, применение ранее спроектированных изделий, соблюдение ограничительных номенклатур (перечней) и т. п.;б) по видам документов. При этом нормоконтролеры специализированы по проверке отдельных видов документов, чертежей, схем, спецификаций, ведомостей и т.п.В системе для каждого элемента (вида документа) возможно указать шаблон процесса quot;
по умолчаниюquot;
<br />19050424815<br />Работая в системе, сотрудник, отправляющий документы на нормоконтроль, может не задумываться о том, каким образом осуществляется процедура нормоконтроля в организации.<br />2867660344805<br />358775-751840Будучи обязательной к использованию в организации система позволит прозрачным образом организовывать и контролировать электронный нормоконтроль следующих видов документов :.<br />№Виды документовОсуществляемый контроль1Конструкторские документы всех видов, в том числе электронные документы»;соответствие обозначения, присвоенного конструкторскому документу, установленной системе обозначений конструкторских документов;комплектность документации; правильность выполнения основной надписи и дополнительных граф. Соответствие состава реквизитной части требованиям стандартов и других нормативных документов для электронных документов проверяется при настройке программных средств; правильность примененных сокращений слов;наличие и правильность ссылок на стандарты и другие нормативные документы;полнота заполнения атрибутов реквизитной части;проверка наличия установленных подписей;проверка внешнего вида предъявляемой документации»;2Документация технического предложения, эскизного проекта, технического проекта и эскизные конструкторские документы (документы макетов)Все вышеперечисленное, а также: соответствие основных параметров проектируемого изделия стандартам, характеристикам утвержденной типоразмерной номенклатуры изделий и т.п.; соответствие технических показателей, требований к качеству и методов испытаний стандартам и другим нормативно-техническим документам;степень стандартизации и унификации проектируемого изделия и возможности расширения этих показателей3Текстовые документы (пояснительные записки, инструкции, технические условия, программы и методики испытаний, таблицы, расчеты, эксплуатационные и ремонтные документы и др.)Все вышеперечисленное, а также: соблюдение требований стандартов на текстовые конструкторские документы;соответствие показателей и расчетных величин нормативным данным, установленным в стандартах и других нормативно-технических документах4Ведомости и спецификацииданные, указанные в подпунктах 1 и 3;соответствие номенклатуре граф в ведомостях и спецификациях формам, установленным стандартами, и соблюдение правил их заполнения»;правильность наименований и обозначений изделий и документов, записанных в ведомости и спецификации;возможности сокращения применяемой номенклатуры стандартизованных и покупных изделий;соответствие применяемых типоразмеров стандартизованных и покупных изделий установленным ограничительным номенклатурам (перечням);правильность составления ведомости разрешения применения покупных изделий6Чертежи сборочные, общих видов, габаритные и монтажные и др.данные, указанные в подпунктах 1 и 5;правильность нанесения номеров позиций;соблюдение требований стандартов Единой системы конструкторской документации на упрощенные и условные изображения элементов конструкции<br /> <br />405765-728345№Виды документовОсуществляемый контроль7Чертежи деталейданные, указанные в подпунктах 1 и 5;соблюдение требований стандартов Единой системы конструкторской документации на условные изображения деталей (крепежных, арматуры, деталей зубчатых передач, пружин и т.п.), а также на обозначения шероховатости поверхностей, термообработки, покрытий, простановки предельных отклонений размеров, отклонений формы и расположения поверхностей и т.п.;возможность замены оригинального конструктивного исполнения детали стандартизованным или типовым;возможность использования ранее спроектированных и освоенных производством деталей сходной конструктивной формы и аналогичного функционального назначения;соблюдение установленных ограничительных номенклатур (перечней) конструктивных элементов, допусков и посадок, марок материалов, профилей и размеров проката и т.п.8Схемы данные, указанные в подпунктах 1 и 5;соответствие условных графических обозначений элементов, входящих в схему, требований стандартов Единой системы конструкторской документации;соответствие наименований, обозначений и количества элементов, указанных на схеме, данным, приведенным в перечнях;использование типовых и унифицированных схем9Извещение об измененииданные, указанные в подпункте 1;соответствие формы «Извещения» и правильность заполнения его граф;соответствие содержания вносимых изменений требованиям стандартов и другой нормативно-технической документации10Электронная модель детали, электронная модель сборочной единицыданные, указанные в пунктах 1, 2, 5, 6, 7, 9 настоящей таблицы;полнота и соответствие графических документов, получаемых в виде чертежей из электронной модели детали и электронной модели сборочной единицы (чертеж детали, сборочный чертеж, чертеж общего вида, теоретический чертеж, габаритный чертеж и др.), стандартам ЕСКД11Электронная структура изделияданные, указанные в пунктах 1-8 настоящей таблицы;полнота и соответствие текстовых документов, получаемых в виде отчета из электронной структуры изделия (спецификация, ведомость спецификаций, ведомость покупных изделий), стандартам ЕСКД<br />Однако список не ограничивается указанной таблицей: администратор системы может в любой момент добавить документы, подлежащие нормоконтролю.<br />2926080215265<br />299720-728345В случае несогласия нормоконтролера (нарушения установленной комплектности, отсутствия обязательных подписей, небрежного выполнения) возможны как наложения обязательных к исполнению резолюций с требованием от разработчиков конструкторской документации разъяснений и дополнительных материалов по вопросам, возникшим при проверке (в соответствии с п.4.3 ГОСТ 2.111-68).<br />49530043815<br />285750590550Высказанные в результате нормоконтроля замечания отражаются в листе согласования документа и в оперативном порядке доводятся до сведения надлежащих сотрудников.<br />После прохождения процедуры нормоконтроля осуществляется передача документов в архив технической документации.<br />288290-728980Топография бумажного архива.<br />Упрощается работа архивариуса: он может больше времени посвящать сохранности архивного фонда: отсканированный документ или чертеж уже не нужно будет выдавать quot;
вживуюquot;
: пользователь самостоятельно найдет в системе необходимые материалы.С введением системы электронного архива меняется и жизнь самого архивного хранилища: экспертиза ценности проходит без долгого и унылого брождения по архиву quot;
в поискахquot;
и нарушении атмосферы хранения документов : вся необходимая информация содержится в электронном виде.Увеличивается целостность документального фонда организации: документы, будучи один раз отсканированы более не выдаются в бумажном виде: в этом нет необходимости, меньше вероятность, что что - то пропадет, испортится. В хранилищах и рабочих помещениях архива должен соблюдаться необходимый санитарно-гигиенический режим хранения и защиты документов от биоповреждений, плесени, пыли. Уменьшение доступа в архив благоприятно скажется на его фонде. За счет возможности распределенной работы и интеграции с промышленными сканерами ретроспекция ввода и топографирование значительно ускоряется.1428752726055Любой бумажный архив технической документации может быть представлен в системе в виде иерархии папок. Топографирование архивного хранилища - указание места хранения документа, дела, тома, чертежа, хранение информации о наличии свободного места в архивохранилище.С введением системы электронного архива меняется жизнь сотрудников предприятия и бизнес -процессы, связанные с работой с технической документацией: не приходя в бумажный архив всегда можно quot;
побродитьquot;
по шкафам, стеллажам, ящикам, полкам, узнать, находится ли нужный документ quot;
на рукахquot;
, или в архиве.Специальный признак документа указывает, имеется ли сканированная копия, или же требуется ли она.Вводя запрос архивариусу на ретроспективный ввод документов (сканирование и помещение в электронный архив) пользователь через некоторое время получит необходимые материалы автоматически.<br />405765-704850Ретроспекция ввода (оцифровка).<br />Ретроспективная конверсия (ретроконверсия) - это процесс создания электронного архива на базе существующего физического архива, включающий подготовку и сканирование документов, индексацию и распознавание отсканированных образов, архивацию результатов работ в согласованном формате на твердый носитель (диски).Выбор необходимого инструмента для сканирования технической документации определяется рядом требований: сканер должен быть широкоформатным - для работы с большими чертежами (можно использовать сканеры меньших форматов - А4, А3 и т.д., но в этом случае придется решать сложную задачу соединения отдельных сканированных фрагментов документа в единое целое, что требует специального программного обеспечения, высоких профессиональных навыков оператора и значительного времени. Таким образом, пользуясь сканером меньшего формата, приводит к потерям производительности и качества полученных электронных документов, что, в конечном итоге, значительно перекрывает стоимость такого сканера; давать минимальную погрешность в размерах получаемого изображения по отношению к исходному документу, что очень важно при использовании размеров на электронном документе для различных расчетов; иметь встроенные программно-аппаратные средства для улучшения качества получаемого изображения - автоматическую очистку изображения от неравномерности фона (quot;
грязиquot;
) исходного бумажного документа, повышение яркости и контрастности изображения; разрешающая способность должна быть достаточной для получения высококачественных твердых копий документов по их изображениям; сканер должен одинаково хорошо работать с документами на различных типах носителей - бумага тонкая и quot;
толстаяquot;
, калька, лавсановая пленка; качество впеогакншсаеюн8шдносителя не должно решающим образом влиять на качество получаемого изображения; производительность сканера должна быть достаточно высокой при приемлемом качестве изображения;установка носителя в сканере должна быть максимально простой и исключать ошибки при сканировании из-за неправильной заправки носителя. <br />819150197485<br />Цикл оцифровки профессиональным сканером<br />382270-728980<br />382270167640Система имеет специализированный механизм, служащий для ретроконверсии документов, чертежей. Данный механизм совместим с любыми промышленными сканерами и обеспечивает потоковую обработку и верификацию одновременно несколькими операторами.<br />Организация сканирования может вестись как quot;
поточноquot;
, когда оцифровка архива производится последовательно (папка за папкой, стеллаж за стеллажом) и по запросу.В случае организации сканирования quot;
по запросуquot;
запрос производится любым сотрудником с помощью средств системы электронного технического архива, его получает оператор сканера, после выполнения задачи сканированный образ помещается в хранилище и доступен в соответствии с правами доступа всему коллективу организации.<br />-37147555245<br />2686050-1270<br />Запрос на ретроконверсию архивариусу<br />323850311150<br />475615-775335Разграничение доступа<br />Доступ на объекты в системе разграничиваются индивидуально на каждый элемент хранения.Права доступа могут быть назначены как путем предоставления определенных привилегий, так и с помощью назначения прав доступа непосредственно на объект хранения. Непосредственное управление правами доступа к объектам системы определяется специальным механизмом – матрицами доступа. Данный механизм предусматривает возможность различным пользователям и группам иметь различные права на объекты системы (создание, просмотр, редактирование, создание версий, удаление и иные). Права доступа могут быть предоставлены как бессрочно, так и на время. К примеру, выехавшей на объект ремонтной бригаде могут быть даны права на некоторые чертежи только на время выполнения определенных работ, после чего права автоматически «исчезнут». <br />209550273685<br />Матрица доступа: пример ограничения доступа по времени<br />Кроме ограничений доступа, накладываемых непосредственно матрицами доступа – существуют еще и уровни доступа сервера, так например, при наличии в компании 2-х серверов, один из которых предназначен для сотрудников организации, а другой для руководства – платформа позволяет настроить конфигурацию таким образом, что документы, созданные на сервере, где работают руководители несмотря ни на какие данные права доступа не будут видны сотрудникам до тех пор, пока руководитель не понизит уровень грифа доступа до уровня «виден на других серверах», сами же руководители видят документы на всех серверах: как на сервере руководителей, так и на серверах сотрудников.<br />2305050277495<br />382270-728345Поиск в системе возможен как атрибутивный (по атрибутам-метаданным документов), так и полнотекстовый (по текстам файлов документов).Для обеспечения механизмов полнотекстового поиска архитектура системы предусматривает специальный выделенный сервер полнотекстовой индексации и поиска. При сохранении или изменении любого документа системы полнотекстовый сервер обновляет информацию об объекте, храня в отдельном каталоге т.н. quot;
полнотекстовый индексquot;
.Механизмы поиска.<br />101761246669<br />2844800174625<br /> Поддержка поиска по текстам чертежей и документов и встроенная морфология русского языка, позволяющая найти слово в любых его словоформах, дают неограниченные возможности поиска<br />При выборе определенного типа объекта (документа), обладающего дополнительными атрибутами поисковые возможности будут автоматически расширены, предлагая выбор пользователю по заполнению дополнительных полей, свойственных именно данному типу документа. Открытость платформы позволяет расширить возможности поиска под определенные требования бизнеса и индивидуально под каждого клиента.ТекстТекстТекстТекстТекстТекстТекстТекстТекстТекст<br />2949575371475<br />288290-740410<br />Сохранение и отражения истории работы с чертежами, сметами, документами имеет особую важность для электронного архива: часто бывает необходимо посмотреть, кто именно создавал документ, вносил в него изменения, копировал, менял права доступа: архитектура системы реализует возможность автоматического сохранения истории работы от момента создания чертежа или документа его создания до его удаления. Используя выделенный сервер хранения записей аудита, архитекторам системы предоставляется возможность полностью исключить злоупотребления, возможные в случае, если записи о действиях с документом находятся в той же системе управления базами данных, где хранятся метаданные документа. Хранение истории работы<br />205740304800<br />Пример отображения истории работы с чертежом<br />Большой набор фильтров истории позволяет не только фильтровать события по определенному критерию, но и с помощью встроенного дизайнера отчетов формировать аналитические срезы по использованию объектов хранения технического архива, определять к каким документам был произведен доступ сотрудником за определенный период и любые иные аналитические и статистические выборки, важные как для конструкторов и технологов, так и для администраторов безопасности.291055268275<br />311117831098<br />382270-716915<br />Управление регламентными работами по сохранности архивного фонда<br />Для обеспечения сохранности архивного фонда нормативно-технической документации, документов, чертежей, в архивах организаций требуется проведение и соблюдение ряда мероприятий по созданию и поддержанию оптимальных условий хранения всех видов элементов архивного хранения на бумажных, пленочных, магнитных и других носителях.В хранилищах и рабочих помещениях архива должен соблюдаться необходимый санитарно-гигиенический режим хранения и защиты документов от биоповреждений, плесени, пыли. Не реже одного раза в месяц должен проводиться санитарный день.Для предупреждения биологических и механических повреждений документов необходимо проводить периодический просмотр документов, в первую очередь документов длительного хранения, которые не используются, а также документов, которые будут передаваться на государственное хранение.При обнаружении в хранилище биологических вредителей принимаются необходимые меры по обработке документов, стеллажей, помещений. При повреждении значительного количества документов проводят их общую дезинфекцию и дезинсекцию силами санэпидемстанций. <br />10668040640<br />Пример отображения регламентных работ по сохранению архивного фонда в виде диаграммы Ганта<br />Для планирования, выполнения и отслеживания регламентных работ система имеет механизм, основанный на визиуализации работ в виде диаграмм Ганта, представляющий собой отрезки (графические плашки), размещенные на горизонтальной шкале времени. Каждый отрезок соответствует отдельной задаче или подзадаче. Задачи и подзадачи, составляющие план, размещаются по вертикали. Начало, конец и длина отрезка на шкале времени соответствуют началу, концу и длительности задачи. На некоторых диаграммах Ганта также показывается зависимость между задачами. Диаграмма может использоваться для представления текущего состояния выполнения работ: часть прямоугольника, отвечающего задаче, заштриховывается, отмечая процент выполнения задачи; показывается вертикальная линия, отвечающая моменту «сегодня».Поднося указатель мыши к любой из задач, пользователь может видеть текущий статус задачи: начало, % выполнения.<br />288290-763270Связанные документы<br />Закладка карточки «Связанные документы» отражает древовидный список документов связанных с исходным. Например, если чертеж был выслан определенным внешним контрагентам, в списке связанных документов будет отражено сопроводительное письмо, с которым был отослан чертеж или комплект документов.Связанные документы – документы, относящиеся к основному документу, список связанных документов может пополняться в процессе работы над основным документом любыми пользователями, участвующими в бизнес-процессе документа (согласовании, подписании, регистрации и т.п.).<br />90186316117<br /> Система позволяет строить связи между документами с указанием типов связей, при добавлении связанного документа пользователь будет обязан выбрать тип связи.При некоторых операциях (например, при регистрации приказа, который отменяет данный) установки связей производятся автоматически<br />220835337658<br />Добавление связанных документов может производиться как импортом с файловой системы (с компьютера пользователя), так и путем поиска необходимого документа или документов в корпоративном хранилище (репозитории).<br />370840-740410Работа с версиями<br />Интерфейс создания, хранения и управления версиями документа позволяет хранить историю всех созданных версий, в любой момент, определяя, что именно было изменено в конкретном чертеже или детали. Каждая версия документа может иметь свой формат и размер, а также свои представления (например, преобразованный в HTML файл, или уменьшенный образ фотографии).Использование механизма версий предоставляет пользователям возможность создания и отслеживания версионности документов:сохранение документа в текущую версию;сохранение документа в новую версию:версия с незначительными изменениями;Версия со значительными изменениями;Нумераций версий;Возможность перехода к предыдущим версиям документа;Удаление версии документа из общего списка версий.<br />381000-998855<br />3589655179070<br />19311163769<br />Все созданные в процессе жизненного цикла документа версии отображаются в отдельной закладке, где всегда можно увидеть, кто и когда создавал ту или иную редакцию документа. Аудит (история) событий по каждой из редакций документа ведется независимо, и на закладке quot;
Историяquot;
пользователь может просмотреть как информацию по текущей редакции документа, так и сводную информацию по всем версиям.<br />311785-728980Технологии организации работы с большими объемами данных и дедупликации<br />Для больших репозиториев с информацией крайне сложной задачей является резервное копирование, т.к. компании работают с все большим объемом информации и, за счет увеличения количества хранимой информации длительность процесса резервирования происходит все большее и большее время. Для устранения фактора времени в системе предусмотрены специальные механизмы, позволяющие как уменьшить объем инкрементной резервной копии информации, так и внедрена совместимость с современными системами мгновенных снимков, позволяющих производить резервирование информации в фоновом режиме.Совокупность использования перечисленных механизмов дает 100% гарантию возможности восстановления данных при сбое, более того, резервная копия данных может перемещаться в другой офис (что особенно актуально, если в здании, где находятся сервера системы произойдет техногенная катастрофа).Встроенный механизм партиционного распределения контента с возможностью его миграции по определенным правилам предоставляет возможность ежедневно указывать новое место (партицию), куда будут заноситься новые данные, таким образом возможно избежать полного ежесуточного резервирования, копируя лишь новые и измененные данные.<br />Наличие механизмов исключения дублирования файлов и политики переноса давно не использовавшейся информации на более медленные носители вкупе с онлайновым сжатием файлов позволяют удовлетворить потребности организации любого уровня. 163100228861<br />Совместимость со специализированными массивами, такими как StorageWorks MSA2000 (разработанной еще компанией Compaq незадолго до ее слияния с HP), являющимися на настоящий момент наиболее популярной внешней дисковой системой, используемой в небольших инсталляциях серверов HP ProLiant, а также с массивами high-end XP24000, способных масштабироваться свыше одного петабайта дает возможно осуществлять мгновенные снимки томов Volume snapshots. Стандартно массив поддерживает до 64 мгновенных снимков томов, а при покупке дополнительной лицензии – до 512 мгновенных снимков. Кроме того, в третьем поколении реализована удаленная репликация снапшотов Remote Snap между двумя массивами как по iSCSI, так и по Fibre Channel.Любой тип объекта системы (будь то договор, приказ или акт выполненных работ) может заноситься и храниться в выделенном файловом хранилище. Это повышает не только отказоустойчивость системы, но и ее производительность: разные файловые хранилища могут находиться на различных стойках хранения данных, за счет чего можно оптимизировать и манипулировать стоимостью хранения информации. Так, например, к действующим документам (договорам, приказам) обращаются достаточно редко, поэтому их можно помещать на менее быстрые, а следовательно, более дешевые носители, тогда как документы, находящиеся в оперативном доступе (например, согласовываемые акты выполненных работ, дополнительные соглашения) будут храниться на более быстрых, а следовательно и более дорогих носителях.<br />386715-728345Формирование комплектов документов для выдачи в сторонние организации<br />Функция формирования комплектов документов для выдачи вкупе с механизмами работы по комплектации документов, сдаваемых на хранение в технический архив позволяет сформировывать архивы в считанные минуты. По запросу внешней организации (или указания руководителя организации) архивариус выбирает необходимые элементы (комплекты чертежей для выдачи).<br />-37465133350<br />После формирования комплекта на стороне сервера он выдается пользователю. В связи с тем, что сам комплект формируется именно на серверной стороне – требования к клиентским компьютерам самые минимальные, формирование можно запустить даже с мобильного телефона, оснащенного браузером и получить в режиме «онлайн».<br />25313236881<br />382270-728345<br />Защищенное хранилище документов: Централизованное хранилище с доступом из любой точки мира через веб-клиент. Структурированное защищенное хранение электронной документации и всей связанной с ней информации, с разделением доступа по каждому элементу храненияПростота использования: Стандартный, интуитивно понятный интерфейс, выполненный в стиле файлового менеджера Microsoft Windows Explorer, использование принятой в ГОСТах терминологии и методики работы с документами, динамические контекстные меню, возможность настройки интерфейсов пользователей, встроенная справка позволяют пользователям начинать работу в системе практически без подготовки, ускоряя процесс внедрения. Визуальное моделирование технологических маршрутов: Встроенный дизайнер технологических процессов позволяет быстро и легко практически неподготовленному пользователю выстраивать маршруты прохождения и исполнения задач, динамиески внося улучшения в регламенты бизнес - процессовОткрытость: Открытая распределенная архитектура, построенная по трехзвенной модели, полностью документированный прикладной интерфейс разработки, встроенный дизайнер отчетов и редактор маршрутов технологических процессов, основа ядра системы на Java 2Enterprise Edition, по которой как в России, так и в мире существует громадное сообщество разработчиков позволяет наращивать функционал безгранично. Встроенная поддержка более 1000 форматов и наличие механизма полнотекстового индексирования делают удобной работу с файлами произвольных размеров и форматов. Защита информации: Защита обеспечивается встроенными средствами с помощью матриц доступа, динамическими группами, разделением уровня сервера, шифрованием. . Система работает на современных СУБД Microsoft SQL Server 2005 и Oracle, сертифицированных по c2, использует многоуровневую систему проверка аутентификации, в том числе с возможностями аутентификации нескольких LDAP серверов предприятия. Возможность иметь вынесенный сервер аудита, доступный для удаления записей специальному администратору безопасности позволяет обеспечивать невозможность удаления записей о доступе и модификациях кем-либо кроме администратора безопасности. Внутренняя почта: Встроенный почтовый модуль обеспечивает безопасную передачу сообщений и уведомлений о необходимости выполнения определенных задач, начале или завершении согласования и др., а также передачу сообщений от одного сотрудника другому в результате маршрутизации документов. Удалить сообщение пользователь может только выполнив задачу. Универсальность и гибкость: Платформа построения обладает гибким и удобным инструментарием, позволяющим дополнять информационную систему, оптимально адаптируя для решения задач в различных предметных областях. Благодаря своей универсальности и гибкости возможно осуществлять поэтапное внедрение, обеспечивая плавный переход организации от простого электронного архива к системе коллективной разработки технической документации и управления проектными данными. Средства поиска, отчетности: Система обладает уникальным набором средств поиска, включающим в себя поиск по текстам хранимых документов. Для лучшей ориентировке в процессах для руководителей подразделений предусмотрены специальные выборки quot;
категорииquot;
, в которых видны все документы, находящиеся на согласовании, выданные и полученные резолюции, поручения. Специальное представление quot;
сводкаquot;
различным цветом показывает новые и просроченные задачи. Атрибутивный поиск включает возможность создавать выборки по большому количеству справочников, указывая не только единственный выбор, но и диапазоны (например, даты). <br />Резюме для руководителяКраткое описание возможностей<br />499745-728980<br />Интеграция в корпоративные системы: За счет присутствия специальных интеграционных механизмов (таких, как виртуальные типы, веб-сервисы) платформа легко интегрируется с внешними источниками данных, в качестве которых могут выступать системы бухгалтерского и финансового учета, планово-экономические, технической подготовки производства, внешней электронной почты и т.д. Интеграция с внешними приложениями обеспечивает построение законченного решения (масштаба группы предприятий) в области автоматизации технического документооборота, управления информацией об изделии и проектными данными. Преимущества от внедрения <br />Повышение доступности информации: Система представляет собой единое централизованное защищенное хранилище, обеспечивая хранение всех связанных с рабочим процессом данные, что обеспечивает не только постоянный доступ всех участников процесса проектирования к любой необходимой информации, но и единую точку входа. Все документы и данные, созданные по ходу работы каждым сотрудником организации, могут быть использованы другими работниками. Информация становится собственностью организации, а не отдельных сотрудников. Ускорение бизнес - процессов: Предоставляя возможности оперативного электронного обмена информацией, централизовывая механизмы управления задачами сотрудников, предоставляя руководителям сводную картину по исполнительской дисциплине, согласованию и утверждению документов руководители могут принять на основании полученной актуальной информации эффективные управленческие решения, ускоряя бизнес - процессы, владея комплексной информацией, а не разрозненными кусками оной.Снижение затрат времени на поиск актуальной информации: По мнению аналитиков 25% рабочего времени сотрудники тратят на поиск необходимой информации. Система предоставляет возможность не только правильного структурирования и атрибутирования информации различных видов: чертежей, договоров, документов, проектов, контактов, дел, адресов заказчиков и смежников и т.д, но и подстройки рабочего места quot;
под себяquot;
, делая ссылки на нужную информацию в свой рабочий ящик. Теперь ваши сотрудники не будут тратить время на поиск актуальной версии документов, работу по выявлению ошибок, связанных с использованием недействительной информации, и направят все усилия на выполнение своих непосредственных обязанностей. Снижение накладных расходов на работу с бумажными документами: За счет перевода работы с электронными документами нивелируется потребность в печати многочисленных промежуточных вариантов документов при проведении их согласования или внесении изменений. Повышение эффективности работы: Обеспечивая эффективное взаимодействие пользователей, совместно работающих над проектом позволяет, не увеличивая числа сотрудников, выполнять значительно больший объем работы. Средства полной интеграции системы с программными приложениями позволяют оптимизировать управление проектными данными, обеспечивая непосредственно в приложениях их автоматическое обновление в процессе разработки документов. Оперативный доступ к актуальной проектной информации, представленной в виде, специфичном для каждого подразделения компании, значительно повышает эффективность работы организации в целом. Большая защита и сохранность данных: Трехзвенное приложение, построенное по стандартам Java 2 Enterprise edition обеспечивает многоуровневый доступ как к самой системе за счет механизмов расширенной аутентификации, так и гарантирует надежную защиту от несанкционированного получения данных, доступ к которым имеют только разрешенные пользователи. <br />