Rutiner, definisjoner og verktøy for prosjektarbeid i Akershus fylkeskommune. Presentasjon fra fylkesrådmannens morgenmøte torsdag 16. april 2015. Av Petter Davidssen, Lønns- og regnskapsseksjonen.

1. Prosjektarbeid
16. april 2015, lønns- og regnskapsseksjonen, Petter Davidsen

2. Hva er utgangspunktet?
Overordnede mål (politisk
utledet)
Kjerneprosesser
(berører direkte)
Støtteprosesser
(berører indirekte)Organi-
sering
Styringsprosesser

3. Hva er en organisasjon?
• Formål
• Mål
• Prosesser og aktiviteter
– Kjerne
– Støtte

4. Hva er et prosjekt i AFK?
Et prosjekt er en arbeidsform hvor en
midlertidig organisasjon er opprettet
for å utføre en avgrenset oppgave
innenfor en nærmere definert ressurs-
og tidsramme. Oppgaven som skal
løses må være av en viss størrelse for
at det skal være hensiktsmessig å
benytte prosjektorganisering.

6. Foredling, prosess

7. Roller og ansvar
• aktører med ulike roller og ansvar
• fordele de ulike rollene
• alle prosjektdeltagere vet hvem som gjør hva
Hver enkelt rolle har en definert oppgave i forhold til
prosjektet med tilhørende ansvarsområder.

8. Prosjekteieren
Rolle
Prosjekteieren er den overordnede eier av
prosjektet, og basisorganisasjonens øverste
representant i forhold til prosjektet.
Ansvar
Prosjekteieren er basisorganisasjonens øverste
ansvarlige for prosjektet, og er ansvarlig for å
treffe beslutninger om prosjektets igangsetting
(godkjenning av prosjektdirektiv), videreføring og
avslutning.
Strategisk
styring

9. Leder av styringsgruppen
Rolle
• Prosjektets representant overfor basisorganisasjonen.
• Treffer nødvendige beslutninger som ligger utenfor
prosjektlederens mandat.
Ansvar
• På vegne av basisorganisasjonen ansvarlig for å tildele
ressursene som er nødvendige for gjennomføring av
prosjektet, og skal utstede ad hoc-anvisninger dersom
uforutsette hendelser oppstår.
• Som ansvarlig for relasjonen til basisorganisasjonen skal
styringsgruppelederen ivareta kommunikasjonen med
interessenter og virksomhetsledelse, slik at endrede mål
og vilkår i basisorganisasjonen bringes til prosjektet.
Strategisk
styring

10. Styringsgruppen
Rolle
• Skal representere sin egenbasisorganisasjoni prosjektet,og velges ut som
representanterfor spesielleroller.
• Settes ideelt sett sammenslik at både representanterfra den eller de
leverandører som inngår i prosjektetog en representant for brukerne finnes i
denne.
– vesentlig at representanter har kjennskap til hele det området som et prosjekt påvirker. Hvis en slik person
ikke finnes, kan flere representanter utvelges.
Ansvar
• Skal sikre at deres egenbasisorganisasjons interesserog kompetanse i
prosjektetblir ivaretatt.
• Fremme og fastholde det ønskede utbytte av prosjektetsett fra deres
basisorganisasjonsside.
• Overordnede ansvaretfor prioriteringen i prosjektet,og skal løse eventuelle
prioriteringskonfliktersom måtte oppstå.
• Hvert enkelt medlem i styringsgruppener ansvarlige for prosjektets
kommunikasjon til deres egenorganisasjon.
Strategisk
styring

11. Prosjektleder
Rolle
• Skal sikre kontakt til oppdragsgiveren for prosjektet,
styringsgruppen, og er samtidig ansvarlig for den daglige ledelsen
av prosjektet.
Ansvar
• Sørge for grunnlaget for styringsgruppens beslutninger i form av
rapportering om fremdrift, risikobilde og ressursforbruk.
• Skal videre engasjere og motivere styringsgruppen til å ivareta sin
ledelsesrolle i prosjektet.
• Ansvarlig for å anvende og oppdatere ledelsesproduktene som
inngår i prosjektledelsen og som øker kvaliteten av
prosjektlederens arbeid.
• Forestå kontrollmekanismene som er nødvendige for vurdering av
prosjektets løpende utvikling.
• Gjennomføre og oppdatere prosjektets risikovurdering.
• Sikre at de ressursene som er i prosjektteamet spiller konstruktivt
sammen, både innbyrdes og i forhold til de målene som eksisterer
for prosjektet.
Detaljstyring

12. Møter

13. Prosjektmedarbeider
Rolle
• Inngår i prosjektet som fagperson, og skal under
ledelse av prosjektlederen utføre de
arbeidsoppgaver som tildeles prosjektdeltakeren.
Ansvar
• Ansvarlig for å utføre arbeidsoppgavene som
tildeles fra prosjektlederen.
• Ansvarlig for å informere prosjektlederen om
fremdrift i arbeidet, sett i forhold til avtalte
tidsplaner, og skal som fagperson informere om
risiko eller forhindringer som eventuelt måtte oppstå
i løpet av prosjektet.
Leverandør

14. Referansegruppen
Rolle
• Typisk være representert i gruppen på bakgrunn av en bestemt
kunnskap eller rolle.
• Høringsorgan.
• Interessenter som i etterkant vil oppleve påvirkninger av prosjektet,
personer som har relevant viten i forhold til prosjektet og andre med
relevante interesser i prosjektet.
Ansvar
• Hvert enkelt medlem i referansegruppen sitt ansvar å levere mest mulig
informasjon til prosjektet, slik at en vellykket prosjektgjennomføring, og
etterfølgende implementering og gevinstrealisering kan sikres.
• Fylle den bestemte rolle de representerer i gruppen, eks. representant
for basisorganisasjonen, faglig kvalitetssikrer osv.
Hørings-
instans

15. Prosjektdirektivet
Minimumskrav
I prosjektmetodikken har fylkeskommunen fastsatt noen
minimumskrav for prosjekter. Det skal alltid utarbeides et
prosjektdirektiv (prosjektmandat) som inneholder
• informasjon om og bakgrunn for prosjektet
• organiseringen av prosjektet
• mål og hovedtiltak for prosjektet
• rapporteringsomfang- og hyppighet
• effekt- og resultatmål
• milepælsplan
• budsjett
• risikovurdering
I tillegg bør prosjektdirektivet inneholde interessentanalyse
og kommunikasjonsplan
«Hvor langt går prosjektets ansvar, og hvor overtar linjen?»

16. Milepælsplan
• Hendelser i tidsplanen hvor viktige leveranser
er innfridd
• En del av prosjektdirektivet
• Viktig temperaturmåler – taktisk ytelse

17. Risiko
• Prosjektlederen skal gjennomføre
risikovurdering av prosjektet.
• Risikovurderingen bør utarbeides i samarbeid
med aktuelle ressurspersoner.
• Risikovurderingen legges fram for
styringsgruppen.
• Jo større omfang et prosjekt har, jo viktigere vil
en god risikovurdering være.

18. Trinn 1 Hvilke hendelser og svakheter truer prosjektets resultatmål?
Trinn 2 For hver enkelt hendelse og svakhet - still spørsmålet: «Hvor sannsynlig er det at dette
inntreffer?» (1=sværtliten, 2=liten, 3=moderat, 4=stor, 5=sværtstor)
Trinn 3 For hver enkelt hendelse og svakhet - still spørsmålet: «Hvaer konsekvensen dersomdette
inntreffer?»(1=ubetydelig, 2=lav, 3=moderat, 4=alvorlig, 5=sværtalvorlig)
Trinn 4 Det vurderes omrisiko er akseptabel, om det skaliverksettes tiltak for å redusererisiko, og hvem
somer ansvarlig for at tiltak blir gjennomført.
«Hva kan gå galt, og hvor galt kan det gå?»

19. Rapportering
• Prosjektlederen rapporterer til styringsgruppen.
• Rapporteringens omfang og hyppighet er
fastslått i prosjektdirektivet.
• Kritisk at rapporteringen er ærlig og fullstendig,
slik at korrigerende tiltak kan forankres og
iverksettes så tidlig som mulig.
• Minimum omfatte rapportering på milepælene,
økonomisk status og risiko.

20. Implementering
Prosjektet er gjennomført. Linjeorganisasjonen skal nå ta over
prosjektets oppgaver og implementere disse i sin organisasjon. En
vellykket implementering forutsetter følgende:
• Har vært en god dialog mellom prosjektleder og linjeleder i forkant
av implementeringen, slik at linjen er kjent med forventningene til
linjen.
• Linjeorganisasjonen må være klargjort og tilpasset prosjektets
oppgaver, slik at oppgavene kan løses på en god måte i
linjeorganisasjonen. I denne prosessen kan det være nyttig med
en dedikert ressurs som skal håndtere eventuelle tilpasninger i
mottakende linjeorganisasjon.
• Prosjektdirektivet må inneholde en tydelig beskrivelse av hvor
langt prosjektets ansvar går, og hvor linjen overtar, slik at
klare ansvarsforhold i overgangen mellom prosjekt og linje er
etablert.
• Linjeorganisasjonen skal godkjenne leveransen fra prosjektet før
den overtar prosjektets oppgaver.

21. Prosjekt – på flere nivåer
• Ett prosjekt
• Portefølje
• Programmer
Hvorfor?
• Optimalisering av kapasiteter
• Sammenheng

22. Relevans og levedyktighet
Taktikk
God
Meget vellykket Feil type prosjekt
Dårlig
Lav ytelse
Fullstendig
mislykket
God Dårlig
Strategi
• Rikshospitalet
• Et torpedobatteri

23. Konkurranse
• Leveransekrav: den vinner som først forteller
oss hva svaret på spørsmålet er i plenum.
• Premie: heder og ære. Og en pose twist. Som
må deles.

24. Spørsmålet
Hva er det egentlig dette
dreier seg om?

25. Kontrollaktiviteter
Styrings- og
kontrollmiljø
Ledelsens
oppfølging
Informasjon og
kommunikasjon
Risikovurdering
2
5
«Intern kontroll defineres i videste forstand
som en prosess, iverksatt og gjennomført av
foretakets styre, ledelse og ansatte. Den
utformes for å gi rimelig sikkerhet vedrørende
måloppnåelse innen følgende områder:
• Målrettet og effektiv drift
• Pålitelig rapportering
• Overholdelse av gjeldende lover og
regler.»