Proposta estratègia comunicació PRIVALIA

1. OffsitePrivalia2015
L´HÈLIX
Agència de Comunicació i RP
Lourdes Meroño
Victor Martinez
Laia Mena

2. Eix comunicatiu i missatge clau
VIURE ÉS COMPARTIR
Experiències
Espai
Moments
Temps
Comunicació
Sensacions
Records

3. Públic objectiu i segmentació
L’ OffsitePrivalia 2015 està dirigit als treballadors de Privalia. Homes i dones d'entre 20 i 35 anys, actius a les xarxes, estudiants i amb primeres experiències laborals. Nivell cultural mitjà, mitjà -alt. Nivell econòmic mig. Internacionals i sense càrrega familiar.
Homes
Dones
Estudiants
Actius digitals
Internacionals

4. Objectius
Persuadir i motivar els treballadors de Privalia perquè assisteixin al OffsitePrivalia 2015 utilitzant tots els canals comunicatius interns i externs amb campanyes transmetia sobre l´esdeveniment.
Objectiu 1
Objectiu 2
Reflectir el valor empresarial del treball en equip en un esdeveniment com és l´OffsitePrivalia 2015 facilitant el desplaçament i l´estància, assegurant la diversió i idoneïtat de les activitats i plasmant el missatge clau motiu de l'esdeveniment.
•Disseny de la imatge juvenil i fresc
•Audiovisuals motivadors
•Lloc web, bloc i xarxes socials
•Localització adequada i especial
•Diverses possibilitats de desplaçament
•Coordinació de recursos humans i tècnics pel desplaçament, estància i entreteniment

5. Objectius
Objectiu 3
Objectiu 4
Fer partícips als clients dels valors de Privalia i involucrar als treballadors en els canals de comunicació propis de l´empresa compartint el desenvolupament de l´OffsitePrivalia 2015 a les diferents xarxes socials.
•Fotografia i enregistrament vídeo durant l´Offsite
•Assistència del CommunityManager de Privalia
•Creació del hashtag#OffsitePrivalia2015
Obtenir el feedbackdels receptors del missatge durant tot el procés i posteriorment mitjançant l´avaluació, l´anàlisi i l´estudi de les accions de treballadors i clients.
•Enquestes valoratives
•Tests qualificatius
•Estudi del flux de clicks, fans, followersals enllaços, vídeos i xarxes socials.

6. Accions específiques
•Organització de xerrades impartides per directius
•Cartelleriainformativa i promocional distribuïda per tots els departaments i seccions
•Creació, exposició i distribució dels audiovisuals tant en oficines com en xarxes socials: Vimeoi YouTube.
•Actualitzacions continues a les xarxes socials com Facebooki Twitter.
•Creació i distribució de correus electrònics.
•Comunicació via xat i fòrums públics.
•Recollida i processament de dades obtingudes per la seva avaluació i anàlisi.
Accions específiques sobre l´estància cap de setmana:
•Recerca de localització amplia amb espais suficients per totes les activitats
•Organitzar diferents punts de recollida i desplaçament
•Coordinar activitats divertides i excitants – (Veure informe d´activitats adjunt)
Accions comunicatives i transmèdia:

7. Proposta d´activitats Offsite
Esmorzar
1 activitatculinaria(TOPCHEF)
Brunch
1 activitatPaintball o rafting
Dinar
fi de festavisualitzaciólipdub
Casa rural o hotel per a 250 treballadors ( INCLOSOS directius + consell)
Transport per desplaçar als treballadors al lloc de l’esdeveniment
Càtering (esmorzars, dinars i sopars)
Sopar
Discoteca
Esmorzar
1 activitatsrisoterapia
Brunch
1 activitatCSI
Dinar
1 activitatLipdub
visitaa la ciutat
Sopar
Concert viuDAVID GUETTA
Divendres nit arribada:
Dissabte:
Diumenge:

8. Calendari estratègia comunicativa
Totes les comunicacions als treballadors (correus electrònics, publicacions, etc.) es faran en dimarts o dimecres ja que són els dies en els que els treballadors estan més receptius.
La informació sobre dades de dates, localització i transport s´enviarà per escrit ja que és com queden més clares.
La informació sobre les activitats es donaran en xarrades ja que permet motivar als treballadors al permetre el diàleg obert.
MES 1
MES 2
MES 3
MES 4
1
1
1
1
2
E-MAIL (1) */**
2
2
2
3
3
3
3
E-MAIL (9) */**
4
4
4
4
5
5
5
5
6
6
1ª REUNIÓ GENERAL
6
2ª REUNIÓ GENERAL
6
7
7
7
7
8
8
8
8
9
E-MAIL (2) *
9
9
9
XARXES SOCIALS (2)
10
10
10
10
11
11
11
11
12
12
12
12
13
13
E-MAIL (4)*/**
13
E-MAIL (7)*/**
13
14
14
14
14
15
15
15
15
16
REUNIÓ DE DIRECTORS
16
16
16
E-MAIL (10)*/**
17
17
17
17
18
18
18
18
19
19
19
19
20
20
ESDEVENIMENT A XARXES SOCIALS
20
E-MAIL (8)**
20
21
21
E-MAIL (5)*/ **
21
21
22
22
22
22
23
23
23
23
ÚLTIMA REUNIÓ GENERAL
24
2ª REUNIÓ DE DIRECTORS
24
24
24
25
25
25
25
26
26
26
26
27
27
CREACIÓ DEL VIDEO OFFSITE
27
2º REUNIÓ DIRECTIUS
27
28
28
E-MAIL (6) */**
28
28
29
29
29
30
E-MAIL (3) */**
30
30
31
31

9. Calendari estratègia comunicativa
Totes les comunicacions als treballadors (correus electrònics, publicacions, etc.) es faran en dimarts o dimecres ja que són els dies en els que els treballadors estan més receptius.
La informació sobre dades de dates, localització i transport s´enviarà per escrit ja que és com queden més clares.
La informació sobre les activitats es donaran en xarrades ja que permet motivar als treballadors al permetre el diàleg obert.
E-MAIL (1)
Aquest primer e-mail informarà a tot el personal de l'esdeveniment que es durà a terme, per tal d'anar escalfant motors
* És el que s'enviarà als directius i consells
** És el que s'enviarà als treballadors
E-MAIL (2)
Aquest segon e-mail serà per tal de convocar a tot el personal per explica'ls-hi que esperem d'ells. La convocatòria de la reunió es per la seguentsetmana
* És el que s'enviarà als directius i consells
REUNIÓ DE DIRECTORS
En aquesta reunió els explicarem que esperem de l'esdeveniment i com volem motivar als treballadors. Proposem les primeres dates per fer l'esdeveniment
També volem que formin part d'aquest esdeveniment i que aportin les seves idees. Queden convocats per la seguentsetmana per tal de posar-hi fil a l'agulla
2ª REUNIÓ DE DIRECTORS
En aquesta reunió acabarem d'enllestir què esperem d'ells i agafarem totes les idees que ens donin
Els directius ens diran la data final després d'haver-ho consultat
E-MAIL (3)
En aquest e-mail convoquem per la primera reunió conjunta de treballadors i directius
(*) Aquest s'enviarà als directius i consells
(**) Aquest s'enviarà als treballadors
1ª REUNIÓ GENERAL
En aquesta reunió, els comunicarem la data de l'esdeveniment per tal que la sàpiganamb antel·lació, els posarem un parell de vídeos d'Offsitesanteriors i els explicarem per què es tant important que participin
També els comunicarem que els hi passarem un e-mail la propera setmana per tal de que ens diguin quines són les activitats que nosaltres proposem que més els agradin
E-MAIL (4)
En aquest e-mail, els posarem per escrit la data de l'esdeveniment, i els passarem el document amb les activitats que nosaltres proposem, per que posin les que més els agraden
També en aquest e-mail, els hi passem una enquesta sobre què els hi va semblar la primer reunió general
(*) Aquest s'enviarà als directius i consells
(**) Aquest s'enviarà als treballadors
CREACIÓ DE L'ESDEVENIMENT A FACEBOOK I TWITTER
Crearem l'esdeveniment a Facebook, per tal que els treballadors i directius vagin participant i acceptant l'esdeveniment
E-MAIL (5)
En aquest e-mail els explicarem la creació de l'esdeveniment a Facebooki que poden anar acceptant les invitacions i anar participant. També creem el Hastag#offsiteprivaliabcn2014
(*) Aquest s'enviarà als directius i consells
(**) Aquest s'enviarà als treballadors
CREACIÓ DEL VIDEO OFFSITE (PRE ESDEVENIMENT)
Durant aquests dos primers mesos, hem anat fent filmacions als treballadors i ara només queda enllestir-ho per tal de presenta'ls-hi
E-MAIL (6)
En aquest e-mail els convoquem per tal de presenta'ls hi el videoque hem creat
(*) Aquest s'enviarà als directius i consells
(**) Aquest s'enviarà als treballadors
2ª REUNIÓ GENERAL
En aquesta segona reunió general, els projectarem el vídeo que hem creat, i també els explicarem que tenim en consideració totes aquelles activitats que ens van comentar a l'e-mail 4.
E-MAIL (7)
En aquest e-mail, els preguntarem què opinen del vídeo que hem creat, i que ens expliquin tot allò que esperande l'esdeveniment
(*) Aquest s'enviarà als directius i consells
(**) Aquest s'enviarà als treballadors
E-MAIL (8)
En aquest e-mail convoquem als directius per tal de tenir impressions per part seva
(**) Aquest s'enviarà als directius i consells
2ª REUNIÓ DE DIRECTIUS
En aquesta segona reunió de directius, volem saber la seva opinió i que ens expliquin com estan veient de motivats als treballadors
E-MAIL (9)
En aquest e-mail els volem motivar amb accions al facebook, i que interactuinamb els clients
(*) Aquest s'enviarà als directius i consells
(**) Aquest s'enviarà als treballadors
XARXES SOCIALS (2)
Interacció amb els clients. Motivarem als treballadors per tal que interactuinamb el hastagi el facebook, ja que hi haurà premi per aquells que aconsegueixin una sèrie de metes amb els clients
E-MAIL (10)*/**
En aquest e-mail els informem de l'última reunió que tindrem abans de l'esdeveniment
(*) Aquest s'enviarà als directius i consells
(**) Aquest s'enviarà als treballadors
ÚLTIMA REUNIÓ GENERAL
En aquesta última reunió, utilitzarem una mica les reunions tipus marketing multinivell, per tal d'hipermotivara tots els treballadors per tal que vinguin tots

10. Partida pressupostària
Estància: 100 €per cada treballador. Total 25.000 €
Transport: 10 €per persona. Total: 2.500 €
Càtering: 15€per cada àpat (2 sopars, 2 esmorzars, 2 brunch i dos dinars) x 8 àpats x 250 persones.
TOTAL: 30.000 €
ACTIVITATS:
Discoteca divendres nit: 5.000 €
Actuació de David Guettadissabte nit: 60.000 €
Activitat Risoteràpia activitat dissabte: 15€per persona= 3.750 €
Activitat CSI: 25€per persona= 6.250 €
Activitat Lipdubdissabte: 25€per persona= 6.250 €
Visita guiada per la ciutat dissabte: 15€per persona= 3.750 €
Activitat culinària TOP CHEF diumenge: 50€per persona (inclou tot el material)= 12.500 €
Activitat PAINTBALL o RAFTING diumenge: 50€per persona (inclou tot el material)= 12.500 €.
Fi de festa: 12.000 €
Premis per als treballadors: 15€per persona= 3.750 €
TOTAL: 183.250 €
COMUNICACIÓ:
Elaboració del timingmés reunions i comunicacions: 200.000 €
Vídeo preesdeveniment + edició + maquetació + entrega als treballadors: 12.000 €
Vídeo i gravació durant l’esdeveniment + edició + maquetació + entrega als treballadors: 25.000 €
Fotografia prei durant l’esdeveniment + entrega als treballadors en àlbum: 25.000 €
TOTAL: 262.000 €
ALTRES DESPESES:
Provisió de fons: 54.750 €
Pressupost disponible: 500.000 €-Total treballadors assistents: 250 persones
Despesa per cada treballador estimada: 1000€(total 250.000€)
Comunicació, vídeo, fotografia, reportatges, etc… (250.000€)