Webinar acerca de cómo trabajar por objetivos

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Modo
Algunos consejos previos
Eliminar las pestañas de vuestro
navegador
Reducir las interrupciones
Evitar las distracciones
Gracias por vuestra comprensión

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Agenda del Webinar
22/04/20
16:00 h.
Reglas del
Webinar
Objetivos
Introducción
1
Modo Avión
Modo Hacer y
Terminar
Tareas Clave
Preparar, Prever y
Planificar
Hábitos efectivos
2
O3M
Plan de Acción
Lista de Tareas
Métodos
3
Resumen
Lecciones
aprendidas
Cierre
Conclusiones
4

4. 4
“¿Por qué no cambias el
reloj por una brújula?”

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¿Qué aprenderemos hoy?
■ Reconocer hábitos efecUvos clave en nuestra organización
de la acDvidad y la producDvidad.
■ Saber definir objeUvos de organización y producDvidad.
■ Saber definir un plan de acción (objeDvos, metas/hitos,
tareas, acciones, Dempo esDmado/estándar, indicadores de
gesDón, …)

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¿Cuáles son vuestros hábitos
que consideráis más efectivos?

7. Crea hábitos efecUvos de trabajo
Cómo empezar y terminar la semana con éxito
(Preparar, AnDcipar, Planificar)
Tareas clave I Tareas “Pilar”
Modo “Avión” I Modo “Hacer y Terminar”
7

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“Elegir mal tareas y acDvidades al comienzo es
como salir sexta posición en una carrera.
Luego cuesta remontar.”
Empieza el día con una de tus tareas clave.
Son la columna vertebral de tu acDvidad
Producen resultados y generan saDsfacción
¿Sabes cuáles son tus tareas clave?
Escríbelas en una hoja.
Crea hábitos efecUvos de trabajo

9. Ten muy claro antes de empezar qué tarea vas a hacer.
Es aconsejable, preferible que la hayas decidido el día anterior,
momentos antes de finalizar tu jornada.
La importancia de una tarea se define en función
de los beneficios y las consecuencias.
De los beneficios que logras haciéndola y de las consecuencias negaDvas
que Dene no hacerla.
Te permite organizar tus proyectos al fijar unos objeDvos
en los que trabajar, aprovechar el Dempo y, en definiDva,
incrementar tu producDvidad.
Evita la presión que conlleva tener que recordar todo lo
que Denes por hacer (y conseguir) y te aporta la seguridad
de saber que no se ha perdido nada importante.
9
Crea hábitos efecUvos de trabajo

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Modo “Hacer y Terminar”
Este modo de trabajo significa que seamos capaces de:
Empezar la jornada con un objeDvo en mente.
Una sola cosa a la vez.
“Divide y vencerás”
Revisa lo que estés haciendo de manera periódica.
Especial atención a las tareas:
“procrasDnadas”
“casi” terminadas
“Nada cansa más que el recordatorio constante
de la tarea sin acabar”
William James
Crea hábitos efecUvos de trabajo

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Corta el “zapping” de tareas.
Deja de saltar de flor en flor, haz monotarea.
Elige una sola cosa, aparta lo demás, céntrate en
ello y empieza cuanto antes. Vas a ver que con
más facilidad de lo que crees, encontrarás
el flujo y la intensidad que necesitas.
Hacer una sola cosa a la vez es, hoy en día, un
auténDco regalo.
Modo “Avión”
Crea hábitos efecUvos de trabajo

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Elige el mejor momento.
Uno no puede estar en “modo avión” todo el día
pero sí durante uno o varios momentos al día.
Estudia tus ruDnas, tu Dpo de agenda, tus
acDvidades y tareas.
En muchos casos verás que la primera hora del
día es la mejor para acDvar este modo.
Ponte a hacer y terminar.
Elimina o reduce todo aquello que te distraiga..
Modo “Avión”
Crea hábitos efecUvos de trabajo

13. 13
“Concentracción”
Las dos primeras horas del día valen el doble y siempre pongo ahí las
tareas más di]ciles.
La única tarea que vale es la que se termina.
Pon más energía e intensidad en terminar que en empezar.
Antes de empezar cualquier tarea me pregunto…
qué es, para qué es y qué exige de mí.
Si te empeñas en…
hacer una sola cosa (unitarea-monotarea) terminas antes y mejor.
en eliminar distracciones antes de empezar terminas antes y mejor.
Recuerda tus tareas clave: idenD]calas, prepáralas, divídelas, aíslate y
termínalas
Crea hábitos efecUvos de trabajo

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La efecUvidad la conseguimos
Creando y manteniendo:
hábitos de eficacia (qué conseguir; los objeDvos y metas)
eficiencia (cómo conseguirlo; métodos:listas de tareas,
tablero Kanban,…)
Ciclo de acUvidad:
“Concentracción”, “Desconexión” y “Descanso”
Modos de trabajo “Avión” y “Hacer y Terminar”
Entorno de trabajo ]sico y digital ópDmo, cómodo,
fácilmente accesible y agradable
Crea hábitos efecUvos de trabajo

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¿Cuáles son vuestros objetivos?
¿Sabéis que solo el 2% de los
colaboradores pueden nombrar las 3
prioridades de su organización?

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03M
Objetivos
Metas
Perspectiva
Control
Métodos
Procesos
Lista de tareas
Lista de control
Plan de acción
Proyectos
Kanban
…//…
Medidas
M.A.R.T.E
reglas de oro
“Palabras mágicas”
Mantener
Eliminar
Reducir
Aumentar
Crear
Cambiar
¿Qué queremos
conseguir?
¿Hasta cuánto voy a
lograr en un
determinado plazo?
¿Qué acciones, tareas,
procesos,
procedimientos,… hay
que aplicar?
1 Cantidad, Calidad, Coste, Tiempo, Satisfacción
2 Perspectivas: Económica, Comercial, Organización y Personas
KQCtS 11
Cuadro de mando
Cuadro de
mando 21
Cuadro de mando
¿Cómo me aseguro del logro?
Métodos efecUvos de organización

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IdenDfica cuáles son los resultados que quieres conseguir
Sé concreto y preciso al definir esos resultados.
Descompón esos resultados en uno o más objeUvos.
Pueden ser fases, metas, hitos, momentos, terminar algo, … y recuerda que
sean específicos, medibles, asumibles, realistas y que estén acotados en el
Dempo.
Traduce esos objeUvos en tareas concretas.
Cosas que irás haciendo diaria o semanalmente. Con ellas luego irás
construyendo tus listas de tareas.
Métodos efecUvos de organización

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Después de establecer un objeUvo y unas metas (puntos de
control) recuerda que hay que planificar tu acUvidad pero …
¿por qué es tan importante?
¿Planificar o improvisar?
¿Qué haces tú?
Prepara el día anterior
Recuerda lo que hay que hacer al terminar mi jornada, prever el día siguiente.
¿Qué hay que preparar por anDcipado en tu acDvidad?
La clave está en anUciparse
Organiza tu calendario de trabajo
Tu agenda como un tetris
Métodos efecUvos de organización

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Trabajar con fechas, plazos, hitos, …son una ayuda
¿Por qué?
Las fechas límite son un fenomenal mecanismo de
acDvación y puesta en marcha
La “tensión producUva”
Plazos e imprevistos en justo equilibrio
Siempre damos prioridad a lo úlUmo; consejos:
Por adelantado bloquea Dempo en las próximas semanas o meses para trabajar
en esas cosas a largo plazo.
Empieza el día las cosas a largo plazo.
¿Cómo actúas ante los retrasos?
Revisa, reajusta, recalibra
Si ves venir un iceberg desde una km. de distancia puedes variar el rumbo.
Si intentas virar cuando ya lo Uenes encima, hay colisión.
Métodos efecUvos de organización

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¿Por qué es tan importante planificar?
Por que …
reaccionas mejor ante los imprevistos y “marrones”
sirve para que tu jefe te ayude a priorizar.
haces en lugar de improvisar.
haces en lugar de recordar.
te ayuda a administrar y dosificar tus fuerzas.
tu trabajo cobra más senDdo, Dene una intención y un punto de
desDno.
aprovechas mejor el Dempo.
Métodos efecUvos de organización

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Plan de acción
Herramientas
Objetivos y metas Acciones
Tareas
Personas responsables
Actores
Tiempo
Cronograma
Progreso
Pendiente, en curso, obstáculo, finalizado
Enfoque tradicional
Papel y lápiz
TrelloAgantty
Métodos efecUvos de organización

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Métodos efecUvos de organización
Flujo natural de tareas
Tarjetas/TareasTablero Ciclo/Proceso de “Producción”Persona responsable
Fecha límite (entrega)
Límite Tareas
Tiempo estimado
4
Pendiente
En curso
Obstáculos
Hecho
Objetivos
Metas
Método KanBan

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Resumen, conclusiones
Tareas clave
Identifícalas
Rincones del día
Aprovecha el tiempo
Modos de trabajo
Avión
Hacer y Terminar
Concentración
Desconexión
Descanso
O3M
Objetivos, Metas, Métodos y Medidas
Plan de acción
Objetivo, tarea, actor, tiempo, estado
Prioridad
Basada en el compromiso
Herramientas
M.A.R.T.E.
Método Kanban

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Vuestra opinión cuenta…
¿Qué os ha parecido la sesión
(formato, contenidos, ritmo, …)?
¿Qué concepto, idea, contenido os
ha satisfecho más? ,¿Y menos?
¿Qué contenidos creéis que podéis
aplicar en breve?
¿Qué contenido queréis
profundizar más en un futuro?

25. 25
Muchas gracias a todos por vuestra
atención y colaboración.