Goede namiddag iedereen. Mijn naam is Lien Ceûppens, zoals u waarschijnlijk kunt horen aan mijn tongval kom ik uit België en meerbepaald uit Gent. Ik ben historica en archivaris en werk als dusdanig bij het AMVB.
Dat staat voor Archief en Musem voor het Vlaams leven in Brussel. Ik zal het AMVB even heel kort voorstellen, schets nadien de evolutie die het AMVB meemaakte inzake collectieregistratie en –beheer en zal tenslotte ingaan op de module Archief van Adlib en onze ervaringen daarmee.
In de jaren 1970 roerde er wat in de Brusselse en Belgische samenleving. De Vlamingen in de hoofdstad waren zeer actief in het midenveld. Er was echter geen enkele overheidsinstantie of organisatie die deze geschiedenis en het erfgoed van deze gemeenschap bewaarde. Op initiatief van de Vlaamse gemeenschap in Brussel werd in 1977 het AMVB opgericht.
De geschiedenis van het AMVB wordt gedragen door veel vrijwilligers, idealisten en doorzetters. Een structureel tekort aan middelen en personeel en een latente huisvestingsproblematiek weerhield de soms tot 1 man gereduceerde ploeg er niet van een volwaardig en kwalitatief hoogstaand archief op te bouwen.
In 2002 werd het AMVB erkend als cultureel archief en professionaliseerde de werking met de aanwerving van een archivaris. En een jaar later verhuisde het AMVB naar een nieuwe locatie in Brussel waar een meer professioneel archiefbeheer kon worden uitgebouwd.
En zo zijn we aanbeland bij de ploeg die vandaag de missie van het AMVB uitdraagt, nl.
Het AMVB herontdekt het verdwijnend collectief geheugen van de Nederlandstalige Brusselaars in de veranderende grootstedelijke samenleving.
Het is als gemeenschapsarchief een open huis voor de continue ondersteuning van de Nederlandstalige erfgoedgemeenschappen. Het maakt hun erfgoedcollecties zichtbaar en stimuleert de bewustwording van de maatschappelijke relevantie ervan.
We verzekeren als pluralistische organisatie de verwerving, het beheer, het onderzoek en de valorisatie van 19de, 20ste en 21ste-eeuwse archieven en erfgoedcollecties geënt op Brussel. We zijn een gastvrij forum voor wie het Brussel van vandaag en gisteren wil ontdekken en beleven.
Tot zover het promopraatje...
In het jaar dat...
... Dirk Frimout de ruimte in ging als eerste Belg
... Euro Disney werd geopend in Parijs
... Olaf Ludwig de Amstel Goldrace won
... Ik net te jong was om Jurassic Park te zien
... En Bill Clinton George Bush sr. versloeg
Kocht het AMVB haar tweede personal computer aan. De eerste dateerde van een jaar eerder, 1991. Er werd toen nog in DOS gewerkt. Er werd ook een adressenbestand en een necrologisch register bijgebouden via het programma dBase. Teksten werden in WordPerfect gemaakt.
In dezelfde periode werd begonnen met de digitale registratie van de collectie. Dat gebeurde met behulp van het programma TINbas. Later werd overgeschakeld naar TINreg in een netwerkconfiguratie.
In 1998 startte de Vlaamse Gemeenschapscommissie – de Vlaamse gemeenschap binnen het Brussels Hoofdstedelijk Gewest (bent u nog mee?) – met het project Standaardisering Collectieregistratie. Het AMVB stapte mee op de boot en schakelde in 2000 over op IMC-modules. In 2001 schakelden we over op Adlib Plus: museum en bibliotheek.
Waarom niet meteen ook de archiefmodule? Dit heeft alweer een typisch Belgische reden. Het AMVB kon geen gebruik maken van het eerste erfgoeddecreet omdat we niet erkend werden als archief.
Samen met archiefbestanden, kwamen doorheen de tijd veel boeken, tijdschriften en voorwerpen mee. Er was dus een aanzienlijke voorwerpencollectie aanwezig en om aanspraak te kunnen maken op enige subsidies werd vooral gefocust op de museumfunctie.
Daarom werd in eerste instantie enkel Adlib museum en bibliotheek in gebruik genomen. Wanneer begin jaren 2000 het museumdecreet het AMVB niet erkende als ‘klassiek’ museum, werden alle pijlen gericht op het halen van het kwaliteitslabel voor archieven. We haalden het label binnen, er werd – zoals reeds verteld – een archivaris aangenomen en ook de archiefmodule deed zijn intrede. We spreken 2006.
In 2007 ging onze catalogus online op de toen splinternieuwe website (binnen afzienbare tijd een nieuwe!).
Misschien eerst even verduidelijken hoe het AMVB Adlib heeft benaderd.
Om kosten te drukken werd ervoor gekozen om zo weinig mogelijk te customizen aan onze Adlib-omgeving. Daardoor zorgen we voor een maximale uitwisselbaarheid en verloopt een upgrade normaal zonder veel problemen. Dit is een voordeel waar uiteraard ook nadelen aan verbonden zijn. Maar daarover straks meer.
We hebben een klassieke haat-liefde verhouding met onze catalogus. Onze websitebezoekers ook denk ik, maar dan om andere redenen.
Eerst en vooral: de liefde. Adlib geeft ons de mogelijkheid alle informatie over een archiefbestand, -deelbestand of –bestanddeel op een gestandaardiseerde wijze te beheren en online te ontsluiten. In onze digitale wereld verwachten onderzoekers en bezoekers niet anders. Het is een prima instrument voor wat we tot nog toe hebben willen bereiken.
De basis van veel ergernissen is te vinden in het gebrek aan opleiding wat betreft de archiefmodule. Voor zowel museum als bibliotheekmodule zijn betaalbare opleidingen genoeg te vinden echter voor de archiefmodule ligt dat anders.
Als kleine vzw kunnen we een opleidingsdag bij Adlib zelf niet veroorloven en verantwoorden. Dit gebrek aan opleiding resulteert in een gebrek aan kennis over de mogelijkheden van de module en het navigeren en beheren van de module.
Het AMVB ging in 2014 met een nieuw archivaristeam aan de slag + met weinig tot geen overlap met het vorige team. Ook dit zorgt voor een (te nemen) horde.
Het feit dat we met de meest standaard versie van Adlib zitten (zonder veel customizing) zorgt er ook voor dat we soms botsen op de grenzen aan dit standaard model. Maar dit komt altijd neer op een kosten-baten (en dan vooral kosten) analyse.
De backoffice van Adlib is ook geen plug and play omgeving waar de klant een beperkte bewegingsvrijheid heeft. Welke velden worden bijvoorbeeld doorzocht bij welk soort zoekopdracht? Welke velden worden weergegeven in onze online zoekomgeving? Dit zou makkelijker en goedkoper moeten kunnen worden aangepast.
Er zit iets merkwaardigs aan de archiefmodule vast: zoals u hier kan zien zijn er twee datasets binnen de module archieven aanwezig: inschrijvingen en catalogus.
Na studie van de handleiding blijkt dat de dataset ‘inschrijvingen’ dient om een archief dat binnen komt vluchtig te beschrijven. Wanneer je meer tijd hebt, kan je deze notities overnemen in catalogus en verder aanvullen.
Mooi in theorie maar minder in de praktijk. Wat gebeurt er namelijk in “Het leven zoals het is: het archief?”
Archiefvormers – meer personen dan organisaties – staan vaak onaangekondigd voor de deur met een auto vol archief, voorwerpen en publicaties. De procedure voor overdracht houdt in dat de persoon zich eerst als bezoeker registreert (meten is weten) en nadien een bondige overeenkomst/ontvangstbewijs tekent.
De archivaris schrijft de overdracht in het inkomboek in (digitaal, MS Access) (waarover later meer), maakt een plaatsings- en een afstootlijst, stelt een grondige overeenkomst op, schrijft een bedankingsbrief (allen dossier archiefvormer) en registreert de overdracht in Adlib. Maar waar?
Van bij de ingebruikname van de archiefmodule werd informatie in beide datasets ingevoerd. Maar na studie van het concept, kwam het nieuwe team erachter dat deze opsplitsing tamelijk artificieel is.
U kan hier zien dat de meeste tabbladen dezelfde zijn in beide datasets. Enkel bij inschrijvingen is er het speciale tabblad ‘verwervingen’ dat in principe bij catalogus zou kunnen gevoegd worden. Waarom een extra stap zetten als het in een minder kan? Waarom niet meteen alles in catalogus invoeren en aanvullen wanneer je inderdaad tijd hebt om het bestand grondig te ontsluiten?
Komt daar nog bovenop dat al die tijd de informatie over verwerving ook te vinden was in
Inkomboek (analoog en digitaal)
Dossier archiefvormer (analoog en digitaal)
De koppeling van de gegevens uit “inschrijvingen” in “catalogus” werd nooit gedaan. Daarom blijven we met 2 volledig aparte sets gegevens zitten. Daarbovenop werd in de dataset “inschrijvingen” een ander identificatienummer gebruikt voor het archiefbestand dan in “catalogus”.
In “catalogus” ontbreekt elke link naar “inschrijvingen” en werd ook de koppeling met het inkomnummer niet gemaakt. Daardoor zijn we genoodzaakt kunstgrepen uit te voeren. Zo hebben we in team afgesproken “inschrijvingen” niet meer te gebruiken, de gegevens volledig te exporteren naar het dossier van de archiefvormer + aanvullen in “catalogus” en het inkomnummer te noteren in het veld “aangroei”.
Een volledige audit van de bestaande data dringt zich op.
Het zou handig zijn
Mocht er een aparte handleiding voor de archiefmodule komen
mochten er meer organisaties Adlib archief gaan gebruiken
Mocht er een betaalbare opleiding worden georganiseerd (in België)
Mocht er een collegagroep Adlib archieven worden opgericht
Mocht er meer aandacht gaan naar deze module op studiedagen en bijeenkomsten
