La conformità al General Data Protection Regulation attraverso la Gestione Dei PRocessi con ARXivar

2. Azienda specializzata in ambito
Enterprise Information Management
Document Management System
Business Process Management
Conservazione Elettronica a Norma
Fatturazione Elettronica
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3. ...per migliorare ed ottimizzare i processi di business aziendali
adattandoli continuamente alle esigenze di mercato
grazie a strategie e tecnologie digitali
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4. Modellazione grafica
dei workflow aziendali
Gestione Informazioni e Processi
con
Monitoraggio processi e Analisi KPI
Interfaccia
guidata utenti
Firma
Grafometrica
Collaborazione
e Mobilità
Condivisione
Informazioni
Integrazione
con applicativi
esterni
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5. Approvazione / completamento
informativo Fatture Fornitori
Gestione PEC
Verifica Solvibilità Cliente
Gestione Solleciti di Pagamento
Gestione Insoluti
Gestione iter Recupero Crediti
Amministrazione
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Ambiti di intervento
Gestione Documentazione
Tecnica di Prodotto
Gestione Fascicolo di Commessa
Richiesta Fattibilità
Gestione Concept
Nuovo Prodotto
Gestione Engineering Change
Order
Progettazione
Gestione Curriculum Vitae
Richiesta Nuovo Personale
Approvazione Ferie e Permessi
Note spese e Trasferte
Gestione Iter Assunzione
Flotte Auto
HR
Gestione documentazione per la
rete commerciale
Servizi post vendita e Ticketing
Gestione Opportunità
Gestione Lead, Prospect, Account
Gestione Attività
CRM

6. Approvazione Ordini di Acquisto
Gestione Gare di appalto
Spedizione Ordini a Fornitori
Gestione RDA
Gestione Contratti di Acquisto
Scadenziario – Piano pagamenti
Acquisti
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Ambiti di intervento
Modifica/Approvazione Documento
Qualità
Gestione Reclami
Gestione Azioni Correttive e/o
Preventive
Controllo Accettazione Entrata Merce
Gestione delle Non Conformità
Qualità
Gestione Ordini Clienti
Gestione Richieste Clienti
Gestione Contratti / Ordini Aperti
(scadenze e rinnovi)
Emissione ed Approvazione Offerte
Vendite
Gestione Ticket di Assistenza
Archiviazione Licenze Software
Scadenzario Contratti Assistenza
Gestione Progetti di Sviluppo
Gestione Rapportini Elettronici
IT e Organizzazione

7. … e tanto ancora
Conservazione Elettronica a Norma
 Fatture Elettronica
 Documenti contabili
Libro Giornale, Inventari, Registri IVA,
ecc..
 Libri sociali
Libro Soci, Verbali CdA, ecc…
 Bilancio
 Ciclo Attivo e Ciclo Passivo
Fatture, NC e ND, ricevute e scontrini,
ecc..
 Dichiarazioni
Dichiarazione dei redditi, LUL, CUD, ecc…
 Moduli
Versamenti (modelli F23, F24)
 Libro Unico del Lavoro (LUL)
 PEC
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8. Live Poll: "Come gestite internamente
l’approvazione dei flussi informativi?»
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http://etc.ch/te8y
RISULTATI

9. La conformità al General Data Protection Regulation …
… attraverso la Gestione Dei PRocessi con ARXivar
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10. Approccio strettamente legato al contesto aziendale , quindi,
fortemente differenziato in base alla natura, all’oggetto e alle
finalità dei trattamenti effettuati, così come ai rischi che ne
possono derivare.
Contesto aziendale
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11. obiettivi rischi processi controlli
Contesto normativo
Alcuni esempi:
 D.Lgs.231/01 sulla responsabilità
amministrativa delle persone
giuridiche
 Legge anticorruzione 190/2012
 Safety-d.lgs.81/2008 sulla sicurezza
sul posto di lavoro
 Qualità ISO9001/2015
con punti comuni, quali:
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Sistema integrato e dinamico
che riduca la complessità di gestione ed ottimizzi le risorse

12. Identificare i processi necessari e le loro interazioni
Analizzare le varie attività
Definire i responsabili delle diverse attività e le tempistiche di
esecuzione
Monitorare, misurare ed analizzare i processi
Attuare le azioni necessarie per conseguire i risultati pianificati ed il
miglioramento continuo
Approccio basato sui processi
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13. Modellare
ARXivar permette di definire flussi di
attività grazie al designer grafico
Eseguire
L’utente è guidato sulle azioni da
compiere per ogni task del processo.
Tutti gli strumenti di gestione
documentale sono immediatamente
disponibili all’interno del task
Misurare
ARXivar permette di monitorare i
processi e gestire eccezioni in corso
d’opera misurando il KPI di ogni fase
operativa
Gestione dei processi con ARXivar
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14. GDPR con ARXivar
Gestione riservatezze ed accesso ai dati
Maschere personalizzate
per definire le informazioni
consultabili in base al profilo utente
Documenti crittografati accessibili solo
tramite servizio repository ARXivar
Gestione puntuale di log sulle
singole attività eseguite
Policy di riservatezze legate a gruppi aziendali, ruolo,
tipologia dell’informazione, stato documentale
Metadati e gestione del versioning
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15. Obbligo di documentazione e di informazione
Gestione del Registro del Trattamento dei dati
Analisi del rischio
GDPR con ARXivar
Obbligo di documentazione
Nomine Informative Data Breach
Privacy Impact Assesment Misure di sicurezza
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16. GDPR con ARXivar
Gestione dei processi
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DATA BREACH
Integrazione con per gestione puntuale delle violazioni di dati
Redazione comunicazione all’autorità compente in base a template predefinito
Comunicazione agli interessati
Gestione della risoluzione del Data Breach
Eventuale impatto che il Data Breach ha avuto sulla classificazione del rischio
di uno specifico trattamento
Start

17. GDPR con ARXivar
Gestione dei processi
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Gestione Nomine
Creazione Nomina
Approvazione Nomina
Distribuzione Nomina e,
se necessario, richiesta
approvazione tramite
interfaccia mobile
Creazione Automatica Informative
Creazione automatica informativa
Compilazione automatica con i dati del destinatario
Distribuzione ai destinatari
Approvazione Nomina DPO
3124 – Talea Consulting

18. GDPR con ARXivar
Gestione dei processi
Privacy Impact Assesment
Richiesta implementazione PIA
Redazione documento PIA in base a template
predefinito
Approvazione delle aree competenti [Qualità,
HR, Marketing, Legale, Acquisti, …] anche da
device in mobilità
Validazione finale DPO
Modifica del documento con versioning
Start
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Attribuzione Rischio a Trattamento
Valutazione del rischio legato al singolo
trattamento in funzione delle misure di
sicurezza
Verifica della percentuale di rischio ad intervalli
temporali predefiniti
Valutazione in funzione di violazioni o modifiche
al trattamento stesso
Step condivisi ed approvati con RTD e DPO

19. Analisi specifiche per un controllo puntuale:
Casistiche ed impatto Data Breach
Analisi su numero dati violati e categorie
Impatto sui trattamenti
Tempi di notifica
GDPR con ARXivar
Analisi dei dati
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20. Il processo di digitalizzazione può
abbracciare anche aspetti legati alla
gestione degli adempimenti legati alla
protezione dei dati, sia nell’ottica
dell’informatizzazione dei processi che di
documentabilità delle scelte effettuate e dei
controlli effettuati
Favorisce l’approccio Risk Based Thinking
Aumenta la Standardizzazione dei processi
Risultati ottenuti
www.taleaconsulting.itTalea Consulting S.r.l.

21. Facilita la comunicazione tra le persone
coinvolte e la condivisione di informazioni
Permette la misurazione e il monitoraggio dei
processi
Raccoglie le evidenze utili per dimostrare la
conformità al GDPR sia agli stakeholder che
agli enti certificatori
Permette la gestione di processi di diverse
aree aziendali
Risultati ottenuti
www.taleaconsulting.itTalea Consulting S.r.l.

22. Talea Consulting Srl
Via R.Ossani 18 - 48018 faenza (RA) – (+39) 0546 689555
www.taleaconsulting.it - talea@taleaconsulting.it
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