Este documento trata sobre la situación actual y el futuro del secretariado. Se discute la falta de reconocimiento oficial de la profesión, los bajos salarios y el fenómeno del presentismo laboral. También se revisa brevemente la historia de la profesión y cómo ha evolucionado el perfil profesional con los avances tecnológicos. Finalmente, se destaca que a pesar de estar muy valoradas, las profesionales del secretariado a veces no se creen lo fantásticas que son.

1. Vaya por delante mi agradecimiento a la entidad organizadora de este Congreso,
GLOBAL ESTRATEGIAS, “RETOS, TENDENCIAS Y MEJORES PRÁCTICAS”, a
los patrocinadores las Asociaciones de Secretariado profesional:
de Aragón
Burgos
Cantabria
Madrid
y Valencia
Así como a SEIEM y EUMA
A la entidades colaboradoras:
Universidad de Alcalá
Enforex
Asonet
y Alacena Catering
Creo que lo mejor en este tipo de este tipo de eventos es que partimos de la base de
que todas estamos encantadas de tener esta profesión, es verdad que al día de hoy
está muy valorada y simplemente hay que trabajar en como mejorar pero no nos lo
acabamos de creer.
Si se tratase de un Congreso de Cirujanos ninguno de ellos se plantearía que tienen
que convencer al resto del mundo de que son buenos profesionales y no andan
quejándose. Pues nosotros tampoco.
Insisto, no nos lo acabamos de creer.
Tenemos que repetirnos continuamente
SOMOS FANTÁSTICAS.
Tengo el privilegio de inaugurar formalmente este congreso y lo haré hablando del
presente y el futuro de la profesión, las posibilidades de proyección y las carencias y
los retos a los que nos enfrentamos.

2. SITUACIÓN Y PANORAMA
ACTUAL DEL
SECRETARIADO –
PERSPECTIVAS DE FUTURO
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Esta ponencia se ha realizado con la colaboración de las más de 300 profesionales
que forman parte del Grupo Executive Assistants de España en LinkedIn. En
particular quiero agradecer públicamente la contribución de Sonia Soualen, Mencía
Rodríguez, Dorit Sauer, Rosa M. Díaz, Marisol Canosa, Pablo Caballero, Pilar
Barreiro, Isabel Justel y Cristina Iglesias.
Escenario actual
Perfil profesional
Perspectivas de futuro
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3. Escenario actual: carencias
Falta de reconocimiento
oficial de la profesión
Bajos salarios
Presentismo
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Escenario actual: carencias
Falta de
reconocimiento oficial
de la profesión
• Contratación como
administrativos
• Instrusismo laboral
• Invisibilidad en los Convenios
Colectivos
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Es cierto que la situación económica y empresarial concretamente en España está
"desvirtuando" el perfil académico que algunas empresas están solicitando como
requisitos en el ámbito de las Asistentes y Secretarias de alta dirección. Realmente -
con todos los respetos- un/a Licenciado-a-o en Derecho (por ejemplo) no tiene una
formación especial que le haga ser más apto-a para desempeñar un puesto como
profesional del secretariado ya que en principio carece de la formación técnica y
profesional específica concreta.
El reto presente y futuro radicará en conseguir el reconocimiento de la categoría
profesional lo que garantizará un mejor estatus dentro del ámbito de la empresa,
evitará en la medida posible el intrusismo y aclarará la cuestión de los salarios.
Igualmente, el reconocimiento oficial nos dará visibilidad dentro de los convenios
colectivos aclarando entonces el sistema de promociones que hasta la fecha en la
mayoría de los casos suele ser arbitraria.

4. Escenario actual: carencias
Bajos salarios
¿Consecuencia de la crisis?
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La situación en cuanto a los salarios y como consecuencia de lo anterior, es decir la
falta de reconocimiento oficial, no es buena y no es buena en todo el ámbito europeo
donde los salarios, igual que en España y con los necesarios ajustes por el coste de la
vida están entre los 20.000 euros y los 55.000€ sin que en muchos casos tenga nada
que ver con la formación, la eficiencia o la experiencia.
La situación es muy similar en USA donde los salarios están entre los $30.000 y hasta
los $65.000.
DIGNO DE DESTACAR EL PRECIO HORA PARA LAS SECRETARIAS
TEMPORALES:
$9,75-$18
Escenario actual: carencias
Presentismo
Nuevo fenómeno laboral
ante el temor a perder el
empleo
No conlleva un aumento de
la productividad
Falta de capacidad
innovadora
Falta de asertividad
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5. El miedo a perder el empleo ha provocado una reducción drástica del absentismo
injustificado en los últimos años y ahora ha dado lugar a un nuevo fenómeno: el
llamado presentismo.
El aumento de la jornada asociado al 'presentismo' no conlleva un aumento de la
productividad, pues al quedarse más horas en la oficina, los trabajadores no están
buscando mejorar el rendimiento de la compañía, sino asegurar su puesto de trabajo.
Los empleados reconocen este hecho, ya que el 60% admite que su productividad no
se ha incrementado con la crisis.
El presentismo laboral afecta física y emocionalmente a una persona y con el tiempo
deriva en ausentismo.
El prevenirlo y atacarlo desde sus inicios permite que los empleados mejoren su
desempeño.
Aunque es una situación latente en la mayoría de las empresas, pocas son las que
hacen algo al respecto, pues en general los empleados no hablan de sus problemas
abiertamente.
A todo esto hay que añadir la norma no escrita de que la secretaria o asistente
permanece en su puesto de trabajo (tenga o no qué hacer) mientras el directivo/s
estén en el despacho o “en una reunión”.
¿Por qué o para qué? No creo que sea necesario formar parte de la decoración de la
oficina. Las nuevas tecnologías nos permiten atender asuntos verdaderamente
urgentes, llamadas y correos electrónicos, desde cualquier lugar.
Como se ha dicho, el presentismo no favorece la productividad sino más bien al
contrario. Pero esto no depende más que de nosotras, de la capacidad de argumentar
de forma asertiva. Depende también de los departamentos de Recursos Humanos,
por supuesto pero no harán nada si nosotras no lo planteamos.
Perfil profesional: el pasado
Para saber hacía
donde vamos es
necesario conocer
de donde
venimos.
Secretaria primera
mitad del siglo XX
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Para saber dónde queremos ir, conviene saber de dónde venimos. A lo largo de la
historia siempre han existido secretarios, véase Antonio Pérez, el Secretario Real por

6. excelencia en la época de Felipe II y sin embargo, ¿cuándo surgieron las secretarias?
¿Ha sido siempre similar su trabajo al de los secretarios? Hasta los años 70-80 del
Siglo XX, la situación y el estatus fue bien distinta a favor de los secretarios.
¿De dónde venimos?
A lo largo de la historia
siempre han existido los
secretarios
En 1714 se inventa una
máquina que se parece a
una máquina de escribir
A finales del siglo XIX la
Remington Rand inicia su
comercialización
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La realidad es que nos incorporamos al mundo laboral y por ende a la profesión,
gracias a la máquina de escribir. Cuando la Remington Rand comenzó a comercializar
esa extraña máquina, sus expertos en marketing consideraron que las personas
idóneas para utilizarla serían las “señoritas bien” que habían recibido clases de piano y
por lo tanto tenían una gran agilidad en los dedos. Así se incorporaron a las oficinas
las americanas y en Europa, las francesas.
Sin embargo, la verdadera implantación de las mecanógrafas y taquimecanógrafas se
produjo como consecuencia de la Primera Guerra Mundial y por supuesto se
incrementó a partir de la Segunda.
¿De dónde venimos?
Las Guerras Mundiales
favorecen la
incorporación de la
mujer al mundo
laboral
En las décadas de los
60-80 se busca la
equiparación con los
secretarios
Las TIC cambian el
escenario
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7. Y eso éramos en la mayoría de los casos, mecanógrafas o taquimecanógrafas
quienes, por cierto, ya tenían una mayor consideración puesto que no se limitaban a
copiar textos.
Entre tanto los secretarios seguían ejerciendo el rol de asistente. Esta situación se ve
nítidamente reflejada en muchas películas de los años 50-60.
A partir de la década de los 80 se inició un cambio en las funciones que se produjo
cuando cada uno de nosotros, mujeres y hombres, dispuso de un PC en el puesto de
trabajo.
Al introducirse el uso de los ordenadores personales, la situación sufrió un vuelco
dramático. Para empezar todos, ejecutivos, personal administrativo, secretarias y
secretarios tuvimos que aprender a utilizarlos. Esto ya tuvo en sí mismo, su propia
problemática. En general, en lugar de comenzar con los conceptos primarios de la
informática, nos enseñaron el uso de un paquete de proceso de textos específico.
Esta circunstancia nos llevó a la mayoría a encontrarnos inermes ante cualquier
problema. Además los jefes, los directivos para los que trabajábamos optaron por
una de estas dos posturas, o confesaban ignorarlo todo sobre la informática o, como
ya dominaban como mínimo los rudimentos de la informática y la filosofía del software,
empezaron a realizar sus propios trabajos de mecanografía con lo que de un plumazo
perdimos parte de las funciones.
Como el tiempo pone todo en su lugar, poco a poco las cosas fueron volviendo a su
cauce. La aparición de los entornos gráficos y paquetes ofimáticos hizo que
comprendiéramos mejor la tecnología, es más, hubo quien se convirtió en experto.
Los directivos también comprendieron que podían escribir mucho más cómodos en su
propio ordenador, eliminándose así el dictado, pero que también era mucho más
cómodo y eficaz que la secretaria diera al texto el formato y en general, el aspecto
estético deseados.
El PC hizo que determinadas tareas de carácter rutinario se agilizaran de tal manera
que empezamos a tener tiempo para adquirir funciones más creativas.
También se han producido cambios, principalmente debidos a los avances en la
telefonía. Hace 15 años, las secretarias de dirección disponíamos de un teléfono más
bien tonto con dos líneas, y en muchos casos, una de las líneas era sólo de uso
interno. Esta situación hacía que el puesto de la secretaria fuera tremendamente
estático ya que para no desatenderlo había que estar "clavadas" en el sitio.
Poco a poco también esto ha cambiado, la introducción de la telefonía inteligente
permite atender el teléfono desde cualquier otro lugar de la empresa o incluso estando
fuera del ámbito de la compañía. También ha producido cambios en la localización del
directivo que puede atender sus llamadas en casi cualquier lugar. Con ello se ha
conseguido una mayor eficacia en las comunicaciones y como contrapartida, las
facilidades que ofrece la nueva telefonía permiten que una secretaria pueda atender
las llamadas de varios directivos no solo en su puesto de trabajo sino desde cualquier
lugar, lo que nos lleva a la necesidad de reconvertir puestos de trabajo.
Se produce además la equiparación entre secretarios y secretarias, a partir de los
años 90 nuestras funciones y estatus son idénticas.

8. Esta ha sido la situación hasta la década de los 90, entonces comenzó a variar,
incluso empezó a cambiar la denominación. Muchas dejaron de llamarse
secretarias para convertirse en asistentes, este es un asunto semántico pero no
precisamente baladí.
Frases como "secretaria viene de secreto" marcan mucho, hacen pensar en funciones
algo difusas, no proyectan nada claro y sin embargo, requiere mucho esfuerzo, afán
de superación y disposición personal para adquirir responsabilidades y compromisos.
Lo que me lleva a plantear la cuestión: ¿Merece la pena? ¿Qué se obtiene a cambio?
Se obtienen halagos, la secretaria es "única", "imprescindible". "la mano derecha del
jefe"... y no nos dábamos cuenta, de que ese rol nos niega cualquier realización
profesional que no sea reflejo de la realización profesional del jefe.
Mientras que la palabra asistente evoca ideas como colaboradora, copartícipe,
ayudante que parecen ajustarse más a la realidad o al menos a la situación
deseable.
Perfil profesional
Estamos muy
valoradas en el
mundo laboral en
general, pero somos
nosotras las
que no nos lo
acabamos de creer.
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En los 90 aprendimos a servirnos de las nuevas tecnologías y ahora se pone a prueba
nuestra capacidad de innovación.
Sabemos de dónde venimos y ahora conviene reflexionar acerca de dónde estamos.
Desde el punto de vista oficial, no existimos a pesar de estar presentes en todos los
segmentos de la actividad empresarial.
Sin embargo, nuestro perfil profesional está perfectamente diseñado.
Es verdad que a veces no pedimos o nos peleamos bastante porque sabemos que
nuestro interlocutor tiene una visión limitada de la palabra secretaria. Nosotras
tenemos que cambiar este enfoque, demostrar lo que aportamos a la empresa y no
tener miedo en decir lo que queremos para nuestro futuro profesional.

9. Perfil profesional
Técnicas propias de la
profesión
Dominio de las TIC
Idiomas
Capacidad de organización
Habilidades emocionales
Habilidades sociales
Experta en protocolo y
comunicación
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Perfil profesional ¿qué hace?
Entre otros:
Trabaja muy próxima a la alta dirección.
Da apoyo en labores de investigación
Soporte tecnológico
Soporte administrativo
Elabora informes y gestiona las
comunicaciones
Gestiona su tiempo y el del directivo
Organiza reuniones, eventos y viajes
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10. Perfil profesional ¿qué hace?
Además:
Desarrolla actividades que tienen
incidencia en el éxito y beneficios de la
empresa
Su trabajo hace que el ejecutivo sea
como mínimo un 8% más productivo
http://hbr.org/2011/05/the-case-for-executive-
assistants/ar/1
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El correo electrónico, los teléfonos inteligentes, las agendas “on-line”, etc…. han hecho
que los directivos de todos los niveles pueden actuar con un gran nivel de auto-
suficiencia. Simultáneamente, las empresas se ven obligadas a reducir costes y
aligerar sus estructuras. Como resultado de ello, muchos de los puestos de secretaria
de directivos de segundo y tercer nivel están desapareciendo en muchas empresas,
desafortunadamente puesto que una asistente eficiente contribuye de manera
fehaciente a la productividad en todos los niveles de la organización.
Perfil profesional ¿qué hará?
Además de todo lo anterior, deberá
tener conocimientos (no significa ser
expertas) de gestión empresarial y de los
nuevos canales estratégicos (e-business),
más los nuevos requerimientos que el
mundo empresarial vaya demando.
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Por supuesto en cuanto a Formación, en el futuro aparte de los conocimientos más
tradicionales: dominio de las últimas herramientas informáticas (procesador de textos,
preparación de visuales y transparencias, hojas de cálculo,....), protocolo y relaciones
públicas (incluyendo un dominio de la comunicación eficaz), idiomas (inglés + otros
idiomas de economías emergentes), otras técnicas secretariales (saber gestionar una
agenda, administración del tiempo y saber detectar prioridades, archivo, organización
de eventos y viajes...), conocimientos (no significa ser expertas) de gestión
empresarial y de los nuevos canales estratégicos (ebusiness), más los nuevos
requerimientos que el mundo empresarial vaya demando.

11. Pero el elemento diferenciador va a ser el que está compuesto por ese gran "fondo de
saco" que suponen las competencias o cualidades personales vinculadas a la
inteligencia emocional: visión (identificación y sinergia con las estrategias y los
objetivos de la empresa y/o el ejecutivo o directivo y de sus equipos), iniciativa,
anticipación y cierta dosis de autonomía (anticiparse a las necesidades y tareas a
realizar), total discreción inherente al rol profesional, pero cada vez más sigue siendo
una cualidad extremadamente valorada: una Asistente sigue teniendo cada vez más
acceso a mucha información confidencial y restringida, capacidad multitarea, trabajar
en situaciones con presión, capacidad de influenciar en otros (habitualmente hay que
trabajar y coordinar tareas con otros ejecutivos de reporte directo del directivo y o
superiores de su directivo) y liderazgo (directamente relacionado con el punto
anterior), rapidez en la ejecución de las tareas, fiabilidad.
Perspectivas de futuro: Retos
Reconocimiento oficial de la profesión
Titulación
Descripción del puesto y evaluación anual
Grupo de cotización independiente al de
administrativos
Concepto de asistente o secretaria/o en el
contrato
Visibilidad en los convenios colectivos:
promoción
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Conclusiones
El futuro de la
profesión es
similar al de la
energía:
la transformación
Encontraremos
nuevas
oportunidades y
tendremos nuevas
funciones
Nos enfrentaremos
a nuevas
exigencias
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12. El futuro de la profesión de las Asistentes es similar al de la energía: la transformación.
Nada especialmente diferente a los grandes cambios que se han venido produciendo
en el rol de esta figura profesional durante la última década, y de los que están
teniendo lugar en el mundo empresarial como consecuencia de las características
cambiantes de los mercados que son los que determinan las necesidades y
cualificación de los distintos perfiles profesionales, incluido el de las profesionales del
secretariado.
Conclusiones
A pesar de todo... Amamos
esta profesión pero a pesar de
haber conseguido mucho,
tenemos un camino por andar
y tenemos que apoyarnos
mutuamente
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Perspectivas de futuro
Pero todo..... Depende
de nosotros... de
• La formación
• La actitud proactiva
• La ambición
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