Este documento describe cómo Dentsu Aegis Network implementó una solución de gestión documental basada en ARXivar para gestionar documentos administrativos de forma electrónica. La solución permitió la facturación electrónica, la preservación electrónica outsourcada y la automatización de procesos como la aprobación de informes. Esto centralizó la información, facilitó las operaciones del usuario y redujo costos.

1. Nuestro caso de éxito

2. La Empresa
Dentsu Aegis Network es una de las agencias de
comunicación integradas más grandes del mundo.
Su visión es Innovar en la forma en que se construyen las
marcas para los clientes que buscan los mejores
conocimientos y habilidades en los medios, los servicios de
comunicación digitales y creativas.
•Dentsu Aegis Network Esta formada por una red de 10 marcas
globales y cuenta con el soporte de sus especialistas y marcas
multimercado.

3. La Empresa
Presente en 145 paíces en todo el mundo.
38.000 especialistas dedicatos.
Otros 550 profesionales, en las sedes de Milán y Roma.
10 redes de marcas globales y 11 marcas de Dentsu
Aegis Network Italia

4. La necesidad
▪ Gestionar el archivo de los principales documentos administrativos y su completa
desmaterialización a través de la conservación electrónica de acuerdo con la ley.
▪ Grabar las facturas pasivas con un protocolo digital de IVA a través de la adquisición
automática de datos reconocidos por el OCR (Optical Character Recognition), con
metodología Paperless, para facilitar al usuario la funcionalidad operativa. Todas
estas solicitudes específicas siguientes de las redes locales e internacionales.
▪ Para gobernar los aspectos de comunicación entre las diversas agencias del grupo y
el proveedor de servicios administrativos, con sede en Rumania.
▪ Hacer que el aspecto vinculado a las autorizaciones de flujos sujetos al control de
auditorías locales e internacionales se realice de forma rápida.

5. La necesidad
VOLUMENES DE DOCUMENTOS EN PRESERVACION
ELECTRONICA DESDE 2013
211.000 FACTURAS PASIVAS
111.000 FACTURAS ACTIVAS
La conservación del mundo activo también incluye la preservación electrónica de
documentos de la Administración Pública (P.A.)

6. La Solución
1. Archivo centralizado de los documentos administrativos
2. Gestión automática de relaciones entre documentos.
3. Gestión de ciclo activo.
4. Gestión de ciclo pasivo en modalidad paperless con protocolo IVA digital.
5. Facturación electrónica de Administración Pública
6. Conservación electrónica (in outsourcing)
Gracias a la introducción de ARXivar en la empresa, fue posible
gestionarlo con una única solución:

7. Organización de sistemas de negocios
GESTIONE
DOCUMENTALE
FATTURE PUBBLICA
AMMINISTRAZIONE
CONSERVAZIONE
ELETTRONICA
WORFLOW APPROVATIVO
VARIAZIONI
ANAGRAFICHE

8. Ciclo activo
La Factura Activa se emite en
el sistema contable
(MTX o ABC)
La Factura (pdf o xml) es
guardada en una carpeta
monitoreada y correlativa del
proprio archivo adjunto (txt)
que contiene los detalles de
los datos del perfil.
La Factura es archivada en
ARXivar, se completa el perfil
del documento y es
canalizada en su clase
documental específica.

9. Facturación Administración Pública
El servicio IX-FE de ARXivar
actúa como intermediario para
la gestión de flujos desde y
hacia el SDL
Funciones InvoicePA
El contenido se representa en un archivo XML, de
acuerdo con un formato predefinido.
La autenticidad del orígen y la integridad del
contenido se garantizan mediante la utilización de
la firma electrónica calificada de la persona que
emita la factura . La transmisión estña vinculada a
la presencia del código de identificación unívoco
(código IPA) de la oficina facturación

10. Ciclo pasivo con OCR y Sello Digital
Adquisición
automática en
ARXivar de
documentos
provenientes de
órdenes.
Construcción del perfil
del documento con
los datos reconocidos
por el OCR
Carga de la factura en
el sistema contable.
(MTX o ABC)
Aplicación de video
del protocolo de Iva
digital
Actualización
automática de la
imágen y del perfil del
documento en
ARXivar
en correlación

11. Preservación electrónica en Outsourcing
Firma digital
automática de
documentos en nombre
de la empresa de
fabricación
Generación de un
paquete de pago (PdV)
que consiste en
documentos completos
con firma digital y
metadatos
Transformación del
paquete de pago en un
paquete de
almacenamiento (PdA)
y firma digital del Gerente
Reenviar el hash al
cuerpo responsable de
colocar la marca de
tiempo
Generación del archivo
de cierre UNI SInCRO
IXCE en Outsourcing es el servicio en la nube de almacenamiento electrónico.
Able Tech asume el rol de Gerente de Preservación.
Envio adjunto a IXCE de
preservación del documento en
formato PDF (o XML para facturas
de Adm.Pública)completos del
proprio perfil documental
Actualizando el
estado en el perfil
del documento
Facture pasiva
Libro Inventario
Libro
inventario
Libros diariosMarca Iva
Factura activa

12. Signos de cambios en el registro
Aplicación de la firma para la aprobación del reporte mensual de cambios
en los datos personales
El sistema de gestión MTX archiva automáticamente en ARXivar el reporte, en formato pdf, en una
clase documental específica con estado para firmar.
El evento asociado al estado del documento activa el proceso enviando la solicitud de aprobación al
CFO
La Confirmación de parte del aprobador genera la aplicación de la firma en el pdf archivado y el estado
cambia a firmado.

13. Los beneficios
▪ Centralización gestiona información en un
único sistema
▪ Usuario facilitado en su operatividad
▪ Reducción de costos destinado para el
archivo de papel
▪ Autorización de los flujos sujetos a control de
auditorías locales e internacionales de
ejecución y rápidas
▪ Reorganización y automatización de los
procesos de aprobación internos