L’organizzazione dei Fornitori e l’affidamento dei servizi nei Centri Commerciali, Outlet e Grande Distribuzione, richiede know-how e strumenti informatici in grado di supportare processi collaborativi sempre più articolati... L'azienda ha trovato in ARXivar lo strumento perfetto per la formalizzazione e semplificazione dei processi di ricerca dei fornitori esterni per i servizi di manutenzione.

1. Un nostra storia di successo

2. L’ Azienda
Odosgroup è una realtà consolidata impegnata nella
gestione e promozione dei Centri Commerciali
Il gruppo è formato dalle società: Odos, GeA e Atrium.
Oltre trenta Collaboratori, insieme a consulenti legali, fiscali,
informatici e della sicurezza, perseguono quotidianamente un
unico, importante, obiettivo: creare valore nel tempo attraverso
la qualità del lavoro e la grande esperienza maturata.
Ad essi è dedicata la massima attenzione nella formazione e
nella motivazione orientata alla soddisfazione del Cliente

3. L’ Azienda
Più di 30 centri commerciali gestiti
23 anni di attività
Capitale sociale 120.000 euro

4. L’ Esigenza
L’analisi dei processi aziendali ha permesso di evidenziare l’esigenza di una
riorganizzazione dei flussi documentali, al fine di rendere la struttura più reattiva ed
efficiente.
Inizialmente si è scelto di porre l’attenzione su 2 problematiche:
 L’iter approvativo delle fatture fornitore
 La gestione delle aggiudicazioni degli appalti ai manutentori dei servizi nei centri
gestiti.
L’obiettivo finale richiesto dalla direzione:
 Formalizzare i processi aziendali
 Centralizzare le informazioni disperse tra i vari reparti e renderle fruibili per quanto di
competenza, all’esterno dell’azienda, magari mantenendo una tracciatura delle
operazioni eseguite.
«L’organizzazione dei Fornitori e l’affidamento dei servizi nei Centri Commerciali, Outlet e
Grande Distribuzione, richiede know-how e strumenti informatici in grado di supportare
processi collaborativi sempre più articolati»

5. La soluzione

6. Per la gestione dei processi approvativi delle fatture fornitore sono stati implementati
alcuni workflow che permettono di favorire un nuovo modo di lavorare secondo
processi collaborativi.
 Le fatture ricevute vengono profilate dall’ufficio segreteria che ne definisce il
Centro di appartenenza e la tipologia della fornitura.
 Sulla base di queste informazioni i documenti vengono istantaneamente trasmessi
agli uffici di competenza (ufficio tecnico, promo-pubblicitario, direzione…) che
provvedono a valutarne la congruità economica, la corretta esecuzione degli interventi,
etc.
 Tutte le valutazioni vengono raccolte e presentate all’ufficio contabilità che
predispone sia la registrazione contabile che le autorizzazioni ai pagamenti.
 Nel caso si rendesse necessario, all’interno del processo possono venire gestite anche
le «Non conformità» verso i fornitori.
Il tutto in tempo reale, tracciabile e con supporto documentale completamente
dematerializzato
Approvazione fatture fornitore

7. «La gestione dei processi di ricerca e scelta dei fornitori esterni per i servizi di
manutenzione di un centro commerciale ha per noi rilevanza strategica. Una
corretta o erronea selezione porta a risultati esponenziali sull’operatività del
Centro Commerciale» (Luca Verpelli, AD Odos Group)
Servizi in affidamento:
 Manutenzione tecnologica
 Pulizie
 Servizi ambientali
 Manutenzione del verde
Valore economico: oltre 3.5 mln di Euro
Gestione bandi
Scenario iniziale
Attività in capo a ciascuna direzione di centro
commerciale:
• Predisposizione cartacea di:
-135 bandi e lettere d’invito
-135 contratti e relativi allegati
• Relazioni esterne con 405 candidati fornitori
• Verifica e controllo dell’ammissibilità di 405
offerte
• Stesura graduatorie

8. La gestione dei bandi si avvale di un’applicazione windows, integrata con l’attuale
gestionale (Mago.NET) e di un portale web ad utilizzo dei fornitori.
 La direzione, tramite Client Windows, configura il bando di gara con i parametri che lo
caratterizzano (requisiti generali, requisiti tecnici, requisiti di carattere economico
fiananziario), seleziona i partecipanti ed inoltra gli inviti tramite PEC
 Da portale web i fornitori possono gestire i bandi accedendo alla propria area riservata
Gestione bandi

9.  Una volta che tutti i prerequisiti sono soddisfatti, i vari documenti vengono
automaticamente caricati in Arxivar mediante opportuna profilazione ed avviato un
workflow che sottopone agli interessati le pratiche.
 Il fornitore viene automaticamente informato dell’avvenuto caricamento della pratica e
della adeguatezza delle informazioni fornite con le motivazioni ed i commenti
dell’operatore.
 A scadenza i dati vengono poi raccolti, interpolati e le candidature ordinate per
punteggio conseguito.
Gestione bandi

10. I Benefici
 Incremento delle performance grazie alla
centralizzazione delle informazioni e alla loro
immediata fruibilità nei vari reparti
 Ottimizzazione e semplificazione dello scambio
di documenti con i fornitori
 Monitoraggio in tempo reale dello stato di ogni
documento
 Semplificazione delle procedure di firma grazie
al processo completamente dematerializzato
 Grazie alla formalizzazione delle logiche aziendali
l’esperienza maturata viene resa disponibile a tutti
mediante processi efficienti e misurabili

11. La parola al cliente