ARXivar per Autorigoldi | Gestione Processi Dealer Automotive

1. Un nostro caso di successo

2. L’azienda AutoRigoldi S.p.a. nasce nel 1906, quando nella sede di Piazza Argentina a Milano, Giovanni Rigoldi inizia la sua avventura nel settore delle automobili dopo aver inaugurato, a pochi passi dalla nuova sede, la prima scuola guida. L’ingresso delle prime Volkswagen nei saloni, risale al 1960, quando il Maggiolino fa la sua apparizione trionfale nelle centralissime sedi di Via Costanza e di Via Andrea Doria. Nello stesso anno diventa Concessionaria Porsche per poi assumere, nel 1967, la rappresentanza anche di Audi, l’altra prestigiosa griffe del Gruppo Volkswagen. Dal 2015 è anche Concessionaria esclusiva del marchio ŠKODA.

3. L’azienda Oggi, dopo oltre 110 anni, con sei sedi di vendita, quattro centri di assistenza e vendita ricambi, ed un modernissimo Centro Distribuzione Ricambi, AutoRigoldi S.p.a. continua a rappresentare un punto di riferimento per l’automobile a Milano. Più di 5.000 vetture vendute nel 2019 91 milioni di euro fatturati nell’ultimo esercizio 9 sedi dislocate sul territorio di Milano 130 dipendenti

4. Le esigenze principali Autorigoldi aveva la necessità di una soluzione per:  Integrare il proprio DMS aziendale CROSS2 e recuperare in automatico i documenti inviati dal DMS ed interfacciarsi con i sistemi contabili Microsoft NAV Dynamics.  Integrare il servizio di fatturazione elettronica per agevolare l’invio e la ricezione delle fatture con il Sistema di Interscambio eseguendo le attività previste dal legislatore.  Gestire il dato digitalmente fin dall’input attraverso dispositivi IOT o Smart della concessionaria o dei suoi clienti. Tutto per automatizzare il più possibile i processi fondamentali ma con poco valore aggiunto (es. gestione dell’assunzione di responsabilità del cliente dei Test Drive) e ridurre così costi e interazione tra utenti, ideale in questo periodo di emergenza.

5. Le esigenze specifiche GESTIONE DEI DOCUMENTI  Data la grande quantità di documenti e flussi da gestire, avere una soluzione in grado di automatizzare e digitalizzare tutti i processi aziendali, indipendentemente dal luogo in cui si trova l’utente ed il software che li ha generati. GESTIONE DELLA VENDITA DI VEICOLI NUOVI ED USATI  Avere uno strumento per digitalizzare e automatizzare i processi, per gestire e ricercare la quantità di documenti relativi alle pratiche di vendita dei veicoli nuovi ed usati  Impostare un workflow che guidasse gli attori coinvolti (venditori e back-office) nella raccolta, gestione e archiviazione di tutti i documenti delle rispettive pratiche. ERP CRM IoT

6. Le esigenze specifiche GESTIONE DEI CONTRATTI DI COMODATO  Avere un controllo sia documentale che processuale delle vetture aziendali / Km-0 che vengono cedute in comodato ai clienti e ai dipendenti.  Avere un riscontro puntuale sulla loro movimentazione sia temporale che documentale. Quest’ultima posizione permette di risalire più facilmente ai documenti per contestare o addebitare le contravvenzioni di queste vetture. GESTIONE DELLE CONTRAVVENZIONI  A fronte di un numero elevato di multe intestate sia ai veicoli aziendali sia ai veicoli usati venduti, Autorigoldi S.p.a. aveva la necessità di risalire al momento in cui era stata emessa la contravvenzione e soprattutto alla persone che aveva utilizzato il veicolo multato, rendendo più efficace la comunicazione tra utenti.

7. La soluzione

8. Gestione vendita veicoli nuovi e usati TASK specifici che seguono passo-passo ciascuna figura nelle varie fasi di vendita, indicando in ogni momento le varie azioni da intraprendere (verifica dei dati, allegare un documento, etc.) BLOCCHI selettivi che impediscono al processo di vendita di proseguire se non vengono soddisfatte alcune condizioni, come ad esempio le liste di documenti che devono essere allegati per poter procedere allo step successivo ALERT di avviso in caso di pratica inattiva da un certo periodo di tempo o in ritardo ORGANIZZAZIONE DOCUMENTALE tramite relazioni o pratiche. Dato un certo documento si può risalire con un click a tutti gli altri della stessa pratica di vendita. Il workflow consente al reparto commerciale un maggior grado di controllo sull’intero processo, gestendo la procedura dal primo contatto con il cliente fino all’eventuale concretizzazione della vendita e consegna del veicolo. Il tutto grazie a:

9. Gestione contratti di comodato  Vista completa di tutte le vetture del parco auto e del loro stato (se disponibili o se occupate), e possibilità di recuperare con un click lo storico della vettura (chi sta usando la vettura, chi l’ha utilizzata, l’intervallo di tempo in cui non era disponibile, etc.).  Gestione agile delle fasi contrattuali: La redazione del contratto avviene direttamente tramite ARXivar, attraverso un modello predefinito che si compila in automatico con i dati del cliente.  Archiviazione semplificata di tutta la documentazione prodotta. Il contratto presenta un apposito barcode, il quale consente l’archiviazione automatica in ARXivar una volta scansionato.

10. Gestione contravvenzioni Il workflow di ARXivar consente di: Notificare all’addetto per la gestione delle contravvenzioni la presenza di una nuova multa, ricevuta tramite PEC o in forma cartacea, guidandolo attraverso i vari task che richiedono azioni diverse (contattare il cliente o il dipendente responsabile dell’infrazione, gestire il pagamento, rinotificare, etc.). Individuare il conducente, risalendo in base alla data della contravvenzione a chi aveva in carico la vettura in quel periodo. Ricordare periodicamente all’utente incaricato della presenza di contravvenzioni non gestite, con reminder sempre più frequenti in prossimità della scadenza indicata per il pagamento.

11. I benefici  La documentazione è consultabile elettronicamente in qualunque momento e indipendentemente dal luogo in cui ci si trova.  Processi facilmente controllabili da remoto e regolamentati in automatico  Per i workflow implementati è possibile gestire i processi e consultare i documenti in modo semplice e rapido anche se non si è fisicamente in azienda.

12. I benefici  Minor utilizzo di carta nella fase di preventivazioni, nella quale solitamente vengono stampati moduli da compilare con numerose pagine.  Viene creato un singolo documento legato alla vendita in modo da non creare copie diverse dello stesso con il rischio di duplicazioni e confusione.  Il documento segue un percorso prestabilito attraverso gli utenti interessati i quali dovranno dare il loro benestare per poter procedere allo step successivo.

13. La parola al cliente Abbiamo sperimentato il potenziale di ARXivar, evidenziato dall’utilizzo dei primi workflow, ma sicuramente un’adozione a 360 gradi in una realtà aziendale complessa ed articolata come quella di Autorigoldi S.p.a. non può che portare indubbi benefici, sia dal punto di vista organizzativo che gestionale. In un momento particolare come quello che stiamo attraversando, dove il lavoro ha bisogno di essere sempre più orientato verso la digitalizzazione e la gestione dei processi, in modo da avere tutte le informazioni necessarie e condivise su un'unica piattaforma facilmente raggiungibile, ARXivar grazie anche alla verticalizzazione sul mondo Automotive studiata ed implementata da Adawen, è la piattaforma in grado di rendere possibile tutto ciò. Giovanni Rigoldi Amministratore Delegato Autorigoldi S.p.a