Autorigoldi, concessionaria Volkswagen, Skoda e Audi a Milano dal 1906, aveva esigenza di gestire dati e informazioni digitalmente fin dall’input, centralizzando tale gestione. Grazie all'integrazione di ARXivar con il DMS aziendale CROSS2 e i sistemi contabili Microsoft NAV Dynamics, Autorigoldi ha ottenuto notevoli benefici: • La documentazione è consultabile elettronicamente in qualunque momento e indipendentemente dal luogo in cui ci si trova. • I processi sono facilmente controllabili da remoto e regolamentati in automatico. • Per i workflow implementati è possibile gestire i processi e consultare i documenti in modo semplice e rapido anche se non si è fisicamente in azienda. • Minor utilizzo di carta nella fase di preventivazioni, nella quale solitamente vengono stampati moduli da compilare con numerose pagine. • Viene creato un singolo documento legato alla vendita in modo da non creare copie diverse dello stesso con il rischio di duplicazioni e confusione. • Il documento segue un percorso prestabilito attraverso gli utenti interessati i quali dovranno dare il loro benestare per poter procedere allo step successivo

1. Un nostro caso di successo

2. L’azienda
AutoRigoldi S.p.a. nasce nel 1906, quando nella sede di
Piazza Argentina a Milano, Giovanni Rigoldi inizia la sua
avventura nel settore delle automobili dopo aver
inaugurato, a pochi passi dalla nuova sede, la prima scuola
guida.
L’ingresso delle prime Volkswagen nei saloni, risale al
1960, quando il Maggiolino fa la sua apparizione trionfale
nelle centralissime sedi di Via Costanza e di Via Andrea
Doria. Nello stesso anno diventa Concessionaria Porsche
per poi assumere, nel 1967, la rappresentanza anche di
Audi, l’altra prestigiosa griffe del Gruppo Volkswagen. Dal
2015 è anche Concessionaria esclusiva del marchio ŠKODA.

3. L’azienda
Oggi, dopo oltre 110 anni, con sei sedi di vendita, quattro centri di assistenza e
vendita ricambi, ed un modernissimo Centro Distribuzione Ricambi, AutoRigoldi S.p.a.
continua a rappresentare un punto di riferimento per l’automobile a Milano.
Più di 5.000 vetture vendute nel 2019
91 milioni di euro fatturati nell’ultimo esercizio
9 sedi dislocate sul territorio di Milano
130 dipendenti

4. Le esigenze principali
Autorigoldi aveva la necessità di una soluzione per:
 Integrare il proprio DMS aziendale CROSS2 e recuperare in automatico i documenti
inviati dal DMS ed interfacciarsi con i sistemi contabili Microsoft NAV Dynamics.
 Integrare il servizio di fatturazione elettronica per agevolare l’invio e la ricezione
delle fatture con il Sistema di Interscambio eseguendo le attività previste dal
legislatore.
 Gestire il dato digitalmente fin dall’input attraverso dispositivi IOT o Smart della
concessionaria o dei suoi clienti. Tutto per automatizzare il più possibile i processi
fondamentali ma con poco valore aggiunto (es. gestione dell’assunzione di
responsabilità del cliente dei Test Drive) e ridurre così costi e interazione tra utenti,
ideale in questo periodo di emergenza.

5. Le esigenze specifiche
GESTIONE DEI DOCUMENTI
 Data la grande quantità di documenti e flussi da
gestire, avere una soluzione in grado di automatizzare
e digitalizzare tutti i processi aziendali,
indipendentemente dal luogo in cui si trova l’utente ed
il software che li ha generati.
GESTIONE DELLA VENDITA DI VEICOLI NUOVI ED USATI
 Avere uno strumento per digitalizzare e automatizzare i
processi, per gestire e ricercare la quantità di
documenti relativi alle pratiche di vendita dei veicoli
nuovi ed usati
 Impostare un workflow che guidasse gli attori coinvolti
(venditori e back-office) nella raccolta, gestione e
archiviazione di tutti i documenti delle rispettive
pratiche.
ERP
CRM
IoT

6. Le esigenze specifiche
GESTIONE DEI CONTRATTI DI COMODATO
 Avere un controllo sia documentale che processuale
delle vetture aziendali / Km-0 che vengono cedute in
comodato ai clienti e ai dipendenti.
 Avere un riscontro puntuale sulla loro movimentazione
sia temporale che documentale. Quest’ultima posizione
permette di risalire più facilmente ai documenti per
contestare o addebitare le contravvenzioni di queste
vetture.
GESTIONE DELLE CONTRAVVENZIONI
 A fronte di un numero elevato di multe intestate sia ai
veicoli aziendali sia ai veicoli usati venduti, Autorigoldi
S.p.a. aveva la necessità di risalire al momento in cui era
stata emessa la contravvenzione e soprattutto alla
persone che aveva utilizzato il veicolo multato, rendendo
più efficace la comunicazione tra utenti.

7. La soluzione

8. Gestione vendita veicoli nuovi e usati
TASK specifici che seguono passo-passo ciascuna figura nelle varie fasi di vendita,
indicando in ogni momento le varie azioni da intraprendere (verifica dei dati, allegare un
documento, etc.)
BLOCCHI selettivi che impediscono al processo di vendita di proseguire se non vengono
soddisfatte alcune condizioni, come ad esempio le liste di documenti che devono essere
allegati per poter procedere allo step successivo
ALERT di avviso in caso di pratica inattiva da un certo periodo di tempo o in ritardo
ORGANIZZAZIONE DOCUMENTALE tramite relazioni o pratiche. Dato un certo
documento si può risalire con un click a tutti gli altri della stessa pratica di vendita.
Il workflow consente al reparto commerciale un maggior grado di controllo sull’intero
processo, gestendo la procedura dal primo contatto con il cliente fino all’eventuale
concretizzazione della vendita e consegna del veicolo. Il tutto grazie a:

9. Gestione contratti di comodato
 Vista completa di tutte le vetture del parco auto e del loro
stato (se disponibili o se occupate), e possibilità di
recuperare con un click lo storico della vettura (chi sta
usando la vettura, chi l’ha utilizzata, l’intervallo di tempo in
cui non era disponibile, etc.).
 Gestione agile delle fasi contrattuali: La redazione del
contratto avviene direttamente tramite ARXivar, attraverso
un modello predefinito che si compila in automatico con i
dati del cliente.
 Archiviazione semplificata di tutta la documentazione
prodotta. Il contratto presenta un apposito barcode, il
quale consente l’archiviazione automatica in ARXivar una
volta scansionato.

10. Gestione contravvenzioni
Il workflow di ARXivar consente di:
Notificare all’addetto per la gestione delle contravvenzioni la presenza di una
nuova multa, ricevuta tramite PEC o in forma cartacea, guidandolo attraverso
i vari task che richiedono azioni diverse (contattare il cliente o il dipendente
responsabile dell’infrazione, gestire il pagamento, rinotificare, etc.).
Individuare il conducente, risalendo in base alla data della contravvenzione a
chi aveva in carico la vettura in quel periodo.
Ricordare periodicamente all’utente incaricato della presenza di
contravvenzioni non gestite, con reminder sempre più frequenti in prossimità
della scadenza indicata per il pagamento.

11. I benefici
 La documentazione è consultabile
elettronicamente in qualunque momento e
indipendentemente dal luogo in cui ci si trova.
 Processi facilmente controllabili da remoto e
regolamentati in automatico
 Per i workflow implementati è possibile gestire i
processi e consultare i documenti in modo semplice
e rapido anche se non si è fisicamente in azienda.

12. I benefici
 Minor utilizzo di carta nella fase di preventivazioni,
nella quale solitamente vengono stampati moduli
da compilare con numerose pagine.
 Viene creato un singolo documento legato alla
vendita in modo da non creare copie diverse dello
stesso con il rischio di duplicazioni e confusione.
 Il documento segue un percorso prestabilito
attraverso gli utenti interessati i quali dovranno
dare il loro benestare per poter procedere allo step
successivo.

13. La parola al cliente
Abbiamo sperimentato il potenziale di ARXivar, evidenziato
dall’utilizzo dei primi workflow, ma sicuramente un’adozione
a 360 gradi in una realtà aziendale complessa ed articolata
come quella di Autorigoldi S.p.a. non può che portare
indubbi benefici, sia dal punto di vista organizzativo che
gestionale.
In un momento particolare come quello che stiamo
attraversando, dove il lavoro ha bisogno di essere sempre
più orientato verso la digitalizzazione e la gestione dei
processi, in modo da avere tutte le informazioni necessarie e
condivise su un'unica piattaforma facilmente raggiungibile,
ARXivar grazie anche alla verticalizzazione sul mondo
Automotive studiata ed implementata da Adawen, è la
piattaforma in grado di rendere possibile tutto ciò.
Giovanni Rigoldi
Amministratore Delegato Autorigoldi S.p.a