2. STANDARDI SOPIMUSEHTOJEN MUKAISET LISENSSISIIRROT
Enterprise Sopimuksen maukaiset lausekkeet muuttuneista olosuhteista liittyen
organisaatiomuutoksiin (kohta 2. Tuotteiden Käyttöoikeudet, alakohta g.) sanoo
seuraavaa:
g. Yrityshankinnat, -myynnit ja sulautumiset. Mikäli Liittymäsopimuksen alaisten Käyttöoikeuksien määrä
muuttuu yli kymmenellä prosentilla (1) yhtiön tai liiketoimintayksikön yrityskaupan, (2) Konserniyhtiön tai
Liittymäasiakkaan tai jonkin sen Konserniyhtiön liiketoimintayksikön myynnin tai (3) sulautumisen seurauksena
(mukaan lukien sulautuminen sellaisen kolmannen osapuolen kanssa, jolla on jo sopimus tai Liittymäsopimus),
Microsoft neuvottelee Liittymäasiakkaan kanssa hyvässä yhteistyössä tämän sopimuksen sopeuttamisesta
Liittymäasiakkaan muuttuneisiin olosuhteisiin.
Olosuhteista ja sopimusmallista (omistus vs. vuokra) riippuen ratkaisu voi vaihdella.
Mitään yksiselitteistä lähestymistä ei tähän ole. Usein omistuspohjaisessa sopimuksessa
kyse on määrien vähentämisestä yhdellä sopimuksella ja määrien liittämisellä toiselle
sopimukselle. Muutokset vaikuttavat sekä siirtävään, että vastaanottavaan sopimukseen.
3. KUINKA SOPIMUSMUUTOKSET TAVALLISESTI TEHDÄÄN JA
NÄIHIN TARVITTAVAT HYVÄKSYNNÄT MICROSOFTILLA
Pörssiyhtiönä Micrsoftin on noudatettava hyviä kirjanpitokäytäntöjä ja pystyttävä hankkimaan tarvittavat sisäiset hyväksynnät
kaikkiin sellaisiin muutoksiin jotka vaikuttavat jo kirjattuihin tuloihin. Muuttamalla laskutuksia olemassa olevilla sopimuksilla on
vaikutus ennakoituun tulokseen ja siksi Microsoftilla on hyvin tarkat säädökset ja prosessit kaikkiin sopimus- ja
laskutusmuutoksiin.
Alla muutamia kuvauksia miten muutoksia voidaan toteuttaa sopimusmalleittain ja mitä hyväksyntöjä prosessit edellyttävät:
EA (ja omistuspohjainen SCE)
• Päättyvältä EA-sopimukselta voidaan sopimusehtojen mukaisesti siirtää täysin maksettuja käyttöoikeuksia maakunnalle. Suosittelemme, että
EA-sopimusten käyttöoikeudet siirretään sopimuskauden lopussa jos se on mahdollista, jolloin noudatamme suoraviivaisinta prosessia.
• Sopimusmuutoksissa kesken EA-sopimuskauden voidaan nojata sopimuksen vakioehtoihin, joissa mainitaan ”Mikäli liittymäsopimusten
alaisten käyttöoikeuksien määrä muuttuu yli 10:llä prosentilla sulautumisen seurauksena Microsoft neuvottelee liittymäasiakkaan kanssa
sopimuksen sopeuttamisesta muuntuneisiin olosuhteisiin”.
• Tätä prosessia varten tulemme noudattamaan normaalia käytäntöä, jossa saamme kirjallisen pyynnön asiakkaalta esim. käyttöoikeuksien siirrosta ja ylläpitojen
jatkosta (tai Online-palveluna) toisella sopimuksella tai muuten sopimuksen muuttamisesta. Microsoftin sisäisten säädösten ja prosessien mukaan pyydetylle
muutokselle hankitaan hyväksyntä, jonka jälkeen vastaanottava osapuoli (maakunta) sisällyttää käyttöoikeudet Vimanan määrittelemällä tasolla omalle
sopimukselleen.
• Tällainen muutos kesken sopimuskauden pyritään tekemään sopimuksen vuosipäivänä. Tarkoittaa, että tietty lisenssimäärä vähenee vuosilaskutuksesta
luovuttavalta osapuolelta ja lisätään vastaanottavalle osapuolelle. Maksettuhin laskuihin emme tee muutoksia.
EAS (ja vuokrapohjainen SCE)
• Päättyvällä EAS-sopimuksella olevat käyttöoikeudet voidaan jatkaa Microsoft 365 käyttöoikeuksina maakunnan sopimuksilla ilman lisenssi-
investointeja perinteisiin käyttöoikeuksiin.
• Sopimusmuutoksissa kesken EAS-kauden voidaan vuosipäivänä vähentää käyttöoikeuksia luovuttavien organisaatioiden sopimuksilla ja jatkaa
Microsoft 365 käyttöoikeuksina maakunnan sopimuksilla ilman lisenssi-investointeja perinteisiin käyttöoikeuksiin. Mahdolliset on-premises
lisätuotteet (palvelimet tms) jotka olleet katettuna vuokrapohjaisilla lisensseillä tulee kattaa uudella sopimuksella omistuspohjaisin
hankinnoin. Suosituksemme on, että sopimusmalli on maakunnissa kuitenkin omistuspohjainen, johtuen siitä, että yli puolella asiakkaista
omistuspohjaiset käyttöoikeudet. Todennäköistä on, että konsolidointia tapahtuu maakunnissa kun jörjestelmiä yhdistetään ja tällöin
mahdollisten tarvittavien käyttöoikeuksien määrä saattaa laskea.
4. RÄÄTÄLÖITY LISENSSISIIRTOLOMAKE
/MUUTOSASIAKIRJA
Räätälöity lisenssisiirtolomake, jossa lisäehtoja vakioehdoille
• Microsoft suosittelee, että käytettäisiin räätälöityä lisenssisiirtolmaketta / konsolidointilomaketta muutosasiakirjan
muodossa. Lomakkeessa voimme tarkentaa myös mistä organisaatiomuutoksesta on kyse, määritellä vapaammin mitä
siirretyille käyttöoikeuksille voidaan tehdä ja miten saumaton ylläpidon jatko voidaan määrittää tapahtuvan tilanteissa
joissa pelkät SA maksut luovuttavalta sopimukselta katkaistaan ja siirretään jatkumaan uudelle maakunnan sopimukselle.
• Standardiehtojen mukaan (Tuotteen Ehdot, Liite B, Software Assurance-ylläpidon ostaminen) sanotaan näin:
Jos pysyvä Käyttöoikeus siirretään, siirronsaaja voi hankkia SA-ylläpidon siirretyille Käyttöoikeuksille 30 päivän kuluessa
siirtopäivästä, jos siirtäjällä oli aktiivinen SA-ylläpito Käyttöoikeuksille siirtopäivään asti.
• Koska ylläoleva lisenssisiirtoon liittyvä SA-ylläpidon hankkiminen on tarkoitettu normaaliin sopimuksen päättymisen
yhteydessä tehtyyn siirtoon, tarvitaan kesken sopimuskauden tehtyihin siirtoihin erilliset räätälöidyt kuvaukset ja
lomakkeet.
• Tällä hetkellä useat kunnat ja sairaanhoitopiirit ovat jo siirtyneet FromSA online-palveluihin ja ns. pohjalisenssit siirretään
maakunnalle. Jos tulkitaan standardiehtoja, siirretyille käyttöoikeuksille ei sallita FromSA käyttöoikeuksiin siirtymistä tai SA-
maksuihin palaamista.
• Maakuntauudistuksen yhteydessä muodostettavaan Vimana puitesopimukseen, Microsoft on tässä vaiheessa
poikkeuksena sallimassa:
• Siirretyille käyttöoikeuksille on oikeus FormSA hinnoittelulle käyttöoikeudelle siltä osin kuin pohjalisenssit sen sallivat
(edellyttää tarvittavat pohjalisenssit joista mahdollisuus siirtyä FromSA hinnoitteluun)
• Siirretyille käyttöoikeuksille, joista siirrytään FromSA online käyttöoikeuksiin, on myöhemmin mahdollista liittää SA-
ylläpito siltä osin kuin ylläpitomaksut tai online-palveluiden tilaukset ovat jatkuneet saumattomasti.
Dokumentoidaan muutosasiakirjaan polku.
5. MAAKUNNILTA SIIRTOJA VARTEN SELVITETTÄVÄT ASIAT
Maakuntavalmistelijoilta tarvitaan tieto mitä sopimuksia tullaan
siirtämään maakunnille
• Listaus sopimuksista, jotka siirretään sellaisenaan (kokonaan) maakunnalle
• Esimerkiksi nykyisten sairaanhoitopiirien sopimuksilla olevat käyttöoikeudet siirtynevät
kokonaisuudessaan maakunnalle
• Yhteenveto mitä käyttöoikeuksia tullaan siirtämään jakautuvien
organisaatioiden sopimuksilta
• Esimerkiksi kuntien sopimukset jäänevät sellaisenaan kunnille (sisältäen minimi 100
käyttäjä/laitekäyttöoikeutta), mutta niiltä siirretään kunnan haluama määrä
käyttöoikeuksia maakunnalle
• Ajankohdat siirrettäville sopimuksille ja käyttöoikeuksille sopimuksittain
• Tarvitaan kootut ”maakuntakohtaiset” näkymät siitä mitä olemassa olevilta sopimuksilta
siirtyy kyseiselle maakunnalle.
6. YHTEISESTI MICROSOFTIN KANSSA SELVITETTÄVÄT ASIAT
Maakuntakohtaiset yhteenvedot siirrettävistä sopimuksista ja käyttöoikeuksien siirrosta
• Asiakkaan tulee toimittaa Microsoftille kirjallinen pyyntö siirtää käyttöoikeuksia kunnalta maakunnalle
kesken sopimuskauden
• pystyykö maakunta kokoamaan valtakirjalla maakuntakohtaisen pyynnön, jossa esim kunnat ovat
antaneet valtuutuksen tälle pyynnölle?
• Vimana tekisi keskitetyn pyynnön käyttöoikeuksien sisällyttämisestä tuleville sopimuksille ja ajankohdalle
(voidaan mahdollisesti sisällyttää ylläolevaan pyyntöön), jos Vimanan puitesopimus
• Maakunta ja Vimana tulevat saamaan tiedonsaantioikeuden sopimuksen sisällöstä, jos kyseessä on siirtyvä
sopimus
• Microsoft tarvitsee juridisesti pätevän valtakirjan, jotta myös Microsoft voi luovuttaa tietoja
kolmansille osapuolille ja käydä keskusteluita.
• Microsoftille on vielä epäselvää, onko tarkoitus lähteä siirtämään käyttöoikeuksia vasta 1.1.2020 jälkeen
vai myös ennen tätä ajankohtaa? Tällä suuri merkitys sopimusuusintoihin jotka tapahtuvat ennen 2020 ja
maakuntien varsinaista muodostumista.
• Mikäli myös perustietotekniikkapalvelut kuten sähköposti, Skype, Sharepoint on tarkoitus olla käytössä
kaikilla maakunnan työntekijöillä 1.1.2020 on lisenssi- ja palveluiden tekniset siirrot tehtävä ennen tätä.
Vai onko suunnitelmissa vaiheittaisia siirtoja?
7. PERUSPERIAATTEITA SIIRTOIHIN - YHTEENVETO
Kesken sopimuskauden kuntien sopimuksilta siirrettävät
vähennettävät määrät lisätään vastaanottavalle ns. Vimanan
hallinnoimalle maakuntien puitesopimukselle
Microsoft siirtää vain kokonaan maksettuja käyttöoikeuksia.
Tilanteissa, joissa lisenssisiirtoja mahdollisesti tapahtuu kesken
sopimuskauden tarvitaan poikkeusprosessi
Microsoft tarvitsee kirjalliset pyynnöt käyttöoikeuksia luovuttavalta
asiakkaalta a) sopimus muutokseen b) sirrettävien käyttöoikeuksien
ajankohtaan ja määrään
Edellyttää hyväksyntäprosessia Microsoftilla konsolidoitu pyyntö?
Vimana ja Uusimaa pilottina mallentavat prosessia yhdessä
Microsoftin kanssa seuraavaa versiota varten
