Competencias y Perfil de Puesto

1. Psicología Organizacional
Ana Lilian Góngora Cantoral
Carné: 0807514
“Creación de un caso que ejemplifique la relación entre
las competencias del trabajador y los requisitos del puesto”

2. Psicología Organizacional
Septiembre de 2017
Descripción del Caso:
Isabel es Asistente de gerencia en la empresa “X”, es una colaboradora muy activa,
alegre, estimada y apreciada por la mayoría de sus compañeros, sin embargo a veces
“el tiempo no le alcanza” para terminar las tareasasignadas por su jefe, pues comenta
que usualmente no sabe “por dónde empezar”, lo anterior provoca que permanezca
horas extras en la oficina y genera atrasos en algunos procesos.
Perfil del Puesto:
Nombre del Puesto:
Asistente de Gerencia
Descripción de funciones
Redacta correspondencia, informes, memorándums, oficios, documentos varios de
mediana complejidad.
Transcribe a máquina o en el computador la correspondencia, oficios, memorandos,
informes y documentos varios de la dependencia.
Llevar registros de actas, informes y expedientes.
Recibe y verifica la correspondencia, oficios, circulares, memorándums.
Revisa la correspondencia del consejo y/o de su superior.
Distribuye la correspondencia, oficios, circulares, memorándums, previa revisión
y/o firma de su superior.
Envía la correspondencia, oficios, circulares, memorándums, convocatorias, agenda
de consejos y otros documentos.
Lleva el control de archivos generales y confidenciales.
Revisa y ordena los casos que van a ser incluidos en la agenda del consejo y
reuniones.
Elabora actas de reuniones y otros documentos de mayor complejidad.
Coordina todo lo relativo a reuniones o sesiones de comisión delegada y las
audiencias con su superior.
Elabora agenda de reuniones.

3. Psicología Organizacional
Custodia actas originales, aprobadas por el consejo.
Recibe los cheques por cualquier concepto a favor de la unidad.
Controla y tramita reposición de caja chica.
Toma dictados.
Realiza llamadas telefónicas.
Atiende llamadas telefónicas.
Tramita citas, entrevistas y solicitudes de audiencias de su superior con otros
organismos, personalidades, etc.
Atiende visitas y público en general.
Asiste a su superior en reuniones.
Colabora en la organización de eventos, talleres, seminarios, conferencias, etc.
Organiza eventos sociales, almuerzos, relacionados con el trabajo y convocados por
su superior.
Tramita solicitud de vehículos, pasajes, alojamiento, viáticos, en caso de
movilización de su superior o personas autorizadas por el mismo.
Elabora las requisiciones internas de compra, órdenes de pago, de las dependencias
adscritas a la unidad.
Mantiene contacto permanente con el departamento de compras y el de
mantenimiento para satisfacer las necesidades de la oficina.
Distribuye el trabajo del personal a su cargo.
Supervisa directa y constantemente al personal a su cargo.
Supervisa el mantenimiento de la oficina.
Lleva el control de los permisos solicitados por el personal.
Cumple con las normas y procedimientos en materia de seguridad integral,
establecidas por la organización.
Mantiene en orden equipo y sitio de trabajo, reportando cualquier anomalía.
Elabora informes periódicos de las actividades realizadas.
Realiza cualquier otra tarea afín que le sea asignada.
Responsabilidad:
MATERIALES:

4. Psicología Organizacional
Maneja constantemente equipos y materiales de fácil uso y maneja periódicamente
equipos y materiales medianamente complejos, siendo su responsabilidad directa.
DINERO:
Es responsable directo de dinero en efectivo, títulos y valores.
INFORMACIÓN CONFIDENCIAL:
Maneja en forma directa un grado de confidencialidad alto.
TOMA DE DECISIONES:
Las decisiones que se toman se basan en procedimientos y experiencias anteriores
para la ejecución normal del trabajo, a nivel operativo.
SUPERVISIÓN:
El cargo recibe supervisión general de manera directa y periódica y ejerce una
supervisión específica de manera directa y constante.
Relaciones internas y externas
RELACIONES INTERNAS:
El cargo mantiene relaciones continuas con las unidades administrativas de la
Institución, a fin de apoyar y/oejecutar lo relativo al área, exigiéndose para ello una
buena habilidad para obtener cooperación.
RELACIONES EXTERNAS:
El cargo mantiene relaciones ocasionales con organismos, empresas públicas y
privadas y/oinstituciones nacionales y extranjeras,a fin de apoyar lo relativoal área,
exigiéndose para ello una buena habilidad para obtener cooperación.
Condiciones ambientales y riesgos de trabajo
AMBIENTE DE TRABAJO:

5. Psicología Organizacional
El cargo seubica en un sitio cerrado, generalmente agradable y no mantiene contacto
con agentes contaminantes.
RIESGO:
El cargo está sometido a un riesgo irrelevante, con posibilidad de ocurrencia baja.
ESFUERZO:
El cargo exige un esfuerzo físico de estar sentado/parado constantemente y
caminando periódicamente y requiere de un grado de precisión manual y visual
medio.
Perfil del cargo
Educación y experiencia:
EDUCACIÓN:
Carrera Universitaria en Administración de Empresas
EXPERIENCIA:
Dos (2) años de experiencia progresiva de carácter operativo en el área secretarial.
Conocimientos, habilidades y destrezas
CONOCIMIENTOS EN:
Técnicas secretariales.
Métodos y procedimientos de oficina.
Redacción de informes.
Mecanografía y ortografía.
Los elementos básicos de computación, procesador de palabras, sistemas operativos,
paquetes de gráficos y hojas de cálculo.

6. Psicología Organizacional
Relaciones Humanas.
HABILIDAD PARA:
Analizar situaciones y documentos administrativos.
Comprender las órdenes, problemas, solicitudes y otros asuntos que le sean
planteados.
Mantener relaciones personales.
Expresarse verbalmente y por escrito en forma clara y precisa.
Redactar documentos de mediana complejidad.
Tener iniciativa.
Organizar el trabajo.
Dirigir y supervisar personal de menor nivel.
Dar y seguir instrucciones orales y escritas.
DESTREZAS EN:
El manejo de equipos comunes de oficina (fax, teléfono, radio, máquina de escribir,
sistema computarizado).
ADIESTRAMIENTO REQUERIDO:
Técnicas secretariales actualizadas.
Redacción de informes.
Técnicas de supervisión y control de personal.
Cursos del área de informática.
Competencias
Conocimiento y autodesarrollo
Autoformación. Ampliar conocimientos acerca de la propia especialización,
ocupación o profesión. Capacidad de utilizar y ampliar el conocimiento técnico o de
conseguir que los demás adquieran conocimientos relacionados con el trabajo.
Preocupación por conocer las condiciones específicas del entorno de trabajo.
Dominar información actualizada sobre el entorno (p.ej. social, cultural, laboral) de
la Organización, y aquellos relacionados con la actividad profesional y los clientes.

7. Psicología Organizacional
Excelencia en el trabajo en cuanto a mostrar amplios conocimientos en los temas del
área de la cual se es responsable.
Compartir el conocimiento profesional
Conocimiento de los servicios, recursos, organización, normativa, etc.
Motivación por mejorar profesionalmente. Ambición profesional. Intentar alcanzar
posiciones más altas en la organización, mostrando conductas orientadas al
desarrollo de carrera y al éxito. Esforzarse por el propio desarrollo profesional.
Orientación al cliente
Demostrar sensibilidad hacia las necesidades o demandas de los clientes, con el
objetivo de anticiparse, reconocerlas y satisfacerlas. Actitud permanente de
preocupación por la satisfacción y el beneficio de los clientes. Conoce las necesidades
y formas de atención al cliente para adaptar en consecuencia la forma específica de
desempeñar la actividad desde su puesto. Busca la forma de incrementar la
satisfacción de los clientes, les brinda desinteresadamente la ayuda necesaria.
En la interacción presencial, por teléfono o medio escrito, despliega habilidades de
relación con los clientes y se preocupa por desarrollarlas. Los trata de manera cortés
y correcta. Informa con veracidad, sabe dónde derivarlo, cuida la presencia y el
impacto personal hacia el cliente. Atiende con paciencia y autocontrol las situaciones
de reclamación o quejas. Se preocupa por escuchar al cliente. Utiliza un lenguaje
claro para el cliente y positivo. Le dedica el tiempo y esfuerzo necesarios.
Compromiso
Actitud de fidelidad y lealtad hacia la empresa y sus fines. Deseo de orientar su
comportamiento en la dirección indicada por las necesidades, prioridades y objetivos
de la Organización.
Fomenta el prestigio y la buena imagen de la organización.
Muestra disponibilidad y antepone los objetivos de la Organización a los personales.
Sentir como propios los objetivos de la organización. Apoyar e instrumentar
decisiones comprometido por completo con el logro de objetivos comunes
Trabajo en equipo

8. Psicología Organizacional
Capacidad de trabajar, y hacer que los demás trabajen, colaborando unos con otros.
Es la habilidad para participar activamente de la obtención de una meta común,
incluso cuando la colaboración conduce a una meta que no está directamente
relacionada con el interés propio. Supone facilidad para la relación interpersonal y
la capacidad de comprender la repercusión de las propias acciones sobre el éxito de
las acciones de los demás.
Capacidad para trabajar con los demás en la consecución de metas comunes. Las
personas dotadas de esta competencia: Tienen que equilibrar que las personas se
centren en la tarea con la atención a las relaciones, colaborar y compartir planes,
información y recursos, promover un clima de amistad y cooperación, buscar y
alentar las oportunidades de colaboración.
Búsqueda de información
Curiosidad y deseo por obtener información amplia y también concreta para llegar
al fondo de los asuntos. Investigación y búsqueda de datos.
Búsqueda documental
Confiabilidad
Ser íntegro y ser responsable. Las personas dotadas de estacompetencia: Tienen que
procurar que sus acciones sigan criterios éticos, su honradez y sinceridad tiene que
proporcionar confianza a los demás, ser capaces de admitir sus propios errores y no
dejar de señalar las acciones poco éticas de los demás, adoptar posturas firmes y
fundamentadas en sus principios aunque resulten impopulares, cumplir sus
compromisos y promesas, responsabilizarse de sus objetivos, ser organizados y
cuidadosos en su trabajo.
Discreción. Vela por la confidencialidad de datos, información sensible y/opersonal
o que pueda comprometer a la Organización. (RAE: Sensatez para formar juicio y
tacto para hablar u obrar. Reserva, prudencia, circunspección).
Sentir y obrar en todo momento consecuentemente con los valores morales y las
buenas costumbres y prácticas profesionales, respetando las políticas
organizacionales.
Diligencia
Eficacia y agilidad en su actuación con sentido de coste e iniciativa. Prontitud para
actuar.

9. Psicología Organizacional
Actúa con autonomía ante las pequeñas dificultades o problemas que surgen en el
día a día de la actividad. Supone responder de manera proactiva ante las
desviaciones o dificultades, sin esperar a efectuar todas las consultas a la línea
jerárquica, evitando así el agravamiento de problemas de importancia menor.
Anticipa dificultades y potenciales problemas y actúa en consecuencia para procurar
su prevención.
Organización y planificación
Determina eficazmente las metas y prioridades estipulando la acción, los plazos y los
recursos requeridos para alcanzarlos.
Organiza eficazmente la propia agenda de actividades, estableciendo las prioridades
necesarias y utilizando el tiempo personal de forma eficiente.
Sigue criterios de orden y claridad en la realización de sus tareas.
Actúa de manera meticulosa, evitaerroresy prestaatención a los detalles en su labor.
Construcción de relaciones
Capacidad para crear y mantener contactos amistosos con personas que son o serán
útiles para alcanzar las metas relacionadas con el trabajo.
Capacidad para contactar, impulsar y establecer alianzas, acuerdos o colaboración
con otras entidades, empresas o instituciones.
Relación interpersonal
Escucha activamentey muestraempatía y comprensión. Es sensible y comprende los
puntos de vista de los demás.
Comunica sus opiniones, intereses,pensamientos, de forma asertiva,con diplomacia
y autocontrol.
Generar confianza en superiores, personas supervisadas y compañeros de trabajo
Comunicación
Genera y mantiene un buen impacto personal en los demás.
Expresa ideas y opiniones de forma clara y comprensible.

10. Psicología Organizacional
Utiliza adecuadamente el lenguaje corporal en las situaciones de comunicación
interpersonal.
Utiliza de manera fluida y eficaz, las diversas técnicas de comunicación audiovisual
como soporte a la comunicación interpersonal.
Liderazgo
Apoyar a los colaboradores para fomentar sus habilidades, iniciando actividades de
desarrollo relacionadas con los puestos de trabajo actuales o futuros.
Dirigir y aconsejar a los miembros de su equipo en el desempeño de su trabajo.
Aprovechar la diversidad de los miembros del equipo.
Fijar claramente objetivos de desempeño con las responsabilidades personales
correspondientes. Proporciona dirección y define responsabilidades.
Compartir consecuencias de los resultados con los involucrados
Cuidar que las personas tengan una buena integración en el equipo de trabajo.
Habilidad para el seguimiento de objetivos y la capacidad de dar feedback,
integrando las opiniones de los otros, son habilidades esenciales de estacompetencia
conductual.
Argumenta de forma persuasiva. Presenta sus ideas de manera eficaz para lograr
transmitirlas al receptor del mensaje.
Motivos del mal desempeño del puesto
Analizando el caso podemos concluir que el motivo del mal desempeño en cuanto a
la terminación de las tareas, se debe a que Isabel necesita desarrollar las
competencias relacionadas con la Organización y Planificación.

11. Psicología Organizacional
Oportunidades de mejora
Anticipar los posibles obstáculos que puedan presentarse en
el desarrollo de los objetivos.
Establecer mecanismos para vigilar los progresos en los
objetivos.
Tener claro las metas y objetivos de su área y de su puesto.
Definir sistemas y esquemas de trabajo.
Establecer prioridades y tiempos.
Organizar y distribuir adecuadamente los tiempos para las actividades diarias.
Evaluar mediante seguimiento el cumplimiento de los objetivos y corregir las
desviaciones si fuera necesario.
Distribuir los recursos humanos y técnicos.
Establecer objetivos parciales.
Análisis de las interrupciones y sistematización para poder controlarlas y reducirlas.
Evitación de las interrupciones innecesarias.
Rechaza las tareas que le impiden cumplir con sus objetivos.
Asignación del tiempo adecuado a cada tarea.
Asignación y planificación de forma rentable y optimizando los costos, los recursos
y medios a utilizar, realizando el seguimiento oportuno.
Esta competencia también puede Autodesarrollarse:

12. Psicología Organizacional
Se trata de un proceso de mejora individual, y sin un seguimiento guiado por otra
persona que permite acercar a los participantes a los requisitos óptimos de
desempeño en su función actual dentro de la organización.
Es una modalidad fundamentalmente orientada a personas con un alto nivel de
disciplina y confianza en sí mismas, capaces de superar los momentos difíciles.
Modalidades
Lecturas especializadas
Participación en Foros expertos
Consideraciones Generales
En estecaso el plan de acción debe definirse durante el proceso de retroalimentación
al individuo, que se efectúa por parte de un consultor externo con el propósito de
orientar al participante.
Ventajas
No ser muy costosa, y el programa depende fundamentalmente del participante, lo
cual posibilita que pueda implantarse con gran facilidad.
Inconvenientes
Se requiere para su efectividad de un compromiso y de un alto grado de disciplina
por parte del individuo, ya que al recibir poco apoyo de una persona especializada,
puede provocar la deserción del participante en esta modalidad.
Procesos de capacitación
Acción formativa: Organización y Planificación
en el Trabajo
Personal beneficiado: Asistente de Gerencia
Duración: 01 hora semanal
Objetivos acción: Proporcionar al participante
los conocimientos y técnicas necesarias para organizar, planificar, priorizar y
controlar sus tareas laborales, para mejorar su rendimiento en su puesto de trabajo.
Programa:
1. Organización de Tareas
2. Sistemas de planificación efectivos
3. Gestión efectiva del tiempo

13. Psicología Organizacional
4. Priorización de tareas
Recursos previstos: Plataforma de teleformación, tutor en línea.
Calendario de ejecución: Septiembre de 2017
Metodología de impartición: Teleformación (Por medio de videos) y cursos en
línea (con especialistas en los temas)
Criterios evaluación: Evaluación de conocimientos prácticos y teóricos.
Se espera a través del Plan de Capacitación obtener los siguientes
objetivos:
1. Aumentar la eficacia y eficiencia de la colaboradora en su puesto.
2. Mantener una fuerza laboral altamente productiva.
3. Promover una cultura de mejoramiento continuo.
4. Aumentar la efectividad e innovación en los procesos.
Conclusiones
 Mejorar el desempeño en el puesto, ayuda a alinear las competencias
específicas y generales que demanda la empresa con las que posee el
colaborador, integrando los objetivos de desarrollo de la persona según su
perfil de puesto con los de la organización consiguiendo un compromiso del
empleado.
 El poseer las competencias necesarias para el desempeño de la tarea,
incrementa la motivación y satisfacción del empleado al tener más claro cómo
su trabajo y sus habilidades aportan valor a la empresa y colabora al
cumplimiento de la misión.
 Promover la formación progresiva y constante de tu capital humano, asegura
la congruencia entre los planes de entrenamiento y capacitación para los
empleados y los requerimientos de la compañía.
 El no solucionar el problema podría ocasionar en la colaboradora frustración
y posteriormente la renuncia al puesto, perdiéndose un elemento valioso
dentro de la organización.