1. PART 12
BENTUK PROCEDURE SURAT MENYURAT
TIPE DOKUMEN KANTOR
Dokumen yang umum digunakan di kantor :
a. Surat tamu
Surat untuk tamu di tempat tinggal
Surat untuk keberangkatan tamu
Surat tamu yang akan datang
b. Catatan pelanggan
Surat registrasi
Daftar urut tamu
Kartu catatan tamu
c. Masukan dan keluaran responden
Surat
Faximile
Memo
d. Reports
Tamu yang mungkin datang hari ini
Tamu yang mungkin berangkat hari ini
Tamu di hotel
Daftar tak terlihat
Pembatalan daftar tamu penting
Daftar fasilitas tamu VIP
Daftar group
Tidur di luar
e. Pesanan acara banquet
f. Catatan keuangan
Tagihan
Kwitansi

2. PEMROSESAN DOCUMEN
Untuk memproses dokumen secara efisien, yakinkan :
Teliti,cermat
Jelas
Tepa waktu
Faktor yang berhubungan dengan pemrosesan dokumen
Menerima dan mengirim dokumen
a) Foto kopi
b) Layanan surat menyurat
c) Menerima dan mengirim dokumen
Kami lebih menerima dokumen masuk untuk
Tamu di tempat tinggal
Tamu yang siap meniggalkan hotel
Tamu yang dimasa akan datang
Staff hotel
Mengirim dokumen
Opsi mengirim dokumen termasuk :
Surat
Fax
Surat elektronik
Menerima dan mengirim dokumen
A. Menerima dokumen :
Cek daftar tamu
Tulis nomor kamar di dokumen
Telpon tamu di kamarnya untuk pengecekan
Jikan tamu tidak berada di kamar kirimkan pesan untuk menginformasi tamu bahwa
Ada dokumen masuk
B. Untuk tamu yang siap meniggalkan hotel
Lihat di file surat terusan alama terusan yang ditinggalkan tamu pada saat keberangkatan
Kirim dokumen ke tamu dengan benar
Jika tidak ada alamat terusan yang ditinggal, kirim kembali melalui kantor pos.
C. Untuk tamu dimasa yang akan datang
Cek daftar kedatangan tamu
Cantumkan surat di kartu registrasi mereka
Masukkan file di file kedatangan
Berikan pada tamu saat datangi
D. Untuk staff hotel :
Stempel tanggal

3. Penyortir
Distribusi
MENGIRIM DOKUMEN
Surat :
a. Harus dinilai dan ditimbang untuk menyakinkan materai charge dengan benar
b. Kumpulkan tagihan kartu post yang dikirimkan oleh tamu
c. Setiap dept. Surat – menyurat harus mencatat untuk diberikan ke dep. Akuntansi maksudnya bisa
d. Ditagihkankan ke dept. Yang terkait
e. Setiap bukti kartu pos untuk pendaftaran harus disimpan dan direkam di hotel sistem sebagai bukti
posting
Fax :
a. Konfirmasi no fax tamu
b. Konfirmasi sejumalah pembayaran dan metode pembayarannya ( cash atau dialihkan ke kamar )
c. Kirim fax
d. Fax yang asli kembalikan ke tamu. Jika tamu sudah berangkat, dokumen masukkan ke amplop
e. Tamu dengan nama dan nomor kamar dan berikan kepada pengantar untuk diantar ke kamar tamu
f. Posting transaksinya
g. Keluarkan bukti pembayaran ke tamu
E-mail
1. New :
Buka e-mail
Ketik alamat e-mail
Ketik judul
Ketik pesan
Klik send untuk mengirim
2. Membalas
Buka e-mai
Baca email
Respon e-mail

4. PT. AIS AMRU
BLK #1-10, BEDOK NORTH
SINGAPORE
Re : surat jaminan
To : reservation manager
TRISAKTI HOTEL
JL.IKPN tanah kusir, bintaro
Telp. ( 021 ) 7377738-40 ( hunting )
Website : http://www.stptrisakti.ac.id
e-mail : info@trisakti.ac.id
jakarta
Yang terhormat bapak / ibu
menindaklanjuti perjanjian kontrak antara kami dengan akomdasi disini setelahnya akan
diberitahukan ke tamu kami untuk tinggal di hotel trisakti. Identitas tamu adalah :
name : Mr. Li jin Yuan
Position : president director
Date of arrival : April, 2nd 2008
Lenght of stay : 3 nights
Room type : 1 suite
Selama tinggal disana kami menjamin, room + American Breakfast, Laundry, dan minuman non
alcoholic akan dibayar oleh perusahaan kami
Terimakasaih atas kerja samanya.
Jakarta, April 1st 2008
Sincerely yours
Ms. Endang
secretary