Sie planen in Kürze oder regelmäßig Internationale Vertriebstagungen oder Meetings mit internationalem Publikum? Dann hilft Ihnen diese Basis-Checkliste bei der Organisation - mit oder ohne Eventagentur. (c) SpielPlanVier EventMarketing www.spielplanvier.com

1. Checkliste
internationale Vertriebstagung
Aufgaben OHNE Eventagentur Aufgaben MIT Eventagentur
1
10 Monate
• Ziel der Tagung definieren
• Tagungszeitraum festlegen
• Tagungsinhalte festlegen
1 • Ziel der Tagung definieren
• Tagungszeitraum festlegen
• Tagungsinhalte festlegen
10 Monate vorher
vorher
2
9 Monate vorher
•Budgetierung
•Veranstaltungskonzept festlegen 2
9 Monate vorher
•Budgetierung
• Eventagentur engagieren
3
8 Monate vorher
•"Save‐the‐date" verschicken
•Hotelvorreservierung 3
8 Monate vorher
•"Save‐the‐date" verschicken
• max. Teilnehmer an Eventagentur
Zentral, max.
Besucherzahl?
4
7 Monate vorher
•Equipment‐Liste erstellen (Tagung)
•Tagungsleiter festlegen
•Locationangebote einholen 4
7 Monate vorher
• Rücksprache bezüglich
Veranstaltungskonzept mit Eventagentur
5
6 Monate vorher
•Rahmenprogramm festlegen
•Konzept erstellen
•Einladung verschicken
5 • Einladung verschicken
6 Monate vorher
Unterschiedliche
Gebräuche,
Religionen?
6
5 Monate vorher
•Künstlerangebote einholen
•Cateringangebote einholen
•Erinnerung Anmeldeschluss!
6
5 Monate vorher
•Erinnerung Anmeldeschluss!
•Hotel je nach Anmeldezahl definitiv
7 7
buchen
• Fotograf für Dokumentation •Teilnehmerzahl an Eventagentur
engagieren durchgeben
4 Monate vorher •Location reservieren, Künstler 4 Monate vorher
engagieren, Catering auswählen
8 •Angebote von Busgesellschaften
einholen (lokaler Transport)
•Flughafentransfer klären
8
3 Monate vorher 3 Monate vorher
Dresscode?
•Detailplanung mit Dienstleistern
9 •Kompletten Ablaufplan erstellen und
an Teilnehmer verschicken
•Internen Ablaufplan erstellen
9 • Ablaufplan von Eventagentur anfordern
und verschicken
2 Monate vorher • Give Aways besorgen WER? 2 Monate vorher
WANN? WO?
•Dokumentation der Ergebnisse, • Dokumentation der Ergebnisse,
Fotos oder Videos an Teilnehmer
10 10
Fotos oder Videos an Teilnehmer
•Projekt‐Bewertung mit • Projekt‐Bewertung mit
Organisationsteam: Was kann man Organisationsteam: Was kann man für
für nächstes Jahr noch verbessern? nächstes Jahr noch verbessern?
1 Woche danach 1 Woche danach