Découvrez les 3 étapes pour réussir votre collaboration avec un assistant et accélérez le développement de votre business.

1. Concentrez-vous sur l’essentiel !

2. TIANA RAOILISON
!
Entrepreneur et General Manager
Smartelia
!

3. SMARTELIA
!
Société d’assistants à distance (assistant virtuel) francophones
pour les entrepreneurs et dirigeants TPE-PME

4. 1. QU’EST-CE QU’UN ASSISTANT A DISTANCE ?
4

5. Un assistant virtuel ou un assistant à distance (localisé à Madagscar)
est une véritable personne, qui réalise à votre place
des tâches hors coeur de métier afin de vous concentrer sur l’essentiel

6. Accompagner les entrepreneurs du web
dans leur quête de gain de temps et d’organisation
pour toujours plus de productivité,
de tranquillité et d’efficacité

7. Aider les dirigeants et chefs d’entreprise
à se concentrer sur leur expertise :
développer le business et la stratégie de leur entreprise
!
« Travailler sur l’entreprise et non dans leur entreprise »

8. Concentrez-vous sur l’essentiel !

9. Entrepreneur
=
machine à répondre aux mails ?

10. Le Pro de la facturation ????

11. THE BEST ENCODEUR ??
Le Pro de la saisie des données

12. ENTREPRENEUR : il est DANS le FUTUR
!
Détecte les opportunités - donne le cap - Offre une vision

13. ENTREPRENEUR n’est pas un technicien

14. ENTREPRENEUR n’est pas un Manager

15. Entrepreneur
!
Un entrepreneur est dans le FUTUR
saisit des opportunités,offre une vision, innove, conçoit
une stratégie pour ensuite déléguer la réalisation
opérationnelle de cette dernière

16. A terme,
il Travaille SUR son
entreprise et non
DANS son Entreprise

17. ENTREPRISE ?

18. Votre expertise
haute valeur ajoutée
Back office
!
Les coulisses de
production
de votre offre
Front office
!
Mise à disposition
de votre offre
FOCUS
ESSENTIEL

19. sur quel aspect
souhaitez-vous
vous concentrer ?

20. et vous ?
où en êtes-vous
aujourd’hui ?

21. Votre expertise
haute valeur ajoutée
Back office
!
Les coulisses de
la production
de votre offre
20% de mon temps ?
Front office
!
Mise à disposition
de votre offre
60% de mon temps ?
20% de mon temps ?

22. Votre expertise
haute valeur ajoutée
Back office
!
Les Coulisses de
la production
de votre offre
60% de mon temps Front office
!
Mise à disposition
de votre offre
20% de mon temps ?
20% de mon temps ?

23. 10% de mon temps 10% de mon temps
Votre expertise
haute valeur ajoutée
Back office
!
Coulisse de
la production
de votre offre
Front office
!
Mise à disposition
de votre offre
80% de mon temps

24. Vous concentrer uniquement sur votre expertise!
et votre mission d’entrepreneur!

25. Evitez le Burn Out !

26. votre 1er obstacle ?

27. 1er ennemi
LE TEMPS

28. 1 ressource

29. faîtes en un allié

30. Le temps
Dépenser ou l’investir ?

31. L’investir comme une ressource !

32. Investir son temps
pour en gagner plus ensuite

33. par quel moyen ?

34. DELEGUEZ

35. !
En déléguant vos tâches
à faible valeur ajoutée, à un spécialiste ou
technicien des tâches administratives ou exécutives

36. !
Pourquoi pas à un Assistant à distance ?

37. 3. QUE DELEGUER CONCRETEMENT A UN
ASSISTANT VIRTUEL ?
37

38. COMMENT SAVOIR CE QUE JE DOIS DELEGUER ?

39. Identifier les 20% des tâches à haute valeur ajoutée qui vont générer
80% de résultats dans votre business !
ET Concentrez-vous sur ces tâches !

40. Identifier TOUTES les autres tâches à faible valeur ajoutée et qui se répètent
plusieurs fois dans une journée, dans une semaine ou dans le mois
ET déléguez les !

41. ENTREPRENEUR
Wonder délégator - aime déléguer !
La Boutique doit tourner même en son absence

42. ENTREPRENEUR
Un Wonder délégator qui aime déléguer !

43. Accélérer le développement de votre activité,
en déléguant toutes vos tâches hors coeur de métier,
grâce à des procédures écrites claires, précises
et définies dans le temps

44. COmment déléguer
en 3 étapes ?

45. 1. identifiez les tâches a déléguer
!
2. traduisez les tâches en
procédureS
!
3. briefez ces tâches et mesurez les
résultats

46. première étape
!
1. identifiez les tâches a déléguer
!
!

47. COMMENT SAVOIR Si UNE TÂCHE
PEUT ÊTRE DELEGUEE ?

48. Dès qu’une tâche se répète plus de trois fois dans la
semaine, mois ou dans la journée et qu’elle peut se traduire
en procédure impersonnelle

49. 1. Identifier les Tâches pouvant être déléguées
X 1 tâche totalement hors coeur de métier / expertise
1 tâche récurrente
1 tâche traduisible en procédure impersonnelle, claire et précise
X
X

50. 3 conditions cumulatives pour considérer
qu’une tâche peut être déléguée
(réalisée par un tiers totalement externe à mon expertise)
LA RECURRENCE HORS COEUR
DE METIER
Traduisible
en PROCEDURE

51. !
Seconde étape
!
2. traduisez les tâches en procédure

52. Construisez-vous un Kit de délégation
Ecrivez une procédure pour chaque tâche à déléguer

53. ATTENTION Ne confondez pas TÂCHES et MISSION
1 tâche = ACTION concrète
1 Projet = succession de tâches (actions concrètes)

54. Ecrivez TOUTES vos procédures
et préparer une future délégation
Conseil :
commencez par détailler TOUT le parcours de l’avant-vente à la vente,
en passant par l’après-vente de vos produits

55. Qu’est-ce qu’une PROCEDURE ?

56. Exemple
d’une
PROCEDURE
Les moyens
Succession
de tâches

57. Michael Gerber :
« pensez votre entreprise comme une franchise »
!
« Tout y est organisé sous forme de processus, chacun connait
précisément son rôle. Tous les processus sont clairement décrits
!
Votre rôle : veillez à ce que ces derniers soient bien appliqués »

58. Telle une franchise, Industrialisez TOUT ce qu’il y a
autour de votre expertise, afin de disposer d’un recul sur vos
process mais aussi de préparer une éventuelle délégation
A noter :
le secret des startup qui se sont développées très rapidement :
Des processus écrits dans des procédures claires et précises
Exemple : airBNB ou Uber

59. Regroupez toutes ces procédures
dans un même dossier : vous voilà équipé de
votre premier KIT de délégation

60. Vous voilà Prêt à
déléguer les tâches hors coeur de métier
à une Tierce Personne ou stagiaire ou autre

61. Exemple pour un E-commerçant entrepreneur

62. Support
client
Vision &
stratégie
Partenariat
!
Sélection et relation
Fournisseurs
Livraison
Commande Support client
Paiement
Livraison
Stock
Remontée de commandes
place de marché
Création & Insertion
fiche produit FAQ, Tutoriaux, blog

63. POUR UN SOLOENTREPRENUR

64. Logistique Online
Webinar, Formation, Atelier
Stratégie - Vision
Relation Client
Marketing - Commerciale
RDV New biz
Marketing de contenu
Finance
Comptabilité
Agenda
Prise de RDV
Email
Suivi
lead &
Prospect

65. ET pour tout entrepreneur

66. Suivi
lead &
Prospect
Webinar
Inbox ZERO
Finance
Comptabilité
O
Agenda
prise de RDV
Recherche
Internet
Stratégie - Vision
Relation Client
Marketing - Commerciale
RDV New biz
Finance
Comptabilité

67. !
!
!
troisième étape
3. briefez ces tâches et mesurez les
résultats
!
!
!
!

68. Prenez le temps de briefer

69. Phase Input : Ne pas négliger la phase d’entrée
et de transmission d’informations
!
=
!
Accepter de « perdre » du temps pour en gagner ensuite

70. Présenter la mission de façon MACRO
Objectif : offrir une vision d’ensemble
Définir les Résultats attendus
Objectif : fournir des indicateurs de suivis et métriques
pour avancer
Feuille de route datée : planning de délégation

71. BRIEF TYPE
Présenter votre activité et fournir tous les documents
de présentation nécessaire
Donner du sens - Offrir une vision d’ensemble :
Préciser le contexte et objectif de la mission en une seule phrase
Estimer le temps passé par jour / par semaine pour la mission
Fournir la procédure pour exécuter les tâches,
telle une recette de cuisine
Fournir un planning de délégation
X
X
X
X
X
X
Fixer vos objectifs quantitatifs et qualitatifs : Qu’attendez-vous
concrètement ?
X Donner les « Moyens » (cf ingrédient recettes de cuisine)

72. Ecueils à éviter
72

73. UN BRIEF NEGLIGE
Un assistant sera plus rapide et efficace
si vous acceptez d’investir du temps dans la phase de briefing :
Phase très importante d’assimilation
de la mission générale : contexte, activité, objectif…

74. Des procédures peu claires
Conseil : faîte preuve d’empathie dans la rédaction de vos procédures, afin
d’éviter de multiplier les allers-retours de votre assistant
Mettez-vous à la place d’une personne totalement extérieure
à votre expertise, métier et activité

75. Non respect de la phase d’assimilation et
d’apprentissage
Conseil : soyez patient un assistant, bien que talentueux, ne pourra absorber
d’un coup toutes les missions que vous avez prévu de déléguer…
Déléguez étape par étape !

76. Ne pas fixer une feuille de route,
avec planning défini
Avant même de commencer la délégation,
fixez dès maintenant la première mission à déléguer
et la date de démarrage des prochaines missions.
Ce sera une première feuille de route pour avancer

77. Manque de suivi - feedback
Fixez vous des moments de débriefing
Exemple : tous les lundis, faîtes un mini-meeting de 15mn pour balayer les
missions de la semaine : les urgences, les priorité et les encours

78. Manque d’indicateurs
nécessaires pour ajuster les tâches
Quels sont vos Objectifs quantitatifs ?
Quels sont vos Objectifs qualitatifs ?
Vos KPI’s et indicateurs pour suivre et mesurer l’efficacité de votre
collaboration avec l’assistant virtuel

79. DES QUESTIONS ?
79

80. PRÊT A DELEGUER ?
80

81. DES QUESTIONS ?
81

82. CONTACTEZ-NOUS !
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83. CONTACT
tiana@smartelia.com
@tianastef
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