Lezing op de VVBAD studiedag 'We like to move it' op 01/02/2013 in Brussel

1. VVBAD
‘We like to move it’ studiedag
01/02/2013
BIBLIOTHEKEN AAN DE UGENT
IN BEWEGING :
Een bibliotheekreorganisatie
bij de Faculteit Letteren en Wijsbegeerte
Saskia Scheltjens
Faculteitsbibliotheek Letteren & Wijsbegeerte, UGent

2. Situatie pre-2008 : Versnippering & Irritatie
• 49 verschillende bibliotheekcollecties
• 222 locaties op minstens 7 adressen
• 49 verschillende plaatsingssystemen
• collectie van 669.000 banden
waarvan slechts 52% in Aleph
• geen gebruikerscijfers
• geen collectie- of acquistiebeleid
• verschillende reglementen en openingsuren
• onderbezet & gedemotiveerd personeel
• geen centrale bibliotheekleiding
Cursus Heuristiek prof. Koen Verboven, 2008
01/02/2013 VVBAD Studiedag 2

3. Nood aan verandering
Zware gebruikersontevredenheid
Bijzonder slechte visitatierapporten & gebruikersonderzoeken
2004 Reorganisatie bibliotheken UGent : rapport Bjørnshauge
2005 Aantreden nieuwe decaan Freddy Mortier
2006 Infrastructureel Masterplan Faculteit LW
< keuze voor een centrale Faculteitsbibliotheek LW >
2007 Onroerend beleidsplan (DGFB) - begroting project ‘1133’
2010 Actualisering Masterplan Faculteit LW + tijdelijke LW depots
2012 Onroerend beleidsplan (DGFB) - uitbreiding met atrium
01/02/2013 VVBAD Studiedag 3

4. Doel reorganisatie
Qua infrastructuur & collecties
• Zorgen voor een flexibele en moderne onderzoeks- en onderwijsomgeving
die kan fungeren als het laboratorium van de hele faculteit
• Alle bibliotheekcollecties centraliseren op één plaats
• Verbeterde circulatie met slechts één beveiligde ingang
• Bieden van gediversifieerde bibliotheekruimtes
01/02/2013 VVBAD Studiedag 4

5. Onderdelen reorganisatie
1. Opzetten beleidsstructuur & creëren consensus
• Ontwikkelingsplan Faculteitsbibliotheek LW (2006) ism UB
• Autonome uitvoering reorganisatie met steun decanaat LW en UB
2. Gefaseerd centraliseren/overdragen en professionaliseren van
• Collecties
• Personeel
• Financiering
• Dienstverlening
3. Nieuwe infrastructuur
• Renovatie Rozier 44 (voormalig ‘Institut des Sciences’) als
huisvesting van de nieuwe Faculteitsbibliotheek LW
• Renovatie Blandijnberg 2 als huisvesting van de meeste
vakgroepen van de faculteit
01/02/2013 VVBAD Studiedag 5

6. Resultaten reorganisatie (2015)
1. Infrastructuur (Rozier 44)
• 8.070 m² volledig gerenoveerde en nieuw ingerichte bibliotheekruimtes
• 753 werk- en studieplaatsen
• Centraal atrium met een glazen overkapping en een centrale balie
• Extra ruime en lichte studiezaal op open kelderniveau atrium
• Multifunctioneel gelijkvloers, rustige boekenverdiepingen
• Library Lab (2 multifunctionele ruimtes met IT-faciliteiten & -services)
=> ‘Digital Humanisties’ Lab ism Centre for Digital Humanties Ghent (GCDH)
2. Collectie
• Volledig geregistreerde collectie in Aleph (min. basic MARC level)
• 12 km collectie in open kast, 6 á 7 km collectie in depot
3. Dienstverlening
• openingsuren: 52u p/w (les- en examenweken); 40u p/w (vakantieperiode)
• nieuwe diensten met focus op ondersteuning digitaal onderzoek (‘digital
humanities’)
4. Personeel
• 20 FTE (hergroepering bestaande medewerkers + nieuwe medewerkers)
01/02/2013 VVBAD Studiedag 6

7. Globaal overzicht begin masterplan FLW 2006
cop. Pieter Pauwel
kleuren = kleuren uit masterplan FLW 2006

8. Globaal overzicht – stand van zaken 2010
cop. Pieter Pauwel
blauw = bibliotheken / rood = vakgroepen / bruin = auditoria,neutrale seminarieruimtes of centrale diensten

9. Globaal overzicht einde masterplan FLW 2015
cop. Pieter Pauwel
blauw = bibliotheken / rood = vakgroepen / bruin = auditoria,neutrale seminarieruimtes of centrale diensten

10. Overzicht totaalproject
Open kast collecties LW
Fase 1 Letterkunde, Nabije Oosten en
bibliotheekadministratie (gedeeltelijk)
ca. 2.400 m²
ca. 3.560 lm boekencollectie open kast
242 studie- en raadpleegplekken
2e verdieping >> in gebruikname: 17 februari 2012
Fase 2 Kunst, Wijsbegeerte & Geschiedenis
tussenverdiep ca. 2.370 m²
ca. 3.965 lm boekencollectie open kast
226 studie- en raadpleegplekken
>> verhuis: januari 2014 o.v.
1e verdieping
>> in gebruikname: februari 2014 o.v.
2012
Fase 3 Taalkunde, Talen & Culturen, Archeologie
en bibliotheekadministratie
ca. 3.300 m²
ca. 4.470 lm boekencollectie open kast
2014 285 studie- en raadpleegplekken
gelijkvloers
>> verhuis: september 2015 o.v.
2015 >> in gebruikname: oktober 2015 o.v.
10

11. Meerdere projecten tegelijkertijd
2009 – 2015 2017 – 2020
1. Retrocatalografie 1. Deselectie (40/60)
2. Deselectie (80/20) 2. Hernummeren (LCC)
3. Verhuis 3. Beveiligen (RFID)
Maar daarnaast ook uitwerken ...
4. Infrastructuur
5. Beleid
6. Personeel
7. Financiering
8. Bedrijfsprocessen
9. Dienstverlening
10. Collectiebeleid
11. Publiekswerking
01/02/2013 VVBAD Studiedag 11

12. Voorbereiding verhuis
1. Benchmarking
• ‘Collections on the Move’ – studiedag in Gent op 15/12/2008
• Plaatsbezoeken (oa Felixarchief, Muntpunt, ....) & vakliteratuur
2. Inventarisatie
• In kaart brengen van alle bibliotheekcollecties in master spreadsheet
• Verzamelen meta-informatie per collectie (‘systematieken’, grondplannen,
tijdschriftenlijsten, bibliotheekarchief, ….)
3. Ontwikkeling verhuismethodologie
• Ism De Melker Logistiek, verhuisconsultancy – zie verder
4. Samenstelling verhuisteam
• 1 voltijdse projectmedewerker verhuis
• 1 bibliotheekmedewerker tijdens de deselectie- en verhuis
• 1 verhuiscoördinator (aka faculteitsbibliothecaris)
5. Overleg met betrokken vakgroepen , centrale diensten en verhuisfirma
01/02/2013 VVBAD Studiedag 12

13. Uitvoering : Retrocatalografie
• 669.000 volumes waarvan 48% NIET is
geregistreerd (situatie 2008)
• Per bibliotheek een specifiek plan van aanpak
en workflows
• Projectteam van LW catalografen registreert
de werken ter plaatse (circa 5 FTE)
• Constante monitoring en bijsturing
• Focus op copy-cataloging en
geautomatiseerde dataverrijking
• Fase 1 (Letterkunde – 160.000 volumes) voor
verhuis januari 2012 volledig geregistreerd
• Fase 2 (Geschiedenis, Wijsbegeerte, Kunst) is
An en Marianne in actie in de Vakgroepbibliotheek Engelse
nu bezig
Letterkunde, 2011 – foto: SS
01/02/2013 VVBAD Studiedag 13

14. Uitvoering : Deselectie
• Per bibliotheek, nadat ze volledig is geregistreerd
• Deselectie = plaatsing in depot
• Collectieanalyse & - profiel
• Bepaling selectiecriteria en –methodologie door
vakgroep
• Tijdelijke LW depots (7 km totaal)
• Digitalisering preciosa (Google Books project)
• Ontdubbeling
• Complexe workflows!
• Niet-gemotiveerde dubbels worden gefaseerd
afgevoerd
Deselectiestroken in de Vakgroepbibliotheek Duitse
Letterkunde, 2011 – foto: Geert Roels
01/02/2013 VVBAD Studiedag 14

15. Verhuismethodologie
Uitgangspunten
• Planning en coördinatie door Faculteitsbibliotheek LW
• Tijdelijke verhuis vs definitieve verhuis
• (Tijdelijk) depot vs open kast
• 80% vulling planken open kast (aangroeiruimte circa 2 jaar)
• Belang projectplanning (workflows, plannen van aanpak, ...)
• Specifieke verhuisdatabank (idee nadien verlaten)
• (de inhoud van) elke plank krijgt een unieke code
• Nauw overleg met vakgroep en verhuis-, en depotpartners (DGFB, UB)
01/02/2013 VVBAD Studiedag 15

16. Verhuisstappen
Verhuisstappen
1. Inventariseren ‘definitiefase’- dML
• Per biblotheek grondplan
• Per bibliotheek detailinventaris (plankinventaris) in Excel
2. Intekenen
• Per bibliotheek een Van-Naar lijst in Excel
‘ontwerpfase’- dML
3. Verhuisetiketten aanbrengen
• Bevat zowel unieke plankcode oude én nieuwe locatie
• Etiketten aanbrengen op oude én nieuwe locatie als dubbelcheck
4. Fysieke verhuis ‘realisatiefase’- dML
• Verhuis met meterbakken (= inhoud plank)
• Dagelijkse verhuisinstructies (‘s ochtends)
• Dagelijkse evaluatie vorderingen (‘s avonds)
5. Nazorg & Communicatie
01/02/2013 VVBAD Studiedag 16

17. Case tijdelijke verhuis
Vakgroepbibliotheken Geschiedenis en Archeologie (september 2009)
Kenmerken
• Verhuis van 6 vakgroepbibliotheken in de Blandijn
• Van 7 locaties naar 2 (op 4e en 5e verdieping Blandijnberg 2)
• Met behoud van meubilair
• Tijdelijke locatie in afwachting van definitieve verhuis naar de Faculteitsbibliotheek
LW
Timing
• 15 werkdagen
• Slechts 2 weken gesloten voor het publiek, 1 week depotservice
Omvang
• 120.000 volumes
• bestaande kasten
Verhuisritme
• 8.000 boeken per dag -> 1.000 boeken per uur
Ingezet personeel
• 1 verhuismedewerker, 1 verhuiscoördinator, circa 15 verhuismannen
01/02/2013 VVBAD Studiedag 17

18. Case tijdelijke verhuis
Foto’s: http://www.flickr.com/photos/faclibflw/sets/72157622402994568/
01/02/2013 VVBAD Studiedag 18

19. Case definitieve verhuis
Vakgroepbibliotheken Letterkunde en Nabije Oosten (januari 2012)
Kenmerken
• Verhuis van 8 vakgroepbibliotheken in de Blandijn & Sint-Pietersplein
• Van 63 lokalen naar 2 locaties (open kastcollectie: Rozier 44 – 1e verdieping
vleugel Magnel ; depotcollectie: Hoveniersberg – Depot A)
• Afvoer oud meubilair - naar nieuw meubilair
• Verhuis naar depot gebeurde gespreid tussen augustus – december 2011
Timing
• 30 werkdagen (waarvan 15 werkdagen voor verhuis boekencollecties)
• Plukjesverhuis deed voorsprong van 7 dagen te niet
• 4 weken gesloten voor het publiek, 2 weken depotservice
Omvang
• 188.720 volumes
(124.628 volumes open kast ; 64.092 volumes depot)
Verhuisritme
• 8.309 volumes naar open kast per dag -> 1.187 volumes per uur
Ingezet personeel
• 2 verhuismedewerkers, 1 verhuiscoördinator, circa 15 verhuismannen
01/02/2013 VVBAD Studiedag 19

20. Case definitieve verhuis
Foto’s: http://www.flickr.com/photos/faclibflw/sets/72157628342631355/
01/02/2013 VVBAD Studiedag 20

21. Case definitieve verhuis
Faculteitsbibliotheek Letteren en Wijsbegeerte Ugent – Fase 1 (2012) – Foto: Geert Roels
01/02/2013 VVBAD Studiedag 21

22. Aanbevelingen
• Planning, planning, planning
• Opvolging & controle
• Communicatie!
• Steun van beleid (decaan), patrons (vakgroepen) en peers (UB!)
• Flexibel team
• Samenwerking over diensten heen
• Pleidooi voor een ‘holistische’ benadering:
laat de urgentie & adrenaline van een een verhuis maximaal renderen
door het verhuisproject in te bedden in een langere termijnvisie
01/02/2013 VVBAD Studiedag 22

23. 01/02/2013
VVBAD Studiedag
Balder device ‘om alles te controleren’– foto: SS
23

24. Vragen? Contact...
Saskia Scheltjens
Universiteit Gent
Faculteit Letteren & Wijsbegeerte
B - 9000 Gent
T + 32 (0)9 331 33 75
saskiascheltjens (skype id)
@saschel (twitter id)
http://www.flw.ugent.be/bibliotheek
24