Manual de instruções do Megadoc v002

1. Manual de Instruções - MegaDoc
O SEGURO DA SUA NF-E
Manual de Instruções
MegaDoc
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Versão: 002 – jul/2010

2. Manual de Instruções - MegaDoc
O SEGURO DA SUA NF-E
Índice
1. Introdução ......................................................................................................................... 3
2. Instalação do MegaDoc.................................................................................................. 5
3. Configuração do MegaDoc no seu computador ................................................... 14
4. Administração das NF-e Federais armazenadas pelo MegaDoc ...................... 18
5. Relatório de simulação do DANFE............................................................................ 24
6. Download das NF-e ....................................................................................................... 25
7. Atualização dos dados cadastrais............................................................................ 26
8. Cadastro de outras empresas emitentes da NF-e................................................. 28
9. Suporte MegaDoc .......................................................................................................... 30
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3. Manual de Instruções - MegaDoc
O SEGURO DA SUA NF-E
1. Introdução
É muito fácil utilizar o MegaDoc, neste documento é explicado passo a
passo como garantir que suas NF-e Federais sejam armazenadas de forma
segura pelo MegaDoc.
O MegaDoc foi desenvolvido com a finalidade de facilitar a gestão dos
documentos fiscais, no caso a NF-e Federal, durante o prazo estabelecido
pela legislação tributária.
Os serviços oferecidos são os seguintes:
1. Guarda segura das NF-e emitidas;
2. Entrega das NF-e (XML) para os destinatários, registrando quando o
mesmo fez o “download” do arquivo XML da NF-e;
3. Guarda segura das NF-e recebidas;
4. Consultas gerenciais das NF-e armazenadas;
5. Possibilidade de fazer o “download” das NF-e a qualquer momento e
em qualquer computador com acesso a internet;
6. Se você tem mais de uma empresa emitente, o MegaDoc pode
gerenciar todas as suas empresas e filiais de forma consolidada,
facilitando a administração;
7. Você pode armazenar as NF-e de entrada de todos os seus
fornecedores. O MegaDoc não limita a quantidade de fornecedores.
8. Você pode armazenar todas as NF-e emitidas para seus clientes. O
MegaDoc não limita a quantidade de clientes.
9. Verificação do status das NF-e recebidas e das emitidas. O MegaDoc
identifica as seguintes situações das NF-e:
a. NF-e sem assinatura digital;
b. NF-e sem protocolo de autorização do Sefaz;
c. NF-e com chave de acesso corrompida;
d. NF-e cancelada;
e. NF-e denegada;
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4. Manual de Instruções - MegaDoc
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f. NF-e autorizada;
g. UF do emitente da NF-e inconsistente com a chave de acesso;
h. Ano e mês da emissão da NF-e inconsistente com a chave de
acesso;
i. CNPJ do emitente da NF-e inconsistente com a chave de
acesso;
j. Modelo da NF-e inconsistente com a chave de acesso;
k. Série da NF-e inconsistente com a chave de acesso;
l. Número da NF-e inconsistente com a chave de acesso;
m. Código numérico Número da NF-e inconsistente com a chave
de acesso;
n. Dígito verificador da chave de acesso inválido.
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2. Instalação do MegaDoc
Passo 1: Criar usuário (conta)
Entre no site www.megadoc.com.br e clique no link “Cadastre-se agora” ou
no botão “Experimente agora”, ambos em destaque na figura abaixo.
Digite as informações solicitadas na página “Cadastro do Usuário” e clique
no botão “Finalizar Cadastro”. Este botão será habilitado após marcar o
aceite no termo de adesão.
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O SEGURO DA SUA NF-E
Após clicar no botão “Finalizar Cadastro” será exibida uma mensagem
informando que seu cadastro foi efetuado com sucesso, conforme imagem
abaixo, ou que ocorreu algum erro (alguma informação incorreta).
Caso aconteça algum erro, revise as informações digitadas e clique
novamente no botão “Finalizar Cadastro” até que seja exibida a mensagem
de cadastro realizado com sucesso.
Após cadastrar o usuário com sucesso, é sugerido que seja instalado o
MegaDoc no computador do usuário. Este procedimento também poderá
ser realizado mais tarde.
Passo 2: Instalação do MegaDoc no computador do usuário
Após criar o usuário (conta) você deve instalar o MegaDoc. Para isso clique
no botão Download, que será habilitado após cadastrar o usuário com
sucesso.
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7. Manual de Instruções - MegaDoc
O SEGURO DA SUA NF-E
Após clicar no botão Download você deverá baixar e salvar o instalador do
MegaDoc no seu computador (Save/Salvar), ou instalá-lo diretamente sem
gravar o arquivo (Run/Executar), conforme imagem abaixo.
Ao executar o instalador do MegaDoc, siga os passos abaixo.
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8. Manual de Instruções - MegaDoc
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9. Manual de Instruções - MegaDoc
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Após clicar no botão fechar o MegaDoc estará instalado no seu
computador.
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10. Manual de Instruções - MegaDoc
O SEGURO DA SUA NF-E
Observação: existe outra forma de fazer a instalação do MegaDoc no
computador do usuário. A segunda forma de instalação do MegaDoc pode
ser feita a qualquer momento após o usuário ter sido cadastrado. Para isso,
faça o “Login” no site www.megadoc.com.br, informando seu email e senha
e clique no botão entrar.
Após se “logar” você estará na área restrita do site. Nesta área existe uma
opção chamada “Download”. Você deve clicar nela e em seguida clicar no
botão “Baixe agora”, conforme imagem abaixo.
Após o clique no botão “Baixe agora”, você deverá baixar e salvar o
instalador do MegaDoc no seu computador (Save/Salvar), ou instalá-lo
diretamente sem gravar o arquivo (Run/Executar), conforme imagem
abaixo.
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11. Manual de Instruções - MegaDoc
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Ao executar o instalador do MegaDoc, siga os passos abaixo.
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12. Manual de Instruções - MegaDoc
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13. Manual de Instruções - MegaDoc
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Após clicar no botão fechar o MegaDoc estará instalado no seu
computador.
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14. Manual de Instruções - MegaDoc
O SEGURO DA SUA NF-E
3. Configuração do MegaDoc no seu computador
Após instalar o MegaDoc no seu computador, você deverá configurá-lo.
Para isso clique no ícone do MegaDoc localizado no “Desktop” do seu
computador.
Informe seu email, sua senha e clique no botão “Login”.
Escolha as pastas (diretórios) onde estão suas NF-e Federais (entrada e
saída), clicando no botão “Novo”.
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15. Manual de Instruções - MegaDoc
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Após clicar no botão “Novo”, escolha o diretório.
Após clicar no botão “OK” o novo diretório está registrado.
Caso precise de outros diretórios, clique novamente no botão “Novo” e
escolha o outro diretório.
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16. Manual de Instruções - MegaDoc
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Clicando no botão “OK” o novo diretório fica registrado
Você pode selecionar quantos diretórios desejar.
Quando finalizar a escolha dos diretórios clique no botão “Fechar”.
A qualquer momento você poderá escolher outros diretórios e até excluir os
diretórios atualmente em uso.
Será exibida a seguinte janela após a escolha das pastas (diretórios).
A partir deste momento você pode minimizar a janela do MegaDoc
(conforme indicado pela seta acima) e pronto, suas NF-e Federais serão
armazenadas de forma segura pelo MegaDoc.
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17. Manual de Instruções - MegaDoc
O SEGURO DA SUA NF-E
Você poderá alterar as pastas (diretórios) onde estão armazenadas suas
NFe quando desejar. Basta clicar no ícone (atalho) do MegaDoc localizado
no canto direito inferior da janela do Windows (rodapé da janela, lado
direito) para abrir a janela de configuração do sistema. Entre em “Opções /
Administrar Diretórios NF-e” e insira/exclua pastas (diretórios).
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18. Manual de Instruções - MegaDoc
O SEGURO DA SUA NF-E
4. Administração das NF-e Federais armazenadas pelo MegaDoc
Para consultar as NF-e Federais armazenadas pelo MegaDoc, faça o login
no site www.megadoc.com.br, informando seu email, sua senha e clique no
botão entrar.
Após se “logar” você estará na área restrita do site. Escolha a opção
“Consultas”, selecione a empresa e preencha os filtros que desejar, acione
o botão buscar e pronto, você consultará suas NF-e Federais.
Além da consulta, nesta janela o usuário do MegaDoc poderá enviar emails
dos XML´s da NF-e para os destinatários, fazer o download das NF-e
carregadas e até consultar um relatório que simula o DANFE.
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19. Manual de Instruções - MegaDoc
O SEGURO DA SUA NF-E
Os campos disponíveis na janela de consulta são:
1. NF: este campo identifica o status da NF. Os códigos de status
gerados pelo MegaDoc são:
Código do
Descrição do Status
Status
S NF-e não assinada digitalmente
P NF-e sem protocolo de autorização
NF-e com chave de acesso inválida
i. UF do emitente da NF-e inconsistente com a chave de acesso;
ii. Ano e mês da emissão da NF-e inconsistente com a chave de acesso;
iii. CNPJ do emitente da NF-e inconsistente com a chave de acesso;
iv. Modelo da NF-e inconsistente com a chave de acesso;
K
v. Série da NF-e inconsistente com a chave de acesso;
vi. Número da NF-e inconsistente com a chave de acesso;
vii. Código numérico Número da NF-e inconsistente com a chave de acesso;
viii. Dígito verificador da chave de acesso inválido.
A NF-e autorizada
C NF-e cancelada
D NF-e denegada
R NF-e rejeitada
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20. Manual de Instruções - MegaDoc
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2. DL: este campo indica se o destinatário já fez o download do XML da
NF-e enviada por email pelo MegaDoc:
: destinatário ainda não fez o download
: destinatário já fez o download
Uma outra informação importante é a data que foi feito o download.
Isto pode ser obtido passando o mouse sobre o símbolo que indica
que o destinatário já fez o download:
Observação: este campo somente estará ativo no caso de NF-e de
saída.
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21. Manual de Instruções - MegaDoc
O SEGURO DA SUA NF-E
3. EM: este campo indica se o destinatário tem email cadastrado no
MegaDoc:
:destinatário sem email cadastrado no MegaDoc
:destinatário com email cadastrado no MegaDoc
Para consultar o email associado, o usuário deve passar o mouse
sobre o símbolo que indica que o destinatário tem email cadastrado
no MegaDoc.
Clicando duas vezes sobre o envelope, o MegaDoc permitirá a
inclusão / alteração do email do destinatário que receberá os
arquivos XML da NF-e. Uma vez cadastrado o email do destinatário,
todas as NF-e deste serão enviadas para o email associado.
Após incluir / alterar / excluir o endereço de email do destinatário,
automaticamente o MegaDoc dispara um email para o endereço
cadastrado com os links para que o destinatário faça o download do
XML da NF-e.
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22. Manual de Instruções - MegaDoc
O SEGURO DA SUA NF-E
Exemplo do email enviado pelo MegaDoc.
Depois de registrado o email do destinatário, todas as NF-e
deste cliente carregadas no MegaDoc, automaticamente, serão
entregues no email cadastrado.
Observação: este campo somente estará ativo no caso de NF-e de
saída.
4. Número da NF: exibe o número da NF-e
5. Série: exibe a série da NF-e
6. UF: exibe a UF do destinatário no caso de NF-e de saída ou a UF do
emitente no caso de NF-e de entrada
7. E/S: indica se é uma NF-e de “E”ntrada ou “S”aída
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23. Manual de Instruções - MegaDoc
O SEGURO DA SUA NF-E
8. Emissão: exibe a data de emissão da NF-e
9. Razão Social: exibe a razão social do destinatário no caso de NF-e
de saída ou do emitente no caso de NF-e de entrada
10. Total: exibe o valor total da NF-e
11. ICMS: exibe o valor do ICMS da NF-e
12. IPI: exibe o valor do IPI da NF-e
13. PIS: exibe o valor do PIS da NF-e
14. COFINS: exibe o valor da COFINS da NF-e
15. ICMS-ST: exibe o valor do ICMS de Substituição Tributária da NF-e
16. ISS: exibe o valor do ISS da NF-e
17. Frete: exibe o valor do frete da NF-e
18. Seguro: exibe o valor do seguro da NF-e
19. Outras: exibe o valor de outras despesas da NF-e
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24. Manual de Instruções - MegaDoc
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5. Relatório de simulação do DANFE
Caso queira ver informações detalhadas de alguma NFe, basta clicar no
número do documento para ver as informações em formato DANFE.
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25. Manual de Instruções - MegaDoc
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6. Download das NF-e
Caso queira fazer o download de alguma(s) NF-e, basta selecionar quais
são as notas e clicar no botão download e salvar o arquivo na pasta
(diretório desejado):
Observação: para marcar todas as NF-e da consulta realizada, clique no
quadro exibido no cabeçalho da consulta.
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26. Manual de Instruções - MegaDoc
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7. Atualização dos dados cadastrais
Para atualizar os dados cadastrais, faça o login no site
www.megadoc.com.br, informando seu email, sua senha e clique no botão
entrar.
Após logado, clique no link “Meu Cadastro” situado no canto superior
esquerdo da janela.
Seus dados serão exibidos no formulário abaixo. Todos os campos, exceto
o CPF, podem ser alterados.
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27. Manual de Instruções - MegaDoc
O SEGURO DA SUA NF-E
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28. Manual de Instruções - MegaDoc
O SEGURO DA SUA NF-E
8. Cadastro de outras empresas emitentes da NF-e
Para cadastrar/editar suas empresas emitentes no MegaDoc, faça o login
no site www.megadoc.com.br, informando seu email, sua senha e clique no
botão entrar.
Após logado, clique no link “Meu Cadastro” situado no canto superior
esquerdo da janela.
Cadastre novas empresas emitentes digitando o “Nome da Empresa” e o
“CNPJ”. Depois clique no botão “Nova Empresa”.
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29. Manual de Instruções - MegaDoc
O SEGURO DA SUA NF-E
Também é possível editar empresas já cadastradas, clicando no ícone do
lápis. Após alterar o “Nome da Empresa” clique no botão “Alterar Empresa”.
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30. Manual de Instruções - MegaDoc
O SEGURO DA SUA NF-E
9. Suporte MegaDoc
Em caso de dúvida entre em contato através do email de suporte no site
www.megadoc.com.br.
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