NOTA DINAS

MANUAL
APLIKASI
PERSURATAN
e-Government System

Portal-Groupware-EDMS

i

DAFTAR ISI
Halaman
DAFTAR ISI................................................................................................................................................1
LAMPIRAN FLOWCHART......................................................................................................122............1
BAB I............................................................................................................................................................1
MANUAL PERSETUJUAN.......................................................................................................................1
1.1 Penjelasan Diagram Alur (Flowchart)...............................................................................................2
1.1.1 Penjelasan Diagram Alur Pembuatan Nota Dinas..................................................................2
1.1.2 Penjelasan Diagram Alur Pembuatan Surat Undangan..........................................................5
1.1.3 Diagram Alur Pembuatan Nota Dinas Proyek.......................................................................7
1.1.4 Diagram Alur Pembuatan Surat Keputusan (SK)..................................................................8
1.1.5 Diagram Alur Pembuatan Surat Perintah / Surat Tugas, dan sejenisnya ..............................9
1.2 Manual membuat Nota Dinas, Memo ,dll (Draft Dengan Header)...................................................10
1.3 Manual Membuat Nota Dinas Proyek..............................................................................................36
1.4 Manual Membuat SK (Draft Tanpa Header)....................................................................................46
1.5 Manual Membuat Surat Perintah/Surat Tugas ................................................................................61
BAB II........................................................................................................................................................72
MANUAL DISPOSISI..............................................................................................................................72
2.1 Disposisi Surat Masuk......................................................................................................................73
2.2 Disposisi Nota Dinas atau Dokumen Persetujuan yang lain.............................................................80
2.3 Disposisi Bertingkat.........................................................................................................................91
BAB III.......................................................................................................................................................99
MANUAL EDMS......................................................................................................................................99
BAB IV.....................................................................................................................................................113
UPLOAD FILE TANDA TANGAN PERSETUJUAN.........................................................................113
BAB V.......................................................................................................................................................116
SETTING ABSEN (PLH).......................................................................................................................116

LAMPIRAN FLOWCHART......................................................................................................122

i

PORTAL, GROUPWARE, EDMS

BAB I
MANUAL PERSETUJUAN
Dokumen Persetujuan adalah jenis surat internal yang digunakan di lingkungan Otorita Batam.
Pada sistem Groupware, dokumen surat dibedakan menjadi dua klasifikasi yaitu: Draft
Dengan Header dan Draft Tanpa Header.
Draft Dengan Header adalah jenis surat yang digunakan internal Otorita dimana :
 Nomor suratnya dikeluarkan secara otomatis oleh sistem,
 Surat ditandatangani secara elektronik (kotak tanda tangan elektronik ditampilkan di
bagian atas, di bawah kop surat), dan
 Didistribusikan secara elektronik (melalui sistem) sehingga tidak perlu dicetak/diprint.
Sedangkan Draft Tanpa Header adalah dokumen surat yang:
 Memerlukan tanda tangan asli penyetuju (bukan tanda tangan elektronik),
 sehingga perlu dicetak untuk dibubuhkan tanda tangan asli
 kemudian diedarkan seperti biasa dalam bentuk hardcopy
Persamaan keduanya adalah, penomoran dokumen dikeluarkan secara otomatis oleh system
sesuai dengan jalur persetujuan.
Dalam dokumen manual ini, terdiri dari 4 sub manual secara detail, yaitu:
A. Manual membuat Nota Dinas, Memo ,dll (Draft Dengan Header)
B. Manual Membuat Nota Dinas Proyek
C. Manual Membuat SK (Draft Tanpa Header)
D. Manual Membuat Surat Perintah/Surat Tugas (Draft Tanpa Header dengan tanda
tangan eselon 2)

Badan Pengusahaan Batam

1


Berikut adalah penjelasan diagram alur untuk membuat dokumen persetujuan elektronik dalam
Groupware:
1.1 Penjelasan Diagram Alur (Flowchart)
1.1.1 Penjelasan Diagram Alur Pembuatan Nota Dinas
Pencetus Nota Dinas (yang memiliki kepentingan terhadap isi nota dinas) menentukan
apakah membuat konsep nota dinas sendiri pada aplikasi Groupware atau mendelegasikan
tugas pembuat konsep kepada staf
1.
Bila membuat konsep nota dinas sendiri
2.
Membuka aplikasi portal: ep.batam.go.id.
Login dengan user ID dan password bersangkutan
3.
Membuka menu persuratan di: [Groupware] > [Persetujuan]
4.
Pilih menu [Draft] > Nota Dinas [draft] dan mulai melengkapi isi
surat seperti membuat Nota Dinas biasa
5.
Mengatur jalur Persetujuan. Klik [Jalur Persetujuan]
6.
Menentukan siapa yang bertanda tangan di Nota Dinas tersebut.
7.
Apabila surat memerlukan persetujuan user lain (Misal: Pencetus
adalah eselon 3 dan surat butuh persetujuan eselon 2 atau level lebih tinggi) maka
perlu ditambahkan orang yang akan menyetujui pada [Daftar Penanda tangan Surat].
8.
Jika yang bertanda tangan di surat hanya pencetus surat maka
ketika mengatur jalur persetujuan tidak perlu menambahkan user lain di [Daftar
Penanda tangan Surat]self approval.
•
Memasukkan Kata Sandi (Kata Sandi Persetujuan) dan
memilih menu [Kirim].
•
Jika surat merupakan self approval (penanda tangan adalah
orang yang membuat surat), maka nomor surat akan otomatis langsung
dikeluarkan system dan surat final tersimpan pada [Folder Pribadi].
•
Namun bila surat masih memerlukan persetujuan orang lain
maka nomor surat akan dikeluarkan system jika penyetuju menyetujui surat.
•
Untuk penyetuju, dokumen/surat akan tersimpan pada
[Folder Umum].
9.
Pencetus/pembuat Nota Dinas mendistribusikan Nota Dinas
(Mengirim Nota Dinas ke user/unit tujuan), dapat dengan 2 (dua) cara:
Cek/Tandai Checkbox surat yang ingin didistribusikan di [Folder
Pribadi] kemudian pilih [Distribusikan] dan atur user penerima/tujuan surat dari
bagan organisasi.
Klik judul surat sehingga surat akan ditampilkan. Selanjutnya pilih
[Distribusikan] dan atur user penerima/tujuan surat dari bagan organisasi.
catatan: Nota Dinas yang ditujukan kepada Ketua dan Deputi dikirim/didistribusikan
kepada TU-nya terlebih dahulu. Sedangkan untuk Nota Dinas kepada tingkat
esselon 2 selain dikirim kepada yang bersangkutan juga didistribusikan kepada TUnya

2



10.
Mengecek waktu pembacaan dokumen yang telah dikirim sesuai
daftar distribusi.
•
Pilih icon di sebelah kiri nomor surat
•
Cek waktu pembacaan surat (apabila kolom [dibaca] kosong,
maka penerima belum membaca surat tersebut)
11.
Unit/Pihak
penerima
Nota
Dinas
membuka
surat
di
[Groupware]>[Persetujuan]>[Folder Umum]. Jika yang bersangkutan telah membuka file
suratnya, maka history tanggal dan jam pembacaan surat akan disimpan oleh system.
12.
Bagi penerima Nota Dinas, bila ingin membalas nota dinas sama
dengan langkah-langkah membuat Nota Dinas baru tetapi dengan melampirkan Nota
Dinas terkait yang diterima.
13.
Apabila mendelegasikan tugas membuat konsep kepada orang lain,
pencetus surat bisa menggunakan 2 (dua) cara:
•
Mengirim email kepada staff bersangkutan lewat Portal dengan langkah
sbb:
•
Login di ep.batam.go.id
• Pilih menu [Groupware] > [Mail] > [Tulis Baru] untuk mulai membuat email
• Email dikirim kepada staff
•
Mengirim penugasan lewat menu [Tugas] di Groupware
•
Login di ep.batam.go.id
•
Pilih menu [Groupware] > [Tugas] > [Penugasan]
untuk mulai membuat penugasan
•
Memilih orang yang akan menerima penugasan di
[Cari Pengguna]
14.
Staf menerima pendelegasian tugas.
Bila perintah diterima via menu [Mail]:
• Staf membuat konsep seperti biasa di Ms.Word
Bila perintah diterima via menu [Penugasan]
•
Staf yang menerima penugasan di [Daftar Tugas],
selanjutnya membuat konsep surat di Ms. Word (di Luar sistem)
15.
Staf mengirim hasil konsep surat yang telah dibuat di Ms. Word.
Untuk [Mail]:
• Staf membalas email dengan melampirkan konsep yang telah dibuat di Ms.
Word sebelumnya.
• pencetus menerima email balasan beserta konsep surat dari staff
Untuk [Penugasan]:
•
Staff mengirim balasan penugasan di [Laporan
Proses] di [Daftar Tugas] terkait dengan melampirkan konsep surat yang telah
dibuat di Ms.Word
•
Pencetus menerima progress di [Progress
Penugasan] dari staff terkait
16.
Pencetus yang telah menerima konsep surat dari staff terkait,
membuka aplikasi persuratan di: [Groupware] > [Persetujuan] > [Draft] > Nota Dinas
[draft] sama seperti langkah-langkah membuat Nota Dinas baru.
•
Copy-Paste konsep surat dari Ms.Word ke system (lihat
langkah-langkah menyalin dokumen di system pada penjelasan manual Nota
Dinas)
3


Bila pembuat konsep adalah user lain (staff) dan pencetus hanya sebagai penyetuju
1. Staf yang didelegasikan membuka aplikasi portal.
2. Staf membuat Nota Dinas di: [Groupware]>[Persetujuan]>[Draft]> Nota Dinas
[draft].
3. Staf mengatur jalur persetujuan kepada pencetus nota dinas yang
mendelegasikan pembuatan konsep nota dinas.
4. Pencetus Nota Dinas menyetujui surat melalui : [Groupware] > [Persetujuan] >
[Folder Umum]
5. Nomor surat dikeluarkan system, tanda tangan elektronik ditampilkan pada surat
6. Tanda tangan yang ditampilkan di surat adalah tanda tangan pembuat surat
(staf) dan penyetuju (pencetus surat)
7. Surat yang disetujui akan disimpan secara otomatis di [Folder Pribadi] untuk
pembuat surat dan di [Folder Umum] untuk penyetuju surat.
8. Pihak-pihak yang menerima surat (Pembuat konsep dan Pencetus surat) dapat
mendistribusikan surat sesuai daftar distribusi.
9. Pembuat Surat mendistribusikan Nota Dinas (Mengirim Nota Dinas ke user/unit
tujuan), dapat dengan 2 (dua) cara:
•
Cek/Tandai Checkbox surat yang ingin didistribusikan di [Folder
Pribadi] untuk pembuat konsep, di [Folder Umum] untuk pencetus surat
kemudian pilih [Distribusikan] dan atur user penerima/tujuan surat.
•
Klik judul surat sehingga surat akan ditampilkan. Selanjutnya pilih
[Distribusikan] dan atur user penerima/tujuan surat.
Catatan: Nota Dinas yang ditujukan kepada Ketua dan Deputi dikirim/didistribusikan
kepada TU-nya terlebih dahulu. Sedangkan untuk Nota Dinas kepada tingkat
esselon 2 selain dikirim kepada yang bersangkutan juga didistribusikan kepada TUnya
10.
Mengecek waktu pembacaan dokumen yang telah dikirim
sesuai daftar distribusi.
•
Pilih icon di sebelah kiri nomor surat.
•
Cek waktu pembacaan surat (apabila kolom [dibaca]
kosong, maka penerima belum membaca surat tersebut).

4



1.1.2 Penjelasan Diagram Alur Pembuatan Surat Undangan
Pencetus Surat Undangan (yang memiliki kepentingan terhadap isi undangan) menentukan
apakah membuat konsep undangan sendiri pada aplikasi Groupware atau mendelegasikan
tugas pembuat konsep kepada staf
1.
Bila membuat konsep Undangan sendiri
2.
Membuka aplikasi portal: ep.batam.go.id.
Login dengan user ID dan password bersangkutan
3.
4.
Pilih menu [Draft] > Surat Undangan [draft] dan mulai
melengkapi isi surat seperti membuat Surat Undangan biasa
5.
Mengatur jalur Persetujuan. Klik [Jalur Persetujuan]
6.
Menentukan siapa yang bertanda tangan di Undangan tersebut.
7.
Apabila surat memerlukan persetujuan user lain (Misal:
Pencetus adalah eselon 3 dan surat butuh persetujuan eselon 2 atau level lebih tinggi)
maka perlu ditambahkan orang yang akan menyetujui pada [Daftar Penanda tangan
Surat].
8.
Jika yang bertanda tangan di surat hanya pencetus surat maka
ketika mengatur jalur persetujuan tidak perlu menambahkan user lain di [Daftar
Penanda tangan Surat]self approval.
•
Memasukkan Kata Sandi (Kata Sandi Persetujuan) dan
memilih menu [Kirim].
•
Jika surat merupakan self approval (penanda tangan adalah
orang yang membuat surat), maka nomor surat akan otomatis langsung
dikeluarkan system dan surat Undangan final tersimpan pada [Folder Pribadi].
•
Namun bila surat masih memerlukan persetujuan orang lain
maka nomor surat akan dikeluarkan system jika penyetuju menyetujui surat.
•
Untuk penyetuju, dokumen/surat akan tersimpan pada
[Folder Umum].
9.
Pencetus/pembuat Undangan mendistribusikan Undangan
(Mengirim Undangan ke user/unit tujuan), dapat dengan 2 (dua) cara:
• Cek/Tandai Checkbox surat yang ingin didistribusikan di [Folder Pribadi]
kemudian pilih [Distribusikan] dan atur user penerima/tujuan surat dari bagan
organisasi.
• Klik judul surat sehingga surat akan ditampilkan. Selanjutnya pilih [Distribusikan]
dan atur user penerima/tujuan surat dari bagan organisasi.
5


Catatan: Undangan yang ditujukan kepada Ketua dan Deputi dikirim/didistribusikan
kepada TU-nya terlebih dahulu. Sedangkan untuk Undangan kepada tingkat esselon
2 selain dikirim kepada yang bersangkutan juga didistribusikan kepada TU-nya
10.
Mengecek waktu pembacaan dokumen yang telah dikirim
sesuai daftar distribusi.
• Pilih icon di sebelah kiri nomor surat
• Cek waktu pembacaan surat (apabila kolom [dibaca] kosong, maka penerima
belum membaca surat tersebut)

11.
Pihak
penerima
Nota
Dinas
membuka
surat
di
[Groupware]>[Persetujuan]>[Folder Umum]. Jika yang bersangkutan telah membuka file
suratnya, maka history tanggal dan jam pembacaan surat akan disimpan oleh system.
12.
Pihak Pencetus/Pembuat Undangan membuat agenda berdasarkan
undangan yang didistribusikan sehingga pihak penerima undangan dapat melakukan
konfirmasi langsung melalui agenda yang disharing tersebut. Dengan catatan, pihak
pembuat undangan juga mencantumkan pada undangannya untuk konfirmasi kehadiran
melalui agenda yang telah disharing.
13.
Untuk
membuat
agenda
pilih
menu
[Groupware]>[Agenda]>[Menulis Jadwal]
14.
Untuk men-sharing para undangan pada agenda terkait, tambahkan
undangan pada field Anggota>Cari Pengguna. Sehingga akan muncul jendela baru
bagan organisasi. Pilih undangan yang menerima distribusi surat.
15.
Pihak penerima undangan setelah membaca surat undangan,
membuka menu [Agenda] dan melihat jadwal agenda yang disharing. Klik judul agenda
terkait sesuai undangan
16.
Melakukan konfirmasi kehadiran
17.
Pembuat undangan dan agenda memeriksa konfirmasi kehadiran
undangan.

6



1.1.3 Diagram Alur Pembuatan Nota Dinas Proyek
1.
[Asumsi bahwa pencetus surat (PPK Proyek) membuat konsep
sendiri dari aplikasi Groupware]
• Langkah-langkah hampir sama dengan membuat Nota Dinas
• Membuka aplikasi portal: ep.batam.go.id
• Login dengan user ID dan password bersangkutan
2.
Membuka menu persuratan di: [Groupware]>[Persetujuan]
3.
Memilih [Draft]> Nota Dinas Proyek [draft] dan mulai melengkapi isi
surat
4.
Menulis kode singkatan proyek di input field [No. Dokumen]. Misal :
PPK xxx. Bila membutuhkan karakter &,-,/ disarankan menggunakan double byte
character yang sudah disediakan system di [Groupware]>[Data]>[Public]>karakter.txt.
Copi paste karakter ke field yang telah disediakan.
5.
Mengatur jalur Persetujuan  Jika yang bertanda tangan di surat
hanya pencetus surat maka ketika mengatur jalur persetujuan tidak perlu
menambahkan user lain di [Daftar Penanda tangan Surat]. Namun, bila surat
memerlukan persetujuan user lain (Misal: Pencetus adalah eselon 3 dan surat butuh
persetujuan eselon 2 atau level lebih tinggi) maka untuk jalur persetujuan ditambahkan
orang yang akan menyetujui pada [Daftar Penanda tangan Surat].
•
Memasukkan Kata Sandi
•
Memilih menu [Kirim].
6.
Nomor akan dikeluarkan otomatis oleh system
•
Jika surat merupakan self approval (penanda tangan
adalah orang yang membuat surat), maka nomor surat akan otomatis langsung
dikeluarkan system. dan surat final tersimpan pada [Folder Pribadi].
•
Namun bila surat masih memerlukan persetujuan orang
lain maka nomor surat akan dikeluarkan system jika penyetuju menyetujui surat. Dan
surat final akan tersimpan pada [Folder Umum].
7


7.
Apabila perlu untuk mencetak Nota Dinas Proyek dalam bentuk
Hardcopy dengan catatan tanda tangan elektronik akan ditampilkan pada surat.
8.
Untuk mencetak dokumen klik judul dokumen dan pilih [Cetak]
9.
Mendistribusikan Nota Dinas (Mengirim Nota Dinas ke user/unit
- Cek/Tandai Checkbox surat yang ingin didistribusikan di [Folder Pribadi] kemudian
pilih [Distribusikan] dan atur user penerima/tujuan surat.
- Klik judul surat sehingga surat akan ditampilkan. Selanjutnya pilih [Distribusikan] dan
atur user penerima/tujuan surat.
10.
daftar distribusi.
- Pilih icon di sebelah kiri nomor surat
- Cek waktu pembacaan surat (apabila kolom [dibaca] kosong, maka penerima belum
membaca surat tersebut)

1.1.4 Diagram Alur Pembuatan Surat Keputusan (SK)

8

1.
Pencetus SK membuat SK melalui Groupware, dengan membuka
ep.batam.go.id
2.
Mengakses [Groupware] > [Persetujuan]
3.
Memilih menu [Draft] > [Draft Tanpa Header] > [Keputusan] dan
mulai melengkapi isi surat seperti biasa.
4.
Mengatur Jalur Persetujuan. Sesuai dengan kebijakan persuratan
yang telah disepakati maka jalur persetujuannya adalah sbb:
Pencetus SK  Bagian Hukum (Biro Umum)  Biro Sekretariat dan Protokol
 Deputi Administrasi & Perencanaan  Ketua Otorita Batam
dengan syarat Bila unit pencetus SK berada di bawah Deputi selain Deputi
Adm&Perencanaan, maka jalur persetujuan terlebih dahulu diatur ke deputi
bersangkutan. Misal: Deputi Operasi atau Deputi Pengawasan dan Pengendalian
5.
Mengirim dokumen melalui menu [kirim].
6.
Maka Dokumen SK akan berjalan di system sesuai dengan jalur
persetujuan yang telah diatur. Penerima pertama adalah penyetuju pertama. Setelah
penyetuju I menyetujui dokumen maka dokumen akan otomatis terkirim ke penyetuju II.
Sebelum menyetujui, disarankan untuk melakukan pengecekan apakah jalur
persetujuan telah diatur sesuai kebijakan. Bila belum memenuhi alur yang sebenarnya
bisa dilakukan modifikasi atau penambahan pada fungsi [Modifikasi Jalur Persetujuan].
7.
Setelah penyetuju terakhir (KA. OB) menyetujui SK elektronik,
maka nomor surat akan otomatis dikeluarkan oleh system. Pencetus, Penyetuju I (Bag.
Hukum Biro Umum), Penyetuju II (Biro Sekretariat), Penyetuju III (Deputi Adren),
Penyetuju IV (Ketua Otorita Batam) akan menerima arsip surat elektronik di foldernya
masing-masing. Untuk pencetus, akan menerima di [Folder Pribadi] sedangkan
penyetuju akan menerima dokumen di [Folder Umum]


8.
Setelah nomor keluar dan arsip surat (SK) tersimpan di Groupware
maka Biro Sekretariat mulai mencetak (print) surat untuk kemudian dibawa kepada
Ketua Otorita Batam untuk dimintakan tanda tangan pada SK tersebut.
9.
SK yang telah ditanda tangani merupakan SK yang sah
10.
Hasil final SK dengan tanda tangan Ketua, discan dan diarsipkan
Biro Sekretariat bagian Arsip dan dokumentasi ke EDMS. Sehingga bagian Ardok
dapat memeriksa antara dokumen SK yang telah disetujui di Groupware dengan
dokumen asli yang telah diarsipkan di EDMS
11.
Hanya bagian Ardok yang memiliki arsip asli dan hasil scan
dokumen SK. Untuk pihak pencetus SK akan menerima copi atau petikan SK
12.
sedangkan Bag TU Biro Sekretariat juga dapat melihat semua hasil
dokumen final SK yang telah dikeluarkan setiap user di Groupware.

1.1.5 Diagram Alur Pembuatan Surat Perintah / Surat Tugas, dan sejenisnya
1.
Pencetus surat (staf, eselon 4, eselon 3) membuat konsep sendiri
dari aplikasi Groupware dengan membuka aplikasi portal: ep.batam.go.id dan login
dengan user ID dan password bersangkutan
2.
3.
Memilih menu [Draft] > [Draft Tanpa Header] > Surat Perintah
[draft] dan mulai melengkapi isi surat
4.
Menulis kode singkatan unit/departemen (eselon 2) di input field
[No. Dokumen]. Misal : S & P, REN, PEG sesuai aturan singkatan yang telah
diberlakukan
Untuk singkatan yang menggunakan karakter (&, -, /) user harus mengcopi dari
daftar karakter yang telah diupload admin di [Groupware] > [Data] > [Public] >
karakter.txt (hal ini dikarenakan system hanya mengenali double byte karakter,
bukan karakter inputan keyboardyang berupa unicode
5.
Mengatur jalur Persetujuan  Jika yang bertanda tangan di surat
hanya pencetus surat maka ketika mengatur jalur persetujuan tidak perlu
menambahkan user lain di [Daftar Penanda tangan Surat]. Namun, bila surat
memerlukan persetujuan user lain (Misal: Pencetus adalah eselon 3 dan surat butuh
persetujuan eselon 2 atau level lebih tinggi) maka untuk jalur persetujuan
ditambahkan orang yang akan menyetujui pada [Daftar Penanda tangan Surat].
6.
Memasukkan Kata Sandi
7.
Memilih menu [Kirim].

9


8.
Jika surat merupakan self approval (penanda tangan adalah orang
yang membuat surat), maka nomor surat akan otomatis langsung dikeluarkan
system.
9.
Namun bila surat masih memerlukan persetujuan orang lain maka
nomor surat akan dikeluarkan system jika penyetuju menyetujui surat.
10.
Dokumen tersimpan di [Folder Pribadi]
11.
Mendistribusikan Nota Dinas (Mengirim Nota Dinas ke user/unit
- Cek/Tandai Checkbox surat yang ingin didistribusikan di [Folder Pribadi]
kemudian pilih [Distribusikan] dan atur user penerima/tujuan surat.
- Klik judul surat sehingga surat akan ditampilkan. Selanjutnya pilih [Distribusikan]
dan atur user penerima/tujuan surat.
12.
daftar distribusi.
- Pilih icon di sebelah kiri nomor surat
Cek waktu pembacaan surat (apabila kolom [dibaca] kosong, maka
penerima belum membaca surat tersebut)

1.2 Manual membuat Nota Dinas, Memo ,dll (Draft Dengan Header)
1. Buka

Browser Internet Explorer dan ketikkan: http://ep.batam.go.id sehingga muncul
halaman berikut

10



2. Login

dengan memasukkan ID dan password masing-masing. [Enter] atau klik tombol
[LOGIN]

Pilih Menu [Groupware] > [Persetujuan] > [Draft]. Pilih / Klik [Draft] di sebelah
kanan ‘Nota Dinas’
3.

Halaman template Nota Dinas yang telah disediakan oleh system dimana
Badan Pengusahaan Singkatan unit adalah unit
Format nomor yang otomatis dikeluarkan oleh system. Batam
4.

11


pembuat surat (user yang membuat draft)

Klik 2 x untuk mem-blok kolom isian sehingga tanda titik dapat dihilangkan.
Selanjutnya, mulai melengkapi informasi surat
5.

Setelah melengkapi informasi pada bagian atas surat, klik 2x pada titik-titik di
bagian editor surat untuk mulai menulis isi surat.
6.

12



Setelah melengkapi isi surat blok semua titik-titik untuk kemudian delete titik
tersebut. (jika tidak didelete, maka titik akan ditampilkan pada surat)
7.

Bila ingin menambahkan format yang tidak ada pada template isi di system
(Misal: numbering, paragraph baru,dll), pembuat draft dapat membuat konsep
tambahan di Ms.Word
8.

13


9.

14

[Select All]  [Copy]



10. Kembali

pada editor di system Groupware. Klik kanan  [Paste]

Selanjutnya, Jendela peringatan/Notifikasi berikut akan ditampilkan. Pilih [Allow
access] untuk melanjutkan ke langkah selanjutnya.
11.


15


Jika jendela berikut muncul (menanyakan cleaning sebelum pasting), pilih

12.

[Cancel]

13.

16

Jika jendela seperti nomor (10) muncul kembali, pilih [Allow access] sekali lagi


14.

Hasil paste dari Ms Word

Atau dapat juga copy-paste langsung dari Ms.Word (membuat isi/konsep surat
terlebih dahulu di Ms. Word kemudian disalin ke sistem).
15.

17


Selesai selesai membuat isi konsep nota dinas di Ms. Word, blok dan klik kanan.
Pilih [Copy]
16.

17.

18

Blok daerah isi surat pada textBadan di system (‘CTRL’ + ‘A’)  Delete.
editor Pengusahaan Batam


Selanjutnya, Klik kanan dan pilih [Paste]

Sama dengan petunjuk copy-paste sebelumnya. Bila muncul jendela peringatan
untuk cleaning seperti gambar di samping, pilih [Cancel]
18.


19


Hasil dokumen yang telah disalin dari Ms. Word dengan adanya perapian
beberapa item (karena text editor tidak seperti Ms.Word, yang mempunyai spell
recognition/pemecahan kata dan ruler/margin yang bisa diatur)
19.

Pilih [Jalur Persetujuan] di bagian atas draft untuk mengatur penyetuju/penanda
tangan surat
20.

14.Jendela

20

berikut akan muncul untuk memulai pengaturan jalur persetujuan.


(1) Di kotak paling kiri (Staff) berisi bagan organisasi yang menampilkan formasi
user tiap unit. klik tanda ‘+’ untuk menampilkan sub unit
(2) Kotak kanan-atas adalah Daftar Penanda tangan surat. Nama pembuat surat
otomatis ditampilkan. Jika ingin menambahkan penyetuju surat, klik nama user di
bagan organisasi kemudian klik [Pilih] di antara kotak bagan organisasi dengan kotak
[daftar Penanda tangan surat]. Maka penyetuju surat akan ditambahkan di bawah
nama pembuat surat (User yang login).
(3) Kotak kanan-bawah adalah Daftar Tembusan

2

1
3

15. Sebagai

contoh Nota dinas yang dibuat hanya perlu ditandatangani oleh 1 user (1)
(2) Daftar Tembusan dapat ditambahkan melalui bagan organisasi di sebelah kiri.

21


Klik nama user di bagan organisasi. Klik [Pilih] yang berada di samping kotak [Daftar
Tembusan] sehingga nama user tersebut berpindah ke [Daftar Tembusan]

1

2

Hasil pengaturan jalur persetujuan untuk penyetuju/penanda tangan surat (1)
ditampilkan berupa kotak tanda tangan elektronik
21.

16. Karena

penanda tangan adalah pembuat surat sendiri (tanpa persetujuan orang
lain) maka langkah selanjutnya adalah (1) memasukkan [Kata Sandi] dan (2) Klik

22


[Kirim] untuk mengeluarkan nomor surat secara otomatis. Surat belum dikirim ke
tujuan surat, menu [Kirim] dalam hal ini hanya untuk mengeluarkan nomor surat.
2
1

17.Hasil

surat final (yang telah diberi nomor oleh sistem) disimpan di [Folder Pribadi].
Surat ini belum didistribusikan ke manapun. Hanya pembuat surat yang memiliki
arsip surat.

18.Klik

judul untuk melihat hasil surat dengan nomor dan tanda tangan elektronik

23


19.Jika

ingin menambahkan lebih dari 1 penyetuju surat.

(1) Klik nama user sebagai penyetuju surat berikutnya di bagan organisasi
(2) Nama penyetuju akan ditambahkan di kotak [Daftar Penanda tangan surat] di
bawah nama pembuat surat

1

20. Nama

2

penyetuju di [Jalur Persetujuan] akan ditambahkan di kotak tanda tangan
elektronik seperti di samping.

24


(1) Masukkan Kata Sandi Persetujuan
(2) Klik [Kirim] untuk mengirimkan surat ke penyetuju selanjutnya.

2
1

22.

Surat yang belum disetujui oleh penyetuju ke-1 tersimpan di [Dalam Proses]

Untuk mengetahui progress persetujuan surat, Klik icon kecil di samping judul
surat. Maka akan ditampilkan Informasi Dokumen. Pada table dapat dilihat bahwa
Badan Pengusahaan waktu
penyetuju pertama belum menyetujui surat (ada history Batampersetujuan)
23.

25


Jika judul surat di-klik maka tampilan surat yang belum disetujui adalah sebagai
berikut. Dimana tanda tangan penyetuju pertama belum ada dan nomor surat belum
dikeluarkan system.
24.

21.Login

sebagai penyetuju surat
Di halaman muka Portal (setelah login) terdapat notifikasi [Pesan Baru]. Bila ada
surat yang memerlukan persetujuan ada di [Persetujuan] > Permohonan. Gambar di
samping menunjukkan bahwa ada 1 permohonan untuk disetujui.

26


22.Klik

link Permohonan tersebut maka akan diarahkan ke menu
[Groupware]>[Persetujuan]>[Permohonan]
Klik judul surat

23.Sistem

menampilkan halaman persetujuan surat

Misal; Setelah memeriksa isi surat, ternyata penyetuju ingin mengoreksi dan
mengembalikan surat kepada pembuat Pengusahaan Batam
Badan

27


Tambahkan Opini. Misal: tolong diedit

Klik [Edit] untuk menambahkan komentar pada isi surat atau untuk mengedit
langsung. Maka akan muncul jendela notifikasi untuk mengedit.
25.

24. Tambahkan

komentar pada isi surat atau edit isi surat secara langsung (1).

(2) Klik Tolak untuk mengembalikan dokumen kepada pembuat
28



2

1

25. Dokumen

akan otomatis dikembalikan kepada si pembuat. Di
[Groupware]>[Persetujuan]>[Dikembalikan]
Klik judul untuk melihat surat yang ditolak/dikembalikan

26.

Tampilan surat yang dikembalikan. Terdapat stempel Return di kotak tanda

29


tangan elektronik (1) dan Opini penyetuju yang mengembalikan surat (2)

2

1

26. Setelah

meng-edit isi surat maka pembuat menginisialisasi kotak tanda tangan
persetujuan dengan mengatur dan menyimpan kembali [Jalur Persetujuan]
sehingga hasilnya ditampilkan seperti gambar di samping (1)
Setelah itu memasukkan [Kata Sandi] (2) dan [Kirim] surat untuk mengirimkan
kembali surat kepada penyetuju pertama (3)
3

2

1

27. Penyetuju

(2)
30

menerima kembali dokumen pada [Permohonan] (1). Klik judul surat


2
1

28.Penyetuju

menyetujui surat.

(1) Menambahkan opini
(2) Memasukkan Kata Sandi
(3) Klik [setujui]
3
2
1

Hasil surat yang telah disetujui tersimpan di [Folder Umum] untuk user
penyetuju surat.
32.

31


Sedangkan untuk pembuat surat, dokumen final yang telah disetujui tersimpan di
[Folder Pribadi]
33.

Tampilan dokumen yang telah disetujui dengan tanda tangan elektronik
(berhubung penyetuju surat belum meng-upload scan tanda tangannya maka
34.

32


system menampilkan stempel default Approval sebagai tanda menyetujui
dokumen) dan opini penyetuju

Cek history persetujuan pada icon kecil di samping judul. Maka jam persetujuan
akan dicatat system.
35.


33


Setelah dokumen disetujui (nomor keluar secara otomatis oleh sistem),
selanjutnya adalah mendistribusikan dokumen ke tujuan (Yth). Cek pada kotak di
samping nomor dan judul surat bersangkutan dan pilih [Distribusikan]
36.

37.

Maka akan tampil jendela [Distribusi Surat] sebagai berikut

38. Klik

nama user penerima distribusi surat pada bagan organisasi (harap hati-hati
untuk tidak memilih folder departemen karena surat akan dikirim ke departemen
jika kita memilih folder). maka nama user yang dipilih akan dipindahkan ke kotak
sebelah kanan, [Daftar Distribusi Surat]
34



Klik [Kirim] sehingga muncul jendela notifikasi bahwa dokumen telah dikirim
seperti gambar di samping.
39.

40.

Untuk memeriksa bahwa dokumen telah diterima oleh tujuan surat, cek icon di
sebelah judul surat sehingga muncul jendela Informasi Dokumen seperti gambar
di samping.

35


Jika kolom [Dibaca] kosong, maka penerima belum membuka surat tersebut.
Sebaliknya, kolom ini akan menampilkan waktu pembacaan dokumen

1.3 Manual Membuat Nota Dinas Proyek
Buka Browser Internet Explorer dan ketikkan: http://ep.batam.go.id sehingga
muncul halaman berikut
1.

36


2. Login dengan memasukkan ID dan password masing-masing. [Enter] atau klik
tombol [LOGIN]

3.

Pilih Menu [Groupware] > [Persetujuan] > [Draft]. Pilih / Klik [Draft] di sebelah
kanan ‘Nota Dinas Proyek’


37


Halaman template Nota Dinas Proyek yang telah disediakan oleh system.
Format nomor yang otomatis dikeluarkan oleh system. Singkatan unit diinputkan
manual oleh user pembuat draft sesuai proyek bersangkutan. Misal yang
mengeluarkan Nota Dinas adalah PPK e-Gov
4.

Selanjutnya, mulai melengkapi informasi surat
5.

38


Setelah melengkapi informasi pada bagian atas surat, klik 2x pada titik-titik di
bagian editor surat untuk mulai menulis isi surat.
6.

Setelah melengkapi isi surat blok semua titik-titik untuk kemudian delete titik
tersebut. (jika tidak didelete, maka titik akan ditampilkan pada surat)
7.

39


8.

Mengatur [Jalur Persetujuan]

Tampilan hasil pengaturan [Jalur Persetujuan] pada kotak tanda tangan
elektronik
9.

40



Dokumen Nota Dinas Proyek yang nomornya telah dikeluarkan system tersimpan
di [Folder Pribadi]
10.

Hasil final dokumen nota dinas proyek. Siap untuk didistribusikan /dikirim ke
tujuan surat dengan memilih [Distribusikan]
11.

41


atau dengan cara: Cek kotak di sebelah kiri nomor surat. kemudian Klik
[Distribusikan]
12.

Memilih user penerima distribusi surat. Klik nama user di bagan organisasi, maka
otomatis dipindahkan ke kotak sebelah kanan yaitu [Daftar Distribusi Surat]
13.

42


14.

Notifikasi bahwa dokumen telah dikirim

Cek distribusi surat dengan mengklik icon kecil di sebelah kiri nomor dokumen.
Maka akan ditampilkan jendela baru sbb:
15.

43


Ilustrasi menerima surat: Login sebagai Penerima distribusi surat. Notifikasi surat
yang diterima terdapat pada [Pesan Baru] > [Persetujuan]. Pada gambar di
samping terdapat 1 Persetujuan yang diterima (Nota Dinas Proyek yang
didistribusikan)
16.

17.

44

Daftar dokumen yang diterima di [Folder Umum]


18.

Penerima distribusi melihat isi surat

Setelah penerima surat pertama membuka surat, maka history pembacaan surat
akan dicatat system.
19.


45


1.4 Manual Membuat SK (Draft Tanpa Header)
46


1.

Login dengan memasukkan ID dan password masing-masing. [Enter] atau klik
tombol [LOGIN]
2.

3.

Pilih Menu [Groupware] > Badan Pengusahaan Batam
[Persetujuan] > [Draft]. Pilih / Klik [Draft] di

47


sebelah kanan ‘Keputusan’

Halaman template Nota Dinas yang telah disediakan oleh system. Format
nomor otomatis dikeluarkan oleh system. Klik 2 x untuk mem-blok sehingga tanda
titik dapat dihilangkan dan user dapat langsung melengkapi isi surat
4.

5.

48

Mengatur [Jalur Persetujuan].


Sesuai kebijakan pembuatan SK, alur persetujuan adalah: Pencetus SK 
Ka.Bag Hukum Biro Umum  Sekretariat  Deputi Adm&Perencanaan 
Ketua Otorita Batam
Menambahkan Kabag. Hukum pada jalur persetujuan:

Menambahkan Ka.Biro Sekretariat dan Protokol di dalam jalur persetujuan. Klik
nama bersangkutan. Setelah klik nama pada bagan organisasi, klik [Pilih] ke kotak
6.

49


[Daftar Penanda tangan surat]

Menambahkan Deputi Adm&Perencanaan di dalam jalur persetujuan. Klik nama
bersangkutan. Setelah klik nama pada bagan organisasi, klik [Pilih] ke kotak
[Daftar Penanda tangan surat]
7.

Menambahkan KA. OB di dalam jalur persetujuan. Klik nama bersangkutan.
Setelah klik nama pada bagan organisasi, klik [Pilih] ke kotak [Daftar Penanda
8.

50


tangan surat]

Hasil pengaturan jalur persetujuan tidak ditampilkan pada SK. Surat siap dikirim
ke penyetuju pertama
9.


51


10.

Klik gambar icon kecil di sebelah judul surat untuk mengecek status
persetujuan surat pada field [Tertanda]
11.

52

SK yang dikirim ke penyetuju pertama tersimpan pada [Dalam Proses]


Proses penyetujuan surat (login sebagai penyetuju):
Klik [2 Permohonan] pada halaman utama Portal
12.

13.

Sehingga langsung terhubungBadanmenu [Groupware]> Persetujuan >
pada Pengusahaan Batam

53


[Permohonan]

Contoh: Login sebagai penyetuju 1 (Kabag Hukum)
Setelah klik judul akan ditampilkan sbb:
14.

Setelah penyetuju pertama menyetujui surat. Surat siap dikirim ke penyetuju
selanjutnya oleh system. Klik [kirim] untuk meneruskan surat ke penyetuju
selanjutnya (Ka. Biro Sekretariat)Badan Pengusahaan Batam
15.

54


Karena dokumen memiliki 5 penyetuju, maka dokumen akan tersimpan pada
[Dalam Proses] selama penyetuju terakhir belum menyetujui dokumen.
16.

Status persetujuan dokumen akan tersimpan. Pada contoh dapat dilihat bahwa
dokumen baru disetujui sampai penyetuju ke-1 (Kabag. Hukum)
17.


55


Contoh: Login sebagai penyetuju ke-2 (Ka.Biro Sekretariat dan Protokol). Di
halaman muka terdapat 1 Permohonan
18.

Halaman yang ditampilkan setelah meng-klik [1 Permohonan] di halaman
muka. Klik judul surat.
19.

56



Halaman persetujuan yang ditampilkan. Masukkan [Kata Sandi] dan klik
[Setujui] untuk menyetujui dokumen.
20.

Klik gambar icon kecil untuk menampilkan status persetujuan pada kolom
[Tertanda]
21.

57


22.

58

Contoh: Login sebagai penyetuju ke- 3 (Deputi Adm&Perencanaan)



23.

Penyetuju ke-3 menyetujui dokumen SK

Status persetujuan akan diupdate secara otomatis pada [Informasi Dokumen]
yang ditampilkan jika meng-klik gambar icon
24.

25.

Contoh: Login sebagai penyetuju terakhir (KA. OB)

59


Dokumen yang telah disetujui akan tersimpan di :
 [Folder Pribadi] : untuk pembuat/pencetus dokumen SK
 [Folder Umum] : untuk penyetuju/penerima distribusi SK, serta manajer
dokumen SK (Sub. Bag. TU Sekretariat)
26.

Hasil dokumen SK yang telah disetujui. Nomor otomatis dikeluarkan oleh
system.
27.

60

28.

Cek history/status persetujuan dokumen. Dapat dilihat informasi tanggal dan


jam persetujuan pada kolom [Tanggal Persetujuan]

Dokumen SK Final di system siap dicetak. Klik [Cetak] sehingga tampil jendela
koneksi dengan printer sbb:
29.

1.5 Manual Membuat Surat Perintah/Surat Tugas

61


1. Buka Browser Internet Explorer dan ketikkan: http://ep.batam.go.id sehingga

2. Login dengan memasukkan ID dan password masing-masing. [Enter] atau klik
tombol [LOGIN]

62

3. Pilih Menu [Groupware] > [Persetujuan] > [Draft]. Pilih / Klik [Draft] di sebelah
kanan ‘Surat Perintah’


4. Halaman template Surat Perintah yang telah disediakan oleh system. Langkah
pertama adalah Menambahkan singkatan unit penyetuju surat (eselon 2). Misal:
Kepegawaian  PEG. (Daftar singkatan per unit ada di
[Groupware]>[Data]>[Public]>Singkatan unit.xls)

Jika di dalam singkatan unit terdapat karakter (&, /, -) maka user harus
mengcopi daftar karakter yang disediakan admin karena aplikasi tidak mengenali
karakter yang diinputkan keyboard. Pilih [Groupware] >[Data] >[Public] >
5.

63


karakter.txt

Klik judul karakter.txt sehingga terbuka jendela seperti gambar di samping.
Klik open atau save dulu di PC/Komputer
6.

7.

64

File .txt yang telah dibuka


8.

Blok karakter yang diinginkan. Copy karakter tersebut (Klik Kanan:Copy)

Paste ke field singkatan unit sehingga karakter ditambahkan seperti gambar di
samping. Misal: dalam hal ini user ingin menambahkan singkatan : S&P
9.

65


Selanjutnya, mulai melengkapi isi surat
10.

Mengatur jalur persetujuan. Misal surat ditujukan kepada Ka. Biro Sekretariat dan
Protokol (eselon 2) sebagai penyetuju surat  tanda tangan elektronik tidak
ditampilkan di system karena surat akan dicetak. Klik [Simpan]
11.

66


Memasukkan Kata Sandi Persetujuan dan klik [Kirim] untuk mengirim surat ke
penyetuju surat
12.

13.

Surat tersimpan pada [Dalam Proses] selama belum disetujui


67


Cek history persetujuan surat pada icon kecil di samping nomor surat sehingga
muncul jendela baru seperti gambar di samping. Gambar menunjukkan bahwa
dokumen belum dibuka dan disetujui oleh penyetuju karena kolom [Tanggal
Persetujuan] kosong.
14.

Login sebagai penyetuju. Contoh: Ka. Biro Sekretariat. Notifikasi surat yang
memerlukan persetujuan terdapat pada halaman muka ketika awal user login. Di
[Pesan Baru] > Permohonan. Contoh di samping menunjukkan ada 1 Permohonan
15.

68


masuk

16.

Setelah klik judul surat bersangkutan, akan ditampilkan dokumen sbb:

17.

Menyetujui dokumen. Menambahkan opini (bila diperlukan) dan klik [Setujui]

69


Klik gambar icon. History persetujuan surat telah di-update system (sebagai
tanda bahwa dokumen telah disetujui).
18.

19.

70

Nomor surat telah dikeluarkanBadan Pengusahaandiprint pada kertas kop. Klik
system. Siap untuk Batam


[Cetak]

Maka akan tampil jendela untuk print dokumen yang menghubungkan dengan
printer
20.


71


BAB II
MANUAL DISPOSISI
Disposisi di system Groupware, dibagi menjadi 3 Jenis:
2.1 Disposisi Surat Masuk
Setelah bagian loket penerima surat masuk (Misalnya; Loket Sekretariat, Loket Lahan)
mengupload dokumen eksternal ke system Groupware, maka pendisposisi, yang mendapat
wewenang / otorisasi untuk mendisposisikan surat masuk tersebut akan menerima dan
mendisposisikannya.
2.2 Disposisi Nota Dinas atau Dokumen Persetujuan yang lain
Setelah Nota Dinas atau dokumen yang dibuat dari menu [Persetujuan] dikirimkan ke unit
tujuan. Maka , unit tujuan akan menindaklanjuti surat tersebut dengan mendisposisikan
surat tersebut.
2.3 Disposisi Bertingkat
Setelah pegawai A mendisposisikan surat (baik itu Nota Dinas maupun Surat Masuk) dan
mengirimkan ke pegawai B. Maka pegawai B dapat mendisposisikan sekali lagi ke pegawai
C yang setingkat di bawahnya.

72



2.1

Disposisi Surat Masuk
1.
Buka Browser Internet Explorer dan ketikkan:
http://ep.batam.go.id sehingga muncul halaman berikut

2.
Login dengan memasukkan ID dan password masing-masing.
[Enter] atau klik tombol [LOGIN]

3.
Buka menu [Groupware]> [Disposisi]> [Dokumen Eksternal].
Maka akan ditampilkan daftar surat masuk yang perlu didisposisikan. Klik judul
surat


73


4.

Tampilan informasi surat setelah judul di-klik

Isi surat (hasil scan surat masuk) dapat dilihat pada lampiran [Hasil Scan]. Klik judul
lampiran hasil scan surat

5.
Jendela untuk membuka/download yang muncul setelah judul
lampiran diklik. Save untuk menyimpan lampiran di PC

74



6.
Proses menyimpan di PC. Dokumen scan surat tersimpan di
PC dan user/penerima surat masuk dapat mengecek isinya

7.
Jika dokumen tersebut setuju untuk ditindaklanjuti dengan
disposisi, klik link [Disposisi] di bagian atas informasi dokumen surat masuk

8.
Maka akan ditampilkan halaman lembar disposisi seperti
gambar di samping yang secara otomatis melampirkan file hasil scan surat masuk.

75


9.
Melengkapi isi lembar disposisi: Pendisposisi, Isi Disposisi,
Catatan tambahan pada editor disposisi, Kata Sandi, Penerima Disposisi. Klik
[Penerima Disposisi] di bagian atas lembar disposisi

10.
Maka akan ditampilkan jendela [Jalur Disposisi] seperti
gambar di bawah untuk mengatur penerima disposisi

76



11.

Pilih nama user penerima disposisi dari bagan organisasi

12.
Setelah [Simpan] Penerima Disposisi, maka user tersebut
akan ditampilkan jabatan/ posisi di unit kerja di lembar disposisi. Selanjutnya [Kirim]
disposisi

77


13.

14.

78

Disposisi yang telah dikirim tersimpan di [Folder Pribadi]

Klik symbol lampiran file untuk mendownload file



15.

Disposisi yang telah dikirim akan ditampilkan sebagai berikut:

16.
Untuk melakukan pemantauan / pelacakan alur disposisi
setelah mengirim disposisi, pilih menu [Riwayat Disposisi] di sebelah kiri. Maka
akan ditampilkan sebagai berikut:

79


17.
Klik [Lihat] pada kolom [Status] maka akan ditampilkan
informasi tambahan di bagian bawah table yang menunjukkan informasi pengirim
dan penerima surat dari yang pertama sampai yang terakhir

2.2
80

Disposisi Nota Dinas atau Dokumen Persetujuan yang lain
1.




tombol [LOGIN]
2.

Klik [Groupware] > [Disposisi] > [Draft] sehingga akan ditampilkan lembar
disposisi sebagai berikut. Klik [Cari] pada Dok. Persetujuan Terkait
3.


81


4.

Ubah pilihan combo box menjadi Folder Umum (karena pendisposisi ingin
mendisposisikan surat/nota dinas yang beliau terima). Maka akan ditampilkan
5.

82

Sehingga tampil jendela pop up seperti berikut


daftar surat yang diterima dan berada di [Folder Umum]

Jika ingin melakukan pengecekan isi surat, pendisposisi dapat membuka surat
langsung dari daftar surat tersebut dengan cara: klik judul surat sehingga
muncul isi surat sbb
6.

Cek pada kotak di sebelah Nomor Dokumen kemudian klik [Pilih Daftar]
sehingga judul dokumen berpindah ke kotak bawah. Klik [Simpan] untuk
melanjutkan
7.

83


Maka judul dokumen yang dilampirkan akan ditampilkan pada halaman lembar
disposisi
8.

Klik judul dokumen yang dilampirkan sehingga informasi dalam lampiran dapat
ditampilkan pada lembar disposisi.
9.

84


10. Melengkapi

informasi lembar disposisi yang lain : Diterima, Pendisposisi, Isi
Disposisi, Catatan Tambahan, Kata Sandi. Klik [Penerima Disposisi] di
bagian atas lembar disposisi untuk mengatur field [Ditujukan]

11.
Maka akan ditampilkan Jalur Disposisi sebagai berikut. Klik nama user
di bagan organisasi sehingga nama tersebut berpindah di kotak [Penerima

85


Disposisi].

12.
Nama user yang ditambahkan ditampilkan pada lembar disposisi
sebagai jabatan dalam unit terkait

86

13.
Klik [Kirim] untuk mengirimkan dokumen kepada penerima disposisi.
Notifikasi berikut akan ditampilkan sebagai tanda bahwa dokumen telah terkirim.


14.

Dokumen disposisi yang telah terkirim tersimpan pada [Folder Pribadi]

15.

Tampilan lembar disposisi dalam system

16.
Setelah Disposisi terkirim, selanjutnya adalah mengirim juga Nota
Dinas yang dilampirkan ke disposisi tersebut ke penerima disposisi. Agar
penerima disposisi dapat melampirkan dokumen nota dinas tersebut untuk

87


disposisi selanjutnya. Pilih [Persetujuan]>[Folder Umum]

17.
Centang/Tandai kotak di sebelah Nomor Dokumen dan pilih
[Distribusikan] sehingga muncul jendela berikut. Klik nama penerima disposisi
sebelumnya sebagai penerima Nota Dinas lampiran

88

18.
Login sebagai pihak penerima disposisi. Peringatan adanya disposisi
yang masuk dapat dilihat di halaman muka portal [Pesan Baru]. Dari gambar
dapat dilihat bahwa terdapat 3 Disposisi baru


19.
Klik pesan disposisi tersebut sehingga otomatis akan diarahkan pada
menu Disposisi > Folder Umum yang merupakan tempat penerimaan dokumen
dari user lain.

20.
Klik judul dokumen disposisi untuk melihat isi disposisi. apabila disposisi
tersebut, memiliki lampiran, penerima juga dapat mengecek isi lampirannya
dengan klik judul lampiran sehingga ditampilkan jendela baru seperti berikut

89


21.
Untuk melakukan pelacakan disposisi, dapat menggunakan menu
[Riwayat Disposisi] sehingga ditampilkan sebagai berikut:

22.
Klik link [Lihat] pada kolom status sehingga ditampilkan informasi
pengirim dan penerima disposisi tersebut
90



2.3

Disposisi Bertingkat
1. Buka Browser Internet Explorer dan ketikkan: http://ep.batam.go.id sehingga

91



tombol [LOGIN]
2.

Untuk melihat daftar disposisi yang diterima terdapat di [Groupware] >
[Disposisi] > [Folder Umum]. Berikut adalah list dokumen disposisi di Folder Umum
3.

92



Tampilan lembar disposisi yang diterima. Klik judul lampiran untuk melihat surat
yang dilampirkan dalam disposisi.
4.

Membuat disposisi baru berdasarkan dokumen disposisi yang diterima. Pilih
[Draft] untuk menampilkan halaman berikut
5.


93


Klik [Cari] pada Disposisi Terkait untuk menampilkan informasi disposisi yang
diterima. Maka yang ditampilkan adalah jendela baru sbb. Klik judul surat untuk
mengambil informasi surat/disposisi yang diterima
6.

7.

94

Maka informasi disposisi terkait akan ditampilkan pada lembar disposisi.



8. Menambahkan lampiran Nota Dinas yang dilampirkan disposisi sebelumnya . Klik
[Cari] pada Dok. Persetujuan Terkait.

9. Pilih Nota Dinas yang dimaksud. Tandai kotak di sebelah nomor dokumen
kemudian [Pilih Daftar] dan [Simpan]


95


10.
Sehingga lampiran ditambahkan ke lembar disposisi. Selanjutnya,
Melengkapi informasi yang masih kosong, memasukkan kata sandi, dan mengatur
[Penerima Disposisi]

Maka akan ditampilkan jendela pop up baru seperti berikut. Tambahkan user pada
bagan organisasi ke kotak Penerima Disposisi
8.

96



9.

Klik [Kirim] untuk mengirimkan dokumen disposisi

10. Sehingga

muncul jendela notifikasi bahwa dokumen telah dikirim

11. Dokumen

disposisi yang telah dikirim tersimpan pada [Folder Pribadi]

97


12. Untuk

13. Klik

98

melakukan pelacakan pilih menu [Riwayat Disposisi]

[Lihat] pada kolom [Status] sehingga menampilkan informasi sebagai berikut:



BAB III
MANUAL EDMS
1. Pilih menu EDMS


99


2. Sehingga muncul halaman berikut. Bila halaman yang ditampilkan tidak lengkap
seperti ini, cek apakah Activex control telah terinstal semua. jika muncul perintah
penginstalan, pilih instal

3. Untuk mengupload file baru pada EDMS, click [Folder Umum] seperti berikut. Folder
Umum adalah folder yang dapat digunakan untuk mengupload file baru di EDMS.
sedangkan Folder Department adalah folder yang menyimpan document persetujuan dan
disposisi dari Groupware (tidak dapat digunakan untuk mengupload file baru) .

100



4. Contoh: Membuat file baru di folder [Data]. Klik folder Data sehingga ditampilkan sbb

5. Pilih sub menu [Buat] di bawah menu [Dokumen] sehingga tampil sbb


101


6. Mulai melengkapi informasi file

7. Mengatur klasifikasi dokumen. Bila klasifikasi yang diinginkan tidak tersedia, segera
menghubungi admin Portal untuk menambahkan klasifikasi baru. Klik [Add] pada [Sistem
Klasifikasi] sehingga tampil jendela berikut

102



8. Lampirkan file yang akan diupload pada [Dokumen Terlampir], klik [Add] sehingga
dokumen terlampir sbb

9. Mengatur otorisasi user yang diperbolehkan melihat dokumen. Ada 8 hak akses
dokumen:
Tanpa Hak Akses
Lihat List Dokumen: hanya diperbolehkan melihat daftar dokumen yang telah
dibuat. Tidak dapat mengakses informasi maupun isi dokumen
Lihat Dokumen : melihat kotak informasi dokumen secara umum, tetapi tidak
dapat melihat content dokumen (lampiran)
Print Dokumen: untuk Badandokumen persetujuan yang dibuat di Groupware,
jenis Pengusahaan Batam

103


fungsi print adalah untuk mencetak dokumen (langsung terhubung dengan preview
dokumen). Namun untuk jenis dokumen yang diupload dari EDMS, fungsi print ini
hanya mencetak informasi dokumen tidak bisa preview dokumen lampiran. Supaya
user dapat mencetak dokumen yang diupload di EDMS, maka user harus mendapat
hak akses ‘Download’
Download: user dapat melihat isi lampiran/file
Modifikasi: user dapat mendownload dan cek out/edit file langsung
Hapus Dokumen: user dapat menghapus dokumen
Full akses: super user

10. Bila ingin menambahkan hak akses ke user tertentu , pilih [Pengaturan Hak Akses]
sehingga muncul halaman berikut

104



11. Pilih nama user dan klik [Add] sehingga berpindah pada kolom kanan

12. Sehingga ditampilkan pada tabel Akses Otorisasi berikut. Selanjutnya adalah memilih
hak akses masing-masing

105


13. Klik [Daftar] sehingga muncul notifikasi pembuatan dokumen berikut

14. Dokumen yang baru diupload ditambahkan ke daftar dokumen pada folder tersebut

106



15. Memodifikasi dokumen yang telah diupload. Centang atau tandai dokumen yang
dimaksud. Pilih submenu [Perbaharui] di bawah menu [Dokumen]

16. Pilih [Informasi Detail] pada [Dokumen Terlampir]


107


17. Halaman berikut akan ditampilkan. Klik kanan pada dokumen terkait

18. Pilih Cek-out untuk mulai mendownload dan edit file

108



19. Memasukkan keterangan alas an cek-out. Pilih Konfirmasi

20. Mulai mendownload file ke PC


109


21. Maka status dokumen menjadi Keadaan Cek-Out

22. Setelah selesai mengedit file di PC, upload sekali lagi dengan klik kanan dan pilih Cekin

110



23. Browse file yang sudah diedit dari PC

24. Notifikasi dokumen telah berhasil diupload kembali


111


112



BAB IV
UPLOAD FILE TANDA TANGAN PERSETUJUAN
1. Memilih menu [Groupware] > [Pengaturan]

2. Pilih [Tanda Tangan Persetujuan]

3. Pilih [Browse] untuk mulai mengupload file scan tanda tangan ukuran max 100 x 100
pixel pada PC

113


4. Mulai melampirkan file tanda tangan dari PC ke sistem

5. Image scan siap disimpan. Pilih [Simpan]

6. Image tanda tangan telah terupload di system. setiap menulis surat tanda tangan berikut
akan dicantumkan pada kotak tanda tangan elektronik

114




115


BAB V
SETTING ABSEN (PLH)
1. Pilih [Groupware] > [Pengaturan] > [Pengaturan Tidak hadir]

2. Halaman berikut akan ditampilkan. Pilih [Pendaftaran]

3. Mulai melengkapi informasi pengaturan PLH/Atas Nama. Mengisi Tanggal Mulai,
Tanggal Akhir, Alasan , dan Atur Proxy untuk mengatur penerima PLH surat

116



4. Pilih nama user yang akan dijadikan PLH pada bagan organisasi

5. Sehingga user PLH tersebut akan ditampilkan pada list [Daftar Pilihan]


117


6. Simpan pengaturan

7. Daftar pengaturan PLH yang telah dibuat

8. Contoh: Membuat nota dinas yang penyetuju dokumennya telah mengatur PLH surat
kepada user lain

118



9. Daftar surat yang memerlukan persetujuan user bersangkutan tetap dikirim ke
[Permohonan] penyetuju dokumen sesuai pengaturan Jalur Persetujuan

10. Dan juga dikirim kepada user PLH ke kotak [Permohonan] sbb. terdapat keterangan
sebelum judul surat  (Disetujui Melalui Proxy) Permohonan

11. User PLH mulai menyetujui surat atas nama penyetuju yang seharusnya (lihat kotak

119


tanda tangan)

12. Setelah user PLH menyetujui surat, dokumen final yang telah disetujui dan dikeluarkan
nomornya oleh system secara otomatis dikirim ke [Folder Pribadi] Pembuat Surat dan
[Folder Umum] Penyetuju. User PLH tidak memiliki copy surat

13. History persetujuan terlihat pada [Informasi Dokumen] berikut. Terdapat keterangan :
[Disetujui melalui Proxy] pada Status Persetujuan

120



14. Hasil dokumen final


121


122




1


2




3


4




5


6




7


8




9


10


NOTA DINAS

Empfohlen

Empfohlen

Weitere ähnliche Inhalte

Ähnlich wie NOTA DINAS

Ähnlich wie NOTA DINAS (20)

Mehr von The Vision and Insight Corner

Mehr von The Vision and Insight Corner (20)

Kürzlich hochgeladen

Kürzlich hochgeladen (20)

NOTA DINAS