1. ANÁLISIS Y DISEÑO DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN II
ACTIVIDAD DISEÑO DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN
DOCENTE:
LUZ STELLA GIRALDO GALLEGO
UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO
FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES
CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN,
BIOBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA
2013

2. ANÁLISIS Y DISEÑO DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN II
ACTIVIDAD DISEÑO DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN
DOCENTE:
LUZ STELLA GIRALDO GALLEGO
Análisis y Diseño de Sistemas de Información II
OLGA LUCIA URIBE MÁRQUEZ
GRUPO 2 – 6° SEMESTRE
UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO
FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES
CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN, BIBLIOTECOLOGÍA
Y ARCHIVÍSTICA
2013

3. INTRODUCCION
Podemos decir que el diseño de un sistema de información es el que se ocupa de
desarrollar propuestas para determinar los requerimientos de información y de
acuerdo a un análisis de las necesidades, se sigue un proceso de diseño que sea
adaptable, sencillo y funcional.
El diseño es el proceso creativo de transformación del problema en una solución
para cumplir un objetivo específico.
El siguiente trabajo tiene 3 fases a desarrollar cómo: Diseño de salida, diseño de
entradas y controles y diseño de archivos.

4. OBJETIVOS
GENERAL: Conocer el sistema de información de la Biblioteca “Enrique Mejía
Ruiz” de la Universidad de Caldas, para realizar los procesos que se llevan a
cabo, mediante la utilización del sistema ALEPH 500.
ESPECÍFICOS:
 Se formula ALEPH como un sistema, que tiene la flexibilidad y la capacidad
de combinar sus módulos para prestar determinados servicios.
 Establecer estándares de trabajo para ofrecer una gran capacidad de
compartir recursos.
 Informar cómo se da la conectividad y la interacción con los servicios que
presta el sistema ALEPH a sus usuarios, analizando su base de datos

5. Aleph es un sistema que permite la gestión de los procesos en las bibliotecas a
través de una serie de módulos que permiten dar solución a dichos procesos,
haciendo uso de una arquitectura cliente-servidor donde encontramos los módulos
de circulación o préstamo, catalogación, adquisiciones, historial de multas,
búsqueda de material bibliográfico, prestamos interbibliotecario, además de la
administración de usuarios.
En este trabajo daremos a conocer uno de los módulos de ALEPH, el cual es el de
préstamo que contiene un diseño basado en los requerimientos que este proceso
exige.
En este módulo tenemos implicados dos actores importantes:
-
Usuario: Persona que necesita prestar libros, realizar búsquedas de
material bibliográfico, realizar renovaciones y hacer reservas.
-
Bibliotecario: Personal Administrativo encargado de realizar el
préstamo de libros, ingresar, actualizar, modificar y eliminar información
en el sistema.
Este diseño se compone de 3 fases importantes:
-
Diseño de Entradas
-
Diseño de Control y Salidas
-
Diseño de Archivos
Para definir estos diseños se dará a conocer como se realiza el proceso de
préstamo mediante la utilización del sistema para ambos actores, de tal forma que
se tenga claridad con respecto a las variables que este maneja y clasificarlos en
los 3 tipos de diseño

6. Proceso de Préstamo
Este corresponde desde el momento en que el usuario necesita prestar cualquier
material bibliográfico (libros, revistas, tesis, CD’s), en donde realiza una búsqueda
a través de una interfaz web en donde se le da a conocer si el material está
disponible, se conoce el número de ejemplares, su clasificación DEWEY y en que
satélite se encuentra ubicado; de la siguiente forma:

7. Luego de que el sistema realiza las búsquedas referentes a la información que
ingresa el usuario, este selecciona el material de su interés para conocer si está
disponible y solicitar el préstamo.
Si el usuario desea prestar dicho material se acerca donde el bibliotecario para
realizar dicho proceso, en donde el sistema se comporta de la siguiente forma:
Se le solicita al estudiante que muestre su carnet de la Universidad donde aparece
el código que lo identifica como estudiante activo y usuario del sistema

9. Luego este al acceder no arroja la información del estudiante como lo son sus
datos básicos, material que tiene en préstamo, multas, bitácora de circulación,
entre otras.
Luego podemos realizar dos tipos de préstamo, los cuales son:
Préstamo en la sala:

10. Préstamo regular o a domicilio:
También se tiene en cuenta el historial de préstamo el cual es suministrado por la
información alojada en la base de datos del sistema, ya que este guarda todos los
comportamientos de los usuarios.

11. La devolución de libros también hace parte del módulo de préstamo, el cual puede
llegar a tener dos estados, el material se entrega a tiempo o después de la fecha
limite generando una multa dependiendo el número de días posterior al plazo
estipulado.
En el sistema de Aleph también encontramos el módulo de renovación para el
material bibliográfico que ha sido prestado con anterioridad y se desea establecer
una nueva fecha límite, como se muestra en la gráfica

12. Ya teniendo en cuenta como se realiza el proceso de préstamo en el sistema
ALEPH, estableceremos los 3 diseños mencionados anteriormente
Diseño de Entradas: A este diseño corresponde las el código del estudiante
(usuario) que solicita el material, o desea realizar una renovación de este, además
del código de barras del ítem el cual se encuentra físicamente junto con el
material.
Diseño de Control: Este diseño tiene que ver con todas las reglas del negocio
que son aplicadas en el sistema en cuestión validar los comportamientos que se
pueden presentar para prevenir errores y anomalías que se pudiesen presentar,
en este diseño tenemos:
-
Control de material de préstamo: Se encarga de revisar que el ítem que
se prestara estará disponible, esto aplica para el préstamo regular o
domiciliario y el préstamo en sala, además de revisar la categoría (reserva,
colección general, colección de referencia) para establecer el límite del
préstamo.
-
Control de multas: Se encarga de impedir el préstamo de cualquier ítem
mientras el estudiante tenga multas a causa de entregar el material luego
del plazo establecido o la no entrega de este.
-
Control de renovaciones: Este se encarga de que a un ítem solo se le
pueda realizar un máximo de renovaciones permitidas.
-
Control de la información del usuario: Este permite que al momento de
ingresar el código del usuario, compruebe si este está registrado en el
sistema, si lo está muestra su información básica e incluso el periodo de
validez de su membresía de las cuales podrá hacer uso de las
funcionalidades que ofrece el sistema.
Diseño de Salidas: En este diseño se tiene en cuenta el resultado de los
mecanismos de control dependiendo de las variables de entrada que recibe el
sistema (Código del usuario, código de barras del libro) lo cual corresponde a
mostrar la información de que material se está prestando en cuestión de nombre
del libro, revista, tesis, el autor, la clasificación Dewey, cuando se debe devolver,
si existe el caso de que no se pueda prestar debido a multas también mostrara las
notificaciones al respecto, la información del usuario, las consultas respecto a los
temas que se le dan como búsqueda.

13. Diseño de Archivos
El diseño de archivos corresponde al modelo relacional implementado en la base
de datos, la cual soporta los requerimientos del negocio, en este caso a través de
este modelo se permite realizar el préstamo del material bibliográfico.
Para ver de una forma real el funcionamiento de ALEPH, se hizo una entrevista al
administrador de esta plataforma para mostrar los módulos que este tiene y como
se
deben
utilizar.
La
entrevista
la
podemos
encontrar
en:
http://www.youtube.com/watch?v=ae8uku5IWYM&feature=youtu.be