La norma ISO 38500 y la contratación pública electrónica

1. Guía de Gobierno TIC en
la contratación pública electrónica.
Aplicabilidad de la norma ISO 38500
Grupo GOBESTRATI d ITSMF España
G de E ñ

2. Grupo GOBESTRATI de ITSMF
Orlando Pereda (IECISA)
Paloma Bello (IECISA)
Eduardo Rodriguez (PRACTIA)
Antonio Folgueras (UCIII)
Oscar Rozalen (DELOITTE)
Miguel Angel Fernandez (INDRA)
Carlos Rámirez (SOPRA)
Manuel Caño (NEXUS IT)
( )
VI Congreso Nacional 2 JornadasTécnicas 2011

3. Índice
1. Introducción: evolución de las TI.
I t d ió l ió d l TI
2. La trasformación a la contratación pública “electrónica”
3. La norma ISO/IEC 38500:2008
4. La Guía: saber cómo
5. Aplicación de la norma a la Generalización de la
Contratación Pública Electrónica
6. Reflexión final
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4. 1.-Introducción
1 Introducción
VI Congreso Nacional 4 JornadasTécnicas 2011

5. Introduccion: las TI habilitan nuevos contextos, pero …..
Hay un Alto porcentaje de fracaso
en los Proyectos de TI (enfocados a
la
l ENTREGA pero no al USO)
l
“The Information Paradox” de John
Thorp
“The Chaos Report” del Standish
Group.
“Waltzing wiht the elephant” de
g p
Mark Toomey
Hacer las cosas apropiadas
(
(estrategia).
g )
Hacer correctamente las cosas
(gestión).
Hacer correctamente las cosas
apropiadas (gobierno)
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6. Introduccion: el advenimiento de las TI y sus implicaciones.
Mensajes Clave :
La i
L innovación y la trasformación de las organizaciones utiliza
ió l t f ió d l i i tili
las TI como ELEMENTO HABILITADOR .
Cambiar SOLO la tecnología para realizar la
TRASFORMACIÓN O LA INNOVACIÓN conduce al fracaso.
El GOBIERNO de las TI requiere un modelo, unos principios y
q , p p
un sistema de gobierno.
El primer paso es conocer los conceptos de GOBIERNO de las
TI y realizar una valoración inicial en cada organización.
li l ió i i i l d i ió
Hay que saber rellenar el vacío entre conocimiento (saber qué)
y acción (saber cómo: la guía)
guía).
VI Congreso Nacional 6 JornadasTécnicas 2011

7. El problema: la trasformación de la contratación pública
El contexto del negocio
La sociedad
Personas
El sistema
El sistema
Procesos Estructura
del
negocio
Tecnología
VI Congreso Nacional 7 JornadasTécnicas 2011

8. 2.- La trasformación a la contratación
pública electrónica
VI Congreso Nacional 8 JornadasTécnicas 2011

9. Objetivos: Planteamiento del problema particular
Un mercado único, paneuropeo, interoperable y asequible de
contratación pública plantea dos retos:
1. Reto técnico: Interoperabilidad y estándares (PEPPOL, CEN BII,
STORK)
)
2. Reto adaptativo: Generalización (uso de las TI –formato electrónicio-
en todo el ciclo de la contratación.
o Todas las administraciones públicas a través de proyectos de
implantación bien hechos, en tiempo y en plazo.
o Requiere i
R i inversión y esfuerzo dirigido y habilitado por TI.
ió f di i id h bilit d TI
o Requiere una guía aplicable a todos los organismos que tienen
que afrontar dicha TRASFORMACIÓN.
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10. Algunos números
Europa
Beneficios directos (*) de la contratación pública electrónica
()
o Volumen de la contratación pública (**)(15-20 % PIB) 2.155.000 M €
o 5 % (***) M j
Mejora d precios (
de i (concurrencia)
i ) 107.500
107 500 M €
(*) Hay otros beneficios, eficiencia, competitividad, productividad…..
(**) Según estadísticas oficiales de 2010 de la Comisión Europea
(***) Reducción de precios de las ofertas por la concurrencia entre el 5% y el 40%)
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11. Introduccion: planteamiento del problema general
Situación de partida: Formato PAPEL en la Contratación
Pública
o CONTEXTO nuevo genera NECESIDADES nuevas
o Para satisfacer estas NECESIDADES se requiere la aportación
q p
de VALOR
o El VALOR se aporta a través del USO de las TI de forma
coordinada con el resto de los elementos de la ORGANIZACIÓN
o La ORGANIZACIÓN engloba 4 elementos en equilibrio
colaborativo (Leavitt 1965)
• Personas, Procesos, Estructura, Tecnología
Situación Final: Formato ELECTRÓNICO en la Contratación
Pública
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12. El problema
Fuente: “Waltzing with elephants” de Mark Toomey
Waltzing elephants
VI Congreso Nacional 12 JornadasTécnicas 2011

13. El problema: itinerario de la trasformación
Trasformación: uso de las TI.
objetivo
Gobierno de las TI
stado de la co
Es ción
ontratac
Estado
actual
Tiempo
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14. 3.-
3 La norma ISO/IEC 38500:2008
VI Congreso Nacional 14 JornadasTécnicas 2011

15. ¿Qué es la ISO 38500?
Norma de alto nivel que
proporciona una orientación
general sobre la función del
órgano rector de una empresa
g p
respecto de sus tecnologías de la
información (TI).
Pretende proporcionar un marco
de principios para las personas
del máximo nivel de las
organizaciones cuando evalúen,
dirijan y supervisen el uso de
las tecnologías de la información.
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16. Diferencias entre Gestión y GobiernoTI
La Gobernanza de TI es un subconjunto de la
gobernanza corporativa de la organización y supone
el mecanismo o sistema mediante el cual se dirige y
controla el uso actual y futuro de una
organización de TI . Incluye los procesos de toma de
decisiones sobre la estrategia de TI a nivel de la
organización: desarrollo de estrategias, la formulación
de políticas, establecimiento de
prioridades, asignación de recursos y la gestión de
riesgos,
riesgos junto con la supervisión del desempeño de la
organización en la implementación de la estrategia.
La Gestión de TI es el mecanismo o sistema de
control y los procesos requeridos para conseguir los
objetivos estratégicos establecidos por el órgano
de administración, Incluye procesos tales como la
gestión de programas y proyectos, de activos, de
capacidad, de continuidad y seguridad, de la calidad;
gestión del servicio y de las Operaciones TI, entre
otros.
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17. ISO 38500 Modelo de Gobierno TI
El modelo para el Gobierno de TI ISO/IEC 38500: 2008 define tres tareas
fundamentales de gobierno: Evaluar, Dirigir, y Supervisar
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18. ISO 38500 - Principios de Gobierno TI
Adquisiciones
Ad i i i Rendimiento
Estrategia Cumplimiento
Comportamiento
Responsabilidad Humano
Gobierno
TI
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19. La norma ISO/IEC 38500:2008
Los principales mensajes del estándar son:
Los Directores deben gobernar el b en uso de las Tecnologías de la
buen so
Información
Gobierno y Gestión son conceptos separados pero interrelacionados
El estándar es aplicable a cualquier organización
Las personas que más deben utilizar el estándar son los gestores
El buen Gobierno de TI es un atributo deseable por todos los
interesados en el valor que proporciona la organización
El comportamiento Humano es un elemento clave
t i t H l t l
La implementación del estándar es responsabilidad de cada
g
organización
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20. 4.-
4 La guía: saber cómo
VI Congreso Nacional 20 JornadasTécnicas 2011

21. Modelo de implementación: iterativo con pasos cortos, rápidos y
seguros Factores Críticos de Éxito
• Asegurar foco y dirección
• Mantener “momentum”
Evaluación Inicial • Estructura que encaje en el
(de Gobernanza contexto organizativo
• Progreso paso a paso
TIC)
) Mejora continua
Revisar y evaluar el
rendimiento y la madurez
Establecer entorno Adecuado Gobernar TIC
Educar a los Implicados
Directores y Gestores Ejecutivos
Asignar responsabilidad de
gobernanza TIC
Articular filosofía para la
gobernanza TIC
Establecer el gobierno de las TI
• Definir un enfoque orientado a procesos que
y p
les ayude a adoptar las 38500 & 38502 y
Entradas
E t d conseguir los resultados esperados
• Contexto de negocio
• Gobernanza vs. Rendimiento • Establecer medidas de rendimiento de la
• “Apetito” de Riesgo de negocio y de TIC gobernanza corporativa de TIC
• Cumplimiento vs. Conformidad
• Cultura de la organización
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22. Disciplinas de Gobierno TI: Procesos a implantar
VI Congreso Nacional 22 JornadasTécnicas 2011

23. Principios ISO 38500 – Disciplinas y Principios
VI Congreso Nacional 23 JornadasTécnicas 2011

24. 5.- Aplicación a la Generalización del
recurso de la Contratación Pública
Electrónica (CPE)
VI Congreso Nacional 24 JornadasTécnicas 2011

25. IMPLANTACIÓN de la Contratación Pública Electrónica:
Esta trasformación requiere coordinar la implantación de sistemas de gobierno
de TI y la adecuación de modelos y principios al contexto del negocio.
VI Congreso Nacional 25 JornadasTécnicas 2011

26. IMPLANTACIÓN: Principio de RESPONSABILIDAD
DISCIPLINA de Planificación y Objetivos (resultados y beneficios)
Identificar al Propietario del servicio de contratación y generar un
comité con los departamentos implicados (órgano de contratación,
intervención, servicios jurídicos, promotores).
Identificar proyectos programas y portfolios (Plan de Acción de la CPE)
DISCIPLINA de Relación
Identificar los usuarios y beneficiarios del servicio (RACI)
Identificar las relaciones con proveedores externos e internos del servicio
(RASCI)
DISCIPLINA de Conformidad
Identificar medidas de situación actual y de cumplimiento previsto en cada
fase
DISCIPLINA de Calidad
Identificar el nivel de servicio que hay que alcanzar
VI Congreso Nacional 26 JornadasTécnicas 2011

27. IMPLANTACIÓN: Principio de ESTRATEGIA
DISCIPLINA de Estrategia
SC
Tres componentes básicos en un ciclo iterativo.
Diagnóstico contratación pública actual y objetivos f t
Di ó ti t t ió úbli t l bj ti futuros
Políticas y guías requeridas para la trasformación a la CPE
Acciones de inicio y monitorización
DISCIPLINA de Gestión de la Demanda
Identificar las nuevas necesidades y la nueva aportación requerida de valor
para satisfacer estas necesidades (trasformación a la CPE)
Identificar a los agentes que demandan el valor de la CPE y los cambios
requeridos en los elementos de la organización: personas, procesos,
ó
estructura, y tecnologías.
DISCIPLINA de Portfolio de Inversiones
Presupuestar cada plan y fase parcial de la CPE en función de la
disponibilidad presupuestaria y en función de la madurez organizativa
(tiempo y capacidad disponible)
VI Congreso Nacional 27 JornadasTécnicas 2011

28. IMPLANTACIÓN: Principio de ADQUISICION
DISCIPLINA DE Gestión de Recursos
Plan de adecuación de infraestructuras
Plan de Adquisición de li
Pl d Ad i i ió d aplicaciones y servicios d TI
i i i de
Año 1 productos – servicios – resultados – beneficios
Año 2 productos – servicios – resultados – beneficios
Año n productos – servicios – resultados – beneficios
Plan de Mantenimiento, Soporte y Evolución (ciclo de vida completo)
DISCIPLINA DE Gestión de Finanzas
Presupuestos asignados por fases parciales
Métricas de rendimiento y previsión d costes b
Mét i d di i t i ió de t beneficios esperados.
fi i d
Informes de avance y situación (Estado Inicial Estado Final de la CPE)
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29. IMPLANTACIÓN: Principio de RENDIMIENTO
DISCIPLINA DE Gestión de Riesgos
Métricas de cada fase por:
Concurrencia de licitadores
Ahorro de presupuesto anual
p p
Mejoras de gestión (tiempos y esfuerzos)
DISCIPLINA DE Gestión de Rendimiento
Beneficios de la trasformación a la CPE
Interna por concurso
Externa por concurrencia
VI Congreso Nacional 29 JornadasTécnicas 2011

30. IMPLANTACIÓN: Principio de CONFORMIDAD
DISCIPLINA DE Conformidad
Conformidad con leyes 30/2007 (de contratos) y 11/2007
(administración electrónica)
Esquema Nacional de Seguridad e Interoperabilidad (normas
técnicas)
Conformidad con Estándares de Contratación (CEB BII ) y
pilotos europeos ( PEPPOL)
DISCIPLINA DE Gestión de la Calidad
Gestión de Servicios de TI (ITIL COBIT)
(ITIL,
Gobierno de TI (ISO 38500)
VI Congreso Nacional 30 JornadasTécnicas 2011

31. IMPLANTACIÓN: Principio de FACTOR HUMANO
DISCIPLINA DE Gestión de Recursos
Plan de Nueva Carrera Profesional
Profesionalización de la gestión de compras
Gobierno de TI en la gestión de compras
g p
Plan de Comunicación y Gestión del Cambio
Plan de Formación (oficial) e Impulso
Plan de Soporte
VI Congreso Nacional 31 JornadasTécnicas 2011

32. 6.-
6 Reflexión final
VI Congreso Nacional 32 JornadasTécnicas 2011

33. Reflexión Final
Primeros Pasos: f
Pi P formación en conceptos de l
ió t d la
norma (gobierno TI) a todos los niveles y
evaluación inicial.
Conexión de las expectativas con el nivel de
madurez organizativa e implementación de la
norma.
norma
Implantar sistemas de gobierno TI en función
del contexto y la necesidad de gobernar TI a la
vez que acometemos acciones en función de
t i f ió d
los principios y el modelo de la norma en
relación con las disciplinas fundamentales
(saber cómo).
No olvidar el equilibrio colaborativo
imprescindible del resto de los elementos de la
organización: personas, procesos, estructura.
VI Congreso Nacional 33 JornadasTécnicas 2011

34. Bibliografía
Norma ISO 38500:2008
Trabajos preliminares de las normas ISO 38501 / 38502
“Waltzing with the Elephant de Mark Toomey
Waltzing Elephant”
“The Information Paradox” de John Thorp
“The chaos Report” del Standish Group
“Global Status Report on The Governance of Enterprise IT (GEIT -2011)” ISACA
“Delivering benefits from investments in change: winning hearts and minds”
March 2011 APM John Thorp
“8 Things We Hate About IT: How to Move Beyond the Frustrations to Form a
New Partnership with IT” de Susan Cramm
“The knowing-doing gap: h
“Th k i d i how smart companies turn k
i knowledge i
l d into action”
i ”
Jeffrey Pfeffer, Robert I. Sutton
“Transforming Government and Public Services”, Stephen Jenner
VI Congreso Nacional 34 JornadasTécnicas 2011

35. ¡ Muchas gracias !
Grupo GOBESTRATI de ITSMF
Coordinador: manuelj.canno@gmail.com

36. “The chaos report”
Estadísticas del éxito de lo proyectos de TI
p y
1994 1996 1998 2000 2002 2004 2006 2009
Con éxito 16% 27% 26% 28% 34% 29% 35% 32%
Con problemas 53% 33% 46% 49% 51% 53% 46% 44%
Fallidos 31% 40% 28% 23% 15% 18% 19% 24%
VI Congreso Nacional 36 JornadasTécnicas 2011