1. Het opstellen van een collectieplan Jan Van Hee [email_address]

2. Doel De collectie van een bibliotheek wordt niet in het luchtledige opgesteld, een collectie staat steeds in functie van de doelstellingen van de bibliotheek en moet beleidsmatig gevormd worden. De doelstellingen van de collectievorming worden bepaald door de mandaten die de openbare bibliotheek kreeg, de omgeving, de missie en de visie en de doelgroep. Als we de collectie van een openbare bibliotheek beleidsmatig en efficiënt willen samenstellen, hebben we planmatige aanpak nodig. Aan de hand van drie workshopsessies wordt een collectieplan opgemaakt op maat van elke deelnemende bibliotheek. In de workshops houden we rekening met de algemene én eigen visie van de bibliotheken, we vertrekken van de strategische doelstellingen en plaatselijke omgeving. Elke bibliotheek maakt op die manier het collectieprofiel en het collectieontwikkelingsprofiel op voor haar/zijn eigen bibliotheek. Daarnaast tekenen we de collectieprocessen uit, zodat die steeds op een performante en eenduidige wijze kunnen gebeuren.

3. Huiswerk Na elke sessie worden de deelnemers naar huis gestuurd met een opdracht tegen de volgende bijeenkomst, zodat het resultaat een afgewerkt collectieplan wordt dat in het (toekomstig) beleidsplan en kwaliteitshandboek kan geïntegreerd worden.

5. Context

7. Dag 3 : Evalueren en bijsturen

8. Dag 1 Profielen en doelen

10. Missie en visie

11. Context van het collectiebeleid

12. Collectieprofielen en collectievormingsprofielen

15. ProBiblio, VOB, regionale samenwerkingsinitiatieven, ...

16. Volgens Bibnet : 20% OB’s doet aan efficiënte collectievorming & planning

17. Wie heeft reeds een collectiebeleid ? Zo, ja : Is dat geformaliseerd (bijv. In het beleidsplan) ? Is dat gekend/gedragen door het personeel ? Is dat gecommuniceerd naar de buitenwereld ? Vraag vooraf

18. Collectieontwikkelingsplan : wat Een collectieontwikkelingsplan (COP) is een geschreven statement met de doelstelling en de werking van de collectieontwikkeling. Het beschrijft de context en voorziet het personeel van richting waar het collectiebeleid uitmoet. Het is een langlopende verbintenis , dat door de beleidsmensen dient goed gekeurd te worden en een onderdeel wordt van het algemene beleidsplan . Het is tevens een werkinstrument dat constant aangevuld en verbeterd wordt.

20. Het dient als richtlijn en handleiding voor de uitvoerders van het collectiebeleid;

21. Het biedt een kader om op grond van de vastgelegde prioriteiten budgetten toe te kennen;

22. Het minimaliseert de persoonlijke voorkeur in de selectie van materiaal;

23. Het dient als informatiebron voor nieuwe collectieverantwoordelijken waardoor continuïteit van het collectiemanagementverzekerd wordt.

24. Het is een basis voor het uitwerken van samenwerking .

25. Het dient als verantwoording naar beleidsmakers en critici.

26. Censuur vermijden.

27. De klanten weten wat ze mogen verwachten (service level agreement).

29. Bibliotheekregio

30. Provincie

31. Vlaanderen

33. IBL

37. Commitment/medewerking bestuur

38. Werkgroep/samenwerking medewerkers

39. Onderzoek en analyse

40. http://www.mplib.org/cdp.asp

41. Eén van de 8 “policies”. Wat is het doel ?

45. Access

47. Audience and Roles

48. Context and Scope of Collection Development at MPL

50. Selection Criteria

51. General Criteria

52. Content Criteria

53. Electronic Format Criteria

54. Gifts

55. Retention and Preservation Criteria

56. Evaluation Criteria

57. Request for Reconsideration

59. Missie van de bibliotheek

60. Visie op de CO

67. Evaluatie

68. Klachten

70. Missie en visie

71. Context van het collectiebeleid

72. Collectieprofielen en collectievormingsprofielen

74. Wie

75. Waarom

76. Werkterrein

77. Bestaansrecht

78. Betekenis voor stakeholders

79. Normen, waarden en overtuigingen

81. Omgevingsbeeld

82. Gedroomde positie

83. Succesformule

85. Actualiteit

86. Evenwicht

87. Betrouwbaarheid

88. Klantgerichtheid

89. Verscheidenheid

91. Ethische en maatschappelijke grenzen

92. Moeilijkheidsgraad

93. Taal

94. Materiaalsoort

95. Afstemming andere bibliotheken

96. Intrinsieke kwaliteit

98. Missie en visie

99. Context van het collectiebeleid

100. Collectieprofielen en collectievormingsprofielen

102. Beschrijving van de omgeving en de doelgroepen

103. Swot

104. Marktanalyse

105. ...

106. De 5 krachten van Michael Porter 1. De macht van leveranciers; 2. De macht van afnemers; 3. De mate waarin substituten en complementaire goederen verkrijgbaar zijn; 4. De dreiging van nieuwe toetreders tot de markt; 5. De interne concurrentie van spelers op de markt.

107. Bron : www.wikipedia.be De 5 krachten van Michael Porter

109. BCG-model Relatief marktaandeel Hoog Laag Marktgroei Hoog Laag Stars Question marks Cash cows Dogs 10 x 1 x 0,1 x 0 % 10 % 20 %

110. BCG-model Relatief marktaandeel Hoog Laag Marktgroei Hoog Laag 10 x 1 x 0,1 x 0 % 10 % 20 % Star = Vasthouden (hold strategy) Cash Cow = Oogsten (harvest strategy) Question mark = Bouwen (build strategy) Dog = Desinvesteren (divest strategy)

112. Maak een inventaris van doelgroepen

115. Stakeholders- of doelgroepanalyse Basiseducatie Jongeren Senioren Toekomstige behoeftes Gerealiseerd (Ja/Nee) Huidige behoeftes Stakeholder / doelgroep

117. Missie en visie

118. Context van het collectiebeleid

119. Collectieprofielen en collectievormingsprofielen

121. Beschrijving van de huidige aanschafpraktijk

122. Waardering van de collectieonderdelen

123. Schematisch overzicht aangevuld met algemene beschrijving van de collectie.

126. Waardering van de collectieonderdelen in de wenselijke situatie

127. Schematisch overzicht aangevuld met algemene beschrijving van de collectieonderdelen.

131. Niveau 0: geen collectie

132. Niveau 1

133. Niveau 2

134. Niveau 3

135. Niveau 4

136. Niveau 5

138. Niveau 0: geen collectie

139. Niveau 1

140. Niveau 2

141. Niveau 3

142. Niveau 4

143. Niveau 5

145. Niveau 0: geen collectie

146. Niveau 1

147. Niveau 2

148. Niveau 3

149. Niveau 4

150. Niveau 5

152. Niveau 0: geen collectie

153. Niveau 1

154. Niveau 2

155. Niveau 3

156. Niveau 4

157. Niveau 5

159. Niveau 0: geen collectie

160. Niveau 1

161. Niveau 2

162. Niveau 3

163. Niveau 4

164. Niveau 5

165. collectievormingsprofiel VCV Bron : http://www.vcv.be/pdf/1_2/collectievormingspolitiek.pdf

167. Doel : integrale aanpak

168. Methode : Excel-datasheet

169. Input bezit, uitleningen, gemiddelde aanschafprijzen, kwaliteitsscores

170. missiescores, marktgegevens, benchmark gemiddelde UF’s

171. Benchmarkgegevens

172. Transparante methode

173. Interactief

178. Is je collectie vraaggestuurd ?

179. Hoe werd/wordt je collectiebeleid gecommuniceerd ?

180. Wordt er op een gestructureerde manier het collectiebeleid besproken in de RvB ?

182. Omschrijf je visie over collectievorming

183. Beschrijf de context, maak een aanzet tot marktstudie

185. Dag 2 : processen

186. Collectieprocessen “ C ollectievorming is een complex proces geworden dat een centrale plaats verdient in de planning van de bibliotheek en waarbij de bredere term ‘collectiemanagement’ beter past.” Trix Bakker

187. Processen : situering Uitvoeren : collectievorming Beleid : collectiemanagement Middel : collectieontwikkelingsplan Operationaliseren in : Projecten : éénmalig Processen : Terugkerend Middel : kwaliteitshandboek

188. Bibliotheekprocessen (www.vcob.be)

189. Collectie planning (laten) Selecteren Bestellen Kastklaar maken Leveren collectieprofielen bestelling titels dispatching kastklaar geleverd Collectie Planning (laten) Selecteren Bestellen Kastklaar maken Leveren m onopolie! K waliteit! … t ot geautomatiseerde cyclus Lokale collectieplanning als voorwaarde om aan te (laten) schaffen in vertrouwen

190. Beleidscyclus collecties : Overijssel Bron : www.reggebrinkgroep.nl

191. PLAN Collectie- ontwikkelings- profielen DO (De-)selectie CHECK Evalueren ACT Aanpassen Collectiebeleid kwaliteitscirkel van Deming Collectie- plan

193. Rapportage Naarden-Bussum

197. Procesmap : voorbeeld Klant Balie (zichtbaar) Dienst 1 (onzichtbaar) Dienst 2 (onzichtbaar) aankoop- suggestie Ontvangt item Invullen formulier Verwerken item Invullen formulier Bestelling Beschikbaar- stelling formulier Beslissing Ontvangt beslissing Wachten op levering

201. Thematische clustering

203. Voorbeeldplan :

205. actualiteit

206. het belang van het materiaal/onderwerp binnen de totale collectie

207. feitelijke juistheid van de geboden informatie

208. toonaangevend en/of standaardwerk

209. literaire kwaliteit

210. kwaliteit tekst, illustraties, uitvoering

211. reputatie schrijver en uitgever

212. toegankelijkheid van het materiaal in andere bibliotheken

213. geschiktheid voor bibliotheekgebruik

215. bijzondere kenmerken (aanwezigheid literatuuropgave, register, bijlagen)

216. schaarste aan ander materiaal op dat gebied

217. periode dat het materiaal van belang zal zijn in de collectie

218. aanwezigheid titel in bibliografieën

219. prijs van aanschaf en/of conservering.

220. (Bron : Collectiebeleid Bibliotheek Rotterdam)

222. Subsidie of sponsoring

225. Overheid

226. Organisaties

228. Regelmatige vraag

229. Informatiewaarde

232. Meest optimale plaats

234. Timen hoe snel de gebruiker een specifiek boek terugvindt in het (over)aanbod (Efficiëntie)

235. Tellen hoeveel gebruikers afhaken door het overaanbod (Effecitviteit)

236. Wieden : procesmatige aanpak Plan van aanpak Gestructureerd Onderdeel van het collectiebeleid Gegevens uit het uitleensysteem Inhoudelijke en formele kenmerken van de boeken Continue aanpak Projectmatige aanpak Continue aanpak Projectmatige aanpak : adh screening van de rekken Projectmatige aanpak : adh van lijsten

237. Wieden : procesmatige aanpak (2) Onderscheid tussen bibliotheken inzake bewaartermijn De lokale bibliotheek (= iedere bibliotheek) De netwerkbibliotheek : dit zijn de bibliotheken die een taak willen opnemen in het netwerkmagazijn.

238. Inhoudelijke en formele kenmerken van de boeken Esthetiek Overbodig Vervanging Onnauwkeurigheden Kenmerken : vuil, versleten, onherstelbaar, Kenmerken : betrouwbaarheid Kenmerken : recentere uitgave Kenmerken : niet meer aangepast aan de doelstelling van de bib, dubbels, ...

239. Gegevens uit het uitleensysteem Algemeen : Nuluitleen en laatste leendatum Uitleenfrequentie Uitgavedatum en copyrightdatum Jeugd : nuluitleen : 2 jaar of ouder dan 5 jaar Volwassen Non-fictie : ouder dan 5 (lokale bibliotheek) of 10 jaar (netwerkbibliotheek) Volwassen fictie : nuluitleen : 2 jaar Uitzonderingen Klassiekers, basiswerken en leeslijsten Klassiekers Zie handleiding !

240. Enkele voorbeelden (lokale bib) 520 Informatica : Ouder dan 3 jaar ? Software die lang standhoudt ? Ja Nee Afvoer 900 Geschiedenis : Ouder dan 5 jaar ? Deelgebieden zonder nieuwe publicaties Diepgaande werken Plaatselijk erfgoed Ja Nee

241. Enkele voorbeelden (lokale bib) 690 Bouwkunde Algemeen > 5 jaar Technisch en praktisch > 3 jaar Historisch > 10 jaar Ja Afvoer 330 Politiek Biografieën > 5 jaar Politieke structuren > 10 jaar Partijpolitieke werken > 3 jaar Ja

247. Abonnementen

249. Collectieverzorging

252. Hoe : RFID !

254. Publiceer dit op google-docs

255. Dag 3 : evalueren en bijsturen

258. Een middel om systematisch in te spelen op budgetaanpassingen;

259. Een basis tot benchmarking met andere bibliotheken;

260. Een basis tot inzicht in de collectie voor het personeel en de beleidsmensen;

261. Een basis tot samenwerking met andere bibliotheken.

263. 3E ! (Efficiëntie, economy en effectiviteit)

264. Input, output en outcome (performantie)

265. teamwork

267. vinden de gebruikers de items die ze zoeken;

271. Interpreteren !

273. Kwalitatieve modellen

274. Geïntegreerde modellen

277. Bezitscoëfficiënt (C/L)

278. Vernieuwingsritme (A/C)

279. Uitleningen per inwoner (U/I)

280. Leenfrequentie (U/L)

281. Gebruikscoëfficiënt (U/C) (turnover rate)

282. Bereik (L/I)

283. Relatieve collectieuitgaven (CU/I)

284. ...

286. Zoeken naar best practices

287. Continue proces

288. http://www.bibliotheekstatistieken.be/

295. Z-score

296. Münster

297. Gütersloh

298. McClellan

299. Doucet-Larbre

301. <1 => aanbod verkleinen

304. Evenwichtige collectie = tussen 1 en -1

305. Duidelijk referentiepunt

307. Verschil tussen bezit en afwezigheid bepaalt stijging of daling per rubriek

308. Duidelijk resultaat : #aan te schaffen materialen per rubriek

309. Twee correctiemogelijkheden

311. Grootte van de rubriek is zeer bepalend

313. Gebruik en gewenste afwezigheid is bepalend

315. Geen correctiefactoren

317. Hoogste afwezigheidscijfers => streefbezit

323. C-OPT (Peter Huygen)

325. Combinatie van verdeelsleutel van Doucet-Larbre en de aanwezigheidscijfers van Gütersloh.

326. “Black-box”

327. Enkel interne cijfers

329. Steekproef aan de hand van lijsten

330. Evaluatie door een externe expert

331. Mysterieshopping

333. Usability-studies

334. Globaal gebruikersonderzoek

335. Forum

339. Ook vragen zijn welkom : jvanhee@maarifa.be

341. Ga je verworden kennis in de praktijk kunnen omzetten ?

342. Wat zijn suggesties ter verbetering ?