Documento y archivo electrónicos: cuestiones abiertas en el marco de la eAdministración

Documento y archivo electrónicos:
cuestiones abiertas en el marco de
la eAdministración

Jordi Serra Serra

Jornada “Administración digital”
Instituto Vaso de Administración Pública
Herri Arduralaritzaren Euskal Erakundea

Vitoria-Gasteiz, 28 de noviembre de 2012

Cuestiones abiertas

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Captura de la evidencia

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Cuestiones aceptadas
• Es posible capturar íntegramente la información generada
por cualquier trámite realizado a través de un portal de
eAdministración.
• Las plataformas de interoperabilidad permiten la
generación de documentos a partir de entornos
datacéntricos.

• Los servicios de notificación permiten que el trámite
retorne a la ciudadania por vía telemática.

• Los medios de autentificación permiten generar originales
electrónicos en cualquier entorno. Y los originales
electrónicos son irreversibles.
Jordi Serra Serra Documento y archivo electrónicos: cuestiones Jornada “Administración digital”
Vitoria-Gasteiz Instituto Vaso de Administración Pública
28 de noviembre de 2012 abiertas en el marco de la eAdministración Herri Arduralaritzaren Euskal Erakundea

Trámites generadores de originales
electrónicos en la Generalitat de Catalunya

A 30 de Junio de 2012:

• 417 trámites íntegramente
telemáticos (sólo OVT).

• Tres portales:

• Oficina Virtual de Tràmits
• Canal Empresa
• EACAT

Jordi Serra Serra Jornada “Administración digital”
Documento y archivo electrónicos: cuestiones

Uso de servicios comunes
(durante Junio de 2012)


Cuestiones abiertas:
trámites externos y/o reglados
• La evidencia es multiforme (diversa en formatos y estructuras), y
esto complica su tratamiento.

• La integración entre sistemas dispersa las evidencias de un mismo
trámite en distintos entornos, en función del marco competencial.

• A menudo no existe un back-office específico para cada trámite, ni
un back-office genérico de uso transversal. No hay respuesta para
estos casos.

• La traza de uso de las transacciones realizadas a través de una
plataforma de interoperabilidad tiene carácter autenticante de los
datos intercambiados. Sin embargo, no hay consenso sobre cómo
se conserva asociada con dichos datos.


Las trazas de interoperabilidad:
el ejemplo de la PICA
• El emisor, el requeridor y la plataforma de interoperabilidad estan obligados a
conservar la siguiente traza de cada consulta realizada:
• Órgano cesionario y usuario final (receptor)
• Tipo de información
• Fecha y hora de la consulta
• Existencia de consentimiento o aplicación de ley
• Finalidad de la consulta

• El organismo emisor debe conservar la traza de la consulta, junto con los datos
originales o el histórico de su estado en el momento de la consulta.

• La PICA conserva el resultado de la consulta durante un período de entre 30 y 60
días. A continuación genera un histórico del resultado, que conserva durante 4
meses. Transcurrido este plazo, lo elimina.

• El organismo requeridor debe conservar, junto con la traza, el resultado de la
consulta asociado al expediente que la justifica, durante el plazo de vigencia del
expediente o, en su defecto, durante un período mínimo de 5 años (en función del
plazo de auditoría).


Cuestiones abiertas:
trámites internos y no reglados
• Los trámites no reglados o internos no disponen a menudo
de un nodo orquestador (portal) a través del cual gestionar
su captura. Buena parte de esta responsabilidad depende
del usuario final.

• Las fuentes de la evidencia son múltiples. Las herramientas
de col·laboración y los servicios de redes sociales a menudo
no se incluyen en las políticas de captura sistemática.

• Determinados sistemas son aparentemente autosuficientes
(ERP), y a menudo no se considera necesaria su integración
con el resto de sistemas a nivel de gestión documental.


The TIMBUS Project


Formación del expediente

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• En el entorno digital continua siendo plenamente vigente
la noción de expediente.

• El expediente incluye tanto datos estructurados como
documentos-objeto.

• La integridad (y existencia) del expediente se garantiza
mediante el foliado electrónico.

• La interoperabilidad y la preservación pueden utilizar de
forma natural el expediente como unidad de trabajo.

• Las herramientas ECM y ERP permiten incorporar sin
dificultad el concepto de expediente electrónico.

Esquema Nacional de Interoperabilidad:
Norma técnica de expediente


Cuestiones abiertas

• El concepto de expediente no se aplica de forma sistemàtica,
especialmente en los procesos no reglados, que se reflejan en el
uso preferente del correo electrónico, las herramientas de
colaboración y las redes sociales. Esto dificulta que se extrapolen a
estos entornos las políticas de gestión documental.

• El uso del expediente electrónico, así como su normalización, se
asocian a una perspectiva transversal en el diseño de sistema. Los
sistemas resultado de un desarrollo vertical a menudo no
implantan el concepto, o lo hacen de forma sesgada.

• El referente normativo (Norma Técnica del ENIOP) es mejorable.


Esquema de exportación del TEI
(ENIOP compliant)


Limitaciones de la Norma Técnica
del ENIOP para el expediente
• Necesidad de definir elementos complejos o
repetibles (identificador, clasificación, etc.).

• Inclusión de información estructurada (datos
transaccionales, historial de tramitación, etc.).

• Inclusión del concepto de representación propio
de PREMIS (o componente documental en NEDA)
en la definición del documento.

• Correspondencia con el esquema e-EMGDE.

Cuestiones abiertas

• Las herramientas BPM no incluyen en su concepción
funcional el concepto de expediente. Lo que debería ser un
elemento asegurador de la correcta formación del
expediente, a menudo se convierte en un factor de
distorsión.

• El uso de BPM en las Administraciones públicas es todavía
bajo, lo que menoscaba su potencial normalizador en la
formación de expedientes.

• La integración de un BPM con un gestor de expedientes
todavía requiere, en muchos casos, desarrollos específicos.


Gestión de la hibridez

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• El expediente híbrido es posible, y perfectamente
viable dentro del diseño de un sistema integrado de
gestión documental.

• El expediente completamente electrónico también es
posible, y compatible con la existencia simultánea de
expedientes en soportes físicos.

• La conversión bidireccional papel-electrónico está
reconocida normativamente de forma exhaustiva, y
dispone de suficiente tecnologia para llevarse a cabo
de forma sistemática.


Los procesos de conversión
autentificantes papel-electrónico
• La normativa establece:
• Electrónico a electrónico sin cambio de formato
• Electrónico a electrónico con cambio de formato
• Electrónico a papel con código seguro de verificación
• Papel a electrónico por digitalización certificada/segura

• La realidad es más compleja:
• Las copias pueden ser totales o parciales, imitativas o no. La creación de un
documento-objeto a partir de datos estructurados podrá tener, por lo tanto,
la consideración de copia auténtica no imitativa.
• La copia de electrónico a electrónico hacia un formato de destino susceptible
de impresión deberia incluir también el CSV.
• La verificación del código contra el sistema custodio es muy costosa en
términos corporativos, lo que justifica la creación de repositorios de
verificación (registros de copias).
• El CSV no sirve únicamente para verificar, sinó también para interoperar y
reaprovechar (presentación reiterada durante el período de validez).


El epicentro/agregador:
el expediente electrónico
Da existencia a la
La hibridez afecta
información dentro del
tanto el soporte
SGD como ente
como el
gestionable y autónomo
formato/estructura


El diseño del sistema híbrido


El diseño del sistema:
la dimensión conceptual


El diseño del sistema:
la dimensión física


El diseño del sistema: elementos
con implementación diferenciada

Instrumento de Instrumento de descripción
descripción (catálogo de expedientes)

Depósitos lógicos Depósitos físicos
Depósitos (formatos digitales) (soportes físicos)

Procedimientos
Procedimientos
Procedimientos (automáticos
(semiautomáticos)
monitorizados)

Registros de actividad Registros de actividad


Cuestiones abiertas
• Se debe avanzar desde la hibridez total a la hibridez por
procedencias o actores dentro de un procedimiento. La clave para
este cambio son las soluciones de conversión válida de soportes.

• La gestión de la hibridez requiere una perspectiva transversal y
corporativa de las soluciones de conversión, así como una
disponibilidad completa desde el primer trámite en el que se
implanta.

• Las organizaciones no estan preparadas, en su distribución interna
de competencias, para la gestión de la hibridez.

• La confusión permanente entre soluciones de gestión documental
y soluciones de gestión de archivo no permite establecer fácilmente
el punto de agregación.


Gestión de la vigencia

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Cuestiones abiertas

• No está claro que exista la fase semiactiva en la gestión de documentos
electrónicos, ni qué ventajas aporta su consideración dentro del ciclo de vida. La
dificultad para la implantación de sistemas ERM es un argumento en este sentido.

• Tampoco está clara la propiedad del sistema de gestión documental. No es una
herramienta de archivo, pero permite incorporar las políticas de archivo.

• La integración entre sistemas puede ofrecer el mismo resultado que la existencia
de un único sistema transversal. La solución centralizada es un desideratum, pero
no es la única solución. Un conjunto de políticas públicamente accesibles e
interoperables puede proporcionar el mismo resultado.

• Los sistemas de preservación digital, un posible referente, se articulan cada vez
más en forma de un conjunto de servicios accesibles desde un sistema de
almacenamiento distribuido (y federado).


DOMEA Konzept

Fuente: Wettmann, Andrea. “The DOMEA Concept”. En: 7th European Conference on Archives. Warsaw, May 18-20, 2006.


El ciclo de vida documental

Fuente: Projecte SIGeDA. Subdirecció General d'Arxius i Museus de la Generalitat de Catalunya, 2010.


iArxiu

Fuente: http://www.aoc.cat/, 2012


DESA’L



Conservación a largo plazo

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• El soporte físico ya no es un problema.

• Los procedimientos de preservación estan fijados de forma
estable, y el consenso dentro de la comunidad de la preservación
digital es muy amplio.

• La noción de objeto de información de conservación a largo plazo
está consolidada, así como los correspondientes esquemas de
metadatos.

• Existen soluciones operativas para documentos objeto, para datos
estructurados y para páginas Web.

• Se dispone de herramientas y servicios que cubren el ciclo de vida
completo de la preservación digital.

Los recursos para la preservación

Jordi Serra Serra Jornada “Administración digital”
Documento y archivo electrónicos: cuestiones

El universo OAIS


Archival Information Package (AIP)


XML Formatted Data Unit
(XFDU)


Metadata Encoding &
Transmission Standard (METS)


iARXIU



Cuestiones abiertas
• Los servicios de preservación digital todavía no ofrecen un
nivel de operatividad completo.

• El mercado del software todavía no ha entrado de forma
masiva en el ámbito de la preservación digital, que se
mueve todavía en el campo de la experimentación.

• La responsabilidad sobre la preservación es difusa. Los
servicios cloud y las redes sociales añaden confusión.

• Las responsabilidades institucionales no se asumen con la
energía suficiente.


Muchas gracias.

Jordi Serra Serra
serra@ub.edu
http://bd.ub.edu/pub/serra/

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