Desenvolvimento interpessoal essencial para secretários bilíngues

INSTITUTO PAULISTA DE ENSINO SUPERIOR – IPESU
FACULDADES INTEGRADAS DE SÃO CARLOS –
FADISC
CURSO DE SECRETARIADO EXECUTIVO BILINGUE

TCC
DESENVOLVIMENTO INTERPESSOAL NA PROFISSÃO
DE SECRETARIADO EXECUTIVO BILÍNGUE

JOSIANA APARECIDA FAZANI

LÍLIAN ROTTA

SÃO CARLOS
2009

INSTITUTO PAULISTA DE ENSINO SUPERIOR – IPESU
FACULDADES INTEGRADAS DE SÃO CARLOS – FADISC
CURSO DE SECRETARIADO EXECUTIVO BILINGUE

DESENVOLVIMENTO INTERPESSOAL NA PROFISSÃO DE
SECRETARIADO EXECUTIVO BILÍNGUE

Josiana Aparecida Fazani

Trabalho de Conclusão de Curso (TCC)
apresentada ao Departamento de
Secretariado Executivo Bilíngue das
Faculdades Integradas de São Carlos,
como parte dos requisitos para obtenção
do Título de Bacharel em Secretariado
Executivo Bilíngue.
Orientadora: Profª. Drª. Lílian Rotta.

São Carlos
2009

2

Dedico este trabalho a DEUS,
a toda minha família e amigos, ao meu
namorado Vitor Montes, ao meu
irmão Alex Fazani, em
especial a minha orientadora
Lílian Rotta.

3

O homem tem um vazio no coração,
Esse vazio é do tamanho de DEUS
Agostinho dos Santos

4

Agradecimentos

Agradeço à Professora Doutora Lílian Rotta, que orientou meu trabalho com
muita dedicação, cooperação, amizade, incentivo, determinação, paciência e motivação.
Ao corpo docente das Faculdades Integradas de São Carlos, que durante o
percurso da graduação, sempre me motivou e depositou fé no trabalho que podia ser
realizado.
À Professora Doutora Juliana Zantut Nutti, que cooperou através das aulas de
pesquisa com toda a estrutura do trabalho.
À Professora Aline Biancchi, pelo auxilio de condução do objetivo do trabalho.
Ao Professor Daniel Mill que me deu a primeira oportunidade de trabalho na
área de Secretariado.
Aos alunos do segundo e oitavo períodos de Secretariado Executivo Bilíngüe das
Faculdades Integradas de São Carlos que participaram da aplicação do questionário
utilizado para o desenvolvimento deste trabalho.
Aos amigos e a todos que de forma direta ou indireta cooperaram para a
realização deste trabalho.

5

1 Sumário

1 Sumário...........................................................................................................................6
2 Índice de Figuras............................................................................................................7
3 Resumo...........................................................................................................................8
4 Abstract...........................................................................................................................9
5 Introdução.....................................................................................................................10
6 Surgimento da Profissão de Secretário.........................................................................13
6.1 Competências e qualificações do Secretário(a).....................................................15
6.2 Os valores que podem ser despertados ao curso de Secretariado Executivo.........15
6.3 Comunicação eficaz...............................................................................................18
6.4 As informações e seu gerenciamento....................................................................18
6.5 Tecnologias no trabalho.........................................................................................19
6.6 Ética no exercício da profissão..............................................................................20
6.7 Utilização da argumentação...................................................................................21
7 O Desenvolvimento interpessoal, uma competência importante que um secretário deve
obter.................................................................................................................................22
7.1 O Aprendizado ao longo da vida. .........................................................................22
7.2 Inteligência Emocional..........................................................................................22
7.3 Estilos Interpessoais..............................................................................................23
7.4 Personalidades e perfis psicológicos.....................................................................25
7.5 Feedback: A comunicação bilateral.......................................................................27
7.6 Competência Interpessoal......................................................................................29
7.7 Relações Interpessoais...........................................................................................30
8 Metodologia da Pesquisa Utilizada..............................................................................32
8.1 Questionário...........................................................................................................33
8.2 Gráficos:................................................................................................................34
8.3 Conclusão do questionário.....................................................................................39
9 Conclusão.....................................................................................................................41
10 Referências Bibliográficas:.........................................................................................43

6

2 Índice de Figuras

Figura 1 - Questão 1, segundo período............................................................................34
Figura 2 - Questão 1, oitavo período...............................................................................34
Figura 10 - Questão 5, oitavo período.............................................................................37
Figura 11 - Questão 6, segundo período..........................................................................37
Figura 13 - Questão 7, segundo período..........................................................................38

7

3 Resumo

O exercício da profissão de Secretariado Executivo Bilíngüe necessita de
interação entre os membros da organização e não somente das competências técnicas
para que seja realizado um trabalho eficaz.
As relações interpessoais nas empresas dependem da interação eficiente de seus
membros. Desenvolver-se nesse sentido é algo que requer disposição psicológica e
quebra de paradigmas para agregação de conhecimentos.
O trabalho aborda brevemente requisitos para o desenvolvimento pessoal e
interpessoal do profissional de Secretariado Executivo Bilíngüe, uma vez que esse
profissional é elo entre as partes da organização e, por essa razão, as relações
interpessoais são presentes no seu cotidiano.

Palavras chave: Secretário (a) Executivo (a) Bilíngüe, competências da profissão,
competência desenvolvimento pessoal e interpessoal.

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4 Abstract

The exercise of the Bilingual Executive Secretariat profession requires the
interaction between members of a organization, and not only the technical competences,
for a effective work to be accomplished.
The interpersonal relationships on companies depend on a efficient interactivity
between its members. To develop oneself for such tasks requires psicological
disposition and breaking of paradigms for knowledge aggregation.
This paper breafely presents requirements for personal and interpersonal
development of the professional of Bilingual Executive Secretariat, given that this
professional is the link between parts of organizations and the interpersonal
relationships are present in their everyday life.

Keywords: Bilingual Executive Secretariat, profession competence, personal and
interpersonal competence development.

9

5 Introdução

Há 500 anos a.C, surgiu a profissão de Secretário, nessa época a profissão era
especificamente desempenhada por homens. Houve a invenção da máquina de escrever,
o que levou uma mulher a iniciar o desempenho de manusear a máquina.
Muitas mudanças ocorreram desde o surgimento e além da profissão ganhar
profissionais de ambos os sexos, ela, através de seus profissionais, conquistou seu
espaço nas empresas. No desempenho das tarefas que o secretário (a) realizava, foram
surgindo necessidades de mudanças no trabalho do profissional. Algumas tarefas
perdem a necessidade de serem realizadas pelo profissional de Secretariado, como
apenas servir café, atender o telefone e redigir cartas. Então outros trabalhos, trabalhos
esses mais complexos passam a ser desempenhados com eficácia pelo secretário (a).
Por demonstrar capacitação, o secretário (a) vem conquistando responsabilidades
e por agregação de conhecimentos, transformando o profissional de Secretariado no
profissional de Secretariado Executivo Bilíngue. O profissional dessa área desenvolve a
habilidade de assessorar o executivo. Tarefas que o próprio executivo desempenharia,
são desempenhadas pelo secretário (a).
O ingresso na profissão não mais acontece sem uma preparação, surgem os
cursos superiores para capacitação do secretário (a). O curso preparatório aborda
competências técnicas, as quais o secretário (a) deve exercer com eficiência.
Também aborda, de acordo com a pesquisa realizada neste trabalho a
competência Desenvolvimento Pessoal e Interpessoal, uma vez que o trabalho do
secretário (a) interage com os componentes da empresa e deve desenvolver tal
qualificação para êxito na sua profissão.
De acordo com os resultados obtidos através de um questionário contendo sete
questões, aplicado no segundo e oitavo períodos de Secretariado Executivo Bilíngüe das
Faculdades Integradas de São Carlos, o assunto “Desenvolvimento Pessoal e
Interpessoal” é uma competência que auxilia o profissional dessa área no desempenho
eficaz de suas tarefas e interação no cotidiano empresarial.

10

Embora a formação de Secretariado Executivo Bilíngüe seja eficiente para
capacitação do Secretário (a), o profissional deve atualizar-se constantemente,
acompanhando os acontecimentos ao seu redor e os avanços tecnológicos.
Assim como atualizar-se para melhor desempenho de suas tarefas, o Secretário
(a) deve pontuar-se de que as relações interpessoais devem ser conduzidas de forma
inteligente e prática entre os integrantes da empresa.
A pesquisa neste trabalho focou o Desenvolvimento Pessoal e Interpessoal como
competência a ser adquirida pelo profissional de Secretariado Executivo Bilíngüe.
Considerando que o indivíduo tem a capacidade de aprendizagem por toda a vida, pode-
se afirmar que o Desenvolvimento Pessoal e Interpessoal pode ser aprimorado cada vez
mais.
Através do aprendizado e agregação de conhecimentos o indivíduo deve se
propor à quebra de paradigmas para adquirir mais conhecimentos. O profissional dessa
área pode usufruir, para desenvolver a inteligência emocional, a sua capacidade de
conduzir inteligentemente as emoções a favor de relações interpessoais saudáveis.
Desenvolvendo habilidades de condução da inteligência na relação interpessoal,
o indivíduo adquire maior percepção do outro e conseqüentemente de si mesmo,
adquirindo então o autoconhecimento.
Através de estudos e testes, encontrados no livro “Desenvolvimento
Interpessoal, treinamento em grupo” com o autor MOSCOVICI, depara-se com alguns
tipos de personalidades, que podem auxiliar nas relações cotidianas organizacionais.
As pessoas se diferem nos comportamentos, mas também apresentam
semelhanças na forma de expressá-los. A expressão de comportamento através de
impessoalidade, dificuldade de usufruir a criatividade, necessidade de auto afirmação,
exposição da própria idéia como sendo a melhor, necessidade ou não de receber e dar
feedback, relacionamento de forma mais clara com domínio do controle em expor os
sentimentos e conseqüentemente o comportamento, essas abordagens do estudo de
MOSCOVICI possibilitam a compreensão sobre o assunto.
Os indivíduos expressam seu comportamento de acordo com as suas
experiências e conhecimentos adquiridos durante a vida. Há a personalidade que se
expressa através de uma pessoa, sem sensibilidade, não admitindo ser dependente dos

11

outros ou o indivíduo se expressa lutador pelas próprias idéias e com dificuldade com a
realidade, ou aquele que se apresenta inconsciente em relação a si e aos outros.
Algumas características como apoio; concessão, conservação; apego; liderança;
dominação e adaptação; negociação, têm aspectos positivos e aspectos negativos que
podem ser trabalhados para conquista de equilíbrio nos próprios sentimentos.
Alguns atributos como simpatia, apatia, afastamento, proximidade, relações
conscientes ou inconscientes, influenciam diretamente nos relacionamentos, uma vez
que o ser humano age com seu próprio pensamento e não necessariamente de acordo
com as necessidades da empresa.
No processo de interação entre os membros da organização, o ciclo “atividades-
interações-sentimentos”, não se relaciona diretamente com a competência técnica de
cada pessoa de acordo com José Olímpio.
Para que o relacionamento do secretário (a) com os demais componentes da
empresa seja agradável a ambos, o profissional deve se atentar em encarar as diferenças
de maneira aberta, permitir que a comunicação flua de forma fácil e usufruir do
feedback. Ouvir o outro sem restrições e contendo as próprias opiniões ou expondo-as
de forma sutil e respeitosa, atribui em resultados satisfatórios para a relação interpessoal
do secretário (a) com os executivos, funcionários e outros integrantes da organização.
Ao alcançar tais resultados, as relações propiciam ao profissional que tem se
desenvolvido pessoal e interpessoalmente, harmonia, prazer, esforços mútuos, tornando-
se competente interpessoalmente. Constitui-se a competência interpessoal, de dois
integrantes primordiais: a percepção e habilidades.
A percepção deve ser desenvolvida partindo de uma própria percepção, de auto
conhecimento, facilitando então a capacitação de percepção quanto ao outro. Nas
palavras de ROLLO MAY o auto conhecimento só pode ser obtido com a ajuda dos
outros.
O assunto abordado é de extrema abrangência, uma vez que se tratando de
relações humanas, a cada período de tempo, devido a mudanças sociais, culturais e do
externo como um todo, o comportamento e atitude dos profissionais nas empresas
mudam. Isso deve ser estudado constantemente por especialistas para que os
profissionais possam se adequar aos objetivos da empresa.

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6 Surgimento da Profissão de Secretário.

Profissões das mais diversas áreas têm suas histórias arquivadas em livros, sites,
artigos, na memória de alguém. Assim também a profissão de secretariado apresenta
uma trajetória com fatos e marcos para preencher desde de sua origem.
Segundo Casimiro (1998), o início da carreira do secretário surgiu no Egito há
500 anos a.C.. Nessa época tal profissão era desempenhada exclusivamente por homens.
A palavra “Secretário” originou-se do latim Secretum que significa lugar
retirado, retiro, solidão. Derivam desse vocábulo os termos latinos Secreta (particular,
segredo, mistério;) e Secretarium (lugar retirado, conselho privado.).

Secretário sm. 1. O que transcreve as atas das sessões duma
assembléia. 2. O que se ocupa de determinadas redações, da
organização e do funcionamento duma assembléia, sociedade,
etc. 3. Emprego a quem cabe classificar, copiar e/ou redigir
correspondência, marcar compromissos, etc. 4. Assessor direto
do presidente de uma entidade partidária, sindical, religiosa,
etc. 5. Aquele que exerce , num Estado, funções equivalentes à
de ministro(3). Aurélio Buarque de Holanda Ferreira.

A profissão teve no âmbito de seu surgimento, a necessidade de pessoas que
contivessem domínio na escrita e em algumas funções administrativas para atuar no
setor público da idade média.
Acrescentavam-se às atribuições de funções do secretário, algumas
competências como: servir café ao chefe e aos visitantes, além de acompanhá-los pela
extensão da empresa.
Após a Segunda Guerra Mundial, devido ao chamado pelos homens para os
campos de batalha, a profissão de Secretariado obteve crescimento consideravelmente
rápido, dando espaço às profissionais do sexo feminino. Esse acontecimento iniciou-se
na Europa e nos Estados Unidos.
“Anteriormente, o executivo ditava as cartas”, (MEDEIROS e HERNANDES,
2006, p.313). O secretário(a) ouvia, escrevia ou transcrevia os documentos para o seu
superior.

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Muitas atribuições e responsabilidades mudaram desde o início da carreira do
secretário(a), cooperando para essa mudança, ocorreu a chegada de invenções para
facilitação do trabalho do profissional.

Inventadas e desenvolvidas na segunda metade do século XIX,
as máquinas de escrever deram grande impulso às
comunicações da época e, também, à entrada das mulheres no
mundo dos negócios –elas tinham mais paciência que os
homens para ficar horas e horas sentadas lidando com o
complexo artefato. (Artigo de Humberto Mandaro)

A invenção da máquina de escrever, por exemplo, representou um grande
avanço para a carreira do secretário(a). Quando inventada, a tarefa de manuseá-la foi
designada à mulher, uma vez que ela demonstrava habilidades para o trabalho com a
máquina. Depois disso, tanto o profissional do sexo masculino quanto do sexo feminino,
começaram a demonstrar interesses em outras áreas das empresas.
Tal interesse fez com que, aos poucos, o secretário conquistasse o espaço na
empresa, adquirindo mais responsabilidades nas funções exercidas pelos profissionais.
Muitas áreas da empresa começam a ser compreendidas pelos profissionais de
secretariado.
Algumas funções como, servir café, transcrever cartas, como menciona Carvalho
(2001), começam a perder espaço na carreira do profissional pelo fato de que outras
funções ganham espaço e importância na profissão.
Funções como liderar, auxiliar os funcionários da empresa, redigir cartas e e-
mails, enviá-los de forma coerente e correta, são atualizações das atividades
desenvolvidas pelos secretários(as). Estes remetem a empresa suas competências e
habilidades ao desempenhar seu trabalho com atualização.
Em meio à constante atualização, ao qual o secretário começou a equiparar-se,
concluiu-se que o desenvolvimento da profissão poderia estar ligado a alguns padrões,
assim como outras profissões. Então, o surgimento de necessidade de cursos
preparatórios para os secretários(as).

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6.1 Competências e qualificações do Secretário(a)

No decorrer do tempo o profissional de secretariado se transformou em assessor,
capaz de delegar tarefas, tomar decisões importantes e respeitáveis.
Segundo Medeiros & Hernandes (2006, p. 313) no Manual da Secretária, o
secretário “transformou-se, no mundo moderno dos negócios e nessa era de
globalização da economia, em assistente executivo”. Como na ocasião em que, o chefe
não podendo comparecer, delega ao Secretário a função substitutiva. Para exercer tal
função ele deverá ter preparo e competência.
Sua atuação em relação ao meio empresarial deve ter discernimento, tendo em
vista que se tratam pessoas com alto potencial tanto financeiro quanto cultural. O
secretário(a) deve conhecer seu contexto de trabalho, se atualizando e sendo coerente
com a estrutura, tanto da empresa quanto de seus líderes.
No Secretário Executivo deve haver a constante preocupação em agregar
conhecimentos, uma vez que se depara freqüentemente com novas e desafiadoras
situações.

6.2 Os valores que podem ser despertados ao curso de Secretariado
Executivo

Competências e qualificações conquistadas pelo secretário(a), são necessárias
nas empresas que estão em busca de profissionais com conhecimentos em sua área.
Nesse âmbito, os cursos de Técnico de Secretariado deveriam atuar com funcionalidade
na vida dos secretários(as). Já os cursos superiores de Secretariado Executivo Bilíngue
poderiam contribuir na vida profissional, oferecendo ferramentas para que o aluno
domine pelo menos uma língua estrangeira, além de outras habilidades mencionadas
mais a frente.
O curso de Secretariado Executivo Bilíngüe deve buscar, ao compor sua grade
curricular, atingir o conhecimento condizente com as expectativas da empresa. Além
das competências técnicas, é importante que o secretário adquira algumas competências
comportamentais, necessárias para o desenvolvimento de um trabalho estratégico para o

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meio empresarial, entre eles, a ética, lealdade e discrição, eficiente relacionamento com
os integrantes da organização, figuram entre os mais importantes.
O Secretário deve ter conduta discreta e sigilosa quanto ao que ouve e fala na
relação interpessoal empresarial, isso manterá a comunicação de “baixo para cima” e
também de “cima para baixo” segura e harmoniosa. Comunicação de “baixo para cima”
pode ser identificada nas ocasiões em que pessoas do nível hierárquico mais baixo
dentro da empresa se manifestam aos seus superiores, a comunicação de “cima para
baixo” ocorre quando pessoas do nível hierárquico mais alto se dirigem aos seus
subordinados.
Condutor de informações sigilosas e relator de fatos, o profissional deve
apresentar habilidades de coligação entre as relações empresariais. Ele deve atuar como
ponte segura permitindo o caminho das informações. O Secretário atuará muitas vezes
como elo entre as partes hierárquicas da empresa, colocando em prática a “comunicação
mediana”. Nessas ocasiões, o secretário(a), ao receber as informações, deverá
interpretá-las e selecioná-las se, necessário, para destina-las.
Para o secretário(a) entender os aspectos gerais de uma empresa é preciso que
ele adquira conhecimentos em várias áreas. Levando em consideração que há pessoas
com especialidades diferenciadas dentro da empresa, as profissionais devem
compreender de que modo se estrutura a empresa e como se desenvolvem nela, as
atividades de todos os setores, para conseguir conduzir sua tarefa com eficiência.
O curso superior de Secretariado Executivo Bilíngüe deve ser condizente com
essa necessidade e contemplar os conteúdos básicos nas áreas de economia,
contabilidade, psicologia, administração, marketing, recursos humanos, sociologia,
filosofia, matemática e estatística, introdução ao direito público e privado e metodologia
científica. Além dos conhecimentos básicos adquiridos durante a formação acadêmica, o
aluno pode ter também a oportunidade de aprofundar os seus conhecimentos em
português, inglês, espanhol e técnicas secretariais e ainda realizar estágio
supervisionado no montante de cento e oitenta horas para que se habilite a exercer
proficientemente sua profissão.
A seleção das disciplinas da grade curricular de curso superior, a qual está
descrita no parágrafo acima é apenas uma breve apresentação sobre conteúdos que
podem ser desenvolvidos nas Universidades, cujo foco é a capacitação do profissional

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de Secretariado Executivo Bilíngüe, para que esteja apto a desempenhar as atribuições
de uma empresa em seu cotidiano. Doravante, vale ressaltar que em cada estado,
acompanhado de culturas diferentes, os cursos podem apresentar poucas divergências
relativas às disciplinas.
O curso superior em Secretariado surge então para suprir a necessidade do
mercado de profissionais qualificados para atuar como Secretários Executivos. Segundo
Medeiros & Hernandes (2006), o curso deve oferecer condições para que se conheça o
funcionamento geral de uma empresa, a abordagem em assuntos como administração,
comércio exterior, contabilidade, finanças, processamento de dados, línguas estrangeiras
e muitos outros requisitos necessários ao papel do secretário.
O aprendizado que o estágio acadêmico desperta ao Secretário Executivo,
possibilita a aplicação dos conhecimentos gerais do curso em harmonia com a prática
operacional da empresa, desse modo ele poderá desfrutar da oportunidade de
aperfeiçoamento para que seja um profissional de Secretariado Executivo Bilíngüe com
êxito.
Tendo noção geral da organização, o secretário(a) deverá aprimorar seus
conhecimentos em áreas referentes à empresa, em seu cotidiano e no modo de aplicar
seus conhecimentos. Sendo assim, observará quais as áreas onde a empresa mais atua e
assim poderá discernir as atualizações que deverão ser realizadas, para se submeter a
novos cursos para desenvolvimento de competências e qualificações que a organização
necessita.
O Secretário Executivo deve ser preparado, em sua graduação, para
principalmente falar e escrever bem. Redigir textos, artigos, organizar palestras e
reuniões, dar entrevistas. Sendo assim, o Secretário se torna o representante da empresa.
Cabe ainda mencionar que o secretário(a) representa a empresa nas ocasiões em
que, ao interagir com outras empresas, transmite informações a diversos setores. Um
profissional que não se prepara, ao ingressar na área profissional de secretariado, pode
transmitir de sua empresa uma imagem equivocada, uma vez que, se não atuar com
precisão desde as tarefas mais simples como, enviar um e-mail comunicativo para os
funcionários, ou até mesmo redigir um e-mail para o proprietário de outra empresa, ele
pode caracterizar a empresa inadequadamente.

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6.3 Comunicação eficaz

Comunicar-se é o ato de transmitir uma ou mais mensagens de maneiras
variadas a um ou mais destinatários.
Comunicar. 1. Tornar comum; fazer saber. 2. Por em contato ou
relação; ligar, unir. 3. Comunicar. 4. Transmitir, difundir. 5.
Prover passagem a. 6. Estabelecer comunicação, atendimento,
convívio. 7. Comunicar. 8. Tornar-se comum; transmitir-se;
propagar-se. 9. Travar ou manter entendimento; entender-se. 10.
Pôr-se em contato; em relação com.

A interação com eficaz comunicação com os membros da organização se faz
necessária, o trabalho que deve ser realizado não dependerá somente de um indivíduo,
mas depende do trabalho em equipe, a qual deve desenvolver a habilidade de
comunicação entre si.
Estratégias de comunicação são a chave de êxito profissional. O secretário deve
desenvolver formas adequadas de comunicação para cada setor, respeitando e
cooperando com cada um deles, desde a parte produtiva da empresa até os executivos e
proprietários.
Ser objetivo, breve, usar termos compreensíveis por todos é eficaz para que
ocorra a boa comunicação. Em uma reunião, por exemplo, o emprego de termos
técnicos e de vocabulário mais abrangente serão melhor aceitos pelos executivos.
Outra habilidade importantíssima a ser adquirida pelo Secretário é a capacidade
de solucionar problemas. Cotidianamente apresentam-se problemas e dificuldades na
empresa, que cabe ao secretário(a) ter discernimento e conduzir as situações de modo
apropriado para resolução dos fatos ocorridos.

6.4 As informações e seu gerenciamento

Segundo Abreu (2003), em pesquisa recentemente realizada nos Estados Unidos,
chegou-se à conclusão de que, entre as competências necessárias para que o país
continue líder mundial no próximo século, está a de gerenciamento da informação por
meio da comunicação oral ou escrita.

18

O gerenciamento da informação é de extrema importância no trabalho do
secretário. Com grande volume de informações em uma organização, se faz necessário o
aprendizado em gerenciamento das mesmas.
Informações são dados que chegam e saem da empresa constantemente, esse
movimento precisa ser organizado de forma cautelosa e segura. Se faz necessário ao
profissional de Secretariado Executivo Bilíngüe, que siga as normas que a empresa
comporta a respeito desse processo e até mesmo que desenvolva métodos eficazes para
o movimento das mesmas.
Para gerenciar as informações pode-se transformá-las em conhecimento
estruturado, dados organizados e codificados, arquivados de forma ágil para serem,
posteriormente, encontradas. Criação de um sistema de informações contribui para que
não sejam consideradas ruídos. Os ruídos são informações em movimento, que são
transmitidas ineficientemente aos seus destinatários, podendo gerar, além de informação
equivocada, conflitos interpessoais.
A relação entre o chefe (líder) e o secretário, entre os subordinados e o
secretário, enfim entre o meio empresarial e o secretário, precisa ser gerenciada de
forma sábia, com informações precisas e verdadeiras, com discernimento por ambas as
partes. Há situações em que as relações precisam ser gerenciadas de forma objetiva. Já,
em outras ocasiões, a relação necessita ser gerenciada de maneira amigável, sincera e
agradável, com um visitante de outra empresa que aguarda o chefe (líder), como
exemplo.
A leitura de livros e artigos sobre habilidades comunicativas ajudará muito nesse
âmbito, pois o auto-conhecimento e apreciação em conhecer são eficazes para que se
desenvolvam as relações e para gerenciá-las.

6.5 Tecnologias no trabalho

Acreditando que o hábito da leitura e o conhecimento de novos recursos da
mídia possam ser deflagradores da competência profissional e do aumento da bagagem
cultural, é preciso buscar constantemente alternativas de trabalho conjugadas com as
modernas tecnologias.

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Fator importante é o desenvolvimento de habilidades operacionais com
máquinas, desde o computador e outras máquinas de tecnologia. Cabe ao secretário(a)
acessar essas novas tecnologias e conhecer os seus mecanismos, atualizando-se
constantemente no seu trabalho.
O computador tornou-se uma ferramenta facilitadora para que o secretário
organize todos os documentos e procedimentos de seu local de trabalho, não
acumulando assim papéis sobre a mesa. Cabe ao secretário se empenhar no aprendizado
ligado a informática para apresentar eficiência no desenvolvimento de suas tarefas e se
adequar ao sistema com que sua empresa trabalha. Para qualquer lugar onde ele vá, nas
reuniões, palestras, aparelhos evoluídos cooperam para que seu desempenho tenha
êxito.

6.6 Ética no exercício da profissão

No âmbito ético empresarial, o secretário deve ter em mente sempre o código de
ética relacionado a sua profissão e além disso o código de ética da empresa em que
trabalha. Esse é um instrumento de trabalho que auxilia no excelente desempenho do
secretário, desde que usado corretamente o código de ética, êxito deve ser o objetivo
alcançado pelo profissional.
No código de ética do profissional de secretariado executivo bilíngüe,
encontramos:
Os princípios fundamentais da profissão; dos direitos
relacionados ao profissional de secretariado executivo bilíngüe;
dos deveres que o secretário deve exercer no ato da profissão; do
sigilo profissional, que nesse âmbito já claro no nome da
profissão, SECRETÀRIO (secretum, segredo); das relações entre
profissionais de secretariado; das relações com a empresa; das
relações com entidades da categoria e da obediência, aplicação e
Vigência do código de ética.

Relacionado a seu comportamento no ato da profissão, está o respeito mútuo
entre os indivíduos integrantes da empresa. Cada indivíduo deve ser considerado único
com seus conhecimentos, cultura, diferença individual, social, política e religiosa, sendo
respeitado e delegado a exercer cargo e tarefas que lhe competem.

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6.7 Utilização da argumentação

Sob a responsabilidade do secretário, os funcionários devem ser monitorados de
forma coerente com cada setor da empresa. O secretário deve desenvolver técnicas que
sensibilizem e facilitem as relações interpessoais e também intragrupais dentro da
empresa. As relações empresariais surgem sem aviso e para obter um local de trabalho
saudável e tranqüilo, o secretário deve dominar linhas de raciocínios diferentes, sempre
usando a razão e pouca emoção, na resolução dos possíveis problemas. Obter êxito
nesse âmbito não é difícil, embora na maioria das vezes o que falta aos profissionais é o
desenvolvimento e domínio de argumentar.
Argumentar é a conciliação de convencer e persuadir. Ao aprofundarmos nos
significados dessas palavras segundo ANTÔNIO SUÁREZ ABREU, conseguiremos
visualizar com clareza tal afirmação.
Ao gerenciar informação, vencendo juntamente uma discussão com o outro, a
esse ato se atribui o convencimento, nesse âmbito não se joga contra o outro, mas se
joga com intenção de ganho por ambas as partes, construindo no campo das idéias algo
de um ser para o outro, mostrando e provando para convencer.
Ao gerenciar relação, ao tocar e falar ao emocional do outro, conseguir que
alguém faça algo que se espera que ele faça, a esse ato se atribui à persuasão.
No cotidiano empresarial é mais importante persuadir e convencer. O objetivo é
conciliar ambos, convencer e persuadir, gerenciando informação juntamente com
relação, conseguir isso depende de além do conhecimento sobre o assunto, a prática
como treino constante.

21

7 O Desenvolvimento interpessoal, uma competência importante que
um secretário deve obter.

7.1 O Aprendizado ao longo da vida.

O ser humano tem a capacidade de aprendizado por toda a vida, embora com
necessidades específicas em cada etapa de sua vida.
Nas palavras de M. Knowles (1973), autoconceito, experiência, prontidão,
perspectiva temporal e orientação de aprendizagem são características a serem
consideradas.
A busca de ensinamentos que lhes convenha, diferencia os adultos das crianças,
em sua forma de aprendizagem, pois as experiências durante a vida são aprendizado e
devem ser consideradas a cada novo passo de aprendizagem.
Buscar conhecimentos requer do indivíduo disposição e quebra de paradigmas.
A relação com o aprendizado diante do desconhecido pode entrar em contradição com
as informações já obtidas pelo indivíduo, isso o leva a quebrar paradigmas e estar apto a
receber novas informações e assim agregar novos conhecimentos.
Desenvolver-se na teoria tal assunto, pode ou não ser aplicável com êxito na
prática. Será abordado esse contexto na conclusão do trabalho.

7.2 Inteligência Emocional

O ser humano nasce e juntamente com o crescimento físico, ele se desenvolve
intelectualmente, adquirindo inteligência como uma faculdade natural de sua espécie. A
emoção manifestada pode ser percebida ao longo das experiências do indivíduo, são
sentimentos que se apresentam de diversas formas, com mais ou menos intensidade de
acordo com a identificação de cada pessoa.

Inteligência- 1. Faculdade ou capacidade de aprender,
apreender, compreender ou adaptar-se facilmente, intelecto,
intelectualidade. 2. Destreza mental, agudeza, perspicácia. 3.
Pessoa inteligente.

22

Emoção- 1. Ato de mover-se moralmente. 2. Perturbação de
espírito provocadas por situações diversas e que se manifesta
como alegria, tristeza, raiva, etc; comoção. 3. estado de ânimo
despertado por sentimento estético, religioso, etc; emocional.

Nas palavras de ALBERTO MONTALVÃO, do nascimento até por volta de
dois anos de idade, o ser humano não se distingue muito de animais mamíferos. É a
partir de dois anos aproximadamente que o bebê começa desenvolver a individualidade
em si mesma.
Tal fato na vida do ser humano, constitui o nascimento da pessoa no animal
humano, de acordo com GREGORY BATESON. Agregando à individualidade, a
capacidade de autoconsciência do homem se manifesta na capacidade de viver
determinada situação e através das lembranças vividas juntamente com os sentimentos
degustados na situação, aprender com o passado e planejar seu futuro.
A capacidade de identificação do outro diante de si, leva o indivíduo a perceber-
se, compreendendo sua existência e desenvolver o auto conhecimento. A descoberta do
eu se dá com o relacionamento com outros indivíduos, que mediante a sociedade é algo
semelhante a ser criado por ela e por si mesmo.
A união de inteligência emocional constitui na forma inteligente de conduzir a
emoção no trabalho, no cotidiano empresarial. A inteligência emocional auxilia o
profissional na condução de faculdades eficazes no relacionamento interpessoal no
ambiente de trabalho.

7.3 Estilos Interpessoais.

Na área de psicologia costuma-se dividir estilos interpessoais de acordo com
estudos e estatísticas realizadas no livro Desenvolvimento Interpessoal: Treinamento em
Grupo de MOSCOVICI.
A expressão de sentimentos pelo ser humano ao ser analisada e estudada, pode
direcionar alguns padrões de comportamentos, aos quais ajudam o indivíduo a se
conhecer mais.

23

Nas palavras de MOSCOVICI, o estilo interpessoal “Eu Desconhecido”, é
percebido pela pessoa que não usufrue de sua criatividade e potencial. Essa pessoa é
geralmente impessoal em seus relacionamentos, é observadora, não se exibe, é retraída e
não gosta de se arriscar.
Tais atos podem impedir o indivíduo de se auto descobrir e até mesmo de obter
crescimento pessoal e profissional, diante de relações interpessoais dentro da
organização. As relações interpessoais no trabalho implicam em atitudes de colegas de
trabalho, as quais por vezes não agradam a todos, lidar com isso pode requerer
capacitação interpessoal.
Geralmente, por não interagir com outras pessoas, se isola e é isolada pelos
outros, uma vez que os outros sentem necessidade de interação.
O “Eu Secreto” de acordo com MOSCOVICI no livro Desenvolvimento
Interpessoal: Treinamento de grupo, insiste em perguntar as outras pessoas a respeito de
si e de suas idéias, como na situação que quando essa pessoa tem uma proposta de algo
novo para o trabalho, ela insiste com os colegas de trabalho que precisam aceitar sua
idéia e que é a melhor. Não se expõe muito, embora goste de se relacionar, o que difere
do “Eu Desconhecido”.
É válido para esse estilo interpessoal, a opinião do outro, resultando assim a
necessidade interior de receber do colega de trabalho a opinião dele a respeito de suas
atitudes e se seu trabalho está sendo aceito, ou seja receber feedback. O medo da
exposição de seu jeito, pensamentos e idéias, é o de ser rejeitado, tornando-se meio
dependente do feedback, do outro.
Diferente do “Eu Secreto”, o “Eu Cego” se auto expõe, gosta de expor suas
idéias e pensamentos e em grupo, é falante. Não faz questão de receber feedback e as
vezes se apresenta insensível ao feedback recebido de outros, de modo que não toma
atitudes como no caso de recebimento de críticas. Pode ser considerado pelos outros
como sendo insensível, egocêntrico, autoritário. Normalmente é seguro ao dizer aos
outros o que pensa deles, tende a ser sincero, crítico em sua concepção. Sem intenção,
causa caos na comunicação interpessoal no ambiente de trabalho, conseqüentemente o
resultado no outros é a improdutividade, mágoas, falta de confiança.
O último estilo interpessoal é o “Eu Aberto” que se relaciona de forma mais
clara com equilíbrio na busca de feedback e também de auto exposição. Esse estilo é

24

bem sucedido nas relações, uma vez que sana a necessidade do outro no âmbito de
empatia. A permissão de auto exposição e feedback, ajuda a movimentação de
pensamentos e idéias do “Eu Secreto” e do “Eu Cego” serem transmitidos para o “Eu
Aberto”.

7.4 Personalidades e perfis psicológicos

Cada pessoa expressa seu comportamento de acordo com sua personalidade e
aprendizado durante toda a vida.
Personalidade 1.Caráter ou qualidade do que é pessoal. 2. O que
determina a individualidade duma pessoal moral; o que a
distingue de outra. 3. Personagem.

Nas palavras de RICHARD W. WALLEN (1963), podem ser identificados três
tipos de personalidades no ambiente empresarial. A presença de afeto, consideração
pelo outro, agressividade, luta para resolução dos problemas, precisão, conscientização,
firmeza, objetividade e outras características podem ser apresentadas pelo profissional
de acordo com sua personalidade.
Preponderam-se características próprias em cada estilo de personalidade, as
quais serão abordadas a partir do próximo parágrafo.
De acordo com JOSÉ OLÍMPIO no livro Desenvolvimento Interpessoal na área
de psicologia, os três tipos de personalidades são: O indivíduo batalhador durão; o
auxiliador amistoso e o crítico lógico.
O batalhador durão se manifesta sem sensibilidade e consideração e jamais
admite ser dependente dos outros.
O auxiliador amistoso é pouco determinado em lutar por benefícios e idéias
próprias, evita conflitos e tem dificuldade com a realidade.
O critério lógico se demonstra indiferente quanto a seus sentimentos e também
os sentimentos dos outros.
Algumas características como apoio; concessão, conservação; apego; liderança;
dominação e adaptação; negociação, têm efeitos positivos e efeitos negativos que
podem ser trabalhados para conquista de equilíbrio.

25

Os aspectos positivos como apoio, concessão, são demonstrados pelo indivíduo
com confiança no próximo, satisfaz-se ajudando, aconselhando e se dedicando ao outro.
As mesmas atitudes que realizam para as pessoas, as espera de volta.
Por demasiada concessão e utilidade ao próximo, assume uma culpa diante de
uma situação de relação desconfortável com objetivo a amenizar qualquer conflito, por
não expressar as próprias idéias e sim aceitar constantemente a idéia do outro, tornam-se
essas características negativas.
O comando da situação tende a ficar com o indivíduo que apresenta poder de
liderança e dominação. A pessoa não tem facilidade a receber ordens, seus planos e
idéias o levam a tomar iniciativas no grupo, tentando influenciar a todos a o seguir.
Aspectos como se manifestar de forma tudo ou nada é característica forte na
pessoa do estilo liderança e dominação. Tende a ser considerado agressivo pela forma
de lutador por não permitir ser passado para trás e por medir forças com outros
indivíduos intelectualmente.
O cuidado e precaução são evidentes no estilo conservador com presença forte
de apego. O homem precavido analisa minuciosamente uma situação e ou outro
indivíduo, aceita novas idéias depois de constatar veracidade. O indivíduo com esse
estilo é muito atento e ao analisar demasiadamente as situações a seu próprio interesse,
é visto como pessoa indiferente, teimoso e frio. Ele apresenta dificuldade na quebra de
paradigmas para obtenção de novos conhecimentos.
Adaptação, negociação é o estilo que se apresenta no indivíduo com habilidade
em adaptação ao outro, gosta de se sentir importante para o outro e por isso é
espirituoso e muito amigável para que tenha boas relações interpessoais. Por gostar de
agradar, acaba se submetendo as idéias dos outros e deixando as próprias de lado. Não
gosta de conflitos a qualquer custo. Tende a esconder os reais sentimentos para
apaziguar uma situação desconfortável.
De acordo com JOSÉ OLÍMPIO no livro Desenvolvimento Interpessoal, a
identificação dos estilos de personalidades nos profissionais, pode ajudar na eficaz
relação interpessoal profissional. Pode-se ressaltar que o equilíbrio de sentimentos e
atuações é eficiente para que uma relação interpessoal tenha êxito.

26

7.5 Feedback: A comunicação bilateral

A palavra feedback significa retroalimentação, partindo da idéia de que uma
informação pode ser transmitida ou recebida, mas que o objetivo do feedback pode ser
produtivo ou negativo.
Engenheiros utilizam a palavra feedback na máquinas que projetam, onde uma
parte da energia de saída da máquina retorna como entrada. Eles utilizam também a
palavra feedback de forma mais restrita, no controle de margem de erro, para que nas
saídas não haja ultrapassagem de energia e que essa seja corrigida.
No comportamento de integrantes de uma organização, nas relações
interpessoais, o feedback pode ser utilizado com objetivos, assim como nas máquinas,
inclusive com direcionamentos de informações de saída e de entrada.
Para eficácia do feedback e para que objetivos determinados sejam alcançados,
pode-se desenvolver competências e estratégias nas relações interpessoais dentro da
empresa incluindo o secretário.
O feedback descrito ao em vez de avaliativo não apresenta juiz, mas um narrador
de fatos, com objetivo de transmitir ao receptor a redução de defensividade e também
liberdade na utilização da conversa.
Dizer a um integrante de uma equipe uma palavra ou fato isolado a faz refletir
mais intensamente, assim então será um feedback específico e não geral, o profissional
pode refletir em vários âmbitos, que não necessariamente seja o foco no trabalho. Já, a
utilização de frases taxativas em relação a um indivíduo generaliza a situação de forma
a dificultar a visualização do fato.
Proporcionar um feedback compatível tanto com as necessidades do
comunicador quanto com as do receptor, onde ambos tenham o direito de expor suas
idéias pode ser eficiente nos relacionamentos profissionais.
No feedback dirigido, a fala do comunicador a respeito de um fato direto ao
receptor, deve ser expressado com domínio sobre o assunto abordado, ao contrário, o
receptor, profissional da organização pode se frustrar e a situação ficar ainda mais
incontrolável.
Feedback solicitado ao em vez de imposto: Formulação de perguntas, as quais
levem ao receptor a mesma resposta que o comunicador.

27

Geralmente o feedback alcança eficácia quando proporcionado oportunamente,
quanto antes for exposto após o fato ocorrido.
O comunicador precisa se certificar de que o receptor compreendeu a mensagem
transmitida, principalmente em grupos de treinamentos, esse é o Feedback esclarecido
para assegurar comunicação precisa. Uma maneira de efetuar esse ato com eficiência é
pedindo que o receptor repita a mensagem, abordando formas estratégicas para solicitar
isso.
Nas relações interpessoais é difícil tanto dar como receber feedback. Quando o
integrante da organização se propõe a dar feedback, se sente mais importante, útil e
competente. O que deve ser avaliado é a utilidade da mensagem do feedback para o
receptor, o que a mensagem e a expressão da mensagem podem causar no receptor.
Deve-se cuidadosamente dar feedback, uma vez que é natural a demonstração
das próprias convenções e idéias na tentativa de motivar o outro com as próprias
motivações. Precaver-se de que a cultura brasileira nas organizações, o feedback ainda é
considerado como crítica, assim, ao em vez de causar o impacto objetivado no
indivíduo, pode-se causar frustração.
No ambiente empresarial, há pessoas não preparadas para receber feedback,
além de por vezes não o querer receber. Aceitar e admitir os próprios erros, fracassos,
ineficiências e a crítica diante de outros, é muito difícil. Por isso a tendência do ser
humano é se privar da exposição com receio de afeto a sua imagem.
É comum a defensividade diante do ato do feedback, por orgulho do integrante
da organização e dificuldade do mesmo de aceitação em relação aos próprios erros.
Analisar as situações, considerando racionalmente os fatos, pode-se ajudar a
alcançar resultados satisfatórios dos objetivos estipulados.
Confiança recíproca é eficiente para que em um exame conjunto, onde o
comunicador e o receptor ouçam e falem.
Para que possa manter os acertos e objetivos conquistados, para que se repare os
erros, necessita-se tanto de feedback positivo quanto negativo, ou seja, entrada e saída
de informações que causem impactos diferenciados nos profissionais.
O feedback necessita do emocional do integrante da empresa para ser
transmitido, podendo então causar mudanças no comportamento do outro, embora para
definição de objetivos de feedback é necessário a racionalização.

28

7.6 Competência Interpessoal

O indivíduo, ao longo de sua vida, se relaciona o tempo todo com outros
indivíduos, seja em sua casa, nas ruas, no trabalho.
Refletindo na condição que fica-se mais tempo no trabalho do que com os
familiares e outras pessoas, é natural que a relação interpessoal no trabalho pode
intensificar algumas dificuldades de relação.
Considerando que cada integrante de uma empresa tem suas idéias e que quer
expô-las, colocá-las em prática e que não é possível que a idéia de todos sejam acatadas
pela organização, isso gera alguns desconfortos e é necessário que sejam organizadas as
tarefas de cada integrante de forma hierárquica, para que cada indivíduo seja útil
praticando um determinado trabalho.
Comunicar-se dentro da organização de forma a se fazer entender é difícil, então
antes mesmo da relação profissional com o outro, surge a relação pessoal emocional,
que engloba simpatia, antipatia, proximidade, afastamento, relações com atitudes
conscientes ou inconscientes como o simples gesto de virar a cabeça.
A capacidade que o indivíduo tem de se comunicar vai além das linguagens
verbal e não verbal, o corpo pode informar tanto quanto qualquer outra linguagem.
No primeiro impacto com os colegas de trabalho, mesmo que inconsciente, o
integrante da organização atua considerando seus aspectos psicológicos e experiências
anteriores. Assim, conviver com os outros, pode ser agradável ou não.
Situações podem ser geradas nas relações interpessoais, que desgastem as duas
partes pela tensão e preocupação diante dos fatos relacionados ao dia-a-dia.
Geralmente a primeira impressão é positiva na relação, quando os indivíduos
estabelecem simpatia.
Já a antipatia precoce pode ser utilizada facilmente por uma pessoa, diante das
atitudes do outro.
Pode-se afirmar que a relação interpessoal sempre abrangerá a integração de
duas ou mais pessoas, nesse sentido assumir as parcelas de responsabilidades
igualmente é complicado.

29

Livra-se da culpa, transferindo-a para outro, tentando sentir a situação mais livre
e cômoda.
É consciente para o ser humano, que mesmo no trabalho, muitas vezes
predomina o pensamento egoísta e nem sempre as condições objetivas que a empresa
necessita.
Nesse aspecto é importante que o secretário (a) desenvolva tal competência,
encontrando o equilíbrio nos consensos e idéias.

7.7 Relações Interpessoais.

É indispensável que o secretário (a) compartilhe de relações interpessoais. Em
conseqüência disso, torna-se necessário que o profissional de Secretariado Executivo
Bilíngüe desenvolva a competência Desenvolvimento Interpessoal.
Na profissão de Secretariado Executivo Bilíngüe, o relacionamento positivo,
abrangendo capacitações como: comunicação, cooperação, respeito, amizade de faz
necessário, mantendo a alta produtividade organizacional.
O que ocorre é que no processo de interação, nem sempre os sentimentos
desenvolvidos são de simpatia, repercutindo assim, em sentimentos de antipatia e
rejeição, ocasionando automaticamente a queda da produtividade.
Nas palavras de José Olímpio, o ciclo “atividades-interações-sentimentos”, não
se relaciona diretamente com a competência técnica de cada pessoa.
Um profissional competente não necessariamente terá rendimentos positivos,
uma vez que o ambiente e sua situação podem influenciar na qualidade do trabalho do
profissional.
Considerando que no ambiente de trabalho, cada indivíduo apresenta diferenças
em relação aos próprios conhecimentos, informações, atitudes, experiência anterior,
valores, estilo em cada comportamento, opiniões. São essas diferenças e a forma com
que são encaradas que determinam o estilo de relacionamento entre os membros da
organização.
Para que o relacionamento do secretário (a) com os demais componentes da
empresa seja agradável a ambos, o profissional deve se atentar em encarar as diferenças

30

de maneira aberta, permitir que a comunicação flua de forma fácil e usufruir do
feedback.
O hábito ouvir o outro sem restrições e contendo as próprias opiniões ou
expondo-as de forma sutil e respeitosa, culmina em resultados satisfatórios para a
relação interpessoal do secretário (a) com os executivos, funcionários e outros
integrantes da organização.
Ao alcançar tais resultados, as relações propiciam ao profissional que tem se
desenvolvido pessoal e interpessoalmente, harmonia, prazer e satisfação pessoal e
profissional.
Quando o resultado é apatia, a proporção é de um relacionamento árduo, tenso,
conflituoso, isso é notado primordialmente na queda da qualidade nas atividades que
são geralmente exercidas pelo indivíduo na empresa.

A liderança e a participação eficaz em grupo dependem
essencialmente da competência interpessoal do líder e dos
membros. ( Desenvolvimento Interpessoal, José Olímpio)

Além de competências técnicas, o profissional de Secretariado Executivo
Bilíngüe deve desenvolver a competência de relacionamento interpessoal, sendo o
significado dessa competência, a habilidade eficaz e adequada de lidar com os
integrantes da organização.
Constitui a competência interpessoal, dois integrantes primordiais: a percepção e
habilidades.
A percepção deve ser desenvolvida partindo de uma própria percepção, de auto
conhecimento, facilitando então a capacitação de percepção quanto ao outro.
O desenvolvimento do auto-conhecimento não é fácil e nem rápido de ser
alcançado. Para tanto é imprescindível que haja a aspiração, aceitação, o feedback e
disponibilidade psicológica para tal.
Nas palavras de ROLLO MAY o auto conhecimento só pode ser obtido com a
ajuda dos outros.
Habilidades como: flexibilidade, significando a capacidade de enxergar vários
ângulos em uma situação, podendo então, agir de maneira diferenciada em cada ocasião,

31

criando soluções diversificadas com mais chance de eficácia, dar e receber feedback ,
conscientiza-se da existência eu-tu, onde eu falo e tu ouves e vice-versa.
O desenvolvimento das habilidades de dar e receber feedback amplia a
percepção do eu e também do outro. O desafio do desenvolvimento dessas habilidades,
é além de despertá-las , mantê-las duradouras nas relações.
Deve-se analisar, após algum tempo de aplicação das habilidades adquiridas, se
o comportamento dos indivíduos, a qualidade e quantidade das atividades realizadas no
trabalho, se mantém como no início.
Tal análise ajudará mais na percepção e capacitação do indivíduo de alcançar o
objetivo de harmonia e eficácia na relação interpessoal.

8 Metodologia da Pesquisa Utilizada

Foi utilizado o resultado adquirido na aplicação de um questionário contendo
sete questões objetivas, com intuito de comparação entre o segundo período de
Secretariado Executivo Bilíngüe e o oitavo período do mesmo curso, Secretariado
Executivo Bilíngüe.
As questões foram desenvolvidas com objetivo de identificação nos
participantes, do conhecimento sobre o assunto desta pesquisa que é “Desenvolvimento
Pessoal e Interpessoal” e a perspectiva juntamente com a importância do tema para os
integrantes que cooperaram respondendo as questões.
Outro intuito focal é de através dos resultados obtidos, identificar se as
Faculdades Integradas de São Carlos abrangem o assunto “Desenvolvimento Pessoal e
Interpessoal”, uma vez que a pesquisa realizada nesse trabalho, apresenta o
Desenvolvimento Pessoal e Interpessoal como competência essencial para o bom
desempenho do profissional de Secretariado Executivo Bilíngüe.
A aplicação do questionário foi realizada no dia dezoito de setembro do ano
2009, na Fadisc (Faculdades Integradas de São Carlos), com a presença da aluna do
oitavo período de Secretariado Executivo Bilíngüe, Josiana Aparecida Fazani, para
exposição do assunto escolhido para sua pesquisa e sanar as possíveis dúvidas em
relação às questões estipuladas.

32

Participaram da aplicação do questionário dez pessoas pertencentes ao curso de
Secretariado Executivo Bilíngüe do segundo período e dez pessoas do mesmo curso do
oitavo período.

8.1 Questionário

1. Você tem conhecimento sobre o assunto “Desenvolvimento Pessoal e
Interpessoal”?
( ) sim ( )não. Justificativa

2. Você tem curiosidade a respeito deste assunto?

3. Você acha importante desenvolver-se pessoal e interpessoalmente, para bom
resultado das relações profissionais?

4. O Curso de Secretariado Executivo Bilíngüe das Faculdades Integradas de São
Carlos abordou o assunto “Relação Pessoal e Interpessoal”, por meio de alguma
disciplina contida no curso? Obs. Em qual semestre?

5. Considerando que a comunicação é uma competência primordial do
Secretário(a), pode-se afirmar que o “Desenvolvimento Pessoal e Interpessoal”,
são fundamentais para a concretização dessa competência?

6. Sem o Desenvolvimento Pessoal e Interpessoal, poderíamos afirmar que o
desempenho do Secretário(a), ficaria aquém do seu papel na empresa?

33

7. Sendo o profissional de Secretariado Executivo, elo entre as partes da
organização, desenvolvendo-se Pessoal e Interpessoalmente, o Secretário(a) teria
habilidades mais eficazes ao lidar com conflitos possíveis entre os membros da
empresa?

8.2 Gráficos:

Questão 01
2º Período

1
50% 50% 2

Figura 1 - Questão 1, segundo período

Questão 01
8º Período

10%
1
2
90%

Figura 2 - Questão 1, oitavo período

34

Questão 02
2º Período

30%
1
2
70%


Questão 02
8º Período

1
2


Questão 03
2º Período

0%

1
2
100%


35

Questão 03
8º Período

0%

1
2
100%


Questão 04
2º Período

20%
1
2
80%


Questão 04
8º Período

0%

1
2
100%


36

Questão 05
2º Período

0%

1
2
100%


Questão 05
8º Período

0%

1
2
100%


Questão 06
2º Período

40% 1
60% 2


37

Questão 06
8º Período

10%
1
2
90%


Questão 07
2º Período

0%

1
2
100%


Questão 07
8º Período

0%

1
2
100%


38

8.3 Conclusão do questionário.

Seguem nos próximos parágrafos as conclusões obtidas a partir da análise do
resultado do questionário aplicado no segundo e oitavo períodos de Secretariado
Executivo Bilíngüe:
Analisando as respostas da questão de número um: Você tem conhecimento
sobre o assunto “Desenvolvimento Pessoal e Interpessoal?”, fornecidas pelo segundo
período de Secretariado Executivo Bilíngüe, pode-se concluir que pelo menos metade
das pessoas que ingressam no curso de Secretariado Executivo Bilíngüe, não têm o
conhecimento sobre o assunto “Desenvolvimento Pessoal e Interpessoal”.
Já, no que concerne ao resultado da mesma questão obtido pelos alunos do
oitavo período de Secretariado Executivo Bilíngüe, verificou-se que noventa por cento
dos integrantes do curso apresentam conhecimento sobre o assunto Desenvolvimento
Pessoal e Interpessoal com variação de aprofundamento.
Na questão número dois: Você tem curiosidade a respeito deste assunto? ,
setenta por cento dos participantes do segundo período, mostraram-se interessados em
saber mais a respeito do assunto “Desenvolvimento Pessoal e Interpessoal”.
No oitavo período, cem por cento dos participantes, sentem vontade e
curiosidade em saber mais sobre o assunto.
Em resposta à terceira questão: Você acha importante desenvolver-se pessoal e
interpessoalmente, para bom resultado das relações profissionais? , cem por cento dos
participantes tanto do segundo período como do oitavo período responderam que é
importante desenvolver-se pessoal e interpessoalmente para bom resultado nas relações
profissionais.
O Curso de Secretariado Executivo Bilíngüe das Faculdades Integradas de São
Carlos abordou o assunto “Relação Pessoal e Interpessoal”, por meio de alguma
disciplina contida no curso? Obs. Em qual semestre? , essa foi a quarta questão
pertencente ao questionário, que demonstrou através de seu resultado que oitenta por
cento dos participantes do segundo período, já ouviram falar pouco intensamente, nas
aulas de “Técnicas Secretariais” sobre o assunto “Desenvolvimento Pessoal e
Interpessoal”, e cem por cento dos participantes do oitavo período tiveram o assunto

39

abordado nas aulas de “Psicologia” ao longo do curso, além de assuntos relacionados ao
Desenvolvimento Pessoal e Interpessoal, em disciplinas como: “Técnicas Secretariais”.
Cabe salientar, porém, que em quatro anos de curso, tal competência não
necessariamente é desenvolvida pelo contexto teórico e sim pela disposição do
indivíduo em desenvolvê-la.
O resultado obtido na quinta questão: Considerando que a comunicação é uma
competência primordial do Secretário(a), pode-se afirmar que o “Desenvolvimento
Pessoal e Interpessoal”, são fundamentais para a concretização dessa competência? , foi
de cem por cento nos dois períodos de Secretariado Executivo Bilíngüe, responderam
que sim, o Desenvolvimento Pessoal e Interpessoal ajuda na eficácia da comunicação.
Sem o Desenvolvimento Pessoal e Interpessoal, poderíamos afirmar que o
desempenho do Secretário(a) ficaria aquém do seu papel na empresa? . Questão de
número seis referente ao questionário aplicado, revelou que no segundo período de
Secretariado Executivo bilíngüe, sessenta por cento dos participantes acham que o
Secretário (a) ficaria aquém do seu papel na organização sem desenvolver-se pessoal e
interpessoalmente.
No oitavo período, o resultado da sexta questão revela que, noventa por cento
dos participantes afirmam que sem o Desenvolvimento Pessoal e Interpessoal o
desempenho do secretário (a) ficaria aquém de seu papel na empresa.
Sendo o profissional de Secretariado Executivo, elo entre as partes da
organização, desenvolvendo-se Pessoal e Interpessoalmente, o Secretário(a) teria
habilidades mais eficazes ao lidar com conflitos possíveis entre os membros da
empresa? Essa foi a sétima questão pertencente ao questionário aplicado, que revelou
através da resposta dos participantes, cem por cento de ambos os períodos, segundo e
oitavo de Secretariado Executivo Bilíngüe das Faculdades Integradas de São Carlos,
que sim, desenvolvendo-se pessoal e interpessoalmente, o profissional dessa área
desempenha-se mais habilmente mais eficazes nos possíveis conflitos entre os membros
da organização.

40

9 Conclusão.

Esse trabalho focou-se em uma pesquisa sobre as competências desenvolvimento
pessoal e interpessoal como sendo eficientes nas relações interpessoais na organização,
e também para desempenho eficiente do secretário (a) na realização de suas tarefas.
Além da pesquisa teórica, privilegiou-se a análise do modo como as informações
concernentes ao assunto em questão são adquiridas pelos graduandos durante o curso
Secretariado Executivo Bilíngüe das Faculdades Integradas de São Carlos.
Os resultados do questionário de sete questões, aplicadas nos períodos segundo e
oitavo do curso de Secretariado Executivo Bilíngüe, explicitaram que metade dos
alunos ingressantes no curso não têm conhecimento sobre o assunto, e a outra metade
conhece o tema com pouca intensidade. Já ao longo da graduação, no oitavo período,
todos têm consciência acerca do assunto com mais ou menos profundidade.
A partir da pesquisa teórica realizada neste trabalho, o assunto desenvolvimento
pessoal e interpessoal deve ser considerado uma competência a ser desenvolvida
constantemente pelo profissional de Secretariado Executivo Bilíngüe, uma vez que o
trabalho do mesmo é interagir com os membros da empresa, desde seu chefe, o
executivo aos diversos funcionários, além do relacionamento por e-mail, telefone,
cartas, ofícios e pessoas de outras empresas. A interação cotidiana no trabalho ocupa em
média oito horas por dia do tempo de todos os profissionais, e considerando essa
informação, deve-se atentar que o integrante da organização passa mais tempo com os
colegas de trabalho do que com a própria família.
A teoria desenvolvida neste trabalho deve ser aplicada no dia a dia do
profissional de Secretariado Executivo, embora não haja uma fórmula definida que
possa garantir êxito ao indivíduo. Situações controversas acontecerão no ambiente de
trabalho que poderão requerer tomadas de decisões para proporcionar relações mais
agradáveis e eficazes, coerentes com o objetivo de trabalho visado pela empresa.
Considerando a necessidade de tomadas de decisões no auge da impulsão dos
sentimentos e emoções, a análise dos fatos, com controle, de emoções deve ser
prioridade. Analisar uma situação requer equilíbrio de emoções, juntamente com auto
conhecimento, e coerência na conclusão.

41

Buscar o auto conhecimento, e também a aptidão de análise própria e do outro
não é fácil. Deve ser treinado constantemente, pelo profissional de Secretariado
Executivo, o auto-controle emocional, de forma a atingir e demonstrar de maneira
coerente, a razão na análise realizada.
O profissional deve considerar a necessidade da quebra de paradigmas para
obtenção de novos conhecimentos. Que todas as situações são passivas de resolução,
cada uma com características diferentes. Sensibilizar-se racionalmente na identificação
de diferenças de situações ajudará no desenvolvimento pessoal e interpessoal.
Cada situação vivida pelo indivíduo será parte de um treinamento constante em
habilidades interpessoais que podem ser adquiridas, sendo importante para os
profissionais de Secretariado Executivo.
Ao longo da vida, paradigmas são criados pelo indivíduo. Quebrá-los e manter o
aprendizado por toda vida profissional é sempre uma escolha.

42

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coSecretariadoExecBilingue2007.pdf, (Acessado em: 15 de março de 2009).

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