1. Upravljanje projektnim
ciklusom / Projektima –
teorijski dio
Dalj, 27.06.2012.

2. I. Upravljanje projektnim ciklusom
 Uvod u projektni ciklus
 Faze projektnog ciklusa
II. Upravljanje projektima – Priprema projektnog prijedloga (teorijski dio)
 Analiza dionika
 Analiza problema
 Analiza ciljeva
 Analiza strategije
 Formulacija
 Opis projekta
 Indikatori
 Rizici i pretpostavke
 LFM
 Plan provedbe
 Proračun
 Provedba, monitoring i evaluacija
 Uloga projekt managera
 Najčešće pogreške

3. Ali prvo da ponovimo

4. Operativni programi  usvajanje od strane EK  raspisivanje
natječaja za realizaciju projekata (!!! natječajna
procedura, prijave, odabir projekata/izvoĎača – u domeni zemlje
korisnice)
Dva načina dodjele sredstava:
1. Natječaj za dodjelu sredstava bespovratne pomoći (grant)
1. krajnji korisnik predlaže projekt na zadanu tematiku
2. natječajna dokumentacija obuhvaća: opis projekta, prijavni
obrazac, priloge (proračun, logička matrica, graĎevinska
dozvola, cost-benefit analiza, ocjena učinka na okoliš i dr.
prema potrebi)
2. Natječaj za realizaciju zadanog projekta
1. izvoĎači se natječu temeljem kriterija (ključna je cijena!)
2. natječajna dokumentacija ovisi o vrsti projekta: usluge
(Terms of Reference), roba (Technical Specifications),

5. Projektni ciklus “grant sheme”
priprema smjernica
za podnositelje
završna isplata, revizija, odobrene smjernice,
evaluacija učinka objavljen natječaj
provedba ugovora, ocjenjivanje
isplata sredstava projektnih prijedloga
potpisivanje ugovora

6.  Krajnji korisnici / predlagatelji projekata:
TDU, lokalna i područna samouprava te njihova
tijela i
udruženja, NVO, škole, sveučilišta, instituti, podu
zetnički centri, javne kompanije, agencije koje su
pravna tijela s javnim ovlastima, itd.
 Izvršitelji radova/usluga, nabavljači opreme =
potrošači sredstava: graĎevinske firme, instituti
za edukaciju, konzultantske firme, proizvoĎači
opreme itd.
 Ciljana skupina:
nezaposleni, studenti, poduzetnici, zaposlenici, d
ržavni službenici, itd.

7. Vremenski tijek grant sheme
Procedura traje 12 ili više mjeseci
Objava Poziva
Priprema i potpis ugovora
Zaprimanje i
ocjenjivanje
projektnih prijedloga
90 dana cca 90 dana
cca 6-9
mjeseci

8.  provedba tek po potpisivanju ugovora (nema
retroaktivnih plaćanja)
 krajnji korisnik samostalno provodi projekt –
pod-ugovaranje prema EU smjernicama (tzv.
PRAG)
 provedba podložna kontroli EK (dužni čuvati sve
informacije sljedećih 7 godina)
 obveza redovitog izvješćivanja provedbenog
tijela o tehničkoj i financijskoj provedbi
 isplata 80% potpore po zaključivanju
ugovora, 20% po finalnom izvješću (zahtjev za
isplatom)
 Nema kumulativnih plaćanja (iz drugih izvora)

9. Upravno
Tijelo (OP)
tijelo (OP)
Platna
Agencija
Provedbeno Provedbeno Provedbeno
tijelo (prioritet) tijelo (prioritet) tijelo (prioritet)
Provedbeno
tijelo (mjera)

10. 1. UPRAVLJANJE PROJEKTNIM
CIKLUSOM
(Project cycle Management)

11.  Metodologija pripreme, provedbe i evaluacije
projekata i programa, koja se temelji na
integriranom pristupu te pristupu logičke
matrice.

12. Menadžerska disciplina za pripremu,
provedbu i evaluaciju projekata/
programa zasnovana na integriranom
pristupu.
Sastoji se od niza faza kroz koje prolazi svaki
projekt/program, ali ih treba osvijestiti da bismo
ih mogli sustavno upotrebljavati
standardiziranim tehnikama.

13. Korak 1:
programiranje
Korak 2:
Korak 6: identificiranje
evaluiranje
Korak 3:
Korak 5: formuliranje
implementiranje
Korak 4:
financiranje

14.  Faze projektnog ciklusa (strukturirano donošenje odluka
zasnovano na dobroj informiranosti)
 Orijentiranost partnerima/dionicima (uključivanje
dionika u donošenje odluka ->korištenjem tehnologije
participacije–metoda: radionica, intervju...)
 Pristup log-frame u planiranju (sveobuhvatna i
konzistentna analiza situacije i analitički pristup oblikovanju i
voĎenju projekta)
 Održivost (mehanizmi za osiguravanje kontinuirane
dobrobiti/koristi za korisnike)
 Integrirani pristup (vertikalna integriranost i standardizirana
dokumentacija osigurava da se radni planovi projekta i
proračun pripreme na osnovu logičkog okvira projekta, te da se
tijekom života projekta vodi računa o ključnim pitanjima).

15.  principe upravljanja i analitičke
alate i tehnike te ih primjenjuje
unutar strukturiranog procesa
odlučivanja u projektnom ciklusu
kako bi osigurao:
◦ važnost (relevance)
◦ izvedivost (feasibility)
◦ održivost (sustainability)

16. Programming
Evaluation Identification
Implementation Formulation
ISKUSTVO PCM
Financing
•Nejasan strateški okvir Sektorsko/programsko
Projekti nisu novi već korišteni u povezivanje
nekoj drugoj zemlji, situaciji Metoda generiranja novih
(supply-driven) projekata (demand-driven
Loša analiza (procjena) situacije approach)
Planiranje odreĎeno prema Poboljšana analitika
aktivnostima Planiranje odreĎeno prema
Nemjerljiv utjecaj projekta ciljevima
Kratkoročne vizije Mjerljiv utjecaj projekta
Iskustvo nije uzeto u obzir Fokus na održivosti
Neprecizna (nepotpuna) Učenje kroz evaluaciju, ocjenu
projektna dokumentacija Standardizirani formati
dokumenata
16

17.  Faze projektnog ciklusa – strukturiran & jasan način Programming
donošenja odluka u svakoj fazi projektnog ciklusa,uz Evaluation Identification
povratnu informacija iz evaluacije Implementation Formulation
Financing
 Partner / stakeholder ownership – uključenost dionika u
proces donošenja odluka, uključujudi i naglasak na timski
rad i interna komunikaciju
 Planiranje uz logičku matricu - sveobuhvatna &
konzistentna analiza
Basic
 Integrirana dokumentacija – standardizirana format
dokumentacija i kriteriji procjenjivanja projekata
 Primjenjiva kako na projekte, tako i na programe
17

18. Krajnji identifikacijski dokument – osnovni elementi
konzistentni s PCM -LFA
1. Povezanost s programskim dokumentima
(politička/nacionalna strategija)
2. Procjena sektorskih politika i pozitivna praksa iz
prošlih projekata
3. Početna analiza dionika
4. Početna analiza problema
5. Ciljevi i strateška analiza
6. Nacrt mogućnosti za implementaciju i plan
aktivnosti / kalendar za fazu formulacije
Local ownership je vrlo bitan za uspjeh
projekta !
18

19. 19

20.  Tijekom faze programiranja analizira se situacija na
nacionalnoj i sektorskoj razini kako bi se
identificirali problemi, prepreke i mogućnosti.
 Analiziraju se socio-ekonomski indikatori s pozicija
nacionalnih prioriteta i prioriteta donatora.
 Svrha je identificirati i složiti se oko glavnih ciljeva i
prioriteta u suradnji i time omogućiti relevantan i
izvediv programski okvir unutar kojeg se mogu
prepoznati i pripremiti projekti.
 Za svaki od prioriteta formulirat će se strategije koje
će uzeti u obzir i prethodna iskustva.

21.  Tijekom faze identificiranja prepoznat će se ideje
za projekte i druge akcije za daljnje proučavanje.
 To uključuje i konzultacije s korisnicima svake od
tih akcija, analizu problema s kojima se susreću i
prepoznavanje mogućnosti za rješavanje
problema.
 Tada se može donijeti odluka zasnovana na
važnosti svake ideje (uzimajući u obzir i korisnike
i područje – okvir djelovanja), koje će se dalje
razraĎivati.

22.  Tijekom faze formuliranja važne projektne ideje
razvijaju se u operativne projektne planove.
 Korisnici i ostali dionici sudjeluju u detaljnoj
specifikaciji projektne ideje koja se treba provesti
– s pozicije izvedivosti (hoće li uspjeti?) i
održivosti (hoće li proizvesti dugoročnu korist za
korisnike?).
 Na osnovi ovog istraživanja donosi se odluka o
tome hoće li se krenuti u provoĎenje projekta,
izraditi formalni proračun te tražiti sredstva za
financiranje projekta.

23.  Tijekom faze financiranja, financijske
prijedloge pregledava nadležni odbor koji
donosi odluku hoće li projekt biti financiran
ili ne.
 Donator/i i organizacija/e postižu dogovor o
provedbi projekta i formaliziraju ga
dokumentom (ugovorom).

24.  Tijekom faze implementacije (provedbe) projekt
se pokreće i izvodi. Menadžment projekta
istražuje stvarni napredak u odnosu na planirani
kako bi mogao odrediti postiže li projekt uistinu
očekivane rezultate (ostvaruje postavljene
ciljeve).
 Ako je potrebno, rade se promjene koje će
projekt vratiti u okvire planiranog ili se
modificiraju ciljevi u svjetlu bilo kakvih značajnih
promjena koje su se naknadno dogodile.

25.  Tijekom faze evaluacije (procjene) identificira
se što se projektom postiglo i što se iz njega
naučilo (iskustvo).
 Rezultati evaluacije koriste se za unapreĎivanje
budućih projekata ili programa.
 Iako ovdje spominjemo evaluaciju kao nešto
što dolazi nakon faze implementacije,
evaluacija se provodi tijekom cijele provedbe
projekta.

26. Pauza?

27. 2. UPRAVLJANJE
PROJEKTIMA

28. Državne Projekti bi trebali
Strategije
(nacionalne) doprinositi
donatora
politike
• politikama nacionalnog
razvoja (uključujudi Strategije
reduciranja, smanjenja
Sektorski (resorni) siromaštva);
programi
•Strateški planovi donatora; i
• sektorskih (resornih)
programa (npr. u
projekt projekt
zdravstvu, obrazovanju, pravo
suđu itd.)
28

29. Projekt = Niz aktivnosti s utvrĎenim
ciljevima, sastavljenim radi ostvarivanja
specifičnog rezultata u
odreĎenomvremenskom okviru.
 Projekt se sastoji od niza aktivnosti koje
daju rezultate
 Rezultati dovode do ostvarenja posebnog
cilja
 Ostvarenjem posebnog cilja projekt
doprinosi ostvarenju općeg cilja

30.  biti u skladu i doprinositi široj (općoj) politici i programskim
ciljevima. Ali isto tako,
 kreativan proces odnosno razvijati nešto ‘NOVO’, a ne samo biti
podrška, nastavak već postojećim aktivnostima.
 jasno definirane ciljeve koje ....
 jasno identificirane ciljane skupinu(e)
 jasno definirane upravljačke dijelove odgovornosti
 datume početka i završetka projekta
 specifikaciju izvora financiranja kao i detaljni proračun
(budžet) projekta
30

31. Kako bi se kvalitetno i konzistentno ispunio Projektni
obrazac i pripadajuća Logička matrica
(Formulacija projekta), s podnositeljima projekta
(3-5 ljudi) potrebno je zajednički izraditi:
1. Analizu dionika
2. Analizu problema
3. Analizu ciljeva
4. Analizu strategije
(Identifikacija)

32. (1) ANALIZA
(4) ANALIZA STRATEGIJE: KOJI
DIONIKA: TKO
PROBLEMI/CILJEVI SU
SU LJUDI
NAJKRITIČNIJI I MOGU BITI
UKLJUČENI U
NAJLAKŠE POSTIGNUTI PROVEDBOM
SPECIFIČNO
PROJEKTA?
PITANJE?
(3) ANALIZA CILJEVA: ŠTO
(2) ANALIZA PROBLEMA:
JE POTREBNO UČINITI DA
KOJI SU STVARNI
BI SE RIJEŠILI TI
PROBLEMI KOJE BI TI
PROBLEMI?
LJUDI ŽELJELI RIJEŠITI?

33.  Sve osobe, skupine ljudi, ustanove ili
trgovačka društva koje bi mogle biti u vezi s
projektom/programom definirani su kao
dionici. Oni mogu – posredno ili
neposredno, pozitivno ili negativno –
utjecati ili biti pod utjecajem procesa i
rezultata projekata

34.  Identifikacija svih skupina na koje bi
predložena intervencija mogla utjecati;
identifikacija i analiza njihovih interesa,
problema, mogućnosti, itd.
 Do analize dionika i zaključaka koji se
opisuju u Projektom obrascu se može doći
različitim metodama, npr:
Procjena stupnja podrške ili protivljenja
Procjena interesa i utjecaja

35. Analiza svih problema u sektoru/na
geografskom području koje želimo
riješiti/doprinijeti njihovom rješavanju svojim
projektom

36.  O svakom identificiranom problemu se razgovara, postiže
suglasnost i on se zapisuje.
 Ukoliko je problem uzrok, on se postavlja na nižu razinu.
 Ukoliko je problem posljedica, on se postavlja na višu
razinu.
 Ukoliko se ne smatra niti posljedicom, niti uzrokom,
postavlja se na jednaki nivo.
 “Problemsko stablo” raste dodavanjem preostalih
problema na sličan način.
 Uspostavlja se hijerarhija problema s razlikovanjem
uzroka i posljedica
 Završeno problemsko stablo predstavlja opsežnu i opće
prihvaćenu sliku trenutne negativne situacije

37. Ulov i prihodi ribarskih
obitelji su u padu
Ekosustav rijeke je pod Visoki postotak zaraznih bolesti
uzrokovanih vodom osobito među
prijetnjom uključujući i
siromašnim stanovništvom
nestajanje pojedinih vrsta ribe
Kvaliteta vode u
rijeci opada
Sustav pročišćavanja
Velike količine krutog otpadnih voda u
Većina domaćinstava i
otpada baca se u rijeku tvornicama ne
tvornica ispušta otpadne
vode direktno u rijeku zadovoljava standarde
zaštite okoliša
Zagađivače nitko Stanovništvo nije svjesno Postojeće zakonske procedure
su nedovoljne za sprečavanje 40% domaćinstava i 20%
ne kontrolira opasnosti odlaganja
direktnog ispuštanja otpadnih poslovnih subjekata nisu
otpada u rijeku priključeni na kanalizacijsku
voda u rijeku
mrežui
Agencija za zaštitu okoliša je Nisu dostupni nikakvi
neučinkovita i pod utjecajem programi informiranja i Zagađenje nije
profitnog sektora/gospodarskih Neadekvatna financijska sredstva i loše
edukacije javnosti prioritet lokalnim
interesa planiranje lokalnih vlasti
vlastima

38.  Formulirati ciljeve kao rješenja problema
identificiranih problemskim stablom;
 Stablo ciljeva je pozitiv-zrcalna slika
problemskog stabla.

39. Povedati i stabilizirati ulov i
prihode ribarskih obitelji
Smanjiti postotak zaraznih bolesti
Smanjiti prijetnju ekosustavu uzrokovanih onediščenom vodom
rijekete povedati riblji fond osobito među siromašnim
stanovništvom
Poboljšati kvalitet
vode
Smanjiti količinu Zadovoljiti standarde
Smanjiti broj domaćinstava i
krutog otpada koji zaštite okoliša sustava
tvornica koji ispuštaju
se baca u rijeku za pročišćavanja
otpadne vode direktno u
otpadnih voda
rijeku
Učinkovito Uvesti nove zakonske
kontrolirati Stanovništvo je svjesno propise koji učinkovito
Povećati % domaćinstava i
opasnosti od zagađenja i poslovnih subjekata
zagađivače reguliraju zabranu priključenih na kanalizacijsku
bacanja otpada direktnog ispuštanja mrežu
otpadnih voda
Agencija za zaštitu
okoliša je učinkovita i Uspostaviti programe
Dati vedi politički Poboljšati upravljačke
odgovara interesima informiranje i Povećati
značaj smanjenju sposobnosti lokalnih vlasti i
različitih dionika edukacije javnosti kapitalna sustav naplate troškova
zagađenjai
ulaganja

40.  Odrediti djelokrug projekta
◦ Koji identificirani problemi i /ili ciljevi mogu biti
obuhvaćeni projektom?
 Budite kreativni:
◦ Koja je najbolja strategija za pristup ovim
problemima?
◦ Kakva vrsta projekata može donijeti značajnu i
dugoročnu promjenu negativne situacije koju ste
identificirali?
 Budite realni:
◦ Jeste li sigurni da se zadani ciljevi mogu postići
razumnim sredstvima?

41.  Imate li kapaciteta za upravljenje
projektom?
◦ Kojim upravljačkim resursima trenutno
raspolažete?
◦ Možete li realno povećati svoje kapacitete kako bi
zadovoljili potrebe projekta?
 Hoćete li imati podršku?
- političku i društvenu
 Kako se vaš projekt može povezati ili
nadovezati na druge inicijative?

42. Opći cilj
G Povezan s širim sektorskim ili nacionalnim
ciljevima kojima će projekt doprinijeti
Poseban cilj G Održiva korist ciljanim skupinama projekta
Rezultati
G Robe i usluge ostvarene projektom
Aktivnosti
G Što projekt čini kako bi postigao rezultate

43. Na temelju analize problema/ciljeva i odabrane
strategije, već imamo odreĎen opći cilj i poseban
cilj/svrhu projekta.
Sljedeći korak – formulacija rezultata, aktivnosti i
indikatora:
 Rezultati su ostvarenja predviĎena da bi se ostvarili
posebni ciljevi;
 Ključne aktivnosti koje se moraju provesti da bi
postigli očekivane rezultate
(Grupirati aktivnosti po rezultatima)

44. Opći cilj G Odnosi se na šire ciljeve nacionalne,
(Overall goal)
sektorske ili EZ politike, kojima de projekt
doprinijeti;
Svrha projekta
(Project G Rješava glavni problem i definira održivu
purpose)
korist za ciljnu skupinu;
Rezultati
(Results) G Robe i usluge koje su posljedica poduzetih
aktivnosti;
Aktivnosti
(Activities) G Aktivnosti koje je potrebno poduzeti da bi
se ostvarili rezultati (radni plan/zadade).
44

45. Doprinos smanjenju razine seksualne eksploatacije djece u 5
zemalja Centralne Amerike
Cilj Poboljšan zakonodavni i proceduralni okvir unutar kriminalnog
pravnog sustava koji pomaže žrtvama seksualnog iskorištavanja
Svrha djece
1. Revizija nacrta zakona
2. Priručnici za policajce i suce o tretiranju žrtava seksualnog
Rezultati iskorištavanja djece – pripremljeni priručnici i obuka obavljena
3. Osmišljavanje i provođenje informiranja i kampanje o
podizanju razine svijesti o problemu seksualnog iskorištavanja
djece
Aktivnos
1.1 Provođenje analize postojedeg (lošeg) stanja u
zakonodavstvu (sastanci, radionice)
ti 1.2 Priprema amandmana na postojede zakone
1.3 Osmišljavanje i provođenje obuke zakonodavaca
45

46. Međusobni odnosi Cilj
Svrha 1
rezultat 1.1 Rezultat rezultat
1.2 1.3
aktivnost 1.1.1
aktivnost 1.1.2
aktivnost 1.1.3
itd
46

47. Pretpostavka je .....
• uvjet koji je potrebno zadovoljiti kako bi projekt
bio uspješan;
• NIJE u moći project management-a (izvan naše
kontrole);
• Čimbenik kojeg treba pozorno promatrati za
vrijeme trajanja projekta.
Može se odnositi na:
• aktivnosti drugih dionika koje nisu direktno uključene u upravljanje Osiguravaju osnovu na
navedenim projektom ili njegovom koordinacijom; koju se oslanja daljnja
• nepovoljne povratne informacije od ciljnih skupina na usluge koje analiza rizika
se trebaju osigurati kroz navedeni projekt;
• uspješna koordinacija svih donatora i razumna potrošnja sredstava
•nerazmjernost (oscilacije) cijena za robe i usluge
•promjene (zaokret) u široj politici nove vlade
47 PAŽNJA: pretpostavke – pozitivne izjave; rizici - negativne

48. Kod vanjskih faktora bitno je utvrditi ….
Da li je
vanjski faktor
Da bitan za projekt? Ne
Hode li se ostvariti?
gotovo sigurno da ne uključivati u logičku matricu
uključiti kao pretpostavku
vjerojatno da
Redizajnirati (ako je mogude) projekt
teško ostvarljiv kako bi se utjecalo na vanjski faktor
mogude nije mogude
Redizajniranje projekta:
• dodati nove aktivnosti i/ili rezultate Faktor predstavlja rizik.
• drugačije formuliranje svrhe projekta, ako je mogude
48 Projekt NIJE IZVEDIV !

49. OPP ...
• opisuju projektne ciljeve na operativno mjerljiv način: količina, kvaliteta, ciljne skupin
vrijeme, mjesto;
• definiranje OPP je u funkciji kontrole izvedivosti zadanih ciljeva, a pokazatelji predstav
i osnovu za pradenje provedbe projekta;
• trebaju biti mjerljivi na konzistentan način i po prihvatljivim troškovima.
• Dobri OPP trebaju imati SMART karakteristike:
 Specific - specifični (da zaista mjere ono što treba mjeriti);
 Measurable – mjerljivi ( u pogledu kvalitete i/ili količine);
 Available – dostupni (u okviru prihvatljivih troškova);
 Relevant – relevantni (u odnosu na definirani cilj –
horizontalna logika);
 Timely – vremenski odreĎeni (da u kraćem vremenskom
roku iskažu korisnost projekta).
49

50. opis indikator
’nuspojava’ uz rezultat provedba:
Broj kilometara fizički
- izgrađene ceste
Rezultat Skraćeno vrijeme vožnje i - Korištenje ceste (ESS)
smanjeni troškovi prijevoza - Štednja na vremenu/novcu
Povećana sigurnost na cesti - % ušteđenih sredstava
Povećano kretanje: osoba i roba - Broj prometnih nesreća
Frekventnost prometovanja
-
utjecaj Povećana socijalno- - Stvaranje novih poslova
gospodarska aktivnost
-
Povećan regionalni BDP
ESS – Equivalent Straight-line Speed
50

51. Logička matrica zahtijeva točno utvrĎeni način
prikupljanja objektivno provjerljivih pokazatelja :
◦ Kako/na koji način ?
◦ Tko će to obaviti?
◦ Kada/koliko često? External sources
vanjski izvori
Administrativna dokumentacija
Detaljni plan aktivnosti, rezultata i troškova
potrebno je prikupiti i priložiti uz prijedlog projekta
PAŽNJA: Projekt bi se trebao temeljiti na mjerenju i izvješdivanju o
napretku provedbe projekta, a okosnica su dobiveni rezultati koji pridonose
51 svrsi projekta

52. Specijalizirane ankete
Cijena
Intervju s krajnjim korisnicima
Prilagođeni statistički podaci
Statistički podaci
Upravljačka
Administrativna izvješća
izvješća
kompleksnost
52

53. Indikatori:
◦ Definiraju što je potrebno mjeriti
kako bi procijenili uspjeh pri
ostvarenju rezultata, posebnog i
općeg cilja
◦ Specificiraju kvalitetu i kvantitetu
rezultata

54. Hijerarhija LM Hijerarhija indikatora
Overall objective Impact
Purpose Outcome Results
based
Results Output monitoring
Activities Input
Inputs/resources

55. Logička matrica zahtjeva da se definira kako će se
prikupiti podaci za indikatore :
◦ Kako, kojim metodama?
◦ Tko?
◦ Kada i koliko često?

56. For example:
Routine statistics
Administrative Management
records reports
Technical or
Observation /
specialised
site inspection
reports
Special surveys

57.  Vanjski faktori koji mogu pozitivno ili
negativno utjecati na projekt ali su van
direktne kontrole managera projekta npr.
politička situacija, rezultati drugog projekta i
sl.

58. Pretpostavka:
◦ Uvjet za uspjeh projekta;
◦ Nije pod kontrolom upravitelja
projekta
◦ Potrebno ju je mjeriti
Pretpostavke su osnovaza daljnju analizu rizika.

59. ZA DANAS SMO GOTOVI