1. UNIVERSITETI PUBLIK “HAXHI ZEKA”
PEJË
Lënda: Organizimi i kontabilitetit
Tema: Procesi i shitjes
Punuan:
Flaureta Ramaj
Delfina Ukaj
Eronida Osmanaj
Aida Atashi
Msc.Fëllenzë Pula
2. PËRMBAJTJA:
Objektivi dhe ngjarjet e procesit të shitjes.........................................3
Marrja e urdhërit të shitjes .................................................................4
Zhvendosja e mallrave nga ambienti i magazinave drejt zonës së
dërgesës................................................................................................5
Dërgimi i mallrave ...............................................................................5
Marrja e pagesës nga klienti ..............................................................6
Pranimi i kthimeve ..............................................................................6
Fshirja e llogarive të pambledhshme.................................................7
Inputet dhe outputet e procesit të shitjeve ...............................7,8,9
Porosia e klientit ..............................................................................10
Urdhri i shitjes...................................................................................10
Dokumentat e dërgesës...................................................................10
Fatura e shtijes.................................................................................10
Back – order......................................................................................10
Memo- kredia ...................................................................................11
Njoftimi i dërgesës............................................................................11
Deklarata e klientit .........................................................................11
Raporti i maturimit...........................................................................11
Raporti i borxheve të keqija ...........................................................11
Parashikimi i arketimeve të parave.................................................11
Lista e klienteve................................................................................12
Raporte të analizes së shitjeve.......................................................12
Evoluimi i trajtimit të procesit të shitjeve nga SIK..........................12
Rast srudimi………………………………………………………………………….14
Përfundimi..........................................................................................18
Literatura............................................................................................18
3. HYRJE
Brenda një organizate kryhen procese të ndryshme ,të cilat mund t’i
ndajmë në disa procese, disa prej të cilave janë procese bazë (corse
processes) dhe të tjera procese mbështetëse (supporting processes).
Proceset bazë konsiderohen ato të cilat i japin vlerë organizates dhe i
krijojnë asaj avantazh strategjik duke e bëre të dallueshme midis
konkurrentëve .
Nga ana tjetër procese mbështetëse biznesi janë ato të cilat kryhen
në radhe të parë për të mundësuar realizimin e proceseve bazë dhe që
në vetvete nuk jane fokusi kryesor i aktivitetit te
4. OBJEKTIVI DHE NGJARJET E PROCESIT TË SHITJES
Procesi i shitjes / arkëtimit është një seri ngjarjesh biznesi që synojnë të tërheqin
klientin të ndihmojnë klientin të zgjedhë mallrat dhe sherbimet të shpendaje mallrat e
kërkuara dhe të arkëtojne pagesat për këto mallra .
Për më tepër ky proces ka si objektiv të :
Minimizojë kohen mes zgjedhjes seë prodhuesve dhe arketimit të parave.
Minimizojë shumën e parave që nuk mundë të mblidhen prej klientëve .
Parashikojë flukset e arkës për të ardhmen
5. MARRJA E URDHËRIT TË SHITJES
Nëse aktivitetet e marketingut të organizates rezultojnë të suksesshme di të ketë
klientë që vijnë dhe porositin mallra dhe shërbime .
Disa nga risqet që mund të shoqërojnë këto ngjarje janë :
1.Pranimi i një porosie nga një klient i padeëshiruar .
2.Pranimi i një porosie për një produkt që aktualisht organizata nuk e ofron
3.Pranimi i porosisë nga një person i paautorizuar .
Zhvendosja e mallrave nga ambienti i magazinave drejt zonës së dërgesës.
Pasi është pranuar një porosi e caktuar ajo i komunikohet personelit të
magazinave në mënyrë që ata bëjnë gati mallrat për ti nisur drejt pikës nga ku do të
bëhet dërgesa.
Meqë kjo ngjarje lidhet në administrimin e magazinës ( një pikë kyçe e pasurisë
materiale të organizates) ajo shoqërohet nga shumë risqe potenciale ndër të cilat
përmendim:
1- Zhvendosja e mallrave pa autorizim ( pa një urdhër-shitje të vlefshme)
2-Lëvizja e mallrave nga një punonjës i paautorizuar :
3-Zhvendosja e invertarit në sasi ose vend jo të sakte
4-Lëvizja e llojit të gabuar të mallit .
6. DERGIMI I MALLRAVE
Shpesh kjo ngjarje kryhet , ( dhe trajtohet në një SIK) e pandarë nga ngjarja
paraardhëse, zhvendosja e mallrave . Kjo ndodh atëhere kur pika e dërgesës është vetë
magazinë. Por ka raste kur organizata ka disa pika depozitimi , ruajtje të inventarit por një
qendër të vetme të përgaditjes së dërgesave , dhe për këtë arsye ajo përben një ngjarje
të vecantë . Pasi mallrat vijnë në pikën e dërgeses ato paketohen dhe bëhen gati për
transport/dërgese duke u pergaditur në të njejtën kohë edhe fatura e shitjes .Shpesh
dërgesa e mallrave shoqërohet edhe me kryerjen e një shërbimi si p.sh. instalimit të tij. Në
praktikë ka një varietet të gjerë sesi mund të kryhet dërgesa e mallrave dhe ofrimi i
shërbimeve .
Disa risqe të kësaj ngjarje janë :
1- Personi i paautorizuar dërgon mallrat
2-Vjedhja e mallrave nga pika e dërgeses
3-Dergimi i mallrave të gabuara në sasi jo të saktë klientit të gabuar apo të paketuara jo
siç duhet
4- Faturimi i një shume jo të sakte
5- Dërgesa nuk i korrespondon një urdher-shitje të vlefshme
Këto probleme dhe të tjera kanë nevojë për një administrim të kujdesshëm të ngjarjeve
dhe dokumentacionit nga ana e SIK.
7. MARRJA E PAGESES NGA KLIENTI
Arkëtimi nga klientët mund të ndodhë në cilin do moment që nga ngjarja e marrjes së
urdhrit të shitjes ( paradhënie e klientit )dhe deri me shumë kohë pas dërgimit të mallrave
(shitja me kredi).Mënyra e pagesës gjithashtu variojnë që nga para kesh ,para me çek ,
transferim elektronik fondesh (Electronic Found Transfer – EFT) etj. Risqet – administrimi I
parase, kontrolli I brendshem ne lidhje me mjetet monatare.
Pranimi i kthimeve
Realiteti është se mallrat që dërgohen jo gjithmonë pranohen nga klientët .Madje edhe
kur këta i pranojnë , organizatat lejojnë afat kohor (deri 30 ditë) gjatë seciles klientët janë
të lirë ti kthejnë produktet , edhe pse thjesht nuk i pelqejnë më . Kthimi i mallrave përben
një ngjarje të vecantë në procesin e shitjeve për të cilen duhen dokumentuar sasia , vlera
dhe motivi i kthimit .
Risqet që mund të shoqerojnë ata janë :
(1) persona të paautorizuar pranojnë kthimet
(2) regjistrimi o kthimeve në sistem por fizikisht mallrat nuk kthehen në magazinë
(3) kthimi i parave por jo regjistrimi i kthimit në sistem .
8. FSHIRJA E LLOGARIVE TË PAMBLEDHSHME
Kjo ngjarje mund të konsiderohet e fundit në zinxhirin e ngjarjeve të procesit të shitjeve
. Kur ekzistojnë arsye të vlefshme për të besuar se një llogari nuk do të shlyhet më ,
organizata mund ta fshijë atë llogari (ërite-of) dhe të regjistrojë borxhin e keq .
Risqet e kësaj ngjarje janë:
(1) fshirja e llogarisë nga një person i paautorizuar për këtë veprim
(2) shitja e te tjerave mallrave dhe shërbime një klienti që është aktualisht i vonuar ne
likuidime .
Inputet dhe outputet e procesit të shitjeve
Inputet e procesit të shitjes i referohen të dhënave në dokumentat bazë që krijohen dhe
përdoren për të regjistruar transaksionin e shitjes .
Outputet i referohen raporteve apo tabelave përmbledhese që përgaditen me
informacione të përpunuara mbi shitjet .
9. Inputet kryesore ne
procesine shitjes
1.Porosia e
klientit
2.Urdheri I
shitjes
3.Dokumentat
e pageses
4.Fatura e
shitjes
7.Njoftimi I
dergeses
6.Memo-
kredia
5.Back-order
10. Outputet më të zakonshme
1.Deklarata e klientit
2.Raporti i
borxheve të
keqija
3.Parashikimi i
arketimeve të parasë
4.Lista e klientëve
5.Raporte të
analizes së
shitjeve
11. POROSIA E KLIENTIT
Porosia e klientit (costumer order ) është një kërkesë për të mira apo shërbime .Kjo
porosi regjistrohet në një formë standarde të cilen shoqëria e përdor për të gjitha porositë
që merr me telefon me letra on line apo personalisht . Disa shoqëri kanë sektore të vecantë
ose departamente të vecanta që merren me marrjen dhe regjistrimi e porosive të klientit .
Urdhri i shitjes .
Urdhri i shitjes regjistron në përshkrim , sasinë,çmimin dhe të dhëna të tjera me
produktet apo shërbimet që i sigurohen klientit . Zakonisht ky dokument përgaditet nga
departamenti i marrjes së porosive në disa kopje të paranumeruara.
Dokumentat e dërgesës
Në praktikë ka një varietet të gjërë të dokumentave që shoqërojnë dërgesën e mallrave
. Shpesh përdoret “ dokumenti i njoftim – dërgesës – shipping notice document “ ,disa herë
të tjera përdoret një dokument që quhet “ bill of lading” .
Fatura e shtijes
Ky është padyshim dokumenti më i rëndesishëm i procesit të shitjes dhe inputi bazë për të
njohur të ardhurat në kontabilitet . Fatura përgaditet në disa kopje të paranumëruara dhe
është një listë e artikujve me çmimet dhe sasinë përkatëse . Gjithashtu në faturë mund të
tregohen edhe termat e kredisë “n/30” .
12. Back – order
Ky dokument përgaditet në ato raste kur porosia e marrë nga klienti nuk mund të
plotësohet sepse nuk ka mjaftushëm inventar gjendje. Për atë sasi që nuk është
përmbushur dërgesa lëshohet një back order.
Memo- kredia .
Ky dokument përgaditet në raste kur klientet , për një arsye apo tjetër kthejnë mallrat . Në
këtë dokument ka të dhëna të detajuara mbi mallrat që janë kthyer , dhe ndonjëherë edhe
motivi i kthimit .
Njoftimi i dërgesës (remittance advice).
Ky është një dokument që shpesh i dërgohet klientit së bashku me faturen e shitjes,dhe
që klienti duhet t’ia kthej organizatës së bashku me pagesën.Nganjëhere nuk është një
dokumet i vecante po thejsht një fragment i fatures dhe ka shënime si “Lutemi dorëzoni
këtë kupon në momentin e pagesës”
Deklarata e klientit
Kjo është një përmbledhje e lëvizjeve të tepricave të klienteve që përgaditet nga
organizata dhe i dërgohet në bazë periodike (zakonisht çdo muaj)klienteve të saj.
13. Raporti i maturimit
Raporton shumën e llogarive të arkëtueshme të ndarë sipas afateve të maturimit të
tyre, zakonisht të matur me muaj .Ky raport është një mjet i rëndësishem i analizës së
likuiditetit,përveç raporteve tradicionale të kësaj analize .
Raporti i borxheve të keqija
Në këtë raport tregohen shumat e llogarive që janë konventuar në borxh të dyshimt të
keq dhe jepen informacione mbi proceduart e ndjekura në përpjekje për të arkëtuar këto
kliente.
Parashikimi i arketimeve të parave
Ky raport është i rëndesishëm në aspektin e planifikimit financiare të
organizatëse.Arketimet e parave parashikohen duke kombinuar raportin e maturimit të
klienteve dhe raportin e borxheve të këqija.
Lista e klienteve
Çdo shoqeri ka atë që e konsideron “lista e klienteve të miratuar’.Në këtë dokument
jepen të dhëna mbi klientet e shoqerisë dhe historikun e marëdhënieve me ta,në ate nivel
detajesh që vetë shoqeria zgjedh.
14. Raporte të analizes së shitjeve
Këto raporte mund të marrin forma nga më të ndryshmet që nga shitje të analizuara
sipas periudhave kohore ,sipas rajoneve gjeografike ,sipas agjentëve të shitjes ,sipas
ndarjeve funksionale etj .
Evoluimi i trajtimit të procesit të shitjeve nga SIK.
Në procesin e shitjes së trajtuar SIk manuale përdoret letra si mjeti kryesor për të
kapur dhe ruajtur për të dhënat e biznesit dhe për ti komunikuar informacion përdoruesve
. Regjistrimet në leter (libra,ditare,regjistra etj.)shërbejne gjithashtu si gjurma e auditit për
të dokumetuar procesin.
Organizata që përdorin SIK tradicionale manual përpiqen të ndajnë detyrat e kryera në
mënyrë të tillë që të sigurojnë nje kontroll të terthortë mbi pjesët e procesit të shitjes.P.sh
në kontabilitet dhe auditim parimi është që të ndahen funksionet e autorizimit,realizimit dhe
regjistrimit të një transaksioni.Në rastin e procesit të shitjes kjo do të thotë se autorizimi
kryhet nga departamenti i shitjeve të cilët shfrytezojnë porosinë e klientit dhe në bazë të
sajë përgadisin urdhërin e shitjes .Realizimi kryhet nga magazina dhe departamenti i
dergeses të cilët marrin urdhërin e shitjes dhe përgadisin dokumenta të tjerë si dokumetat
e dërgesës ,fletë-daljen e mallit faturen e shitjes.
15. Rast Studimi
“Birra Peja “
1.Cilat janë lëndët e para për prodhimin e Birrës?
Si lënde e parë për prodhimin e birrës përdorën :
-Uji,avulli,elbi,mazuti,malti,
Uji mirret nga Drini i bardhë
Avulli krijohet nga nxemja
Elbi importohet nga Hungaria dhe Sllovenia
Mazuti meret në obiliq.
2.Si ndahet sektori komercial në ndërmarrjen tuaj?
Sektori komercial në birrarinë e pejës ndahet në: shitje vendore (10
regjione),shitje teë bureve,shitje jashtë vendit,faturimi.
3.Cilat janë detyrat në sektorit komercial?
Detyrat e sektorit komercial janë: planifikimi dhe organizimi i
shitjes,urdhërdhënia për sasinë e produkteve që duhet prodhuar.
16. 4.Sa regjione të shitjes ka ndërmarrja juaj?
Për birrarine e Pejës ,Kosova është e ndarë në 10 regjione, në secilin regjion gjendën
blerësit e mëdhejë,nga blerësit e mëdhej blejnë blerësit e mesëm ,dhe nga blerësit e mesëm
blejnë blerësit e vegjël(lokalet,marketet kafiterit)
5.Pse bëhet kjo ndarje?
Kjo ndarje bëhet për arsye qe blerësit e vegjël të mos kerkojnë drejtpërdrejt nga birraria.
Secili nga blerësit e mëdhenj e kanë planin e tyre të shitjes i paraqitur në HL,varësisht nga
regjioni është edhe vetë plani(që mund të jetë plan mujorë,tremujor apo edhe vjetorë).
6.Kush konsiderohen konsumatorë të produktit tuaj?
Në bazë të ligjit konsumatorët e birrës duhet të jenë
- Përsonat mbi 18 vjetë
-Birra 0- personat mbi 15 vjetë
7.Cilat shpenzime konsiderohen si shpenzime të shitjes?
Si shpenzime të shitjes paraqiten rrogat e puntorëve, automjetet etj.
8.Ku paraqitet i nevojshëm promocioni për produktet tuaja?
Promocioni zakonishtë bëhet në ato vende ku ështe shitja më e dobët, apo për lloje të
caktuara të produkteve që kanë shitje më të dobët,promocioni zakonisht bëhet në bazë të
zbritjes së cmimit.
17. 9.Cilen metodë të marketingut e aplikoni?
Marketingu ka një rendësi të madhe sepse konsiderohet se deri 30 % e fitimit vijne nga nje
marketing i mirë.Kështu që Birra peja i aplikon reklamat televizive.
10.Cilat analiza mbi shitjen i përdorni?
Analiza mbi shitjet perdoren ;
SMAT-metoda e eleminimit
SWOT-përparësit,dobësit,të metat,rreziqet.
11.Kë e shihni si konkurrent?
Konkurrentet e “Birra Peja”
Birra e Shkupit
Birra e Nikshiqit
12.Sa % të tregut e përbëni ju?
Birra e pejës në treg është prezente 75%(konsumohet)
Birra e Shkupit 20% -më së shumti konsumohet në Ferizaj dhe Gjilan
Birra e Nikshiqit 5%-më shumë në Pejë(Istog)
18. 13.Në cilat regjione keni më shumë shitje?
“Birra Peja” më së shumti ka shitje në këto regjione:
Regjionin e Prishtinës(Fushë kosovë,Lipjan,Obiliq,Podujevë,Graqanicë)
Regjionin e Gjakovës( Rahoves,Junik)
Regjionin e Drenasit (Skenderaj,Malishevë, Gllarevë-Komoran).
Birra shitet edhe jashtë shtetit
Shqipëri 25 mijë HL
Shtetet e Europes 5 mijë HL(COOP, jane 456 markete dhe eksportohet më së shumti birra në
kanaqe)
14.A mbani rezerva të produkteve?
Si rezerva në Birrarinë e Pejës mbahen lënda e parë dhe gjysmëproduktet.
Produktet e gatshme nuk mbahën rezerva sepse afati i skadimit është 6 muaj,dhe mbrenda
muajit produketet duhet te dërgohen në vendet e caktuara.
15.Cilat janë shpenzimet për mbajtjen e rezervave?
Si shpenzime për mbajtjen e rezervave paraqitën: rryma,depot,kazanet etj.
Birra nuk duhet të qendroj në diell.Si shpenzime të birrarise paraqitën edhe shpenzimet për
dërgimin e mostrave.
16.Cili është produkti bazë i ndërmarrjes suaj, a keni produkte mbështetëse?
Produkt bazë kemi Birren me të gjitha llojet e sajë ndërsa si produkt i dytë,apo produkt
mbështetës i birrarisë është “Uji Akull”,i cili është një produkt i ri i lancuar në vitin 2011.
19. 17.Si ndahen distributorët?
Distributorët e regjioneve
10 regjione
17 komercialista
Secili regjion e ka planin e vetë të shitjes dhe realizimit në HL
Distribuimi i Burëve
1 regjion (kosova)
Shitja ambullantive (140 lokale ,5 puntorë)
Blerësit e Huaj
1 regjion (Export)
20. “BIRRA PEJA “
(Birraria e Pejes )
Distributoret e
regjioneve
Distributoret e
bureve
Bleresit e huajTregti
HoReC
a
Tregti HoReC
a
HoReCa
21. PËRFUNDIMI
Procesi i shitjes ështe nje procese shumë më rëndësi , për të
cilin nevojitet të kemi njohuri të mjaftueshme , në mënyre që te
kemi sukses në biznes përballë konkurrencës. Ky process
paraqitet si një hallkë apo si një urë lidhëse në mese ndërmarrjes
dhe konsumatorëve . Edhe pse është procesi i fundit i cili
realizohet kur është fjala për ndonjë produkt , ne duhet ta mësojm
dhe ta njohim në fillim për shkak të lidhshmëris së tij me proceset
e tjera të biznesit .
Një Faleminderit! apo Ditën e mirë! zgjat vetëm një moment të
shkrurtër, por është faktor shumë me rëndësi në ndërtimin e
marrëdhënieve me klientët tuaj. Një buzëqeshje, një fjalë e
ëmbël, një shikim miqësor drejt në sy është e mjaftueshme për të
mbyllur me sukses një proces të shitjes.
