1. PROTOCOL VOOR
SOCIALE MEDIA
Project voor de
opleiding mediacoach
Bibliotheek Lochristi
Madelief Van Den
Steen

2. WAAROM?
Bib = Kennisplek + Ontmoetingsplek voor vaste en
nieuwe bezoekers
In een bibliotheek, waar de evolutie van de nieuwe media
soms maar met mondjesmaat binnen sijpelt en veel
geëxperimenteerd wordt, is het belangrijk om de manier
waarop we met sociale media omgaan te beschrijven in
een Protocol voor Sociale Media. Met het protocol kunnen
we interne afspraken uitschrijven en zichtbaar maken.
Het blijft echter een werkdocument, waar in onderling
overleg steeds aan gesleuteld kan worden.

3. LITERATUURONDERZOEK
1.Wat is een protocol?
2.Wie heeft een protocol?
3.Wat staat in dat protocol?
4.Voor wie schrijf je een
protocol?

4. WAT IS EEN PROTOCOL?
Een protocol is een document van afspraken.
Vaak zijn dit strikte regels. Bij sommige bedrijven zijn er
tuchtsancties verbonden aan overtredingen.
Een Sociaal Media Protocol:
Afsprakennota voor de communicatie met bezoekers, burgers,…
met behulp van sociale media (facebook, twitter, Pinterest,…). Dit
wordt meestal opgesteld door de communicatiedienst en gaat uit
van de gevaren van sociale media.
Het kan ook andersom: maak een document in overleg en zie het
als een kans om de voordelen van sociale media in de
communicatie van de bib te integreren.
Als je er samen aan werkt, heb je een begin om sociale media bij
jouw collega’s bespreekbaar te maken en kunnen de afspraken
door iedereen gedragen worden.

5. WIE HEEFT EEN PROTOCOL?
De lijn
De politie Gent
Federale communicatoren
Vlaamse overheid
Mediaraven
Onderwijs, Nederland
Stad den Haag
Gemeente Tielt-Winge
Gemeente Bornem
Stad Sint-Niklaas
Ik zie nog geen bibliotheek in het
lijstje.
Zijn er bij jullie afspraken over het
gebruik
van sociale media?
Is er een bibliotheek die al een
protocol uitschreef?

6. WAT STAAT IN EEN
PROTOCOL?
Gids voor federale communicatoren:
‘aanbevelingen bij het gebruik van sociale
media’:
“Deze aanbevelingen gaan over evidente
zaken.
Het komt erop neer dat elke medewerker
van een overheidsdienst een
AMBASSADEUR is van de overheid, zowel
tijdens de werkuren als privé.”

7. WAT STAAT IN EEN
PROTOCOL?
http://communicatie.vlaanderen.be/nlapps/data/docattachments/po
stit_zelfb.pdf

8. WAT STAAT IN EEN
PROTOCOL?
Sociale media matrix
Postief
bericht
Dankjewel! doorgeven
Algemene
mening
Dank om je
mening te
delen.
doorgeven
antwoord nodig?
communicatiever
antwoordelijke
nodig?
Negatief
bericht
Dank voor je
opmerking.
Een
medewerker
zal je
contacteren.
doorgeven
persoonlijk
antwoord
opmaken.
overleggen met
communicatievera
ntwoordelijke.
LUISTER +
VRAGEN +
POSITIEF
opvolging van
klacht.
communiceren aan
betrokkene.
POSITIEF VERHAAL
Vragen
Dank voor je
vraag.
doorgeven
persoonlijk
antwoord binnen
24u. LUISTER +
VRAGEN + POSITIEF
opvolging van
klacht.
communiceren aan
betrokkene.
POSITIEF VERHAAL

9. WAT STAAT IN EEN
PROTOCOL?
Zeer praktische afspraken:
1. Sociale media tijdens de werkuren
2. Persoonlijke accounts
3. Opdeling werk- en privéprofielen
4. Organisatie-accounts
5. Vriendenlijsten en privacy-instellingen
6. Interne communicatie
7. Vorming
8. Vastleggen van verantwoordelijken en beheerders

10. WAT STAAT IN EEN
PROTOCOL?
Inhoudelijke
afspraken:
Waarover kan een
bibliotheek het hebben op
sociale media?
http://www.slideshare.net/zbdigitaal/advies-sociale-
media-bibliotheken-social-embassy-dec-2011

11. VOOR WIE SCHRIJF JE EEN
PROTOCOL?
Of beter, voor wie schrijf je samen met je
collega’s van de bib een protocol?
1. Voor de bibliotheek, omdat zij door sociale media niet langer een
gebouw is maar een huis vol mensen. Je bib krijgt een (of meerdere)
gezicht(en).
2. Voor de communicatieverantwoordelijke, omdat een eventuele
samenwerking tussen gemeentelijke diensten (de communicatiedienst,
de jeugddienst, de cultuurdienst,…) bij het uitschrijven, hem/haar zeer
gelukkig maakt. Het kan een aanvullen zijn voor het algemeen
communicatieplan van de gemeente.
3. Voor de bibbezoeker en de inwoner van je gemeente, want zij krijgen
op deze open manier zeer duidelijk communicatie binnen 1
communicatiestrategie.
4. Voor de bibmedewerker, want zij worden er een stuk MEDIAWIJZER van.
Betrokkenheid bij zo’n proces geeft je collega’s meer zelfvertrouwen
om hun weg te vinden op sociale media, vragen te stellen en
beantwoorden,…

12. ZIJN ER NOG
VRAGEN???????
U was een fantastisch
publiek!!