De applicatiebeheerder als kritische succesfactor bij een implementatie door Dirk Bijkerk (Intraffic) en Gert Dingemanse (AllSolutions)

1. De applicatiebeheerder als kritische
succesfactor bij een implementatie
Dirk Bijkerk
Gert Dingemanse
28-05-2015

2. Stelling
De applicatiebeheerder is noodzakelijk, want hij/zij …..
1. kent de organisatie en is daarom in staat om de vertaling te doen;
2. bewaakt de scope bij implementatie, maar ook daarna;
3. zorgt voor consistentie van inrichting en autorisaties;
4. is het eerste aanspreekpunt binnen de eigen organisatie;
5. zorgt voor continue kennisoverdracht binnen de organisatie;
6. is het kanaal naar AllSolutions (eerstelijns) bij problemen of vragen;
7. zorgt dat noodzakelijke aanpassingen worden doorgevoerd en dat
gebruikerswensen worden gehonoreerd;
8. is ambassadeur voor de AllSolutions applicatie binnen de eigen
organisatie.
28-05-2015

3. Onderscheid beheerdersrollen
- Technisch beheerder voor de werking van de applicatie (AllSolutions)
- Applicatiebeheerder voor aanpassingen en verbeteringen, zoals
weergaven, filters, documentmappen, gebruikersmanuals etc.;
al dan niet gecombineerd met de volgende rol(len):
- Functioneel beheerder, voor bepalen functionaliteit, beslissen over
updates, autorisaties, voorstellen voor aanpassing processen;
- Contentbeheerder, voor inhoud pagina’s, interne/externe publicaties
28-05-2015

4. De applicatiebeheerder als kritische
succesfactor bij een implementatie
Vraag
Wie is het eens met de stelling en vindt dat een beheerder binnen de
organisatie echt nodig is?
28-05-2015

5. De applicatiebeheerder als kritische
succesfactor bij een implementatie
Vraag
Wie heeft binnen zijn organisatie geen eigen beheerder voor
AllSolutions 10?
28-05-2015

6. Verdediging stelling
1. kent de organisatie en is daarom in staat om de vertaling te doen;
2. bewaakt de scope bij implementatie, maar ook daarna;
28-05-2015

7. Verdediging stelling
3. zorgt voor consistentie van inrichting en autorisaties;
Gebruikers raken niet in verwarring, kunnen sneller een nieuwe tabel
begrijpen, kunnen gegevens sneller vinden, staat professioneler.
Gelijksoortige gebruikers krijgen dezelfde autorisaties
Voorbeelden
- kolom- en filternamen zijn over alle tabellen consistent;
- gebruik van eenheden is consistent;
- zet ongeordende items alfabetisch neer;
- gebruik dezelfde kleuren voor signaleringen (rood=opletten);
- gelijksoortige gebruikers kunnen hetzelfde.
28-05-2015

8. Voorbeeld foute weergave
28-05-2015

9. Voorbeeld duidelijk filter
duidelijke teksten in filters; maak keuzes duidelijk
28-05-2015

10. Voorbeeld duidelijke legenda
gebruik een legenda die zegt wat je ziet, bijvoorbeeld:
28-05-2015

11. Maar ook
duidelijke labels geven aan de kolommen;
consequent eenheden noemen.
28-05-2015

12. Verdediging stelling
4. is het eerste aanspreekpunt binnen de eigen organisatie;
5. zorgt voor continue kennisoverdracht binnen de organisatie;
6. is het kanaal naar AllSolutions (eerstelijns) bij problemen of vragen;
• medewerkers weten altijd waar ze met hun vragen terecht kunnen;
• een toegankelijk aanspreekpunt vermijdt foutief gebruik;
• snelle en adequate beantwoording verhoogt de productie;
• steeds duidelijkheid over welke issues naar AllSolutions doorgezet
zijn, en wat de status daarvan is, geen risico op dubbele meldingen;
• communicatie vanuit één punt over eventuele aanpassingen of andere
werkwijzen, opleiding aan groepen en nieuwe medewerkers geven.
28-05-2015

13. Verdediging stelling
7. zorgt dat noodzakelijke aanpassingen worden doorgevoerd en dat
gebruikerswensen worden gehonoreerd;
• Na implementatie moet de organisatie ‘wennen’. Advies:
– geen functionele wijzigingen, eerst wensen verzamelen
– wel herstel van foutjes bij implementatie; en daarover
communiceren;
– na periode van gewenning en herstel van foutjes, start
onderhoudsfase.
Onderhoudsfase hoe?
28-05-2015

14. Rol van de beheerder in
onderhoudsfase (1)
• bestudeert en beoordeelt de maandelijkse releasenotes AllSolutions;
• beslist of updates geaccepteerd kunnen worden
– cf. OTAP-aanpak (Ontwikkelen, Testen, Acceptatie, Productie);
• verzamelt verzoeken tot aanpassing uit de organisatie;
• analyseert de verzoeken op noodzaak (MoSCoW);
• brengt de consequenties voor de organisatie in kaart, en/of
• stelt een bussiness case op (iedere aanpassing kost immers €);
• brengt de aanpassing onder in een interne releaseplanning;
• doet de aanpassingen in de acceptatieomgeving en test uitvoerig;
28-05-2015

15. Rol van de beheerder in
onderhoudsfase (2)
• na een geslaagde test, breng gebruikers op de hoogte van op
handen zijnde aanpassingen;
• doet de aanpassingen in de productieomgeving op een geschikt
tijdstip;
• doet een verkorte validatietest in die productieomgeving;
• indien niet geslaagd, herstel onmiddellijk;
• breng geüpdatete gebruikershandleiding online;
• werk beheerdersadministratie bij, bijvoorbeeld in de functie ‘Acties’
of ‘Kwaliteitsmeldingen’ welke aanpassing gedaan, door wie,
referentie naar de ingediende wens, reden, datum/tijd, etc.
28-05-2015

16. Verdediging stelling
8. is ambassadeur voor de AllSolutions applicatie binnen de eigen
organisatie.
• de beheerder is degene die de applicatie het beste kent en begrijpt,
hij weet als geen ander hoe het de organisatie gaat helpen;
• moet twijfelaars, of zelfs negatievelingen helpen om de neuzen één
kant op te krijgen, dat schept rust;
• helpt ook management om de voordelen in te zien van de
oplossing.
28-05-2015

17. Do’s en don’ts (1)
• ga niet (te snel) op elke wens in;
• blijf bij basisgedachte inrichting, wijk niet af zonder hele goede
reden;
• maak gebruik van key-users;
• blijf kijken naar (nieuwe) mogelijkheden van AllSolutions;
• maak geen koppelingen met andere pakketten als het niet strikt
noodzakelijk is;
• blijf gebruikers ondersteunen (en opvoeden), inclusief management;
• test in iedere wijziging voordat het doorgevoerd wordt in productie;
• zorg voor up-to-date beschrijvingen en handleidingen.
28-05-2015

18. Do’s en don’ts (2)
• zorg voor een back-up van de beheerder, want:
– één is géén; gebruik in noodgevallen AllSolutions als back-up;
• wees bewust van beveiligingsrisico’s:
– gebruik SMS token (bijv. voor accounts met veel autorisaties);
– wijzig periodiek het wachtwoord;
• gebruik het prikbord voor interne communicatie over AS10;
• blijf in contact met de consultant; plan periodiek overleg in;
• houd de applicatiekennis op peil;
• zorg voor een laagdrempelige manier om fouten en/of wensen in te
dienen, gebruik ook intern daartoe de functie ‘Kwaliteitsmeldingen’.
28-05-2015

19. De applicatiebeheerder als kritische
succesfactor bij een implementatie
Wie is het eens met de stelling en vindt dat een beheerder binnen de
organisatie echt nodig is?
28-05-2015

20. Vragen
28-05-2015

21. Afsluiting
Save the date AllUser:
donderdagmiddag 19 november 2015
28-05-2015