L'archivage électronique

1. +
L’ARCHIVAGE
ELECTRONIQUE
Sauf mention contraire, le contenu de ce document
est mis à disposition par Vanessa Gendrin sous
licence Creative Commons

2. +
Éléments de contexte
2

3. +
Pourquoi archiver ?
 Agir
 Se défendre
 Se développer/s’enraciner
3

4. +
Qu’est-ce qu’archiver ?
 lssu du grec arkhè : le pouvoir
 les arkheïa sont les actes du pouvoir
 il décrit le processus par lequel on identifie un document
comme étant suffisamment important pour être classé et
conservé soigneusement dans le but de pouvoir le retrouver
pendant la durée nécessaire
 Archiver est un geste de sélection du document dès le
moment de sa validation
4

5. +
Pourquoi c’est important ?
5
+ de
risques
Inflation
documentaire
Abandon
des bons
usages
Société
contentieuse
Support
numérique
fragile

6. +
Maîtrise vs négligence de
l’archivage
 Gagner du temps
 Justifier ses droits
 Constitution d’un capital
informationnel
 Sécurité
 Efficacité
 Vision long terme
 Perdre du temps
 Ne pas prouver sa bonne foi
 Perdre la mémoire
 Coûts cachés
 Risques sur l’avenir
 Mauvaise image
6

7. +
Les obligations légales
7

8. +
Le code du patrimoine
 Art. L211-2 : La conservation des archives est organisée dans
l'intérêt public tant pour les besoins de la gestion et de la
justification des droits des personnes physiques ou morales,
publiques ou privées, que pour la documentation historique
de la recherche.
 Art. L214-3 : la destruction d’archives publiques même par
fait de négligence est passible de 15000 à 45000 euros
d’amende et d’1 à 3 ans de prison
8

9. +
Le code pénal
 Art. 433-4 : Le fait de détruire, détourner ou soustraire un acte
ou un titre, ou des fonds publics ou privés, ou des effets, pièces
ou titres en tenant lieu ou tout autre objet, qui ont été remis, en
raison de ses fonctions, à une personne dépositaire de
l'autorité publique ou chargée d'une mission de service public,
à un comptable public, à un dépositaire public ou à l'un de ses
subordonnés, est puni de sept ans d'emprisonnement et de
100000 euros d'amende. La tentative du délit prévu à l'alinéa
précédent est punie des mêmes peines.
9

10. +
Le code civil : la preuve
numérique
 Art. 1316-1 : l’écrit sous forme électronique est admis en
preuve au même titre que l’écrit sur support papier, sous
réserve que :
 puisse être dûment identifiée la personne dont il émane et
 Qu’il soit établit et conservé dans des conditions à nature à en
garantir l’intégrité
10

11. +
Le code civil : la copie
numérique
 Art. 1348 du code civil : « Les règles ci-dessus [production d’une
preuve écrite] reçoivent aussi exception lorsqu'une partie ou le
dépositaire n'a pas conservé le titre original et présente une copie
qui en est la reproduction non seulement fidèle mais aussi durable.
»
 La fidélité ne réside pas dans une reproduction à l’identique mais
dans la trace irréversible du lien entre les deux parties. La fidélité
passe par la traçabilité entre un document et son double ou sa
copie.
« L’original est mort, vive la trace numérique »
(Me Isabelle Renard)
11

12. +
Loi n°78-17 : données
personnelles
 Art. 6 :
 1) les données sont collectées et traitées de manière loyal et
licite […].
 2) Elles sont collectées pour des finalités déterminées,
explicites et légitimes […] et ne sont pas traitées ultérieurement
de manière incompatible avec ces finalités
 5) elles sont conservées sous une forme permettant
l’identification des personnes concernées pendant une
durée qui n’excède par la durée nécessaire aux finalités
pour lesquelles elles sont collectées et traitées
12

13. +
Code pénal : données
personnelles
 Art. 226-20 - Le fait de conserver des données à caractère
personnel au-delà de la durée prévue par la loi ou le
règlement, par la demande d'autorisation ou d'avis, ou par la
déclaration préalable adressée à la Commission nationale de
l'informatique et des libertés, est puni de cinq ans
d'emprisonnement et de 300 000 Euros d'amende, sauf si cette
conservation est effectuée à des fins historiques, statistiques
ou scientifiques dans les conditions prévues par la loi.
13

14. +
Concepts et principes fondamentaux de
l’archivage électronique
14

15. + Document numérique et
dématérialisation
 La dématérialisation donne lieu à :
 Un document numérique natif : les étapes d’élaboration du
document ont été transposées dans des outils informatiques sans
passer par la formalisation classique
 La copie numérique d’un original papier suite à une opération de
numérisation
15

16. +
 Sauvegarde : copie de données pouvant servir à la restauration
de données originales au cas où celles-ci sont perdues
(suppressions accidentelles, corruptions de fichiers, problème
technique)
 Archivage : conservation dans le but de retrouver pour des
raisons identifiées sur des durées définies. L’archivage
numérique maintient la valeur juridique des documents. Les
contenus électroniques sont figés.
16
Sauvegarde vs archivage

17. +
Le document numérique (1)
 N’est pas visible à l’œil nu
 Données constituées d’une suite de 0 et de 1 (bits)
indépendantes des objets permettant son interprétation
 Le document numérique est vulnérable et demande un
dispositif de lecture complexe :
 support de stockage
 ordinateur
 système d’exploitation
 1 ou plusieurs logiciels
17

18. +
Avantages Inconvénients
Possibilités de partage infinies
(duplication remplacée par partage
de l’accès)
Tributaire d’un équipement complexe
Gain de place Problème de garantie de l’originalité
de l’information (dissociation
contenu/support)
Facilité d’accès et de recherche Le coût ?
Le document numérique (2)
18

19. +
Le document numérique (3)
 2 catégories (Moreq2) :
 Les documents structurés contiennent des données saisies dans
une base de données, organisées avant tout pour une utilisation par
des applications informatiques
 Applications métiers de comptabilité, de ressources humaines, de
clients, de patients
 Les documents non structurés contiennent des informations dans
une forme destinée avant tout à des utilisateurs humains
 Mails, notes, fichiers textes, images, images scannées, fichiers
audio ou vidéo
19

20. +
Le document numérique
engageant (1)
 Traduction du terme anglais « record »
 Expression qui permet de différencier le document qui doit être
archivé :
 des documents de travail
 de la documentation extérieure
 L’adjectif engageant rassemble 3 idées :
 L’engagement juridique envers les tiers
 L’engagement moral (RSE, service public)
 L’engagement interne « envers le métier »
20

21. + Le document numérique
engageant (2)
 Doit avoir les qualités suivantes (ISO 15489) :
 Tracer une action ou justifier un droit
 Être authentique
 le document peut prouver qu’il est bien ce qu’il prétend être,
qu’il a bien été créée ou envoyé par la personne qui l’a crée ou
envoyé et qu’il a bien été créée ou envoyé à la date indiquée
 Être intègre
 le document est complet, non altéré et protégé contre tout
modification non autorisée. On par aussi d’inviolabilité.
 Etre fiable
 le document archivé est bien la représentation complète et fidèle
de l’opération dont il atteste et on peut s’y fier dans le cadre
d’opérations futures
 Être exploitable :
 le document peut être localisé, repéré, conservé et interprété
21

22. +
Le document numérique
engageant (3)
 Se traduit par les caractéristiques formelles suivantes :
 Original ou double
 Achevé (voir à ce propos la n°78-753 du 17 juillet 1978)
 Validé ; plusieurs formes possibles :
 signature électronique
 visa
 diffusion ou publication
 enregistrement dans un système par une personne habilitée
selon une procédure établie
 Figé
 Autonome ou avec ses pièces justificatives
22

23. +
Le cycle de vie du document
engageant
23
Simple
document Documen
t
engagean
t
Sous contrôle de l’utilisateur Sous contrôle de l’organisme
Original
achevé, validé,
daté; figé qui a
valeur de
preuve ou de
traçabilité
validation
Archivage
Simple
document
Simple
document
Simple
document
Simple
document
Simple
document
Simple
document
Document
engageant

24. 24
création validation/capture migration date de fin de conservation
Le
document
est créé
Le document est conservé
Le cycle de vie du document numérique
Le document
est validé
Il est figé,
capturé et
archivé
Il devient
engageant
Le document devient
archive historique
Le document est
détruit
SAE

25. +
L’interopérabilité
 Compatibilité des systèmes informatiques (et de ce qu’ils
produisent) entre eux.
 Est créée par la normalisation qui fixe a priori les
caractéristiques techniques : rôle du RGI (référentiel général
d’interopérabilité)
 N’est utile que pour des données qualifiées, dont la
conservation est pertinente
25
A B C
Celui qui a produit Celui qui stocke Celui qui utilise

26. +
La durabilité du support
 Dépend :
 Du support lui-même :
 La technologie utilisée (magnétique, optique, magnéto-optique)
 Qualité de la fabrication,
 Qualité de l’enregistrement,
 Qualité de l’équipement utilisé pour l’enregistrement
 De sa fréquence d’utilisation et de manipulation
 De ses conditions d’entreposage : température, humidité, propreté
26

27. + La durabilité du support
 De l’obsolescence
technologique
27
© BANAT-BERGER, DUPLOUY, HUC - 2009

28. + Conditions pour assurer la durabilité du
support
 Supports candidats :
 Stabilité intrinsèque du support (inertie chimique et physique) et
robustesse (résistance aux agressions)
 Large diffusion de la technologie reposant sur des normes
publiques
 Existence d’outils de contrôle du support
 Simplicité des opérations de recopie
 Protection contre l’effacement accidentel
 Chemin d’accès aux données protégées
 Conditions environnementales
 Contrôle périodique
28

29. +
Les formats
 Volet technique du RGI recommande certains choix
 Quelques formats ouverts à privilégier :
 Texte : PDF (ISO 32000-1:2008), PDF-A (ISO 19005-1), ODF
(ISO 26300)
 Image : TIFF, JPEG (ISO/IEC 10918-1) et JPEG 2000 devenu
(ISO/IEC-15444), PNG (standard W3C, ISO/IEC 15948:2003
 Vidéo : MPEG (ISO), plusieurs versions
 Sonore : plusieurs formats ouverts (MP3, OGG, Wave)
29

30. +
Pérennisation = migration
 Pérenniser des données avec des techniques et des supports
qui évoluent très rapidement :
 Durée de vie d’un support : 10 ans
 Durée de vie d’un format : 3 à 5 ans
 Les techniques de migrations sont définis dans OAIS (Moreq
renvoie aussi à OAIS) :
 Changement de support : d’un CD vers un autre, d’une baie de
disque à une autre
 Changement de format : du PDF vers le PDF(A)
30

31. +
L’authenticité numérique
31

32. +
Les moyens d’authenticité
numérique
32
Objectif à atteindre Doute posé avec le
numérique
Solutions pour y faire
face
Le document peut prouver
qu’il est bien ce qu’il
prétend être par des
éléments de date et
d’auteur
Il contient des éléments de
forme suffisants pour que
pleine foi lui soit reconnue
L’information
numérique est plus
malléable et inspire
la méfiance
- solution
organisationnelle : retour
aux « bonnes pratiques
administratives »
- solution technique :
signature électronique

33. +
La solution organisationnelle
 implique la (re)mise en place de formalisme dans la rédaction,
l’enregistrement et le circuit des documents
 Impose à l’utilisateur d’avoir une posture « d’entreprise » plus
responsable
 consiste à attribuer aux documents numériques les marques
d’authenticité qu’ils méritent lors de leur production et leur
validation :
 Noms des personnes participants à la production des documents : auteur,
producteur, destinataire
 Nom de l’affaire
 Heure et date de création, réception, enregistrement, archivage, transfert,
migration…)
 identifiant d’enregistrement et d’archivage
 indication des pièces jointes
33

34. +
La signature électronique (1)
 procédé fiable d’identification garantissant son lien
avec l’acte auquel il s’attache :
 horodatage : scellement cryptographique (=cachet de cire)
 signature avec certificat électronique :
 Clé privée : secrète, seulement connue du signataire
 Clé publique : aussi appelé certificat électronique ; contient les
renseignements qui permettent de vérifier les liens entre le
signataire et sa clé publique = passeport électronique
 Contient : le nom, l’adresse mail, la clé publique, la date d’expiration du
certificat, le numéro de série du certificat, le nom de l’autorité de certification,
la signature de l’autorité de certification
34

35. +
La signature électronique (2)
 Horodatage :
 pour des documents à faible risque de contentieux ou de
contestation (ex : mails)
 vous apportez la preuve de la fiabilité du système
 Avec certificat électronique :
 pour les contrats dont les risques de contestations sont élevés ou
portant sur de forts enjeux
 la partie adverse doit apporter la preuve que votre système n’est
pas fiable
 Prestataires adhérents à la Fédération nationale des tiers de
confiance
35

36. +
L’intégrité numérique
36

37. +
L’intégrité numérique
 Caractère complet et non altéré d’un document
 Un document est intègre quand il est possible de prouver que :
 Il n’a subit aucun ajout, ni retrait
 Il n’a été l’objet d’aucune modification accidentelle ou
intentionnelle depuis sa validation
 L’intégrité permet de garantir l’authenticité du document tout
au long de son cycle de vie
37

38. +
Les moyens d’intégrité numérique
 « Conserver la représentation figée d’une action donnée »
 Le contenu à conserver de manière intègre comprend :
 Le contenu
 Les informations sur la structure et le contexte du document :
métadonnées
 Ce n’est pas l’original qui est conservé mais la copie
numérique du document de référence dont on peut prouver
l’authenticité et l’intégrité par des éléments de traçabilité (voir
les études d’Isabelle Renard)
38

39. +
Les moyens d’intégrité numérique
39
Objectif à atteindre Doute posé avec le
numérique
Solutions pour y faire
face
Les données envoyées,
reçues ou stockées sont
complètes et n’ont pas été
modifiées
L’information
numérique est plus
malléable et inspire
la méfiance
- enregistrement des
données dans des
formats non modifiables
- stockage dans un
espace numérique
sécurisé

40. +
Méthode pour l’archivage électronique
40

41. +
Un projet : deux questions
fondamentales
Risque et savoir Technique et coût
Source : © Marie-Anne Chabin pour CNAM, 2010
J’archive quoi ? Je conserve comment ?
Tout ce qui mérite de l’être Sécurité : pas de
modification dans le temps
Seulement ce qui doit l’être Pérennité : aussi longtemps
que nécessaire
Efficacité : accès et maîrise
des coûts
…puis…

42. +
Un projet : un processus de
livrables
Charte
d’archivage
Politique
d’archivage
Référentiel de
conservation
Modes
opératoires
42

43. +
La politique d’archivage
 Ensemble de principes généraux :
 indique la ligne de conduite adoptée par l’organisme
 dans son secteur
 Qui guident l’action ou la réflexion dans la gestion de ses
activités et concourent à la réalisation des objectifs fixés
 Son contenu fixe :
 Les objectifs : respect des obligations légales, responsabilité
financière ou morale, constitution d’un capital
informationnel,…
 Les documents concernés et leurs supports
 Les exigences de conservation, de destruction et d’accès
 Les acteurs concernés et leurs obligations respectives :
l’utilisateur, le responsable de l’archivage, les responsables
du contenu, le responsable de la conservation, les
prestataires
43

44. +
Le référentiel de conservation (1)
 Document prescriptif qui FIXE les documents engageants et
leurs durées de conservation en fonction :
 de risques de perte d’information
 des besoins d’utiliser l’information
 Leur liste est structurée selon un plan de classement par
activités
 les acteurs de l’archivage, les supports et les accès sont
désignés
 Le référentiel concerne TOUS les supports
44

45. +
Le référentiel de conservation (2)
 Exigences de Moreq2
 5.1.10 – Le SAE doit s’assurer que toute série, tout dossier,
sous-dossier et volume a au moins une règle de conservation
 5.1.19 – Chaque règles de conservation/destruction doit
inclure :
 Une durée de conservation et un événement déclencheur ou une
date de sort final
 5.1.20 – Chaque règle de conservation doit inclure : un sort
final et une motivation
 5.1.21 – Chaque règle de conservation devrait inclure : une
description et une référence
45

46. + Le référentiel de conservation
(3)
46

47. +
Le plan de classement
47

48. +
Plan de classement par activités
(1)
 Organisation structurée et hiérarchique d’un ensemble de
concepts ou d’objets.
 Outil intellectuel qui permet aux documents et dossiers de
trouver logiquement leur place les uns par rapport aux autres :
 On regroupe dans une même classe des documents ayants des
caractéristiques communes comme un contexte de production ou
une thématique similaire
 On fait hériter aux niveaux secondaires les caractéristiques du
premier niveau de titre
48

49. +
Plan de classement par activités
(2)
 Classement par activité : arborescence de verbe
d’actions/processus d’activité
 Activité = secteur d’activité, métiers
 Sous-activité : nature de l’engagement, droit applicable
 Tâches = étapes de la procédure
 Ne suit pas l’organigramme car l’activité demeure par
l’organigramme
 Commun à l’ensemble des supports
 Commun à l’ensemble de l’entité : démarche portée par
l’entreprise ou l’institution
 Permet de créer un code de classement = identifiant
49

50. +Plan de classement par activités (3)
 Attribuer une codification (identifiant) à l’arborescence
 A. Ressources humaines
 A1. Recruter
 A1.01 : dossier de recrutement par nom de personne
 A2. Payer
 A2-01 : bulletins de salaires
 A2-02 : journaux de paie
 A3. Verser des droits sociaux
 A3-01: relevés DAS
50

51. + Le classement des dossiers
numériques
 Concevoir des modèles
 Veiller à insérer des logos de petite taille
 Tous document engageant numérique doit être conservé sous
format pdf
 Rédiger une charte de nommage des fichiers : style
télégraphique, normalisation des dates, liste prédéfinie des
formes abrégées
 Réserver un espace numérique sécurisé pour la conservation
des documents engageants

52. +
Les durées de conservation
52

53. +
Les durées de conservation (1)
 Nécessitent l’analyse par le risque ou le besoin métier de la
valeur des documents
 Elles traduisent :
 Le délai de prescription des actions tracées
 La durée de vie d’un objet ou d’un bâtiment
 Le besoin spécifique des métiers
 L’addition de plusieurs durées
 Une durée applicable
53

54. +
Les durées de conservation (2)
 Elles on toujours
 Un motif
 Un point de départ
 Un sort final : destruction ou archivage historique
54

55. + Principaux délais légaux
 Les durées obligatoires :
 la conservation permanente pour les documents publics considérés comme archives
historiques – livre II du code du patrimoine
 20 ans pour les dossiers médicaux – article R1112-7 du code de la santé publique
 10 ans pour les documents de la comptabilité - article L123-22 du code du commerce
+ art.131-2 du code des juridictions financières
 5 ans pour les bulletins de paie - Article L3243-4 du code du travail
 Durées nécessaires aux finalités pour les données personnelles numériques : loi
Informatique et libertés
 Les délais de prescription :
 30 ans pour les dommages environnementaux, article L152-1 du code de
l’environnement et la prescription immobilière – article 2272 du code civil
 10 ans pour les crimes : article 7 du code de procédure pénale, les événements ayant
entraînés des dommages corporels – article 2226 du code civil et les défauts sur la
construction d’ouvrage – article 1792 du code civil
 6 ans pour la prescription fiscale (pouvant aller jusqu’à 6 ans) – article L169 du livre
des procédures fiscales
 5 ans pour les actions commerciales - article L110-4 du code du commerce, les
actions personnelles et mobilières - article 2224 du code civil
 3 ans pour les délits - article 8 du code de procédure pénale
55

56. +
Les normes
56

57. +
Les normes de l’archivage
électronique
Maîtrise de l’archivage (records
management)
Conservation numérique
(digital preservation)
ISO 15489 sur le records
management
ISO 23081 sur les
métadonnées
ISO 26122 sur les processus
ISO 14721 (OAIS) : modèle de
référence pour un système ouvert
d’archivage d’information
Moreq 2 : exigences types de
l’archivage
Z 42-013 : conception et exploitation
de systèmes informatique pr assurer
la conservation et l’intégrité des
documents stockés
ICA Req sur : exigences
fonctionnelles de l’archivage
Standard d’échange SEDA
57
Source : © Marie-Anne Chabin pour CNAM, 2010

58. +
Les normes
organisationnelles
58

59. +
ISO 15489
 Mère des normes managériales
 Objectifs :
 définir les documents à créer et archiver ainsi que les informations
sur ces documents et leur cycle de vie
 définir les règles et les modes opératoires pour leur organisation et
leur conservation
 contrôler et auditer les règles et les procédures
 Démarche d’archivage par l’analyse des risques
 Permet de se poser les bonnes questions en terme de
management de l’archivage
 Définit des outils méthodologiques et des procédures
59

60. +
ISO 15489
60
© Norme ISO 15489

61. +
Moreq 2 (1)
 Exigence type pour la maîtrise de l’archivage électronique
 Recommandationspour les organismes qui veulent se doter d’un
SAE
 Synthèse entre les concepts archivistiques au sens du RM et les
concepts techniques de la conservation physique
 L’archivage est compris dans le sens du records management :
 Quels documents et pourquoi (valeur) ?
 Qualité des documents archivés
 Règles d’archivage : plan de classement, règles de
conservation/destruction, métadonnées
 Ne traite pas des archives historiques
61

62. +
Moreq 2 (2)
Plan des spécifications de
Moreq :
 1. Introduction
 2. Concepts-clés
 3. Plan de classement
 4. Contrôle et sécurité
 5. Conservation/destruction
 6. Capture/déclaration
 7. Identification
 8. Recherche/restitution
 9. Administration
 10. Options
 11. Exigences non
fonctionnelles
 12. Métadonnées + annexe 9 :
modèle de métadonnées
 13. Modèle de référence
62

63. +
Moreq 2 (3)
 Spécifications d’un SAE pour les données non structurées :
 Accepte des formats variés : fichiers texte, mail, image
 N’accepte pas ce qu’il ne peut gérer ou conserver dans le temps
 Produits par des auteurs différents, internes ou externes
 Pas de restriction de volume
 Durées de conservation de 1 à 100 ans
63

64. +
Moreq 2 (4)
 Suit les principes de ISO 15489 :
 Les documents à archiver doivent être définis en amont
 Les documents doivent être authentiques, intègres, fiables et
exploitables
 dans un plan de classement hiérarchique par activités
 Les durées de conservation doivent être motivées et avoir un point
de départ
 Tout document archivé dans le SAE doit avoir une règles de
conservation
64

65. +
Moreq 2 (5)
 La capture est l’action de :
 1. enregistrer
 2. classer
 3. ajouter des métadonnées
 4. fixer le contenu
tous les documents à archiver
La capture est automatisée ou manuelle (déclaration)
65

66. +
ICA-Req
 3 modules :
 1 : Contexte et déclaration de principes
 2 : recommandations et exigences fonctionnelles pour les systèmes
d’archivage électronique = petit Moreq
 3 : recommandations et exigences fonctionnelles pour les
applications métiers
66

67. +
ICA-Req : module 1
 Contexte et déclaration de principes
 Importance de disposer d’un bon logiciel d’archivage
 Les nouvelles technologies prennent rarement en compte les
exigence d’archivage
 Les utilisateurs sont trop souvent « laisser libres » de créer,
conserver, diffuser ou détruire des données qui possèdent une
valeur engageante pour l’organisme
 12 principes de base, facteurs de succès, risques, bénéfices
67

68. +
ICA-Req : module 2
 275 exigences classées ainsi :
 Capture
 Identification et classement
 Contrôle
 Conservation/destruction
 Recherche/restitution
 administration
68

69. +
ICA-Req : module 3
 Identifie un minimum de fonctionnalités d’archivage à introduire
dans les systèmes métier.
 les applications métiers sont dotées de toutes les fonctionnalités
d’archivage
 les documents sont archivés et conservés dans les applications
métiers mais le système d’archivage contrôle la gestion par le biais
des métadonnées ;
 les documents à archiver sont exportés, avec leurs métadonnées,
dans le système d’archivage qui les gèrent
69

70. +
ICA-Req : module 3
 Exigences regroupées en 4 chapitres
 1. exigences de validation : métadonnées, gestion des dossiers
électroniques (agrégats), classement des documents
 2. exigence du cycle de vie et de la conservation des documents
archivés
 3. exigences d’import, d’export et d’interopérabilité
 4. règles de conservation et de destruction : contraintes
réglementaires, révision, destruction, métadonnées
correspondantes
70

71. +
Les normes de conservation
physique
71

72. +
OAIS : pérennisation (1)
 Open Archive Information System
 Cadre conceptuel de la préservation numérique à long terme
(origine : aérospatial)
 Modèle abstrait qui ne fournit pas de solution de mise en œuvre
 Permet d’offrir:
 une terminologie commune
 Une liste de question à se poser
 Une liste d’activité à se poser
 Un guide pour orienter la réflexion sur ce qu’il faut faire mais pas
comment le faire
 Un préalable : bien identifier ce que l’on veut conserver
 OAIS prend le relais de Moreq sur la pérennisation à long terme
72

73. +
OAIS : pérennisation (2)
 il ne donne pas de formats, schémas, règles ou techniques
pour préserver les documents numériques
 il ne décrit pas les applications informatiques et techniques à
mettre en œuvre, ni logicielles, ni matérielles
 il ne donne pas de méthodologie concrète de réalisation d’un
tel système
73

74. +
OAIS : pérennisation (3)
 L’information constitue des paquets selon qu’on le verse, qu’on
le conserve ou qu’on le communique :
 Paquet d’informations à verser (SIP) livré par le producteur à
« l’archive » pour la constitution des paquets d’information archivés
 Paquet d’informations archivé (AIP) : contenu de l’information +
l’information pour la pérennisation conservé par « l’archive »
 Paquet d’informations diffusé (DIP) : paquet transformé par
« l’archive » pour faciliter la consultation
74

75. +
OAIS : pérennisation (4)
 Le fonctionnement de l’archive en entités (rôles et fonctions)
qui fonctionnent par flux :
 l’administration : pilote le système
 les entrées : reçoivent les paquets d'information à verser et les
transmettent au stockage
 le stockage : stocke et sauvegarde les paquets d'information
archivés
 la gestion des données : met à disposition toutes les informations
utiles au fonctionnement de l'archive
 la planification de la pérennisation : assure une veille technologique
et propose les évolutions et les stratégies pour prévenir
l'obsolescence ;
 l’accès : communique les paquets d'information diffusés aux
utilisateurs.
75

76. +
OAIS : pérennisation (5)
76
© Norme OAIS

77. +
OAIS : pérennisation (6)
 La norme PAIMAS (Producer-Archive Interface methodologie
Abstract Standard) : méthodologie de versement
 Préparer et conduire dans les meilleurs conditions les transferts
d’objets numériques entre le producteur et « l’archive »
 4 phases :
 Phase préliminaire : préparation du versement
 Phase de définition formelle : définition du protocole de
versement
 Phase de transfert :
 Phase de validation
77

78. +
Z42-013 : conservation sécurisée
 Spécification relatives à la conception et à l’exploitation de
systèmes informatiques en vue d’assurer la conservation et
l’intégrité des documents stockés
 Objectif principal : l’intégrité
 Norme d’organisation de la technique
 Ne permet pas de définir des règles (pas de management)
78

79. +
Z42-013 : conservation sécurisée
 4 niveaux d’exigences (PIST) :
 Pérennité : utilisation de formats ouverts, normalisés et
standardisés, facilitant les nécessaires migrations
 Intégrité : sécurisation des processus de stockage et de destruction
 Sécurité : duplication des données, processus d’authentification,
chiffrement
 Traçabilité : horodatage, tenue d’un dossier technique, journal du
cycle de vie des archives (relations entre un déposant et le SA,
journal des événements (traçabilité des opérations réalisées par le
système
79

80. +
Z42-013 : conservation sécurisée
 Sécurisation : 3 niveaux (standard, renforcé et avancé)
 Description de procédures relatives à la conservation des
supports non réinscriptibles et réinscriptibles
 Possibilité d’horodatage soit interne, soit avec un tiers
horodateur
 Dernier chapitre consacré aux tiers archiveurs et à leurs
obligations
80

81. + Les métadonnées pour
l’archivage
81

82. +
Les métadonnées
 Données auxilliaires des données qui permettent de
comprendre ou de gérer les documents
 Les métadonnées sont soumises au même défi de
pérennisation que les données
 Il existe plusieurs modèles de métadonnées :
 Modèle de référence : Dublin Core (1995)
 Contenu : titre, description, sujet, source, couverture, type,
relation
 Propriété intellectuelle : créateur, contributeur, éditeur, droits
 Version : date, format, identifiant, langue
82

83. +
Les métadonnées d’archivage
 ISO 15489 : données décrivant le contexte, le contenu et la
structure des documents ainsi que leur gestion dans le temps
 Circulaire 2 nov. 2001 : ensemble des informations renseignant
la structure d’un groupe de données ; elles exercent la fonction
de médiateur entre l’utilisateur et l’information qu’il
recherche ; elles permettent également de définir les
caractéristiques d’évolution dans le temps
 La saisie des métadonnée peut se faire par automatisation
mais il est nécessaire d’y réfléchir avant
83

84. +
La constitution des métadonnées
84
Document et
applications de
gestion
• Date, auteur,
destinataire, mots-
clés…
SAE pendant la
capture
• Classement
• Durée de
conservation
• Droits d’accès
SAE pendant le
cycle de vie
• Migration
• Destruction
• Actions sur l’accès
• …
1 2 3
utilisateur administrateur SAE
Source : © Marie-Anne Chabin pour CNAM, 2010

85. +
Les modèles de métadonnées
d’archivage (1)
 Plusieurs approches pour organiser les métadonnées :
 ISO 23083 : recommande de structurer les
métadonnées en 5 classes :
 Le document archivé proprement dit (forme et contenu
 Les contexte de création et les contraintes associées
 Les acteurs
 Le processus métiers qui encadre la création (accès et
classement)
 Les processus d’archivage (records management)
 Chaque classe comporte des métadonnées d’identification,
de description, de relation et de gestion du cycle de vie)
85

86. +
Les modèles de métadonnées
d’archivage (2)
 Moreq2 :
 liste spécifique de métadonnées selon granularité de l’information =
notion d’héritage
 Plan de classement
 Séries du plan de classement
 Dossier au sein d’une série
 Document au sein d’un dossier
 Extraits de documents
 Moreq2 gère aussi l’unité physique pour les dossiers mixtes
86

87. +
Les modèles de métadonnées
d’archivage (3)
 Standard d’échange DGME-DAF
 S’inspire d’OAIS et de la DTD-EAD
 Vise à faciliter l’interopérabilité entre les système d’information
 Fournit un modèle pour les transactions pouvant intervenir :
transfert, communication, destruction…
87

88. +
Bibliographie
 CHABIN, Marie-Anne. Le nouveau glossaire de l’archivage. 2010.
Disponible en ligne
 CHABIN, Marie-Anne. Sérendipité et autres curiosités. ELP, 2013.
Disponible en ligne
 BANAT-BERGER, Françoise, DUPLOUY, Laurent, HUC, Claude.
L’archivage numérique à long terme : les débuts de la maturité. Paris : La
Documentation française, 2009
 HUC, Claude. Préserver son patrimoine numérique. Paris : Eyrolles, 2011
 CAPRIOLI Éric, CHABIN Marie-Anne, RIETSCH, Jean-Marc.
Dématérialisation et archivage électronique. Paris : Dunod, 2007.
 IALTA FRANCE. Apprivoiser Moreq pour archiver et conserver
l’information. 2007. Disponible en ligne
88

89. +
Bibliographie
 RENARD, Isabelle. La valeur probante de l’écrit numérique. 2008.
Disponible en ligne :
http://www.journaldunet.com/solutions/expert/36338/la-valeur-
probante-de-l-ecrit-numerique.shtml
 RENARD, Isabelle. L’original est mort, vive la trace numérique.
2003. Disponible en ligne :
http://www.journaldunet.com/solutions/0302/030227_juridique.shtml
 Les documents et les annotations du dossier patient hospitalier dans
Information-Interaction-Intelligence, vol. 4,CNRS, 2004
89

90. +
Vidéos sur des SAE d’initiative
publique
 Le CDG 60 :
http://www.dailymotion.com/video/xz7a7z_emmanuel-vive-
interroge-sur-le-systeme-d-archivage-electronique-du-
cdg60_news
 M@rine : https://www.youtube.com/watch?v=iaIpIUvs7ts
90