1. Project kennisbeheer
Het beheer van digitale documenten
in een gemeente
Zin en onzin van classificatie en mappen
Departement ICT en Databeheer

2. Definities
• Kenmerken Enterprise Content Management (ECM)
– ECM is een strategie en geen specifieke technologie.
– ECM heeft betrekking op het beheer van zowel
gestructureerde als ongestructureerde informatie.
– ECM heeft als uitgangspunt „enkelvoudige opslag,
meervoudig gebruik van informatie‟.
– ECM gaat uit van standaardiseren van metadata.
– ECM heeft als doel het openbreken van informatiesilo‟s en
ze te vervangen door een datawarehouse.
– ECM heeft als doel gedurende de gehele levenscyclus
(inclusief de archiefperiode) grip te hebben op
ongestructureerde informatie.
– ECM gaat niet slechts om het „managen‟ van
ongestructureerde informatie, maar heeft tot doel het
bedrijfsproces optimaal te ondersteunen.

3. Definities
• Metadata: beschrijvingselementen van documenten, moeten
voldoen aan internationale standaarden.
• Processen: de manier waarop we taken van begin tot einde
uitvoeren en met informatie in de organisatie omgaan. De
processen zijn de spoorlijnen
• Procedures: zijn de interne afspraken die we bijvoorbeeld
rond onderdelen van processen maken. (bv. wie en hoe moet
je vorming aanvragen) Een procedure is een contextgegeven
van een proces, moet dus mee geanalyseerd worden bij de
optimalisatie. De procedures zijn de wegwijzers.
• Documenten: elke keer we een stap moeten of willen
“bewijzen”, leggen we informatie vast in een vaste
gedefinieerde vorm. Documenten (of archiefstukken of
records) zijn de kennisgrondstoffen van onze organisatie.

4. Metadata
• Waarom standaardisering: ECM-strategie = verschillende
applicaties en databases koppelen of vervangen door
generieke systemen.
• Efficiënt zoeken en vinden: Een zoekmachine die alles
fulltext doorzoekt? Onvoldoende want zeer veel onnuttige
antwoorden.
• Oplossing: het gebruik van metadata – maken
gericht/efficiënt zoeken mogelijk.
• Het gebruik van metadata is dan ook niet nieuw; ook in de
traditionele archiefsystemen wordt er gebruik van gemaakt.
(maar dan ook pas in het statisch archief…)
• Enkele voorbeelden
– wie: de naam van de dossierbeheerder, naam van het
dossier,
– wanneer: bv. de datum van ontvangst,
– wat: definiëring van het typedocument. (in onze
organisatie ontbreekt dit volledig!)

17. Van gefragmenteerde informatie naar
een geïntegreerd informatiebeheer
• Van gefragmenteerde informatie naar een geïntegreerd
informatiebeheer
17
Tekening uit: Niels Postma, Orde in de digitale chaos?, p. 75

18. Probleemstelling
Hergebruik en beschrijving van content
– Huidige situatie: content wordt gekopieerd en dubbel opgeslagen voor elk
type gebruik (intern, website,,,,) of bij elke gebruiker (Dubbels op L-schijf)
– Gewenste situatie: alle content of informatie wordt één maal bewaard en is
voor iedereen beschikbaar wanneer nodig.
Niels Postma, Orde in de digitale chaos?, p. 85

19. Belang van procesbeheer als
uitgangspunt
• Vertrek bij digitale archivering met het bedrijfsproces als
uitgangspunt
• voor de ordening van de informatiehuishouding.
• Tijdens de uitvoering van de processen vindt de
ordening van gegevens en documenten hier namelijk
plaats.
• groot voordeel hiervan is dat het bedrijfsproces zowel
tijdens als na afloop van het proces zorgt voor de
samenhang en context van de gegevens en het
document.
• Praktijkvoorbeeld: dossiervorming
– Elk dossier is uniek en is het product van een proces. Door de
combinatie van de verschillende metadata bij elk document
van het dossier krijg je een uniek dossier.
– (dossiersgewijs klasseren is slechts één ordeningsprincipe,
andere zijn bijvoorbeeld soortgelijke documenten
samenplaatsen: notulen

21. Verdere Planning
• Vanaf mei: modelleren prioritaire processen
(ism IKZ)
• Vanaf mei/juni: inventarisatie documenten en
vastleggen metadata (ifv prioritaire
processen)
• Vanaf september: marktonderzoek en
opmaak aanbesteding
• Vanaf juni volgend jaar: start

22. Bedankt voor uw aandacht
Voor meer informatie of
als u ons nuttige tips kan bezorgen
Johan Denys, departementshoofd
jdenys@roeselare.be
Willy Vallaey, archivaris
wvallaey@roeselare.be
Els Van de Velde, consulent documentbeheer
evandevelde@roeselare.be