Soizik Van Huele, Provincie Vlaams-Brabant

1. www.vlaamsbrabant.be
Een schijf om
U tegen te zeggen
Informatie aan Zee
13 september 2013, Oostende
Een semi-dynamisch digitaal archiefdepot

2.  Context
 Doelstelling en uitgangspunten
 Procedure
 Gerealiseerd?

3. Context
 Vlaams-Brabant is een jonge organisatie
 Dienst Document- en Informatiebeheer (DIB)
 Netwerk van archiefverantwoordelijken
 Traject ‘maximaal digitaal’ werken
=> Vraag van diensten groeide

4. Digitaal archief?

5. Doelstelling
Digitaal archief in goede, geordende en
toegankelijke staat
 Voorwaarden
 Kleinschalig en goedkoop
 Beheer door DIB

6. Procedure: eerste poging
Papieren procedure vertaald voor digitale
overdrachten

7. Procedure: eerste poging
 Complexe procedure
 Grote kans op fouten

8. Overleg met IT
Waarom zou gebruiker dit in godsnaam
gebruiken?

9. Twee uitgangspunten
 Gebruiksvriendelijk en laagdrempelig
 Voor wie archiefdossiers overdraagt
 Voor wie archiefdossiers zoekt
 Het digitaal archief moet op (midden)lange
termijn beheersbaar zijn
 Geautomatiseerd
 Flexibel
 Simpel

10. Maar hoe?
 Feedback op procedure door eDAVID
 Uitwerken van het instrumentarium ism
eDAVID (Records Management Tool)
 2e overleg met IT => U-schijf

11. Dossiers op G-schijf/H-schijf
Dossiers naar overdrachtsruimte
Dossiers op U-schijf

12. Dossiers op G- of H-schijf
 Begeleiding door DIB
 Selectievoorschriften
 Metadatamodel bepalen
 Richtlijnen voor klasseren
 Dienst / archiefverantwoordelijke
 Metadata toekennen
 Schonen van dossiers en klassement
 Schijfrechten ganse dienst
 Leesrechten DIB

17. Overdrachtsruimte
 Map op de organisatiebrede schijf
 Onderverdeling per dienst
 Schrijfrechten archiefverantwoordelijke
 Schrijfrechten DIB

21. U-schijf
 Indeling per dienst
 Doorlopende nummering
 Nummer per overgedragen dossier
 Koppeling vernietigingsjaar - dossiernummer
 Schrijfrechten voor DIB
 Leesrechten voor ganse dienst

27. Doorlopende nummering
Scheiding logistiek en inhoudelijk beheer
 Toegankelijkheid op langer termijn
 Beheer van alle soorten archief
 Geautomatiseerde opnameprocedure
 Geautomatiseerde vernietigingsprocedure

28. Terugvinden?
 Snelkoppelingen op originele locatie
 Archievenoverzicht
 Rechtstreekse toegang

35. Vernietigen?
 Overzicht van de te vernietigen dossiers
 Vernietiging door DIB
 Geautomatiseerd uit te voeren
 Overzicht vernietigde nummers

40. Een semi-dynamisch digitaal depot
 Geordend digitaal archief
 Gecontroleerde vernietiging
 Technische metadata
 Inhoudelijke metadata
 Geen archiefkopies

41. Voldaan aan uitgangspunten?
 Gebruiksvriendelijkheid
 Voor degene die archief moet overdragen
 Voor degene die archief moet terugvinden
 Beheersbaarheid
 Geautomatiseerd
 Flexibel
 Simpel

42. Doelstelling gerealiseerd?
 Technisch klaar
 Analyse klassement testdienst afgerond
 Te archiveren mappen geïdentificeerd
 Demo archiefverantwoordelijken gegeven
 Eerste overdracht?