Syskoplan Reply nahm am dritten itSMF LIVE! Event dieses Jahres teil, das am 23.09.2014 in der Rhein Sieg Halle in Siegburg stattfand. Schwerpunktthemen waren Kosten, Benchmarks von IT Kosten und Effizienz durch IT Service Management. „Der Aktuelle Stand von Best Practice in der IT-Kosten- und Leistungsrechnung“ war das Thema des Vortrags von Herbert Pfeifer, Syskoplan Reply, am 23.09. um 15:30 Uhr.

1. Der aktuelle Stand von Best Practice in der IT Kosten- und Leistungsrechnung
Herbert Pfeifer

2. 2
Agenda
•Die Historie: von der iLV zum IT Controlling
•Die Herausforderungen im Konzernumfeld: komplexe Produkt-Strukturen und Lieferketten
•Die Lösung: Integration Ist-Abrechnung, Budget Planung und Herstellkostenkalkulation
•Die konkrete Umsetzung bei einem Kunden (exemplarisch)
•Zusammenfassung / Ausblick / Diskussion
Der Aktuelle Stand von Best Practice in der IT Kosten- und Leistungsrechnung; © Syskoplan Reply; Herbert Pfeifer

3. 3
Kosten der IT wurden über feste Schlüssel an die IT-Anforderer weitergegeben (iLV)
IT- Monitoring ausschließlich zur Verbesserung der globalen Leistungsfähigkeit (RAS - Reliability Availabilty Serviceabilty)
Monitoring dient auch zur Generierung von dynamischen Schlüsseln (CPU-Time, Anzahl SAP-Benutzer, Plattenplatznutzung, Projekt-Zeitaufschreibungen)  Verursachergerechte iLV, Kostentransparenz, Überwachung von SLAs (Service Level Agreements)
Service Offering, IT-Produktkatalog, IT-SLA-Monitoring und Pönale bei Nicht-Einhaltung, Aufbau eines effizienten Controllings (IT Abrechnung/Budgetierung/Reporting)  IT Organisationen arbeiten nach ITIL best practice (Service Strategy + Service Design mit Service Level Mgmt. & Catalog Mgmt.)
Die Historie in der IT Kosten- und Leistungsrechnung
Der Aktuelle Stand von Best Practice in der IT Kosten- und Leistungsrechnung; © Syskoplan Reply; Herbert Pfeifer

4. 4
Monatlicher Abrechnungsprozess
IT
Provider
Kosten Stellen
Techni- sche Lei- stungen
Halbfertig-
Produkte
Produkte
Services
Kunden Kosten- Stellen
Entlastung
Belastung
Technisches Monitoring
Business Prozess Monitoring
Der Aktuelle Stand von Best Practice in der IT Kosten- und Leistungsrechnung; © Syskoplan Reply; Herbert Pfeifer

5. 5
Anforderungen an eine toolunterstützte IT-Abrechnung
•Das IT-Tool automatisiert die periodische Abrechnung von Sender-Leistungen an Empfänger.
•Die abzurechnenden Leistungen sollten ITK-Services, FM-Services aber auch ganz andere Dienstleistungen sein können.
•Die Abrechnung hat über den Standard im SAP zu erfolgen; dies muss CO-Buchungen, FI- Buchungen und ebenso aufwandsbezogene SD-Buchungen ermöglichen.
•Die Details zur Buchung verbleiben im IT-Tool, die Buchungsbelegnummer ist als Referenz in den IT-Tool-Details enthalten (keine Überfrachtung im SAP).
•Über einen Verarbeitungs-Monitor (Cockpit) ist der jeweilige Abrechnungs-Fortschritt erkennbar und steuerbar, in Abhängigkeit sowohl zur Abrechnungsquelle als auch zum Kunden.
Der Aktuelle Stand von Best Practice in der IT Kosten- und Leistungsrechnung; © Syskoplan Reply; Herbert Pfeifer

6. 6
SLAM
MS ActiveDir
LN Domino Dir
SAP Benu-Stamm
HR-Stamm
Time Tracking
Augeo PM
Clarity PM
CATS
SAP IBase
O.Informer
…
Space Mgmt.
FM
…
…
SAP ERP
CO
FI
SD
Leistungsart
Betrag
Sender
Menge
SAP Belegnummer
Empf.
Sourcen / Herkünfte
Beispiel für eine aktuelle Leistungsabrechnung: SLAM Service Level and Accounting Manager
Der aktuelle Stand von Best Practice in der IT Kosten- und Leistungsrechnung; © Syskoplan Reply; Herbert Pfeifer

7. 7
ZF Abrechnungsbeispiel mit SLAM
Der Aktuelle Stand von Best Practice in der IT Kosten- und Leistungsrechnung; © Syskoplan Reply; Herbert Pfeifer

8. 8
•Steuerung/Überwachung der Ist-Abrechnung
•Planwerte aus dem Ist ermitteln (Kurzfrist-Planung – pro Jahr), als Vorschlagswert, Anpassung durch Key Accounter ermöglichen
•IT-Jahres-Budget Einführung auf
Cost Center
Profit Center
Pool Cost/Profit Center
•Plan- gegen Ist- Reporting
•Unterjährige Budgetanpassung (Erwartungswert-Anpassung)
Mindest-Anforderungen an ein IT-Budgetierungs-System
Der Aktuelle Stand von Best Practice in der IT Kosten- und Leistungsrechnung; © Syskoplan Reply; Herbert Pfeifer

9. 9
Budgetplanung in 6 Schritten:
•Hochrechnen der Ist-Mengen auf Planmengen
•Einstellung der Planpreise
•Verteilen der Planmengen pro Kostenstelle bzw. Vertrag / Leistungsempfänger / Leistungsart
•Ggfs. Anpassung der Mengen pro Kostenstelle bzw. Vertrag durch den Kostenstellen- Auftragsverantwortlichen oder den Key Account Manager
•Ggfs. erneute Bepreisung
•Übergabe der verabschiedeten Plandaten an SAP CO
Beispiel: IT Budget Planung mit CO-Integration aus den IST-Werten
IST Mengen aus SLAM- Abrechnung
PLAN Mengen
Hochrechnung
SLAM - Budget
Bepreisung
Mengen pro Kst. / Vertrag
Verteilung
SAP CO
Anpassung
Der Aktuelle Stand von Best Practice in der IT Kosten- und Leistungsrechnung; © Syskoplan Reply; Herbert Pfeifer

10. Beispiel Henkel: Budgetplanung über Produkt-Auftragsplanung

11. Henkel Beispiel: Reporting Projekte/Produkte Ist gegen Plan

12. Henkel Beispiel: Reporting Region > Land > Company Ist gegen Plan
12

13. 13
Agenda
•Die Historie: von der iLV zum IT Controlling
•Die Herausforderungen im Konzernumfeld: komplexe Produkt-Strukturen und Lieferketten
•Die Lösung: Integration Ist-Abrechnung, Budget Planung und Herstellkostenkalkulation
•Die konkrete Umsetzung bei einem Kunden (exemplarisch)
•Zusammenfassung / Ausblick / Diskussion
Der Aktuelle Stand von Best Practice in der IT Kosten- und Leistungsrechnung; © Syskoplan Reply; Herbert Pfeifer

14. 14
1.Fachliche Service-Verantwortung
•Was beschreibt den Service, was ist zu implementieren?
•Wer ist der Owner des Service, wer liefert hinzu, gibt es Lieferketten für den Service?
•Wer kennt den Kunden, wer ist der Kontaktmann (Key Accounter)?
2.Kommerzielle Service-Verantwortung
•Was kostet mich der Service?
•Welche Teilleistungen müssen intern verrechnet werden?
•Wer ist der End-Kunde – eigener Vertrieb/Key Accounter/Kunde/Kostenstelle des Kunden?
•Wie ist die Vertragssituation nach innen (underpinning contract) und nach außen (customer contract)?
3.Faktura-Verantwortung
•periodische Abrechnung an den Kunden (sind Details im Vorfeld abzustimmen?)
•Weiterleitung der Informationen zur iLV beim Kunden (Kulanz – Wertbeitrag – Marktvorteil nutzen!)
•iLV im Unternehmen (und ggf. cross company invoicing)
Aktuelle Herausforderungen: Business Orientierung der IT Services
Der Aktuelle Stand von Best Practice in der IT Kosten- und Leistungsrechnung; © Syskoplan Reply; Herbert Pfeifer

15. Consuming
Resources
Lead
Henkel Product related value flow (iSales): Lead from Consumer, Resources from Lead
0001
DE
0001 DE
0346
France
0394 Greece
0001
DE
U-W
U-KR
0810 Spain
0950
NA
Comp. A
Comp. B
Comp. C
Comp. D
Comp. E
Comp. F
0412 UK
0532
Italy
0810 Spain
Comp. G
U-W
U-KR
U-W
U-KR
U-KR
U-W
U-KR
U-W
U-KR
U-A
19 T€
25 T€
11T€
9 T€
2 T€
2 T€
3 T€
13 T€
3 T€
10 T€
4 T€
4 T€
TOTAL
106 T€
106 T€
106 T€
104 T€
1 T€
1 T€
15
Der Aktuelle Stand von Best Practice in der IT Kosten- und Leistungsrechnung; © Syskoplan Reply; Herbert Pfeifer

16. 16
4.Anforderungen der eigenen Organisation
•gegenüber den Kunden
•‚Sinnvolle‘ Preisgestaltung der Services (Marktpreise versus Kostendeckung)
•Hohe Flexibilität an die Kundenanforderungen (Mass Customizing)
•an die interne Organisation
•Einfaches Handling beim Gestalten neuer Produkte
•Wenig manueller Aufwand für Routinejobs
•Erforderlich:
•Klare Identifizierung der Herstellkosten zu den Services
•Deckungsbeitragsrechnung pro Service (verlieren wir Geld mit dem Service?)
•Automatisierte Prozesskette der monatlichen Faktura, einschl. iLV
Automatisierte Aufbereitung der Leistungsdaten bis zur Buchung im SAP
Aktuelle Herausforderungen: Effizienzverbesserungen
Der Aktuelle Stand von Best Practice in der IT Kosten- und Leistungsrechnung; © Syskoplan Reply; Herbert Pfeifer

17. 17
•Es existieren ausgereifte Modelle zur Leistungsabrechnung der IT-Services bis hin zur SAP-Faktura
•Es wird mit Produkthierarchien und Lieferketten gearbeitet
•Es wird in unterschiedlichen Leistungszentren gemeinsam entwickelt und abgerechnet, auch über Firmengrenzen hinweg
•Es existieren Lead- und Ressource-Verknüpfungen in den Lieferketten bis zum Endverbraucher
Es fehlen:
•Herstell-Kostenkalkulation der ‚Lieferketten‘-Services und
•die zugehörige automatisierte ILV in Verbindung mit dem ERP (SAP)
Zusammenfassung des Bisherigen
Der Aktuelle Stand von Best Practice in der IT Kosten- und Leistungsrechnung; © Syskoplan Reply; Herbert Pfeifer

18. 18
Agenda
•Die Historie: von der iLV zum IT Controlling
•Die Herausforderungen im Konzernumfeld: komplexe Produkt-Strukturen und Lieferketten
•Die Lösung: Integration Ist-Abrechnung, Budget Planung und Herstellkostenkalkulation
•Die konkrete Umsetzung bei einem Kunden (exemplarisch)
•Zusammenfassung / Ausblick / Diskussion
Der Aktuelle Stand von Best Practice in der IT Kosten- und Leistungsrechnung; © Syskoplan Reply; Herbert Pfeifer

19. 19
SLAM
MS ActiveDir LN Domino Dir SAP Benu-Stamm HR-Stamm Time Tracking Augeo PM Clarity PM CATS SAP IBase O.Informer … Space Mgmt. FM … …
SAP ERP
CO
FI
SD
Leistungsart
Betrag
Sender
Menge
SAP
Belegnummer
Empf.
Sourcen / Herkünfte
Der aktuelle Stand von Best Practice in der IT Kosten- und Leistungsrechnung; © Syskoplan Reply; Herbert Pfeifer
Die in SAP integrierte Lösung zur Ist-Abrechnung: SLAM Service Level and Accounting Manager

20. 20
SLAM-Planung:
•Hochrechnen der Ist-Mengen auf Planmengen
•Einstellung der Planpreise
•Verteilen der Planmengen pro Kostenstelle bzw. Vertrag / Leistungsempfänger / Leistungsart
•Möglichkeiten zur Anpassung für die Key Account Manager
•Reporting Ist-Plan-Abweichungen
•Übergabe der verabschiedeten Plandaten an SAP CO
Die in SAP integrierte Lösung zur IT Budget Planung: SLAM Planung
IST Mengen aus SLAM- Abrechnung
PLAN Mengen
Hochrechnung
SLAM - Budget
Bepreisung
Mengen pro Kst. / Vertrag
Verteilung
SAP CO
Anpassung
Der Aktuelle Stand von Best Practice in der IT Kosten- und Leistungsrechnung; © Syskoplan Reply; Herbert Pfeifer

21. 21
Die in SAP integrierte Lösung zur Kostenkalkulation: SLAM Product Calculator
SAP
Standard
Kunde/Leistungs-Empfänger
SLAM PC
Service
Preis
Kosten
Leistungs-
Erbringer
Kostenstelle
Leistungs-
Erbringer
Kostenstelle
Leistungs-
Erbringer
Kostenstelle
Leistungsart
Produkt
Ressource
Service
2
3
4
1
Der Aktuelle Stand von Best Practice in der IT Kosten- und Leistungsrechnung; © Syskoplan Reply; Herbert Pfeifer

22. 22
Der Prozess zur Produktkalkulation
1
2
3
4
1. Alle Kosten der Kostenstelle identifizieren und bündeln
–Kosten aus dem SAP-CO pro SAP-Kostenart holen und für ein Jahr prognostizieren
–Die vielen SAP-Kostenarten auf wenige SLAM-Kostenarten bündeln
2. Die Ressourcen der Kostenstelle mit den Kosten versehen
–Ressourcen pro (Sender-)Kostenstelle identifizieren
–Ressource kann sein: ein Mitarbeiter-Team, eine Server-Farm
3. Den Ressourcen die (Basis-) Leistungsarten und deren
Gewichtung (Äquivalenzziffern, bzw. Mengen) zuordnen
–Basisleistungsarten identifizieren
–Kapazitäten bestimmen, Abnahmemengen prognostizieren
4. Die Produkte aus Basisleistungsarten komponieren und auf
Grund der geplanten Absatzmenge bewerten
Produkt
Komposition
Basis-Leistungsart
Kosten
Ressourcen
Kosten
Sender
Kosten
Der Aktuelle Stand von Best Practice in der IT Kosten- und Leistungsrechnung; © Syskoplan Reply; Herbert Pfeifer

23. 23
Agenda
•Die Historie: von der iLV zum IT Controlling
•Die Herausforderungen im Konzernumfeld: komplexe Produkt-Strukturen und Lieferketten
•Die Lösung: Integration Ist-Abrechnung, Budget Planung und Herstellkostenkalkulation
•Die konkrete Umsetzung bei einem Kunden (exemplarisch)
•Zusammenfassung / Ausblick / Diskussion
Der Aktuelle Stand von Best Practice in der IT Kosten- und Leistungsrechnung; © Syskoplan Reply; Herbert Pfeifer

24. 24
WN Konzern – Abrechnung und Reporting
DACH-WN
…
…
…
WNP
1019
50D9
WN GIO
1030
5030
WNI
5031
0005
Kunde 1
K2
K3
Rechnung an ext. Kunden
BI
Reporting
Verbund- rechnung
lesender Zugriff
Verbund- rechnung
BI
Reporting
BI
Reporting
Rechnung
Kunde . . .
Der Aktuelle Stand von Best Practice in der IT Kosten- und Leistungsrechnung; © Syskoplan Reply; Herbert Pfeifer

25. 25
Überblick SAP Nutzung bei der GIO für die IT Business Service Abrechnung
Stammdaten
Prozess
SLAM- Leistungsart
CO- Leistungsart
MM
Fakturamaterial
Kostenart
Einlesen
SLAM in SLAM-Tabelle
ZDETAIL
BI/BO- Reporting
KST-GIO
Innenaufträge
PSP-GIO
RG 1 Kunde 2
RG 3 Kunde 2
RG 2 Kunde 2
RG 1 Kunde 3
RG 2 Kunde 3
Leistungs-
verrechnung CO
RG= Rechnung
Der Aktuelle Stand von Best Practice in der IT Kosten- und Leistungsrechnung; © Syskoplan Reply; Herbert Pfeifer

26. 26
SLAM Plan: Auftragsplanung zur Absatz-/Umsatzplanung Generierung
Der Aktuelle Stand von Best Practice in der IT Kosten- und Leistungsrechnung; © Syskoplan Reply; Herbert Pfeifer

27. 27
Absatzplanung des SLAM-Planauftrages im SLAM Product Calculator
Der Aktuelle Stand von Best Practice in der IT Kosten- und Leistungsrechnung; © Syskoplan Reply; Herbert Pfeifer

28. 28
Business Service- Kalkulation bei der GIO
Business Service
Technical Service
Technical Service
Business Service
Technical Service
Technical Service
SL3301C0011
SL3304C0010
SL1207C0050
SL3209C0090
SL4803A0030
SL4804A0040
SL4805A0060
SL4808C0080
SL4805A0050
D9SB0871
D30SB660
D30SB630
D30SB640
D30SB510
D30SB530
D30SB660
D30SB660
27,00 €
2,48 €
13,50 €
25,29 €
0,55 €
1,76 €
1,04 €
1,14 €
Kostenstelle
Tarif
118,59 €
D30SB640
SL2302C0020
D30SB660
45,83 €
Der Aktuelle Stand von Best Practice in der IT Kosten- und Leistungsrechnung; © Syskoplan Reply; Herbert Pfeifer

29. 29
SLAM PC: Produktpreisermittelung eines IT Business Services
Der Business Service besteht aus
9 Technical Services
Der Tarif 93,30 € dafür setzt sich aus den Einzeltarifen zusammen
Der Preis laut Absatzplanung Könnte auch bei 27,22 € liegen (sofern die Absatzplanmengen gut erreichbar sind)
Der Aktuelle Stand von Best Practice in der IT Kosten- und Leistungsrechnung; © Syskoplan Reply; Herbert Pfeifer

30. 30
SLAM PC: Aus der Komposition des IT Business Services wird die iLV generiert
Der Business Service wird abgerechnet an den Kunden zum Endpreis
Die Technical Services werden als iLV aufgrund der Tarif- und Sender-Informationen verrechnet
Der Aktuelle Stand von Best Practice in der IT Kosten- und Leistungsrechnung; © Syskoplan Reply; Herbert Pfeifer

31. 31
Beispiel WN GIO Cockpit mit automatischer ILV
Der Aktuelle Stand von Best Practice in der IT Kosten- und Leistungsrechnung; © Syskoplan Reply; Herbert Pfeifer

32. 32
Agenda
•Die Historie: von der iLV zum IT Controlling
•Die Herausforderungen im Konzernumfeld: komplexe Produkt-Strukturen und Lieferketten
•Die Lösung: Integration Ist-Abrechnung, Budget Planung und Herstellkostenkalkulation
•Die konkrete Umsetzung bei einem Kunden (exemplarisch)
•Zusammenfassung / Ausblick / Diskussion
Der Aktuelle Stand von Best Practice in der IT Kosten- und Leistungsrechnung; © Syskoplan Reply; Herbert Pfeifer

33. 33
Zusammenfassung
Best Practice in der IT-Kosten- und Leistungsrechnung hat einen hohen Reifegrad erreicht, es wird viel geboten:
•Automatisierte, transparente, nachvollziehbare, verursachergerechte Abrechnung von Massendaten
•Engste Integration mit dem SAP Standard mit allen möglichen SAP Buchungstechniken: CO: Leistungsverrechnung/Manuelle Kostenverrechnung/Primärkosten-Umbuchung FI: Hauptbuchkonten-Buchung; SD: Fakturaanforderung
•Komfortable Möglichkeiten zur Jahres-Budgetplanung
•Integrierte Kostenkalkulation zur Ermittlung von profitorientierten Preisen, Produkt- Deckungsbeitragsrechnung und zur automatischen iLV-Generierung
•Durchgängige Protokollierung der Änderungen im monatlichen Lauf
Der Aktuelle Stand von Best Practice in der IT Kosten- und Leistungsrechnung; © Syskoplan Reply; Herbert Pfeifer

34. 34
Benefit für das Service Center: Sichere und automatisierte Prozesse
•Keine manuellen Vor- und Nacharbeiten im monatlichen Abrechnungsprozess
•Das SAP System wird nicht überbordet mit Einzelsätzen
•Die detaillierte Auskunftsfähigkeit bleibt dennoch erhalten
•Wenig manuelle Eingriffe bei der Erstellung einer fundierten Budgetplanung
•Kein Aufwand mit der Revision
Der Aktuelle Stand von Best Practice in der IT Kosten- und Leistungsrechnung; © Syskoplan Reply; Herbert Pfeifer

35. 35
Höhere Integration in das Top-Management Reporting
•5-Jahres-Planung, verbunden mit der KP-Planung
•Stärkere Einbindung in das BI
•Monatsgenaue Planung für die KP-Planung
Shared Service Center (SSC) Support für alle Services der regionalen Service Center
•Integration Facility Service Accounting (Nutzen von Flächen, Parkraum,….)
•Integration Juridical & Lawyer Support (Rechtsberatung)
•…
Multi-Tenant Integration in einem SAP-System (Konzern-Holding System)
•Jedes SSC kann seine Services im selben (Holding) System abrechnen
Ausblick / Erweiterungen / Kundenwünsche
Der Aktuelle Stand von Best Practice in der IT Kosten- und Leistungsrechnung; © Syskoplan Reply; Herbert Pfeifer

36. Danke für Ihr Interesse!
Noch Fragen?
Herbert Pfeifer Senior Manager Bartholomäusweg 26 D-33334 Gütersloh T. +49 5241 5009 1010 F. +49 5241 5009 1510 E. h.pfeifer@reply.de
www.reply.de