Presentatie Papierloos werken in de raad. Advies over de inrichting van de griffie, valkuilen bij de implementatie en best practices.

1. Papierloos werken in de
gemeenteraad
Advies, implementatie en best practices
W.P. (Peter) Joosten Msc.

2. Onderwerpen
⁄ Nijmegen – experiment en uitrol
⁄ Thema’s die spelen
⁄ Toekomstvisie

3. Nijmegen - experiment
⁄ Motie - 16 juni 2010
⁄ Initiatiefvoorstel - 14 juli 2010
⁄ Experiment met vertegenwoordigers uit 9
fracties – september t/m december 2010

4. Resultaat experiment
⁄ Zoeken naar goede verzending. Gekozen voor
gratis applicatie.
⁄ Lezen en bewerken van raadsstukken op iPad
is prima
⁄ Versturen bewerkte raadsstukken is van grote
toegevoegde waarde
⁄ Valkuilen
⁄ Best practices

5. Implementatie papierloos werken
⁄ Evaluatierapport en initiatiefvoorstel – 23
februari 2011
Keuzemogelijkheden:
⁄ iPad 1 of 2
⁄ Financieringswijze
⁄ Keuzemogelijkheid
⁄ Gebruiksklaar maken
⁄ Instructie
⁄ Helpdesk

6. Thema’s voor griffies
⁄ Kiezen voor standaard (iPad)?
⁄ Financiering en omgang met papieren stukken
⁄ Verzending van stukken
⁄ Zoekfunctie van het raadsinformatiesysteem
⁄ Documentbeheer van griffie en gebruiker
⁄ Applicaties (iAnnotate of Goodreader?)
⁄ Het organiseren van een instructiemoment
⁄ Inrichting van een helpdesk

7. Keuzes afhankelijk van
⁄ Cultuur van de raad
⁄ Inrichting van de griffie
⁄ Werkprocessen op de griffie
⁄ Inrichting van het RIS
⁄ Vergaderstuctuur in de raad
⁄ Betrokkenheid van de afdeling ICT
⁄ Afstemming met ambtelijke organisatie

8. Toekomst
⁄ iPad ook als apparaat om mee te stemmen
⁄ Raadsleden vergaderen op afstand?
⁄ Integratie van social media
⁄ Nieuwe manier van informatievoorziening
Papier is niet meer het geldige paradigma!

9. Necker van Naem biedt
⁄ Advies over de inrichting van papierloos
werken
⁄ Implementatie van applicatie waarmee
documenten gratis en snel naar de raadsleden
wordt verstuurd
⁄ Trainingen voor griffies en raadsleden
⁄ Advies over de (her)inrichting van uw griffie in
het digitale tijdperk

10. Meer informatie
⁄ Peter Joosten, adviseur Papierloos werken in
de raad
⁄ 06 265 127 73
⁄ Peter@necker.nl