Conférence de la Bibliothèque de l'Université de Genève, vendredi 6 novembre 2015 à Uni Mail, Genève, Suisse

1. Generalsekretariat VBS
Kommunikation VBS
Le réseau Alexandria
dans le «Alma Cloud»
retour d’expérience
Conférence de la Bibliothèque de
l’Université de Genève, 06.11.2015
Rahel Birri Blezon, Bibliothèque Am Guisanplatz BiG

2. 2Generalsekretariat VBS
Kommunikation VBS
Plan
• Bibliothèque Am Guisanplatz BiG et le réseau Alexandria
• Project «BiG Portal» (Portail BiG)
• Données dans le cloud
• 2 ans après le «go live»
• Change Management
• Questions

3. 3Generalsekretariat VBS
Kommunikation VBS
Bibliothèque Am Guisanplatz (BiG)
Bibliothèque principale de l’administration fédérale
• Fondée en 1848: Bibliothèque militaire fédérale (BMF)
• 2006-2011 QSP 8 (projet transversal 8)
• 2004 décision de la réforme de l’admin. féd. (9 projets)
• No. 8 = Concentration de 44 bibliothèques et centres de
documentation de l’admin. féd. à Berne
• 27.10.2007: Nouveau nom «Bibliothèque Am Guisanplatz»
• Depuis 2009: responsable pour réseau Alexandria

4. 4Generalsekretariat VBS
Kommunikation VBS
Bibliothèque Am Guisanplatz (BiG)
Collections:
• Centre de compétences pour la littérature et la documentation
militaire
• Domaines civils: histoire, politique, transports, architecture,
énergie, migration, environnement, finances, économie etc.
• 573‘000 livres, 5‘960 périodiques, articles, EOD

5. 5Generalsekretariat VBS
Kommunikation VBS
Bibliothèque Am Guisanplatz (BiG)
Publics:
• Administration fédérale + armée
• Bibliothèque publique

6. 6Generalsekretariat VBS
Kommunikation VBS
Berne:
• Bibliothèque Am Guisanplatz BiG
• EBG
• BAG
• BAR
• SECO
• Swisstopo
• IGE
• NDB
• SWTR
• FAO
Zurich:
• MILAK
• Pro Senectute
Neuchâtel:
• BFS
Seewen SO:
• Museum für
Musikautomaten
Grenchen SO:
• BWO
Pully VD:
• CHPM
Geneva:
• ZAS
Winterthur:
• Sammlung Oskar Reinhart
Emmen LU:
• RUAG Aerospace
Ligornetto TI:
• Museo Vela

7. 7Generalsekretariat VBS
Kommunikation VBS
Réseau de bibliothèques Alexandria
• 20 bibliothèques (y.c. BiG)
• Bibliothèques internes à l’administration fédérale
• Bibliothèques externes à l’administration fédérale
• Certaines bibliothèques ouvertes au public
• Collection du réseau (y.c. BiG)
• Domaines: statistique, cartes suisses, égalité entre
hommes et femmes, vieillesse, juke-box, art etc.
• 833‘000 livres, 16‘046 périodiques, 20’000 ressources
électroniques, articles
Sources: rapport annuel 2014 (D), article « De la BMF à la BiG »

8. 8Generalsekretariat VBS
Kommunikation VBS
BiG Portal – contexte
• Planification stratégique de l’informatique (PSI BiG)
• Vérifier la situation informatique de la BiG, 2010
• >20 bases de données MS Access
• Exploitation de Virtua complexe
• Peu d’autonomie d’action
• Un pas de la BiG/du réseau vers l’avenir
• Démarche: focalisée sur l’objectif et la réalisation
• Rapport PSI: 03.02.2011
• Appel d’offres OMC
• Fin 2011: établir les documents pour l’appel d’offres
• Publication sur simap.ch: 27.02.-10.04.2012
• Pas d’offres: adjuger directement (art. 13 OMP)

9. 9Generalsekretariat VBS
Kommunikation VBS
BiG Portal – choix pour Alma/Primo
• Dans le cloud
• Accès via navigateur, pas d’installation locale
• Système intégré
• Unified Resource Management
• Gestion des utilisateurs
• Processus
• Worfklow oriented
• Exception based
• Ouvert et extensible
• API (REST, SWORD)
• OAI-PMH, SRU, DC, BIBFRAME, …
• Primo = outil de découverte attractif (discovery tool)
…et plus

10. 10Generalsekretariat VBS
Kommunikation VBS
BiG Portal – réalisation
Initier et préparer le projet: janvier à juin 2013
• Projet a commencé pour Ex Libris en été 2013
• Pas d’accès au système test (sandbox)
• Visite d’une spécialiste Alma à la BiG
• Visite de la bibliothèque de l’Université libre de Bolzano
Implémentation + migration: juin à novembre 2013
• Kick off en juin  accès à la sandbox
• 27.11.2013: Go Live
Post-migration: 2014
• Solutions de plusieurs problèmes majeurs

11. 11Generalsekretariat VBS
Kommunikation VBS
Données dans le cloud
• Centre de données
• Serveurs à Amsterdam
• Locaux d’Equinix
• Propriété d’Ex Libris
• Données appartiennent à la bibliothèque
• Loi appliquée: suisse
• For juridique: Suisse
Est-ce que les données sont plus sûres à Genève ou Berne
qu’à Amsterdam?
Est-ce qu’il faut informer les lecteurs?

12. 12Generalsekretariat VBS
Kommunikation VBS
Données dans le cloud -
Que partager ? Comment travailler ?
Community Zone
• Pour l’instant: que ressources électroniques
• fournies par les éditeurs, modifiables par les bibliothèques
• Planifié: possibilité de partager les catalogues des
bibliothèques Alma
• Comment? A définir
Network Zone
• Plusieurs institutions Alma («différents réseaux») collaborent
• Catalogage, prêt, acquisition etc.
• Contrat définit ce qu’on partage
Institution Zone
• Catalogue / données d’une institution Alma (1-x bibliothèques)
• On partage tout (utilisateurs, catalogue, fournisseurs)

13. 13Generalsekretariat VBS
Kommunikation VBS
2 ans après - chances et enjeux
• Releases mensuels («nouvelle version»)
• Nouvelles fonctionnalités, bug fixing
• Tests intenses, communication
• Support
• 357 cases créés
• 281 cases résolus
• Actuellement 76 ouverts (dont 43 en développement)
• Participation à deux programmes «Early Access»
• Gestion des objets numériques: DAM
• Statistiques Primo: OBI

14. 14Generalsekretariat VBS
Kommunikation VBS
2 ans après - où sommes-nous?
• Navigateurs et réseau
• problèmes liés au réseau, aux mises à jour
• Actuellement le plus grand chantier
• Système intégré:
• gestion exclusive dans Alma (ou via API)
• Plusieurs collections numériques pas encore intégrées
• Gestion des utilisateurs:
• exclusivement dans Alma
• pas de PSR (solution via API?)

15. 15Generalsekretariat VBS
Kommunikation VBS
2 ans après - où sommes-nous?
• Définition des workflows
• Acquisition: finit
• Autres secteurs: à faire
• Interfaces:
• SRU, API (REST), OAI-PMH, X-Services utilisés
• Collections:
• plus de notices cataloguées
• 100% plus de ressources électroniques

16. 16Generalsekretariat VBS
Kommunikation VBS
Change Management - conduite
• Conduite coopérative
• Inclure l’équipe, motiver
• Avoir un objectif commun
• Chargé du projet:
• pas un spectacle solo, mais il a la responsabilité
• Diriger, coordonner, déléguer
• Equipe de projet:
• Pas trop grande: équipe de projet + participants
ponctuels
• Inclure les parties prenantes (stakeholders):
bibliothèques du réseau, service informatique…
• Réunions régulières, échanges honnêtes et ouverts

17. 17Generalsekretariat VBS
Kommunikation VBS
Change Management - communication
• Communication ouverte, honnête, transparente
• Adaptée aux parties prenantes
• Craintes et doutes: écouter
• prendre au sérieux sans perdre de vu l’objectif final
• Avant le Go Live + après la mise en service
• Introduction d’une permanence

18. 18Generalsekretariat VBS
Kommunikation VBS
Change Management - changement
• Vivre le changement
• Montrer l’exemple
• Evolution, pas révolution
• Plutôt «pas à pas» que «tout d’un coup»
• Adaptation des workflow
• Questions organisationnelles
Tout est dans la tête

19. 19Generalsekretariat VBS
Kommunikation VBS

20. 20Generalsekretariat VBS
Kommunikation VBS
Contact
Rahel Birri Blezon, BSc.
Responsable suppl. de la Coordination du réseau Alexandria,
Bibliothécaire-système
Département fédéral de la défense, de la protection de la population et
des sports (DDPS) - Secrétariat général
Bibliothèque Am Guisanplatz BiG
Papiermühlestrasse 21A; 3003 Berne
+41 58 463 45 83 (tél.)
+41 58 464 50 93 (fax)
Mailto:Rahel.BirriBlezon@gs-vbs.admin.ch
http://www.big.admin.ch/ (site web)
www.alexandria.ch (catalogue de bibliothèque)