journée du 2 octobre

1. Placer l’usager au cœur de la
solution : le SGDAE-SAE des
ministères économiques et
financiers
SEP 2D Bureau Documentation et Archives
Service des archives économiques et financières (SAEF)
Journée d’étude SGDAE et métadonnées
2 octobre 2015

2. Un service singulier au sein des Archives en France
• Une des composantes du bureau Documentation Archives
du SG des ministères économiques et financiers (SG/SEP
2D)
• Une autonomie de gestion de toutes les archives y compris
historiques depuis 1822 sur :
– L’administration centrale des ministères économiques et
financiers (MEF) soit 5 cabinets ministériels, 14 500 agents, plus
de 500 bureaux, 25 services rattachés ;
– Les opérateurs des MEF (86 opérateurs en 2015)
• 1997 : ouverture du centre de conservation des archives à
Savigny-Le-Temple (77)
• 2008 : lancement du système d’archivage électronique
ARCADE (SGDAE + SAE)

3. Le Site de Bercy :
- Au plus près des directions et services
de l’AC ;
- Pour gérer l’évaluation et la collecte.
Le Centre de conservation des archives
(CAEF) à Savigny-Le-Temple :
- Conserve les archives intermédiaires
et historiques, les fonds
muséographiques et les
bibliothèques historiques des MEF ;
- Salle de lecture ouverte aux publics.
Source : Google Maps
L’organisation du Service des archives économiques et
financières (SAEF)

4. L’archivage, atout de modernisation de l’action publique
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5. ARCADE, un service non réalisé pour les archivistes
• Adaptation aux besoins des usagers des MEF et des missions spécifiques
de Bercy
• Une priorisation sur les bureaux ayant des documents à valeur probatoire
« Placer l’usager au cœur de la solution »
• Sur un principe de co-construction avec les services de l’administration
centrale
– Version 1 lancée en 2005
– 2007-2008 : audit de la DGME favorisant l’écoute client
– Version 2 : interface usagers spécifique
• Audit et consultation larges
• Critères de sélection des services pilotes
• Echanges non formalisés mais riches : ateliers et mails

6. Le choix des métadonnées
• Des métadonnées simples et signifiantes pour les utilisateurs
– 56 visibles par les utilisateurs
– 10 obligatoires pour valider un versement
LOT
5 MD obligatoires
DOSSIER
1 MD obligatoire
DOCUMENT
4 MD obligatoires

7. Les Métadonnées obligatoires
LOT
5 MD obligatoires
DOSSIER
1 MD obligatoire
DOCUMENT
4 MD obligatoires
Intitulé du lot
Sujet du lot
Unité versante
Responsable versement
Fonction du responsable
Intitulé du dossier
Date du contenu
DUA
Sort final
Attribution du document

8. Interface usagers : les métadonnées descriptives
Des métadonnées
reprises des normes
ISO de description
archivistique (EAD et
EAC)
Des métadonnées
de gestion du cycle
de vie

9. Une saisie simple possible grâce au modèle d’archivage
Tableau de gestion-
DGCCRF
Modèle d’archivage
ARCADE

10. Versement : modèle de versement
Modèle
d’archivage

11. Versement : compléter les métadonnées descriptives
Informations
provenant
automatiquement
du modèle
d’archivage

12. Un outil adaptable aux exigences clients
• Complémentarité avec les archives papier
• Grande souplesse dans la gestion des typologies documentaires et des
spécificités et exigences de chaque bureau
• S’adapte aux exigences archivistiques de gestion opérationnelle de
l’archivage dans le respect des normes de description archivistique
– Permet d’être auditable et révisable ;
– Est compatible avec la diversité des usages et des pratiques d’archivage et de
compétences archivistiques des référents archives dans les directions ;
– Deux données pivôts : DUA et sort final
– Grande importance des référentiels internes à Bercy et aux directions dans la prise
en compte des indexations métiers

13. Contacts
Ministères économiques et financiers, Secrétariat général
Service de l’environnement professionnel (SEP)
Sous-direction Cadre de vie, bureau Documentation et Archives (SEP 2D)
Marie LAPERDRIX, adjointe au bureau et chef du Service des archives économiques et financières
(SAEF) marie.laperdrix@finances.gouv.fr