Organización de Eventos Científicos

C
carmen ziomara garciacarmen ziomara garcia
UNIVERSIDAD RÒMULO GALLEGOS
        DECANATO DE POSTGRADO
 DOCTORADO EN CIENCIAS DE LA EDUCACIÓN
SAN JUAN DE LOS MORROS- ESTADO GUÁRICO




                             Unidad Curricular:
                           Eventos Científicos para
                       la Contextualización Educativa




                        Facilitador(a): Dra. Nidia Melo
Organización de Eventos Científicos
Organizar (Concepto)

     Evento (concepto)

     Eventos Científicos

 Clasificación de los Eventos

Pasos para Planificar un Evento

       Eventos Internos

      Eventos Externos

    Organización de Eventos
      Eventos y Programas

Formas de Comportarse en un Evento
“   Que es organizar?
    Coordinar de forma planificada
    las actividades de un grupo de
    personas, para procurar el logro
    de un propósito común, a través
    de la división de trabajos y
    funciones, y a través de una
    jerarquía de autoridades y
    responsabilidades” (Martín 2002)




                                       Luz Mijares
EVENTO
   Es un suceso importante y programado, de
 índole social, académica, artística o deportiva;
    está motivado por la celebración de algún
  acontecimiento o por la divulgación de algún
hecho trascendente. Es una reunión planificada,
     de carácter público o privado, que suele
realizarse en el contexto de una organización o
   en el entorno de una persona o de un grupo
  para compartir alguna circunstancia especial.




                                          Luz Mijares
EVENTO CIENTÍFICO
Es toda actividad académica efectuada
por una o más instituciones dedicadas al
fomento de la Investigación Científica. La
organización y realización de dichos
eventos estará a cargo de un directorio y
miembros       de     las   instituciones
convocantes, los cuales serán los
responsables de su organización, su
planificación y ejecución.




                                      Luz Mijares
ORGANIZACIÓN DE EVENTOS
Es la asociación de personas
reguladas por un conjunto de
normas en función de un fin
común.




                               Luz Mijares
 Por su Carácter




 Por su Naturaleza




                                          Marvi Fuentes
Congresos
   Convención                   Foros



Asambleas                           Conferencias
                  Por su
                 Carácter

 Seminarios                             Paneles


              Talleres      Simposios


                                            Marvi Fuentes
Nacionales




                                  Nacionales
                   Por Su      con participación
Internacionales
                  Naturaleza     Internacional




                                         Marvi Fuentes
POR TIPOS:
                 Institucionales




 Empresariales




    Religiosos                     Sociales
                      Educativos

                                   Marvi Fuentes
POR ÁREA DE INTERÉS:




               Científicos                    Económicos




  Académicos                 Políticos   Musicales o Recreativos



                         Deportivos
                                                     Marvi Fuentes
 Identificar qué tipo de evento o actividad se realizará.

 Determinar los objetivos del evento y lo que se quiere
lograr. Identificar el público a quién va dirigido el evento:
ejemplo: Educación, Salud, Cultura, etc.


Defina sus objetivos y resultados del evento o actividad.


Decidir sobre una fecha y hora para el evento o actividad.



Seleccionar el lugar o espacio físico donde se realizará el
evento. Elija un maestro de ceremonia

                                                    Sherly Aponte
 Determinar el número de invitados que van asistir al
evento o actividad.

 Seleccionar un Coordinador como responsable
responsable de garantizar la instalación y feliz termino del
evento.

Considerar la posibilidad de establecer asociaciones con
otras organizaciones o personas que puedan ayudar en la
ejecución del evento.

 Considerar el presupuesto para el evento o programa.


 Identificar las fuentes y cantidades de ingresos y gastos
potenciales.

                                                   Sherly Aponte
 Crear una línea de tiempo del evento.


 Comunicar la línea de tiempo para todos los
involucrados en la planificación o realización del evento.

Determinar el orden en que ocurrirán las actividades en
el evento..

Determinar quien llevará a cabo la ejecución de los
temas del programa.

Imprimir el programa para su distribución y determinar si
es necesario publicarlo.

                                                 Sherly Aponte
Presentación de los Ponentes/Colaboradores.


Identificar los temas de información para compartir.



 Decidir sobre el marco        de   tiempo   para      cada
presentación o discurso.


 Identificar que tipo de equipo se requiere para dicho
evento o actividad.


Evaluar el costo del equipo.

                                                 Sherly Aponte
Decidir quien será responsable de recoger y entregar el
equipo.

Determinar los materiales necesarios para el evento y
comprarlos.


 Decidir quien será responsable de la          compra,
preparación y almacenamiento de los mismos.


 Decidir quién recibirá premios.


Determinar quién será responsable de la compra de los
premios y la presentación de ellos.
                                                Sherly Aponte
Relaciones Públicas: identificar el medio por donde se
dará a conocer el evento.

Decidir quien será responsable de la elaboración de los
volantes, invitaciones, prensa, correos electrónicos, etc.


 Decidir quien será el contacto para consultas públicas
sobre el evento o actividad.

 Determinar cuál será el método de comunicación interna
más efectiva para las personas involucradas para
invitarlos a participar.

Tomar en cuenta estos elementos: Alimentos, Música,
Flores, Fotografías, Limpieza, Sillas, Premios,entre otros.
                                                    Sherly Aponte
Como primer paso, designe a un
          administrador que supervise todo                 •A continuación decida cuál será el tema del
          el evento. Esa persona se puede                  evento:
          encargar de todo, o bien,                        ¿Cuál es su propósito?
          supervisar a otros individuos que                ¿Qué metas desea usted alcanzar?
          se hagan cargo de las distintas                  ¿Qué impacto quiere llegar a producir?
          tareas



                          •Establezca las fechas límites para los diversos
                          componentes del evento.
                          •¿Qué día tendrá que estar terminado el discurso?
                          •¿En qué fecha se deberán hacer los pedidos de materiales,
                          como plataforma, sillas, toldos, cables eléctricos y teléfonos?
                          •¿En qué fechas tienen que estar listas las aprobaciones?




•¿En qué fecha habrá que enviar las invitaciones?            . Visite el lugar con un día de
Realice reuniones periódicas con las personas                anticipación, por lo menos, y
involucradas en el evento y asegúrese de que las             compruebe que todo esté bién
tareas asignadas se lleven a cabo..                          dispuesto.

                                                                                      Pablo Velásquez
•Prepare un libro de información para el
                     evento e incluya en él los horarios, la lista
                     de participantes, los argumentos por
                     discutir o los discursos, las biografías de
                     los invitados importantes al acto, un
                     resumen de asuntos clave, políticos y de
                     otro tipo, además de artículos de prensa
                     acerca de esos temas.-




                                                     .  Celebre una reunión de
•Después del evento, envíe                           seguimiento con su personal
notas de agradecimiento a los                        y, como una guía para mejorar
que participaron en él, con el                       los eventos futuros, escriba un
personal y los personajes clave.                     breve informe sobre lo que
                                                     resultó bién y lo que falló.



                                                                          Pablo Velásquez
Pablo Velásquez
Objetivos, Razón   Comité   Público, Beneficiario




                                      Maritza Mendoza
Asistencia




             Maritza Mendoza
JOSÉ ÁNGEL DOMÍNGUEZ
JOSÉ ÁNGEL DOMÍNGUEZ
Técnico                Sociales




          Culturales
                           JOSÉ ÁNGEL DOMÍNGUEZ
Acompañantes
Recreativos y
Deportivo



                Específicos




                    Específicos
                  JOSÉ ÁNGEL DOMÍNGUEZ
Carmen Ziomara García
Carmen Ziomara García
Fin
Fin
:
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Organización de Eventos Científicos

  • 1. UNIVERSIDAD RÒMULO GALLEGOS DECANATO DE POSTGRADO DOCTORADO EN CIENCIAS DE LA EDUCACIÓN SAN JUAN DE LOS MORROS- ESTADO GUÁRICO Unidad Curricular: Eventos Científicos para la Contextualización Educativa Facilitador(a): Dra. Nidia Melo
  • 3. Organizar (Concepto) Evento (concepto) Eventos Científicos Clasificación de los Eventos Pasos para Planificar un Evento Eventos Internos Eventos Externos Organización de Eventos Eventos y Programas Formas de Comportarse en un Evento
  • 4. Que es organizar? Coordinar de forma planificada las actividades de un grupo de personas, para procurar el logro de un propósito común, a través de la división de trabajos y funciones, y a través de una jerarquía de autoridades y responsabilidades” (Martín 2002) Luz Mijares
  • 5. EVENTO Es un suceso importante y programado, de índole social, académica, artística o deportiva; está motivado por la celebración de algún acontecimiento o por la divulgación de algún hecho trascendente. Es una reunión planificada, de carácter público o privado, que suele realizarse en el contexto de una organización o en el entorno de una persona o de un grupo para compartir alguna circunstancia especial. Luz Mijares
  • 6. EVENTO CIENTÍFICO Es toda actividad académica efectuada por una o más instituciones dedicadas al fomento de la Investigación Científica. La organización y realización de dichos eventos estará a cargo de un directorio y miembros de las instituciones convocantes, los cuales serán los responsables de su organización, su planificación y ejecución. Luz Mijares
  • 7. ORGANIZACIÓN DE EVENTOS Es la asociación de personas reguladas por un conjunto de normas en función de un fin común. Luz Mijares
  • 8.  Por su Carácter  Por su Naturaleza Marvi Fuentes
  • 9. Congresos Convención Foros Asambleas Conferencias Por su Carácter Seminarios Paneles Talleres Simposios Marvi Fuentes
  • 10. Nacionales Nacionales Por Su con participación Internacionales Naturaleza Internacional Marvi Fuentes
  • 11. POR TIPOS: Institucionales Empresariales Religiosos Sociales Educativos Marvi Fuentes
  • 12. POR ÁREA DE INTERÉS: Científicos Económicos Académicos Políticos Musicales o Recreativos Deportivos Marvi Fuentes
  • 13.  Identificar qué tipo de evento o actividad se realizará.  Determinar los objetivos del evento y lo que se quiere lograr. Identificar el público a quién va dirigido el evento: ejemplo: Educación, Salud, Cultura, etc. Defina sus objetivos y resultados del evento o actividad. Decidir sobre una fecha y hora para el evento o actividad. Seleccionar el lugar o espacio físico donde se realizará el evento. Elija un maestro de ceremonia Sherly Aponte
  • 14.  Determinar el número de invitados que van asistir al evento o actividad.  Seleccionar un Coordinador como responsable responsable de garantizar la instalación y feliz termino del evento. Considerar la posibilidad de establecer asociaciones con otras organizaciones o personas que puedan ayudar en la ejecución del evento.  Considerar el presupuesto para el evento o programa.  Identificar las fuentes y cantidades de ingresos y gastos potenciales. Sherly Aponte
  • 15.  Crear una línea de tiempo del evento.  Comunicar la línea de tiempo para todos los involucrados en la planificación o realización del evento. Determinar el orden en que ocurrirán las actividades en el evento.. Determinar quien llevará a cabo la ejecución de los temas del programa. Imprimir el programa para su distribución y determinar si es necesario publicarlo. Sherly Aponte
  • 16. Presentación de los Ponentes/Colaboradores. Identificar los temas de información para compartir.  Decidir sobre el marco de tiempo para cada presentación o discurso.  Identificar que tipo de equipo se requiere para dicho evento o actividad. Evaluar el costo del equipo. Sherly Aponte
  • 17. Decidir quien será responsable de recoger y entregar el equipo. Determinar los materiales necesarios para el evento y comprarlos.  Decidir quien será responsable de la compra, preparación y almacenamiento de los mismos.  Decidir quién recibirá premios. Determinar quién será responsable de la compra de los premios y la presentación de ellos. Sherly Aponte
  • 18. Relaciones Públicas: identificar el medio por donde se dará a conocer el evento. Decidir quien será responsable de la elaboración de los volantes, invitaciones, prensa, correos electrónicos, etc.  Decidir quien será el contacto para consultas públicas sobre el evento o actividad.  Determinar cuál será el método de comunicación interna más efectiva para las personas involucradas para invitarlos a participar. Tomar en cuenta estos elementos: Alimentos, Música, Flores, Fotografías, Limpieza, Sillas, Premios,entre otros. Sherly Aponte
  • 19. Como primer paso, designe a un administrador que supervise todo •A continuación decida cuál será el tema del el evento. Esa persona se puede evento: encargar de todo, o bien, ¿Cuál es su propósito? supervisar a otros individuos que ¿Qué metas desea usted alcanzar? se hagan cargo de las distintas ¿Qué impacto quiere llegar a producir? tareas •Establezca las fechas límites para los diversos componentes del evento. •¿Qué día tendrá que estar terminado el discurso? •¿En qué fecha se deberán hacer los pedidos de materiales, como plataforma, sillas, toldos, cables eléctricos y teléfonos? •¿En qué fechas tienen que estar listas las aprobaciones? •¿En qué fecha habrá que enviar las invitaciones? . Visite el lugar con un día de Realice reuniones periódicas con las personas anticipación, por lo menos, y involucradas en el evento y asegúrese de que las compruebe que todo esté bién tareas asignadas se lleven a cabo.. dispuesto. Pablo Velásquez
  • 20. •Prepare un libro de información para el evento e incluya en él los horarios, la lista de participantes, los argumentos por discutir o los discursos, las biografías de los invitados importantes al acto, un resumen de asuntos clave, políticos y de otro tipo, además de artículos de prensa acerca de esos temas.- . Celebre una reunión de •Después del evento, envíe seguimiento con su personal notas de agradecimiento a los y, como una guía para mejorar que participaron en él, con el los eventos futuros, escriba un personal y los personajes clave. breve informe sobre lo que resultó bién y lo que falló. Pablo Velásquez
  • 22. Objetivos, Razón Comité Público, Beneficiario Maritza Mendoza
  • 23. Asistencia Maritza Mendoza
  • 26. Técnico Sociales Culturales JOSÉ ÁNGEL DOMÍNGUEZ
  • 27. Acompañantes Recreativos y Deportivo Específicos Específicos JOSÉ ÁNGEL DOMÍNGUEZ
  • 30. Fin
  • 31. Fin :