http://www.pendidik2u.my

1. PENGURUSAN
GERKO
SISTEM FAIL DAN
SURAT MENYURAT
Jabatan Kokurikulum
Institut Pendidikan Guru Malaysia
Kampus Darulaman

2. SISTEM
FAIL

4. KANDUNGAN
• PENGENALAN
• TUJUAN
• FUNGSI
• CIRI-CIRI SISTEM FAIL
• PENGELASAN SISTEM FAIL
• SURAT MENYURAT

5. PENGENALAN
Maksud sistem fail :
1. Sistem fail ialah suatu proses menyimpan segala
rekod dan dokumen untuk simpanan selamat atau
satu rantaian aktiviti yang bermula dan berakhir
pada titik yang sama.
2. Proses mengklasifikasi , menyusun menyimpan
dan menyelenggara fail-fail bagi memudahkan
pengurusannya apabila di perlukan .

7. Kenapa sistem fail diperlukan ?
TUJUAN
• Melicin dan melancarkan perjalanan organisasi.
• Satu keperluan untuk menyimpan rekod-rekod,
rekod-
dokumen-
dokumen-dokumen penting organisasi, catatan
dan keputusan yang telah dilaksanakan.
• Supaya sesuatu rekod mudah dicari apabila
diperlukan tanpa membuang masa yang banyak
• Menyimpan segala rekod dan dokumen dengan
selamat dan rekod tidak hilang.
• Mudah disediakan dan disimpan.

8. FUNGSI
• Dapat menambah kecekapan mentadbir dan
mengurus sesebuah organisasi dan membuat
rujukan apabila diperlukan.

9. KEGUNAAN SISTEM FAIL
MENYIMPAN
REKOD MELANCAR
KAN
URUSAN
DOKUMEN
TIDAK JIMAT MASA
HILANG DAN
MEMUDAHKAN TENAGA
MENINGKATKAN
KEBERKESANAN MENAMBAH
KECEKAPAN

10. WARNA KULIT FAIL
TERBUKA - PUTIH
TERHAD - PUTIH DAN TERCATAT
PERKATAAN TERHAD
SULIT - HIJAU DAN TERCATAT
PERKATAAN SULIT
RAHSIA - MERAH JAMBU BERPALANG
DAN TERCATAT PERKATAAN
RAHSIA
RAHSIA - KUNING DAN BERPALANG
BESAR MERAH DAN TERCATAT
PERKATAAN RAHSIA BESAR

11. Jenis-jenis Sistem Fail
• Akta Rahsia Rasmi 1972 & Arahan Perkhidmatan 1974
• Jenis pengelasan fail iaitu:
1. Rahsia Besar (kuning berpalang merah)
*maklumat tentang urusan kerajaan yang masih dalam proses
perancangan dan belum dibentangkan di dlm parlimen.
2. Rahsia(merah Jambu)
*urusan yang berkaitan dgn pembangunan kerajaan
3. Sulit(hijau)
*urusan berkaitan pengurusan pentadbiran kerajaan dianggap sulit
walaupun telah diumumkan oleh Menteri.
C-TIEY PK3-IPDA07 E-NA

12. 4. Terhad(putih tetapi ditanda/cop perkataan terhad)
*fail yg edarannya terhad cthnya di sekolah butiran
peribadi staf dianggap sbg maklumat terhad.
5. Terbuka(putih)
*fail yg berkaitan dgn pengurusan harian sesebuah
jabatan
6. Sampul Kecil(kuning)
*fail sementara yg diwujudkan berlandaskan fail yg
utama
7. Fail Timbul(putih)
*bahan-bahan atau maklumat yg blm diedarkan kepada
pegawai-pegawai.
C-TIEY PK3-IPDA07 E-NA

13. PENGELASAN SISTEM FAIL
• Pengelasan mengikut abjad
• Pengelasan mengikut perkara
• Pengelasan mengikut angka
• Pengelasan mengikut tempat atau
kawasan

14. CIRI-CIRI SISTEM FAIL
1. Sesuatu dokumen itu mudah dicari dan diperoleh
dengan cepat apabila diperlukan .
2. Sistem fail yang digunakan tidak kompleks atau
mudah dikendalikan. Ia mudah difahami dan tidak
mengelirukan.
3. Sistem yang digunakan perlu sesuai dengan
keperluan organisasi. Contohnya sesebuah
organisasi memerlukan sistem fail pusat dan
sebaliknya.

15. 4. Sistem fail tersebut boleh diubahsuai jika perlu
mengikut kehendak dan keadaan organisasi.
Pengubahsuaian berkenaan bermaksud membesar
dan mengecilkan sistem fail.
5. Sistem fail berkenaan perlu melibatkan kos dan
ruang yang seminimum mungkin.
6. Dokumen yang difailkan perlu mendapat
perlindungan keselamatan daripada kebakaran ,
kekotoran, bencana alam dan kebocoran rahsia
organisasi.

16. PENGELASAN SISTEM FAIL
3 TAHAP
TAHAP TAHAP TAHAP
PERTAMA KEDUA KETIGA

17. TAHAP PERTAMA
TAJUK-
TAJUK-TAJUK BESAR BOLEH DIPECAHKAN SEHINGGA
99 TAJUK UTAMA
TAHAP KEDUA
TAJUK UTAMA BOLEH DIPECAHKAN SEHINGGA
99 ATAU LEBIH SUBTAJUK
TAHAP KETIGA
SUBTAJUK BOLED DIPECAHKAN SEHINGGA
99 ATAU LEBIH PERKARA

18. TAHAP PERTAMA
01 ASRAMA
02 AUDIT
03 HAL EHWAL MURID
04 KEMUDAHAN INFRASTUKTUR
05 KEWANGAN AN AKAUN
06 KOKURIKULUM
07 KURIKULUM
08 PENTADBIRAN AM SEKOLAH / MAKTAB
09 PERHUBUNGAN MASYARAKAT
10 PERJAWATAN PERKHIDMATAN KAKITANGAN

19. TAHAP KEDUA
CONTOH : KOKURIKULUM
06/01 HARI UCAPAN
06/02 KELAB SUKAN DAN PERMAINA(PERINGKAT SEKOLAH /
MAKTAB )
06/03 KOPERASI SEKOLAH
06/04 MAJALAH SEKOLAH
06/05 PAMERAN DAN PERTANDINGAN
06/06 PASUKAN PAKAIAN
06/07 PELBAGAI
06/08 PERSATUAN BERASASKAN AKADEMIK
06/09 PERSATUAN BERASASKAN HOBI / MINAT / KHIDMAT
MASYARAKAT
06/10 PERSATUAN BERASASKAN
PERMAINAN ( LUAR SEKOLAH / MAKTAB )

20. TAHAP KETIGA
CONTOH : PERSATUAN BERASASKAN AKADEMIK
06/08/001 BAHASA CINA
06/08/002 BAHASA INGGERIS
06/08/003 BAHASA MALAYSIA
06/08/004 ELEKTRONIK
06/08/005 GEOGRAFI
06/08/006 KAJIAN TEMPATAN
06/08/007 MATEMATIK
06/08/008 MUZIK
06/08/009 PERDAGANGAN
06/08/0010 SAINS
06/08/0011 SAINS SOSIAL
06/08/0012 SENI LUKIS DAN KRAFTANGAN
06/08/0013 SEJARAH

21. PERKARA LAIN MENGENAI SISTEM FAIL
SISTEM FAIL
SAMPUL KECIL KERTAS MINIT PENUTUPAN FAIL

22. SAMPUL SURAT
• Sampul surat adalah fail sementara yang
dibuka apabila fail asalnya tidak ditemui.
• Fail sementara ini mengandungi satu tajuk
sahaja.
• Apabila fail berkenaan sudah digunakan , ia
hendaklah ditutup dan dimasukkan ke dalam
fail besar dan pegawai berkenaan perlu
diberitahu serta merta.
• Fail ini tidak aktif

23. KERTAS MINIT
• Mengandungi senarai surat yang masuk
dan keluar dengan memberi nombor
rujukan
• Biasanya menggunakan warna dakwat
yang berbeza untuk membezakan surta
masuk dan surat keluar
• Surat yang diterima dicatatkan dengan
dakwat merah pada kertas minit,
manakala surat yang dikirimkan keluar
ditulis dengan dakwat biru atau hitam

24. Kertas Minit
Urusan perhubungan antara pegawai yang menggunakan fail
tersebut.
Kegunaan
a) Merekod surat-surat keluar masuk.
Surat Keluar - direkod dengan dakwat biru/hitam, catat
penerima surat & tarikh dihantar
Surat Masuk - direkod dengan dakwat merah, direkodkan nombor
rujukan surat,tarikh & tajuk/perkara surat berserta tarikh
dimasukan ke dalam fail
b) Sebagai rekod rundingan / perbincangan
c) Tindakan susulan atas urusan perkara dalam fail
C-TIEY PK3-IPDA07 E-NA

25. Contoh cara menulis kertas minit:
• Surat dari…………………………………..bertarikh……………….
20………… Dikandung pada………………………Rujukan
No:………………………………
• Surat kepada…………………………….bertarikh………….
20……….. Dikirimkan pada……………………20………….
• Nombor turutan hendaklah ditulis di sebelah kiri dalam garisan
dan dibulatkan dengan menggunakan pen biasa.
• Pada surat yang dikandungkan hendaklah ditulis nombor
bilangan kandungan surat di sudut atas sebelah kanan seeperti
nombor turutan yang telah dicatatkan dan dibulatkan juga
nombor itu.

26. Contoh Kertas Minit
Fail ko-kurikulum (05/03)
No No.Ruj. Perkara Tarikh
1 SKL/05/03/01 Kebenaran Mengadakan 15 Okt
(1) Perkhemahan Puteri Islam SKL 2006
sesi 2007
2 PPDAS/12/07/ Kelulusan Mengadakan 1 Nov
06 (20) Perkhemahan Puteri Islam SKL 2006
sesi 2007
C-TIEY PK3-IPDA07 E-NA

27. Susunan Fail
Fail Mobile Fail Mendatar
C-TIEY PK3-IPDA07 E-NA

28. Fail Menegak
C-TIEY PK3-IPDA07 E-NA

29. Doket fail
C-TIEY PK3-IPDA07 E-NA

30. SISTEM DOKET
• Sistem Doket menunjukkan pergerakan fail yang mudah
dikesan di mana-mana pejabat.
• Dengan menggunakan sistem ini, fail-fail itu mudah dipanggil
pada bila-bila masa diperlukan dalam masa yang singkat
terutama sekali jika fail itu diperlukan secara terdesak.
• Sistem ini memerlukan satu pendaftaran berpusat yang
dinamakan central registry.
• Menurut sistem ini borang am 89A digunakan sama ada dibeli
ataupun dicetak untuk memenuhi kehendak dan keperluan
organisasi.
• Tiap-tiap pergerakan fail itu hendaklah dicatatkan melalui pusat
pendaftaran untuk didaftarkan pergerakannya. Dengan
menggunakan borang Am 89

31. • Apabila sesebuah fail itu hendak diedarkan, fail yang
berkenaan itu hendaklah direkodkan segera dalam doket,
Borang Am 89, dengan merujuk kepada senarai fail terlebih
dahulu untuk menentukan bahawa fail itu ada dalam senarai
itu.
• Tuliskan di muka fail kepada siapa fail itu diedarkan, dengan
mencatatkan nama pegawai, butir pengedaran dan tarikh
dikeluarkan fail itu.
• Setelah selesai fail itu digunakan oleh pegawai berkenaan, fail
itu pun dikembalikan semula kepada pegawai yang menjaga
fail dan ia akan mencatatkan tarikh fail itu dikembalikan
kepadanya.

32. PENUTUPAN FAIL
• Sesuatu fail hendaklah ditutup apabila telah mengadungi 100
kandungan atau difikirkan terlalu tebal.
• Setelah ditutup , fail tersebut hendaklah dicatat dengan Jilid l.
• Fail baru dibuka dan dicatat dengan Jilid ll.
• Nombor rujukan fail yang sama digunakan.
• Nombor siri surat menggunakan nombor baru iaitu bermula
dengan satu ( 1 ) .

33. SURAT
MENYURAT
RASMI

34. SURAT MENYURAT
• Salah satu alat perhubungan yang utama dalam kehidupan
manusia.
• Juga penting dalam sesuatu persatuan.
• Dalam sesuatu persatuan, ia dikategorikan sebagai surat
rasmi.
• Contoh : surat panggilan mesyuarat, memohon lawatan,
memanggil ceramah.
• Secara khusus, setiap jenis surat rasmi tersebut mempunyai
format yang tersendiri. Contoh : Format surat panggilan
mesyuarat berbeza dengan surat memohon kerja.
• Secara amnya, terdapat persamaan dari segi penulisan dan
format surat rasmi tersebut.

35. FORMAT UMUM DAN PERKARA ASAS DALAM
SURAT RASMI
Beberapa perkara asas perlu ada dalam sesuatu surat rasmi.
Antaranya:
• Logo , nama dan alamat Organisasi
( logo jika kepala surat dicetak khusus )
• Nama jawatankuasa tertinggi persatuan
( jika perlu atau kepala surat dicetak khusus )
• Nombor fail ( rujukan kami dan rujukan tuan )
• Tarikh

36. • Alamat penerima
• Mengadap atau pembukaan surat
• Perkara ( tujuan surat ditulis )
• Kandungan surat (ringkas mungkin, tepat )
• Ucapan terima kasih dan penghargaan
• Cogan kata ( jika perlu )
• Yang menurut perintah atau Yang menjalankan tugas
• Tandatangan
• Nama dan jawatan

37. C-TIEY PK3-IPDA07 E-NA

38. PEJABAT KETUA PENGARAH PELAJARAN MALAYSIA
Office of Director General of Education Malaysia
ARAS 8, BLOK E8
Level 8, Block E8
KOMPLEKS KERAJAAN PARCEL E
Government Complex Parcel E,
PUSAT PENTADBIRAN KERAJAAN PERSEKUTUAN Tel : 03-8884 6077
Federal Government Administrative Centre Fax: 03-8889 4548
62604 PUTRAJAYA Laman Web: http:www.moe.gov.my
_____________________________________________________________________
KP (BS – DSR) 8787/008/2/Jld. – (12)
28 Ogos 2006
Semua Pengarah Pelajaran Negeri
SURAT PEKELILING IKHTISAS BIL. 7/2006
PANDUAN PERBELANJAAN PERUNTUKAN KOKURIKULUM SEKOLAH
Surat Pekeliling Ikhtisas ini bertujuan memaklumkan perubahan nama, kadar dan
panduan perbelanjaan peruntukan untuk melaksanakan kegiatan kokurikulum di
sekolah.
2. Sehubungan itu, nama peruntukan yang diberikan kepada sekolah hendaklah
ditukar daripada Peruntukan Kokurikulum/Motivasi/Sukan kepada Peruntukan
Kokurikulum.

39. 3. Kadar baru peruntukan kokurikulum untuk Sekolah Rendah, Sekolah Menengah dan
Sekolah Pendidikan Khas yang berkuatkuasa mulai 2006 ini adalah seperti berikut:
- Sekolah Rendah
i) 151 murid dank e atas - RM 10.00/ seorang
ii) 101 murid – 150 murid - RM 1,500.00/sekolah.
iii) 51 murid – 100 murid - RM 1,000.00/sekolah
iv) 1 murid - 50 murid - RM 500.00/ sekolah
- Sekolah Menengah
(Harian/SBP/Teknik/Agama/Sukan) - RM 12.00/seorang
- Sekolah Pendidikan Khas kekal menggunakan kadar sedia ada iaitu RM5,000.00 bagi
Sekolah Rendah dan RM 10,000.00 bagi Sekolah Menengah
(Rujukan : Surat Pekeliling Kewangan Bil. 2/2006: Kadar Baru Peruntukan
Kokurikulum Kepada Sekolah, Bahagian Kewangan, Kementerian Pelajaran Malaysia,
bertarikh 7 Julai 2006 dan berkuatkuasa mulai tahun 2006 ).

40. 4. Bagi memudahkan pengurusan Peruntukan Kokurikulum dan pembiayaan kegiatan
kokurikulum di peringkat sekolah, Panduan Perbelanjaan Berikut hendaklah dipatuhi.
4.1 Kegiatan Kokurikulum
Kegiatan kokurikulum yang dirancang dan dilaksanakan hendaklah yang dianjurkan oleh
pihak sekolah dan peringkat seterusnya yang diiktiraf oleh Bahagian Sekolah,
Kementerian Pelajaran Malaysia. Tempat kegiatan boleh sama ada di dalam atau di luar
kawasan sekolah. Peruntukan ini hanyalah untuk membiayai murid-murid berkenaan
sahaja.
4.2 Penggunaan Peruntukan
Pembelian peralatan untuk aktiviti kokurikulum seperti aktiviti Pasukan Unit Beruniform,
aktiviti kelab/persatuan serta aktiviti sukan/permainan.
Pembiayaan adalah meliputi urusan makan, minum, penginapan, sewaan, perjalanan,
salinan dokumen dan cetakan bahan-bahan edaran.
4.3 Jenis Kegiatan
Kegiatan yang boleh dibiayai melalui peruntukan ini ialah:
4.3.1 Kegiatan Kokurikulum, dan
4.3.2 Kegiatan Sokongan Pembentukan,
Pemupukan dan Pembangunan Sahsiah Murid.

41. Nisbah perbelanjaan antara kedua-dua kegiatan ini ialah pada kadar 4 : 1
( kokurikulum : sokongan pembentukan, pemupukan dan pembangunan sahsiah).
Kegiatan Kokurikulum meliputi kegiatan Pasukan Unit Beruniform, persatuan/kelab
dan sukan/permainan yang bercorak untuk semua dan bukan untuk membiayai
pengurusan, dan aktiviti untuk kecemerlangan, sukan tahunan dan aktiviti merentas
desa.
Antara kegiatan yang boleh dianjurkan termasuk yang bersifat perkhemahan, seminar,
kursus, bengkel dan pertandingan. Contoh kegiatan ialah perkhemahan tahunan,
pertandingan kawad kaki, kursus kenaikan pangkat ketua platun, pertandingan
bolasepak ( antara kelas dan rumah sukan ), kursus pengadilan bolasepak dan lawatan
sekolah.
Kegiatan Sokongan Pembentukan, Pemupukan Dan Pembangunan Sahsiah Murid
yang dimaksudkan adalah seperti perkhemahan, seminar, kolokium dan kursus
kepimpinan. Contoh kegiatan ini ialah, kursus pemimpin kelab/persatuan,
perkhemahan dan seminar kepimpinan murid dan kolokium kecemerlangan
pengurusan organisasi tetapi tidak termasuk aktiviti bimbingan dan kaunseling serta
kecemerlangan akademik.

42. 5. Adalah diingatkan bahawa semua perbelanjaan menggunakan
peruntukan ini tertakluk kepada syarat dan peraturan kewangan
sedia ada dan sedang berkuatkuasa.
6. Sila maklumkan kandungan Surat Pekeliling Ikhtisas ini kepada
pegawai yang bertanggungjawab di Jabatan Pelajaran Negeri,
Pejabat Pelajaran Daerah/Gabungan serta Pengetua dan Guru
Besar sekolah-sekolah di bawah pentadbiran Y.Bhg.
Datuk/Dato’/Tuan/Puan.
Sekian, terima kasih.
“BERKHIDMAT UNTUK NEGARA”
DATO’ Dr. HAJI AHAMAD BIN SIPON
Ketua Pengarah Pelajaran Malaysia