2. LOS DOCUMENTOS
ADMINISTRATIVOS
Son el soporte de los distintos actos de la
Administración Pública, la forma externa de
los mismos. Se puede distinguir entre :
Entre documentos originales: el documento
hecho por voluntad de su autor y conservado
en la materia y forma que se emitió.
Copia: es una reproducción del original,
pudiendo ser copias simples, copias
certificadas y copias compulsadas
3. FUNCIONES
Función de constancia. El documento asegra la
pervivencia de las actuaciones administrativas al
constituirse en su soporte material, garantizándose la
conservación de los mismos y el derecho de los
ciudadanos a acceder a los mismos.
Función de comunicación. Los documentos
administrativos sirven como medio de comunicación de
los actos de la Administración.
La comunicación puede ser:
Interna. Entre las unidades de la misma organización
(entre todos los Centros de Salud).
Externa. Entre unidades de distintas organizaciones
4. LA CARTA:
La carta comercial sirve como medio de comunicación
entre dos empresas comerciales o bien una empresa
con un particular,
o viceversa. Su contenido suele ser formal, oficial y/o
confidencial.
La actividad comercial es muy variada, por ello existen
varios tipos de cartas comerciales. Los más importantes
son: de compraventa, de reclamación, de ofertas, de
solicitud de información y de publicidad.
A diferencia de cartas personales, las cartas
comerciales poseen un esquema más rígido y un tono
más objetivo, y deben ir siempre mecanografiadas.
Estructura
Una carta comercial se compone de tres partes: el
encabezamiento, el cuerpo de la carta y el cierre.
5. PARTES DE UNA CARTA:
Membrete: Nombre, dirección, teléfono y ciudad de la empresa
que la escribe (remitente).
Fecha: Ciudad, entidad federativa, día, mes y año en que se
expide la carta
Tratamiento: Nombre, dirección, ciudad y código postal de la
persona a quien se dirige la carta (destinatario).
Asunto: Expresión de cortesía que une al firmante con el
destinatario.
Texto: Exposición del asunto que motiva la carta.
Posdata (P.D.): Algo que te hayas olvidado de explicar o quieras
aclarar
Despedida: Razón social o denominación de la causa.
Referencias finales: Iniciales, mayúsculas y minúsculas
respectivamente, de la persona que dicta y de quien tipea la
carta.
Otros datos: Indicaciones de los anexos que se envían o el
nombre de las personas a quienes se remite copia del documento.
Estas anotaciones se hacen al calce y antes de las referencias
finales.
6. ESTILOS DE CARTAS:
Estilo bloque: La característica principal
de este estilo, muy parecido al de bloque
extremo, es que
en él todas las
palabras y
oraciones inician en
el margen izquierdo, dejando un
doble espacio entre cada
párrafo
7. ESTILO SEMIBLOQUE:
Es el estilo más elegante y uno de los más
usados en el Comercio. Este estilo mantiene
las mismas características del estilo bloque y
se distingue porque cada párrafo comienza
dejando una sangría de cinco a diez
espacios.
8. ESTILO BLOQUE EXTREMO:
Es el estilo mas fácil y cómodo por cuanto
todas las líneas se escriben comenzando en
el margen izquierdo del papel. Con este
estilo siempre se escribe a espacio sencillo;
entre cada párrafo se dejan dos espacios
verticales.
9. ESTILO SANGRADO:
es un estilo que se diferencia del
semibloque en los siguientes aspectos:
cada una de las líneas de la dirección,
excepto la primera, lleva una sangría de
cinco espacios en relación con la anterior.
De la misma manera se hace con la
despedida, la antefirma, las iniciales
identificadoras y la firma.
10. LA CIRCULAR:
Es un documento de uso interno que dirige una
autoridad superior a todos o aparte de sus
subalternos
simultáneamente
para darle a conocer
disposiciones o asuntos
internos para que se
cumplan a cabalidad.
Los temas a tratar en una circular pueden
ser generalmente los siguientes:
Movimiento interno de los jefes de la
institución
Acuerdos o decisiones de la alta jerarquía.
11. PARTES:
a) Numeración. Se escribe la palabra circular con mayúscula seguida del número que
le corresponde, el año y las iniciales de la institución.
b) Fecha. Se escribe el día, mes y año.
c) Destinatario. Generalmente el documento esta dirigido a un grupo de personas
interesadas.
e) Asuntos. Se escribe con mayúsculas, seguida de dos puntos y luego el tema en
resumen o síntesis.
f) Cuerpo o texto. Es la parte donde se detalla el mensaje que se quiere comunicar.
Puede estar formado por varios párrafos y para mayor orden se enumera cada
párrafo.
El cuerpo o texto se redacta en el estilo bloque o semibloque.
g) Despedida. Es muy simple. Generalmente se utiliza una sola palabra.
h) Firma y cargo. La firma es la rúbrica a mano como se acostumbra a firmar en todo
documento; debajo de ella se coloca los nombres y apellidos, y cargo que ostenta la
autoridad.
i) Iniciales. Se coloca al lado izquierdo del documento.
12. ESTILOS DE CIRCULAR
Circular externa:
Comunicación con el mismo texto, utilizada por
una empresa para dar a conocer a sus clientes,
proveedores o distribuidores: productos,
servicios u otras informaciones de carácter
general.
13. CIRCULAR INTERNA:
Comunicación con el mismo contenido
utilizada para dar a conocer internamente
actividades de la entidad: normas generales,
cambios, políticas, disposiciones, órdenes y
asuntos de interés común.
14. HOJA DE VIDA CORPORATIVA:
Es un documentos que se genera dentro de la
organización y se registra la información del
personal que labora dentro de la organización
especificando, información laboral, académica, y
competencias de la persona. Y es registrada y
archivada por el departamento de Talento
Humano de la compañía.
Este documento es estipulado por cada
organización para la decisión del manejo de
información interno se puede archivar de
manera física o digital.
Se recomienda que la información sea breve,
veraz y eficaz
15. PARTES DE UNA HOJA DE VIDA
Identificación del documento: la frase de la hoja va contra a margen
superior mayúscula sostenida
Nombre: el nombre de la persona sobre la que se elabora la hoja de
vida corporativa se escriba con mayúscula sostenida
Datos básicos: numero de identificación, lugar y fecha d expedición;
lugar y fecha de nacimiento, genero, estado civil, numero de hijos, lugar
de domicilio, número de teléfono.
Información laboral: incluir datos como cuales entidades esta afiliado:
pensiones, promotoras de salud aseguradora de riesgos ETC.
Información académica: incluye los títulos académicos (técnico,
tecnológico, profesional, maestría, doctorado, según sea el caso). Asi
como las fechas en que se obtuvo el o los títulos, del mas reciente al
mas antiguo.
Experiencia laboral: se recomienda presentar esta información de
manera cronologica desde la mas reciente hasta la mas antigua. Se
sugiere ordenarlos de la siguiente forma: nombre de la empresa cargo y
funciones desempeñadas, fechad e ingreso y de retiro
16. EL CERTIFICADO:
El certificado es un tipo de texto administrativo
empleado para constatar un determinado hecho. En el
proceso de solicitud de un puesto de trabajo, en especial
cuando se trata de una institución oficial, los certificados
son fundamentales para demostrar la formación y la
experiencia. Es un tipo de
texto que se produce
normalmente a
instancias de quien lo
recibe, y por una persona
con autoridad suficiente
dentro de la institución para establecer que se
ha cumplido con lo afirmado en el documento. Si llega
haber alguna irregularidad o falsedad en lo declarado,
puede ser sancionado por la ley.
17. CLASES DE CERTIFICADO:
Los certificados pueden confirmar muy diversos
hechos:
la asistencia, participación u organización en un
curso, jornada o acto
los resultados académicos
la docencia de determinado curso o seminario
la experiencia profesional en determinado campo
la pertenencia a un grupo o jerarquía
los conocimientos de lenguas extranjeras
la realización de cualquier otra actividad académica o
extra académica
la adecuación de un objeto a una norma
18. ESTRUCTURA DEL CERTIFICADO
Nombre o logotipo de la institución
CERTIFICADO
D./Dª Nombre y apellidos, cargo que ocupa en la institución,
CERTIFICA
Que D./Dª nombre y apellidos, con DNI número (número), ha participado /
organizado / realizado...
Y, para que conste a los efectos oportunos, expido el presente certificado, a
petición de la persona interesada, en el (lugar), el día (fecha).
(Firma de quien expide el certificado)
Fdo.: (Nombre y apellidos)
(Sello de la institución)
Aunque cada institución suele tener sus propios modelos de certificación,
un modelo estándar de certificado es como sigue:
19. REQUISITOS:
MARGENES:
Superior entre 3cm y 4cm
Inferior entre 2cm y 3cm
Izquierdo entre 3cm y 4cm
Derecho entre 2cm y 3cm
Encabezado de las paginas subsiguientes entre 2cm y 3cm
Parte de los certificados :
Se elabora en papel con membrete y sus elementos se distribuyen en la siguiente manera:
NÙMERO (REFERENCIA)
Es opcional llevar un control de expedición, número consecutivo que se ubica de dos a tres
interlineas de margen superior y según el estilo elegido. Le puede anteceder el código de
dependencia determinado por cada empresa en particular.
Las entidades educativas están obligadas a numerar los certificados y constancias en forma
secuencial.
20. CONSTANCIA:
En general, una constancia es un documento en el que se hace
constar algún hecho, en ocasiones de modo auténtico o fehaciente.
Existen diversos tipos, según qué clase de hecho constaten, el formato,
quién lo constata, entre otros:
Un recibo o constancia de pago: sirve para constatar que se ha
pagado por un servicio o producto. Según su formato, puede ser
una factura, una boleta, un ticket u otro.
Una constancia de alumno regular: sirve para constatar que una
persona es o ha sido un(a) alumna(o) o un(a) estudiante regular de una
institución educacional, es decir, que asiste o asistió regularmente a
clases y está o estuvo debidamente registrado(a).
Una constancia de empleo o constancia de trabajo o constancia de
servicios: suele ser elaborada por una institución y sirve para hacer
constar que una persona ha estado trabajando o trabajó en esa
institución en uno o más puesto(s) y por un tiempo específicos y por
salarios determinados.
21. REQUSITOS:
MARGENES:
Superior entre 3cm y 4cm
Inferior entre 2cm y 3cm
Izquierdo entre 3cm y 4cm
Derecho entre 2cm y 3cm
Encabezado de las paginas subsiguientes entre 2cm y 3cm
Parte de las constancias:
Se elabora en papel con membrete y sus elementos se distribuyen en la siguiente manera:
NÙMERO (REFERENCIA)
Es opcional llevar un control de expedición, número consecutivo que se ubica de dos a tres
interlineas de margen superior y según el estilo elegido. Le puede anteceder el código de
dependencia determinado por cada empresa en particular.
Las entidades educativas están obligadas a numerar los certificados y constancias en forma
secuencial.
22. MEMORANDO:
es un escrito breve por el que se intercambia información
entre diferentes departamentos de una organización para
comunicar alguna indicación, recomendación, instrucción o
disposición.
En algunos países, también es utilizado para incluir una
sanción o falta de un empleado y figurar en su currículo, lo
que puede reducir sus posibilidades de conseguir otro
trabajo y afectar su vida laboral.
El memorando también es una forma de comunicación
breve, como lo es la carta y la correspondencia.
El memorando (memorándum) también es un texto que se
redacta generalmente de manera interna en las empresas,
es menos formal que una carta y puede utilizarse para
recordar algún evento, dar avisos, indicaciones, etc.
23. PARTES DEL MEMORANDO:
Partes que conforman un memorando:
El memorando tiene las siguientes partes obligatorias:
Lugar y fecha.
Código.
Destinatario.
Asunto.
Cuerpo.
Despedida.
Firma.
"Con copia".
Pié de página.
Y las siguientes complementarias:
Membrete
Nombre del año.
Referencia.
Sello
Anexo.
24. SOBRES COMERCIALES:
Cubierta que guarda y preserva comunicaciones escritas. Es el
complemento de la Carta, por esto siempre que realizamos
cartas, elaboramos el sobre correspondiente. El sobre no se
debe sellar con cinta adhesiva, ni con pegante líquido, estos
elementos pueden deteriorar el documento.
Brinda los datos necesarios para el recibo y entrega de
correspondencia de manera efectiva solo con los espacios
diligenciados en el sobre. Cubierta que guarda y protege un
documento, para su entrega o envío.
Esta norma es importantísima en una unidad de
correspondencia; ya que a la hora de enviar por correspondencia
una carta administrativa o documento en especifico de la
institución, este nos sirve como una cubierta que guarda y
protege el documento que guardemos dentro, todo esto para la
protección de envío y de una entrega segura.
25. CLASIFICACIÓN:
De acuerdo con su aplicación comercial:
Oficial: correspondencia comercial.
Ventanilla: para ver a quien esta dirigida la carta o
correspondencia.
Cuadrado o español: social (agradecimiento, pésame, etc.).
Rectángulo o ingles: corresponsal entidades bancarias y
financieras.
De acuerdo con su destino:
Local: cuando el destino es la misma ciudad de origen.
Nacional: cuando el destino es una ciudad diferente.
Internacional: cuando se encuentra fuera del país de origen y se
escribe en su idioma oficial.
26. DISTRIBUCIÓN DEL SOBRE:
El sobre se visualiza en tercios y se distribuye de la siguiente manera:
Tercio Izquierdo.
Se emplea para anotaciones tales como: confidencial, personal,
contiene disquete, contiene videocinta, contiene cinta magnética,
contiene muestras, entre otras, las cuales se ubican centradas en la
parte inferior del tercio.
Tercio Central.
El tercio central se utiliza para ubicar los datos del destinatario.
Tercio derecho.
Este tercio es para uso del correo. En caso de anotaciones necesarias
para la oficina de correos.
27. PARTES:
Datos del remitente: Se distribuyen según el modelo seleccionado.
Datos del destinatario: Se ubican centrados en el segundo tercio sin
sobrepasarlo y de acuerdo con el sobre.
· Tratamiento: titulo académico, con mayúscula inicial.
· Nombre: Se ubica en la segunda línea, en mayúscula sostenida o con
mayúscula inicial; de preferencia se escriben los dos apellidos. No se utiliza
negrilla.
· Cargo: se escribe con mayúscula inicial.
· Empresa: se anota en la línea siguiente al cargo, con la denominación más
ampliamente conocida, es decir, razón social, sigla o acrónimo.
· Dirección o apartado: se utiliza una de las dos.
· Destino: Puede ser local, nacional o internacional.
